仕事の生産性を高めるための 8 つの時間管理戦略

この記事は、パーソナル ファイナンスの専門家でありCollectingCentsの創設者であるFreya Laskowskiによるゲスト投稿です。

Google で「有名な先延ばし屋」を検索すると、レオナルド ダ ヴィンチが芸術以上の才能を持っていたことがわかります。気が散りやすく、プロジェクトを未完成のまま放置するということです。

モナリザに彼女を完成させるのにどれくらい時間がかかったのか聞いてみてください。 （ヒント：答えは16年です！）

世界で最も尊敬されている人物の 1 人が先延ばしの達人だったとしても、失われた大義には程遠いでしょう。

洗濯を終わらせるのに苦労している場合でも、最大の仕事プロジェクトの期限が 1 週間以内に迫っている場合でも、確実に軌道修正できる 8 つの時間管理戦略をご紹介します。

目次

1. 時間が重要で価値の高いタスクを優先する
2. 短い期限を設定する
3. タスクの作業に費やした時間を追跡する
4. 生産性向上テクニックを導入する
5. 最も生産性の高い時間帯に仕事をする
6. 気を散らすものを制限する
7. 可能な限り委託および外部委託する
8. さまざまな種類の仕事のための時間をブロックする

1. 時間制限があり価値の高いタスクを優先する

時々、To Do リストにチェックを入れた項目の数のせいで、自分が生産的だと思い込むことがあります。 しかし実際には、完了したタスクの量には何の意味もありません。重視すべきは品質です。

タスクの品質は、タスクがどれだけ時間に敏感であるか、そしてどれだけ価値が高いかという 2 つの方法で判断できます。

生産性を高め、時間を適切に管理する方法を学びたい場合は、最も早く完了する必要があるタスク (時間に敏感なタスク) または最も早く完了できるタスク (価値の高いタスク) を常に優先してください。

たとえば、翌日の会議の準備は、メールをチェックする前に行う必要があります。 中小企業を経営している場合は、リード発掘の取り組みよりも先に、すでに抱えている顧客に焦点を当てる必要があります。

もう 1 つの良い例です。あなたがコンサルタントの場合、今後のコンサルティングの準備をしたり、コンサルティング先の企業について調査したりすることは、会社の認知度を高めることよりも重要です。

最も優先度の高いタスクを最初に終わらせることのもう 1 つの利点は、そのプロセスでのストレスが軽減されることです。 考えてみてください。どのタスクが最も不安を引き起こし、完了するのが最も難しいですか? 通常、答えはこれらのタイプのプロジェクトの 1 つ (または複数) です。

これらを最初に処理することで、難しいことはすでに完了しているという安心感を持って一日を過ごすことができます。

しかし実際には、緊急のタスクや影響力のあるタスクは、私たちが普段考えているほど難しいものである必要はありません。 時間管理とは、やるべきことリストに優先順位を付けるだけでなく、それを難し​​くなくする方法を考えることでもあります。

2. 短い期限を設定する

すべてではないにしても、ほとんどのタスクには期限があります。 そして、それが正式な期限ではないとしても、それはあなた自身が設定した期限です。

たとえば、金曜日までに 100 人の新規見込み客を獲得して営業活動に備え、午後 4 時までに受信箱を空にし、その日のうちに 5 件の営業電話を終わらせたいとします。

これらのタスクを期限までに確実に完了するために、数週間、数か月かけて少しずつ完了させます。

リード生成の例では、金曜日までにターゲット目標を達成するために、1 週間毎日 20 人のリードを追加できます。 午後 4 時までに受信トレイを空にするには、3 ～ 4 時間ごとに 10 分間メールをチェックするとよいでしょう。 営業電話の場合、各電話をカレンダー内の特定の時間帯にタイムボックス化することができます。 こうした小さな期限はすべて、最終的には目標を達成するのに役立ちます。

これらは、長期間にわたって、または 1 日に数回にわたって設定できるミニ期限の例です。

骨の折れる作業にかかる時間とエネルギーを節約できます。 さらに良いことは、締め切りを短くすることを習慣にすると、先延ばしする習慣もなくなることです。

3. タスクの作業に費やした時間を追跡する

タスクに費やした時間を把握することは、次のような多くの理由で有益です。

• 1 時間あたりにどれだけの作業を実行できるか (およびサービスにいくら請求するか) についてより適切なアイデアを得る
• 気を散らすものを減らして速くなるための新しい方法を見つける
• 何を達成できるかを現実的に考えて 1 日を計画する
• 特定のタスクにどれくらいの時間を費やす必要があるかを知る

誰もが、自分のやるべきことリストが現実的で、簡単に達成できそうな日を経験したことがあるでしょう。 しかし、一日の途中で、すべてを完了するのにかかる時間を大幅に過小評価していたことに気づきました。

幸いなことに、これはタスクに費やした時間を追跡することで簡単に回避できます。

以前はそれほど時間はかからないと思っていたのに、非常に時間がかかることが判明したものは何ですか? 私にとって、これはブログ投稿の概要を説明し、調査することでした。

以前はアウトラインを作成して、その日に書き始めていました。 しかし、投稿の準備にどれだけ時間がかかるかを認識した後、概要と調査タスクを実際の執筆から分離し始めました。 これらのタスクを分離することで、執筆日の投稿ごとに約 1 時間を短縮できました。

あるいは、電子メールへの返信に本来よりも多くの時間を費やしていることに気づいたとしましょう。 この発見の後、無料の電子メール自動応答機能に投資することができます。これは、時間を追跡していなければ行わなかったでしょう。

このヒントはその中で最も単純なものであり、簡単に実装できます。

TogglやClockifyなど、自由時間追跡ツールがたくさんあり、個別の「タスク」を作成して、それらに個別に時間を記録できます。 これは、1 日を通して自分の時間をどのように割り当てているかを確認するのに非常に役立ちます。

4. 生産性向上テクニックを導入する

科学と豊富な研究のおかげで、私たちが利用できる生産性向上のテクニックは大海原にあります。 そして、少なくともそのうちのいくつかについては聞いたことがあると思います。

今すぐ使い始められる5つを紹介します。

ポモドーロテクニック

おそらくこのリストの中で最もよく知られているポモドーロ テクニックは、タイマーを (通常は 25 分に) セットし、タイマーが鳴ったら 5 分にリセットするというものです。

最初の 25 分間は 1 つのタスクに取り組み、できる限り進歩するよう努めます。 その後、タイマーが鳴ったら、次の 25 分間のセッションを開始する前に 5 ～ 10 分間の休憩を取ります。

タスクが完了するまでこのプロセスを繰り返します。 ただし、課題で複数のポモドーロ セッションが必要な場合は、4 回目のセッション後に 15 ～ 20 分の休憩を取り始めることをお勧めします。

ディープワーク

「徹底的に仕事をする」というのは、生産性のハックというよりも精神状態の問題です。 集中して仕事をしている状態では、気を散らすものをすべて排除しながら、エネルギーの 100% を 1 つのタスクに長時間 (たとえば 1 ～ 3 時間) 集中します。

個人的には、ディープワークは私のお気に入りのハックです。1 時間に感じられる時間 (ただし、2 〜 3 倍の時間です) で大幅な進歩を遂げることができるからです。

カル・ニューポートという名前のジョージタウン大学コンピューターサイエンス教授が最初にこの用語を作り出しました。 彼はそれについて一冊の本を書きました。

ディープワークセッションを最大限に活用するには、次のことができます。

• 周囲の散らかったものを片づける
• タイマーを設定する前にタスクを選択してください
• 気を散らす可能性のあるものをすべて排除します（携帯電話など）

最後に、ディープ ワーク状態 (「フロー状態」とも呼ばれます) に入るには、次のことを検討してください。

• コーヒー（またはカフェイン）を一杯飲む
• やる気を起こさせるものやインスピレーションを与えるものを見る
• 気分を高揚させる音楽を聴く
• 瞑想する
• 冷たいシャワーを浴びる

パレートの法則

イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートによって作成されたパレートの法則は、行動の 20% が結果の 80% に責任を負うという概念です。 この考え方は、販売から語学学習までさまざまな分野に応用されています。

しかし、生産性と時間管理に関しては、パレートの法則は、すぐに取り組む価値のあるタスクを特定するためのフレームワークを提供します。

このアイデアを時間管理に使用するには、主に 6 つの手順があります。

• 直面している問題や達成する必要があるタスクをリストアップします
• 問題の原因を調べます (なぜ完了するまでにこれほど時間がかかるのですか? なぜ完了する必要があるのですか?)
• 各問題に 1 ～ 10 のスコアを付けます (10 が重要、1 が最も重要ではありません)。
• 同じ原因を持つタスク/問題をグループにまとめる
• 各グループのスコアを合計します
• 最高スコアのグループから作業を開始します

生産性向上アプリ

これは必ずしもテクニックではありませんが、数え切れないほどの高品質な生産性向上アプリが上記の (およびその他の科学に基づいた) 方法を利用しています。

ポモドーロ テクニックのファンなら、 Pomo Doneを使用できます。 Trello、Wunderlist、Todoist、Asana、Slack などの他のプロジェクト管理ツールにも接続できます。

または、デジタル To Do リストをお探しの場合は、スマート タスクには、タスクを作成、色分けして完了することができる、スムーズで視覚的に魅力的なインターフェイスが備わっています。

5. 最も生産性の高い時間帯に働く

1 日のうちで最も生産性が高い時間帯がすでにわかっている場合は、その時間帯に最も要求の厳しいタスクを完了するのが合理的です。

しかし、当時のことをまだ知らない場合はどうすればよいでしょうか?

ヒント #3 で説明したように、時間を追跡している場合、これは長い間問題になることはありません。

時間があっという間に過ぎたと感じたときをメモしてください。これは、最も生産的な時期や、集中的な作業セッションに最適な機会を見つけるのに役立ちます。

他にできることは、同じタスクを 1 日のさまざまな時間帯でどのくらい早く完了するかを比較することです。 たとえば、通常午後にSEO タスクに取り組む場合は、今後数日間は午前中に行うようにしてください。 違いはありますか？

6. 気を散らすものを制限する

気を散らすことが生産性の最大の妨げとなる可能性があります。 おそらくあなたは、思っている以上に携帯電話に手を伸ばしたり、タブを切り替えたり、メールをチェックしたり、時計を見たりしていることでしょう。

実際には、気を散らすものは避けられず、常に私たちの周りにあります。 そして、彼らに屈服する習慣を断ち切るには時間がかかります。 ただし、成功するための準備ができている場合は、時間に制約があり価値の高いタスクにのみそれらを排除することも可能です。

気を散らすことのない理想的な作業環境を構築するためのヒントをいくつか紹介します。

• 携帯電話を「おやすみモード」にして手の届かない場所に置いてください
• 時計を回すか外す
• ラップトップにポップアップ ブロッカーまたは便利なChrome 拡張機能をセットアップする
• 家の他の人、またはあなたに連絡しようとする人に、一定時間不在になることを伝えます
  

7. 可能な限り委託および外部委託する

リモートで働いている場合でも、9 時から 5 時までオフィスで仕事をしている場合でも、電子メールのチェック、会議のスケジュール設定、電話への応答など、魅力的ではない量の管理タスクを抱えている可能性があります。

これらのタスクは私たちが思っている以上に時間がかかりますが、できることは委任またはアウトソーシングすることで自分自身に感謝するでしょう、と言ったら信じてください。

アウトソーシングされたタスクは、管理目的のみである必要はありません。主な職務に関係のないものであれば何でもかまいません。

たとえば、 Grammarlyに投資すると、校正と編集に費やす時間を短縮できると同時に、オンラインでのコミュニケーションがよりプロフェッショナルに聞こえるようになります。

CalendarHeroなどのソフトウェアを使用すると、かなり前に会議をスケジュールできます。 CalendarHero を使用すると、従業員はスケジュールを自動化し、カレンダーの時間をブロックし、会議のリマインダーを設定し、メールのやり取りを減らすことができます。 重要なことに時間を割くことができ、時間を節約できます。

オプションは無限にあり、無料で見つけることも、高額な値段で見つけることもできます。 しかし、どのような投資であっても、それだけの価値は必ずあります。