製品情報管理に Excel スプレッドシートを残す 7 つの理由

1985 年のリリース以来、Microsoft Excel は、企業が製品スプレッドシートを管理および整理するための頼りになるソリューションでした。 しかし、これだけ長く続けてきたからといって、それを続けなければならないわけではありません。 一部の伝統は有害な場合があります。

商品データは複雑で長く、複数の特徴があります。 商品の属性だけでなく、画像や動画などの他の多くのデジタル資産も含まれます。 これらをスプレッドシートに保存すると、誤った形式になる可能性があります。 スプレッドシートに保存できないデジタル アセットがいくつかあります。 しかし、これだけではありません。 スプレッドシートは、他のさまざまな理由から、e コマース ストアや製品情報を管理する場合には役に立ちません。

ここでは、Excel スプレッドシートの使用に伴って発生するさまざまな問題と、より効率的なソリューションに移行する必要がある理由について説明します。 すなわち：PIM。

1. スプレッドシートは人的ミスを起こしやすい

データは、質の高い意思決定とガイダンスの作成に依存するビジネスの最強の資産の 1 つです。 しかし、データが完全でない、または正確でない場合はどうなるでしょうか。 ご想像のとおり、ビジネスを間違った方向に導くお粗末な決定です。

スプレッドシートの 88% にエラーがあると報告されています。 組織内の各人がファイルに変更を加えると、汚染の可能性が高まります。 このプロセスに沿った小さな小さなエラーにより、不正確で一貫性のないデータを含むスプレッドシートが作成されます。 Excel には、不正確な可能性のある製品属性を入力した場合、または誤ってセルをスキップした場合にユーザーに通知する方法がないため、これらのエラーはスプレッドシートに入ります。これは、製品情報管理ソリューションで可能なことです。 また、データを追跡するのは非常に難しいため、従業員は怠惰になり、重複しないように以前のエントリを再確認せずに製品属性を入力する可能性があります。

e コマース業界に長く携わっていると、一貫性のないデータが顧客満足度に与える影響を理解できるでしょう。 それは単に彼らをあなたのブランドから遠ざけるだけです. では、スプレッドシートの管理に何時間も費やして、望ましくない結果が得られ、売上が減少するのに何の意味があるのでしょうか?

したがって、ビジネスが成長するにつれて、製品スプレッドシートから、エラーのないすべての製品関連情報を追跡できるデータ管理システムに移行することが不可欠です. このようなシステムは、製品属性の欠落や重複エントリをユーザーに即座に通知し、すべてのチャネル間の一貫性を確保します。

2. チームメンバー間のコラボレーションを許可しない

スプレッドシートでエラーが発生しやすい主な理由は、チーム メンバー間のコラボレーションができないことです。 スプレッドシートの同期は、同時に複数の従業員によって加えられた変更がすべて同時にファイルに組み込まれるような方法で行うことはできないため、サイロ化されます。

各 Excel ファイルは、一度に 1 つの Excel インスタンスによって更新されるように設計されています。 複数のユーザーをサポートするように設計されたエンタープライズ データベースや製品情報管理システムと同じアーキテクチャはありません。

クラウド コンピューティング ソリューションが存在するにもかかわらず、チーム メンバーや組織内の他の部門間でスプレッドシートを共有することは依然として困難です。 Google スプレッドシートは、リアルタイムで共有できるクラウド ソリューションの 1 つですが、会社のセキュリティ ポリシーに違反し、データの侵害や損失を引き起こす可能性があります。

これは、Apimio などの製品情報管理ソリューションの動作とは異なります。 複数の従業員が、さまざまなソースからの変更が保存されていないことを心配することなく、このようなソリューションをリアルタイムで更新できます。 PIM ソフトウェアは共同作業を可能にし、すべての部門とチャネルにわたってシームレスな情報の流れをもたらします。 また、多くの時間を節約できます。 これは、1 人の従業員がシートへの変更を完了して次の従業員に引き継ぐまで待たなければならないスプレッドシートとは異なります。 そして、この非効率なサイクルが際限なく続きます。

3. 変更を追跡できないため説明責任がない

これで、製品スプレッドシートにアクセスできる人なら誰でも変更を加えることができます。 5 人の異なる従業員にスプレッドシートへのアクセスを許可している場合、誰がそれらのファイルにどのような変更を加えたかを追跡する方法はありません。 重要な情報が失われたり変更されたりした場合、誰がその責任を負ったかを突き止めるためにかなりの時間を費やすことになります。 その後、何らかの方法でその情報を回復するために追加の時間を費やすことになります。

これは、システムに加えられたすべての変更をログに記録する PIM などの自動化されたソリューションとは異なります。 アイテム、製品、およびその他のエンティティの変更を追跡するように構成できます。 この情報を使用して、構成されたエンティティに発生したすべてのアクションを再構築できます。 これは、PIM システムで損失や悪意のあるアクティビティが発生した場合にシステム/データを復元するプロセスを簡素化するのに役立つため、非常に重要です。

4. セキュリティの欠如

通常、スプレッドシートはそれほど安全ではないため、データの破損や情報の不適切な管理のリスクが高くなります。 機密の財務情報を含むファイルは、ハッカーから安全ではない可能性があります。 製品スプレッドシート ファイルをパスワードで保護することはできますが、それでも企業が使用するには不十分な場合があります。 誰かがスプレッドシート データにアクセスできるようになると、それを使って何をするかを制限することはできません。

したがって、他のタイプのデータ収集ソフトウェアがより実行可能なオプションになる可能性があります。 たとえば、Apimio には、データの整合性を保護するためのセーフガードが組み込まれています。 製品データを変更する権限があるのはメーカーだけです。 アクセスを制限して、ポータル上のさまざまな従業員にさまざまなタスクを割り当てることができます。 スプレッドシートでは、特定のセルへのアクセスを制限できないため、これは不可能です。

同様に、ユーザーが情報の列をソートすると、知らず知らずのうちに姓名などの関連情報が同期しなくなる可能性があります。 対照的に、データベースではレコードのすべての部分が統一されているため、データの整合性が向上します。

PIMシステムはオムニチャネル販売に最適です。 したがって、複数の販売チャネルにデータを配布する過程で、データの整合性が保たれ、情報の破損や損失はありません。

5. リアルタイムの意思決定をサポートしない

スプレッドシートは、データが古く不正確であるため、リアルタイムでの意思決定をサポートできません。 複数のユーザーから最新の情報を収集し、情報を要約するのは手間がかかります。

スプレッドシートは生データを一度に提供します。 したがって、どのデータが不可欠で、どのデータがそうでないかを解釈するのは困難です。 おそらく、スプレッドシートの唯一のオプションは、探しているものを見つけるのに必ずしも役立つとは限らない「並べ替え」ボタンを押すことです。 他の既存のシステムでは、視覚化ツールを使用してデータに優先順位を付けることができます。 これらのツールは、スプレッドシートとは異なり、データ セットまたは結果の重要な側面を強調表示できます。

製品スプレッドシートは、履歴データを保持するようには設計されていません。 管理しやすくするためにサイズを縮小する作業中に、誰かが誤って履歴データを削除することがよくあります。 異なるバージョンを保持している場合でも、意思決定者がファイルを比較してデータ内の傾向を特定することは非常に困難です。

製品情報管理システムは、データ分析に対応するように構築されています。 すべての情報が 1 か所に保存されているため、組織は消費者の傾向を読み取り、質の高いビジネス上の意思決定を下すことができます。 適切なダッシュボード ソフトウェアは、カスタマイズする機会をたくさん与えながら、構築するためのチャート フレームワークを提供します。

また、スプレッドシートには通常、コンテキストがありません。 Excel でさまざまなデータ セットを相互に関連付けて、それらがどのように相互に関連しているかを確認することは困難です。 一方、ダッシュボードは、さまざまな情報層を持ち、複数のソースをシームレスに組み合わせることができます。 メトリクスの概要ビューから始めて、ドリルダウンを追加して、シングルクリックでこれらの数値を駆動するデータを表示します。

6. デジタル資産管理 (DAM) には不向き

画像をスプレッドシートに保存しようとしたことがありますか? ほぼ不可能なので、欲求不満から拳を握りしめます。 PDF、ビデオ、画像、およびその他のデジタル コンテンツは、製品に命を吹き込む e コマース ビジネスにとって不可欠です。 基本的な商品属性は、購入者を惹きつけません。

デジタル資産は、多くの場合、さまざまな従業員がいるさまざまな部門で公開されます。 このすべてのデータを残りの製品情報とともに保存する中央の場所を持つことで、組織のどのメンバーも簡単にアクセスして利用できるようになり、いつでもすべての販売チャネルにプッシュできるようになります.

PIM には無制限の DAM 機能があり、すべてのファイルとマルチメディア コンテンツを安全かつ最新の状態に保ちます。 製品に直接リンクされた画像、ビデオ、グラフィックス、およびファイルを 1 か所で管理できます。 製品情報とデジタル資産の両方を中央リポジトリに置くことで、マーケティング チームは必要に応じて製品に関連するコンテンツを簡単にプッシュできます。 また、ファイルが失われないため、より適切なコンテンツを作成できます。 チームは、これらを見つけるために余分な時間を費やす必要はありません。

Apimio などの製品情報管理ツールを使用すると、デジタル資産を適切なチャネルに適切なタイミングで適切な形式で自動的に公開できます。 システムがあなたのためにそれを行うので、ユーザーフロントのためにそれらを最適化することについて強調する必要はありません.

別の読み物: DAM システムと PIM システムの基本的な違いを理解する

7. 自動データバックアップなし

Excel には自動データ バックアップ機能がありません。 そのため、製品データを Excel シートに入力し始めたら、そのデータのバックアップも手動で準備する準備をしてください。 また、バックアップを作成するのを忘れた場合、それはデータがウィンドウの外に出て、どこにも見つからないということです。 データの損失は、あらゆるビジネスにとって大きなリスクです。 その結果、公の場で製品データが不完全になり、将来のデータ分析が不正確になります。 これは、大量のデータがシートに反映されないためです。

ただし、すべての PIM には自動データ バックアップ機能があり、データベース バックアップを頻繁に自動的に作成し、それらをさまざまな仮想ロケーションに保存します。 すべてが安全に保護されるため、ユーザーはデータの損失を心配する必要はありません。 いつでも、どこからでも便利だと思われる場所にアクセスできます。 データを自動的にバックアップすることで、チームが節約できる時間と労力について考えてみてください。 手作業は必要ありません。 私たちはそれを聞くのが大好きです!

結論は

堅牢な PIM システムを導入することで、企業は不正確で一貫性のない製品データを作成する古い Excel スプレッドシートに依存するのをやめるべきです。 Apimioのようなツールは現在市場に出回っており、e コマース企業が業務を合理化し、保証されたデータ セキュリティと整合性を備えた最高品質の製品データにアクセスするのに役立ちます。