CRM ワークフローでテンプレートを活用すべき 6 つの理由

グローバル企業を経営している場合でも、自社で立ち上げたスタートアップ企業を経営している場合でも、適切なCRM (顧客関係管理) プラットフォームは顧客の獲得と維持に役立ちます。 また、ワークフローを実装して、アクティブな潜在顧客のフォローアップやサブスクリプション更新リマインダーのリアルタイム送信などの日常的なタスクを自動化することもできます。

しかし、 CRMワークフローから得られる利益を最大化するにはどうすればよいでしょうか? この質問に対する万能の答えはありませんが、効果的な解決策の 1 つはCRMテンプレートを使用することです。

CRMに関しては、連絡先、ソーシャル メディアの投稿、ドキュメント、電子メールなどに幅広いテンプレートを使用できます。 これらのテンプレートを賢明に使用すると、ビジネス プロセスを改善し、時間とコストを最大限に節約するのに役立ちます。

この記事では、 CRMワークフローにテンプレートが不可欠な理由を詳しく説明します。

CRMテンプレートとは何ですか?

「 CRMテンプレート」とは、顧客とのやり取りやワークフロー管理を効率化する、事前に構築された、または事前にフォーマットされたリソースを指す総称です。 これらのテンプレートは、好みや要件に応じて簡単にカスタマイズできます。 これらは、マーケティング、販売から顧客サービスに至るまで、さまざまな部門に役立ちます。

現在のCRMプラットフォームでは、さまざまなテンプレートを使用して販売ワークフローを作成および展開できます。 たとえば、 「アクト！」 CRMにはマーケティング オートメーションが含まれており、リード育成のための自動ドリップ キャンペーンを実装するための、事前に設計された電子メール テンプレートが提供されます。 魅力的な電子メールを最初からデザインする手間が省けます。 同様に、テンプレートを使用して、契約書、請求書、提案書などの関連情報を管理するための重要なドキュメントを作成できます。

多くのCRM では、テンプレートを使用して顧客データを保存および管理することもできます。 たとえば、「アクト！」 カスタム テーブルには、不動産、ソフトウェア、コンサルティング、保険などのさまざまな業界向けに事前に構築されたテンプレートが含まれており、追加の開発リソースを必要とせずにスプレッドシートのようなテーブルを作成およびカスタマイズする必要がなくなります。

CRM電子メール テンプレートや連絡先テンプレートに加えて、コンテンツ開発、目標到達プロセスの作成、顧客フィードバック調査用のテンプレートを活用して、ビジネス ニーズを満たすこともできます。 顧客への通知やリマインダーのテンプレートを作成およびカスタマイズすることもできます。

CRM ワークフロー管理にテンプレートを使用する利点

テンプレートは、リード育成ファネルを構築したい場合でも、顧客オンボーディングワークフローを改善したい場合でも便利です。 CRMワークフローでこれらを使用するかどうか迷っている場合は、検討する価値のある利点をいくつか紹介します。

生産性と効率の向上

CRMテンプレートは、さまざまな部門の時間とリソースの節約に役立ちます。 たとえば、営業チームのメンバーは顧客獲得用のテンプレートを作成して、ワークフローを合理化できます。 テンプレートの準備が完了すると、新しい見込み客がファネルに入るたびにそれを使用できます。

テンプレートに依存すると、プロセスから推測が排除され、営業担当者が遅延なく正しい意思決定を行えるようになります。 同時に、各顧客の好みや問題点に応じてテンプレートを調整して、より良いエクスペリエンスを提供できます。

同様に、マーケティング チームや営業チームは電子メール テンプレートを使用して、電子メールの作成にかかる時間を最小限に抑えることができます。 この時間を、開封率、クリックスルー率、その他のキャンペーンパフォーマンス指標の監視などに有効に活用できます。

一言で言えば、テンプレートはCRMワークフローの効率を飛躍的に高め、より多くの目標をより早く達成するのに役立ちます。 これは、すでにいくつかの制約に直面している中小企業にとってはありがたいことかもしれません。

一貫したブランディング

テンプレートを使用し、 CRMアプリ経由で顧客とのやり取りを管理すると、エラーや不一致が発生する余地が最小限に抑えられます。

たとえば、予定のリマインダー用の電子メール テンプレートを事前承認できます。 営業担当者は、顧客の名前と予約日時を追加してテンプレートを編集するだけで済みます。 色、サイズ、フォント スタイル、CTA ( CTA )の配置などのデザイン要素は固定のままです。 同様に、電子メールの言語や口調にも変更はありません。

会社のロゴや Web サイトの URL など、ブランド アイデンティティの重要な要素をすべてのメールに確実に追加することもできます。 これにより、一貫したブランド アイデンティティを作成できます。これは、すべての営業担当者が独自のバージョンの予定リマインダーを作成していたら不可能でした。 これは、ブランディングをまだ理解していない新しいチーム メンバーにとって特に役立ちます。

強化された自動化

CRM システムを使用する主な利点の 1 つは、日常業務を自動化することで販売プロセスを合理化できることです。 また、テンプレートは、ワークフロー自動化の可能性を最大限に活用するのに役立ちます。

自動化された販売目標到達プロセスを構築しようとしているとします。 事前に構築されたワークフロー テンプレートを使用すると、見込み顧客が購入プロセスのあらゆる段階で遭遇するタッチポイントの正確な順序を簡単に定義できます。

また、リードがファネルに入ったり、あるステージから次のステージに移動したりするたびに、関連する営業担当者にタスクを自動的に割り当てることができます。 電子メールによるリマインダーを送信して、潜在顧客と確実につながり、さまざまなタッチポイントを案内することもできます。

ワークフロー テンプレートを作成したら、それを使用してセールス ファネルを何度も自動化できます。 これにより、時間とコストが節約され、効率がさらに向上します。

保証されたスケーラビリティ

中小企業が成長するにつれて、マーケティング担当者はより多くのマーケティング キャンペーンを実施する必要があり、営業チームはより多くの顧客とのやり取りを管理する必要があります。 同時に、カスタマー サポート チケットの量も急増します。

CRMテンプレートは、こうした増大する需要を大規模に管理するための鍵となります。 ワークフロー テンプレートを簡単に再利用して、成功を再現し、コンバージョン率を向上させることができます。

さらに、テンプレートを使用すると、人的エラーを最小限に抑えながら、さまざまな顧客とのやり取りを標準化できます。 これは、一貫したブランド エクスペリエンスを見込み客や顧客に大規模に提供するのに役立ちます。

顧客エクスペリエンスの向上

テンプレートを使用すると、あらゆる顧客にシームレスな購入プロセスを提供できます。 自動化されたワークフローと標準化された顧客対話により、人的エラーが排除されます。 さらに、ワークフロー テンプレートをカスタマイズして、パーソナライズされたコミュニケーションや製品の推奨事項で顧客を満足させることができます。

また、顧客対応チームがCRMテンプレートを使用すると、日常業務に巻き込まれることを回避できることにも注目してください。 代わりに、購入プロセスの摩擦点を特定して取り除くなど、より重要な仕事に集中できます。

これにより、一貫したスムーズな顧客エクスペリエンスが実現します。 最終的には、より多くのリードを有料顧客に転換し、オンポイントのアップセルとクロスセルを通じてより大きな収益を生み出すのに役立ちます。

法律および規制の遵守

金融サービスや保険などの特定の分野では、消費者とのやり取りに関して厳格な法律や規制が適用されます。 電子メール、 SMSメッセージ、プッシュ通知、その他の通信チャネルに事前承認されたテンプレートを使用すると、コンプライアンス違反の可能性を減らすことができます。 これは、将来の法的トラブルを回避するのに役立ちます。

テンプレートを使用して CRM ワークフローのメリットを最大限に活用する

CRMテンプレートは、効率、生産性、拡張性の向上など、さまざまなメリットをもたらします。 適切に使用すると、ワークフローをより簡単に自動化し、一貫したブランド アイデンティティを維持し、顧客エクスペリエンスをワンランク上げるのにも役立ちます。 さらに、顧客とのやり取りやプロセスを標準化し、コンプライアンス関連の課題を回避するのに役立ちます。

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