起業家のための生産性と時間管理の 6 つのヒント

公開: 2024-05-08

成功した起業家や経営者の最大の特徴をご存知ですか？

彼らは容赦なく時間を守り、マルチタスクをこなして物事を終わらせながら目標に集中します。

しかし、ビジネスを経営するということは、日常的な管理タスクや反復的なタスクから完全に逃れることはできないということを意味します。それに加えて、絶え間ない電話の集中攻撃、ソーシャルメディアの更新、スマートフォンの通知が加わり、最高の生産性を達成するのは遠い夢のように感じられるかもしれません。

しかし、それは不可能ではありません。

この記事では、忙しい起業家が日常業務のコントロールを失うことなく、最も優先度の高いタスクに集中できるようにするための、実践的で実現可能な時間管理テクニックを紹介します。

SMB オーナーにとっての時間管理スキルの重要性

中小企業 (SMB) の経営者として、あなたはさまざまな役割を担っています。おそらく CEO、マーケティングディレクター、カスタマーサービス担当者など、リストは続きます。

平均的なスタートアップのオーナーが週に 50 ～ 70 時間という驚異的な労働時間を費やしていることは驚くべきことではありません。

長時間労働は初期段階の起業家精神の一部であることがよくありますが、肉体的および精神的エネルギーが限られていることを認識することが重要です。そして、毎日の消火活動は仕事のように感じるかもしれませんが、それはエネルギーを消耗し、最も重要な戦略的タスクから気を散らすだけです。

それは持続可能ではなく、燃え尽き症候群を引き起こし、ワークライフバランスを台無しにします。

だからこそ、自分のビジネスの「取り組み」、戦略的方向性の提供、より良い顧客エクスペリエンスの創出、ビジネスを確実にするために残りのタスクを委任、自動化、または削除する効果的な方法を見つけることに時間を費やすことができるように、要求に優先順位を付ける必要があります。スムーズに動作します。

忙しい起業家のための実践的な時間管理のヒント

測定しないものを改善することはできません。時間管理戦略を活用する前に、日常業務を注意深く監査し、どこに時間を費やしているかを確認する必要があります。

これは、時間追跡アプリを使用することも、 1 日の終わりにスプレッドシートに行うすべてのことを単純にリストすることもできます。傾向を示し、改善点を特定するには、1 週間分のデータがあれば十分です。

これらの洞察を取得したら、次のテクニックを使用して生産性を最適化します。

1. アイゼンハワーマトリックスを使用してタスクに優先順位を付ける

アイゼンハワーマトリックスは、タスクに優先順位を付け、時間を効果的に管理するための最も人気のあるツールの 1 つです。

仕組みは次のとおりです。

すべてのタスクを 4 つの象限に整理します。

緊急かつ重要

これらは、顧客に関する重要な問題、期間限定の販売キャンペーン、プロジェクトの期限など、すぐに対応する必要がある最も重要なビジネスタスクです。他のすべてよりも優先してください。

重要だが緊急ではない

これらは、通常、年次計画会議、新しいスキルの学習、より優れたソフトウェアへの投資など、ビジネスの長期的な健全性に貢献する重要なタスクです。無期限に延期するのではなく、適切な時間にスケジュールを設定することをお勧めします。

緊急だが重要ではない

これらは日常業務にとって重要な運用タスクであり、スキルの低い管理タスクですが、簡単に委任することができます。

緊急でも重要でもない

これらは、ソーシャルメディアのスクロール、無駄な会議、上下関係の手続きなどの時間を潰すものであり、生活から排除する必要があります。

次回、勤務時間の開始時にTo Do リストを作成するときは、このマトリックスを実行して、最も重要なタスクに優先順位を付け、残りのタスクを委任、スケジュール設定、または削除するようにしてください。

2. ポモドーロテクニックを使って気を散らすものを克服する

ソーシャルメディア、電子メール、職場でのやり取りを完全に切り離すことはできません。しかし、これらの気を散らすものを整理して、生産性に影響を与えないようにすることはできます。

ここでポモドーロテクニックが非常に効果的です。

ポモドーロテクニックは、作業を集中した時間に分割し、短い休憩で区切る時間管理戦略です。

これは次の内容で構成されます。

インターバル:各作業時間はポモドーロと呼ばれ、通常は 25 分間続きます。
休憩:各ポモドーロの後に短い休憩 (通常 5 分) が入ります。
セット:ポモドーロを 4 回行った後は、20 ～ 30 分の長い休憩があります。

休憩時間は、リラックスしたり、ソーシャルメディアをスクロールしたり、普段仕事から気を紛らわせるようなことをするために利用してください。ただし、作業中は完全に集中してください。

ここには厳格なルールはありません。自分にとって最適な時間に合わせて、間隔と休憩の長さを変更できます。

3. 自動化を使用して時間を節約する

ビジネスプロセスとワークフローを自動化することは、時間を節約して生産性を高めるための最良の方法の 1 つです。ここで、Act! のような顧客関係管理 (CRM) ツールが活用されます。ビジネスにとって強力なタイプの時間管理ソフトウェアとなる可能性があります。

CRM を使用すると、電子メールマーケティング、リード生成、顧客管理のワークフローを自動化できます。さまざまなスプレッドシートに顧客情報を手動で入力したり、適切なデータを検索するために毎日何時間も費やす代わりに、Act! を使用してください。顧客情報ダッシュボードですべてを整理します。

これにより、洞察力に富んだ情報が提供され、スプレッドシートを管理する代わりに、顧客の洞察に基づいてビジネス上の意思決定を行うためにより多くの時間を費やすことができます。

4. 非同期通信により会議を最小限に抑える

会議は毎年370 億ドルを超える生産性の損失を引き起こします。

何が悪いの？専門家の 55% は、会議の大部分が電子メールで行われた可能性があると感じています。

簡単な解決策は？電子メール、画面録画、音声メッセージ、プロジェクト管理ツールなどの非同期コミュニケーションツールを使用して、より効果的に共同作業を行い、時間を節約します。他に良い選択肢がない場合にのみ、会議をスケジュールしてください。

5. チームの知識源を作成する

あなたはビジネスオーナーなので、当然のことながら、自分のビジネスと、従業員にどのようにビジネスを運営してもらいたいかについては、あなたが一番よく知っています。

この情報を、ビデオ録画、記事、ガイド、および従業員が指導が必要なときにいつでも使用できる標準作業手順 (SOP) を備えた知識源に変換してみてはいかがでしょうか。これにより、時間の経過とともに何千時間も節約され、チームのあなたへの依存度が軽減されます。

6. (頻繁に) ノーと言うことを学ぶ

自分の目標やビジョンに合わないものにはノーと言うのは、すべてのビジネスオーナーが必要とするスーパーパワーです。

スティーブ・ジョブズはアップルでそれをやったことで有名だった。ただし、チーム、投資家、ビジネスパートナーが時間の価値のないタスクにあなたを引き込もうとすることがあるため、中小企業にも当てはまります。

「イエス」よりも「ノー」と言えるようになれば、競合他社よりもはるかに生産性が向上します。

より多くのことを成し遂げるための毎日の習慣とルーチンを作成する

結局のところ、起業家としての生産性は、一日の原動力となる生産的な日課を作り出すことに帰着します。

ルーチンを持つことは、不確実性、気を散らすこと、驚きを減らすことを意味します。その結果、長期的な目標に集中し、ビジネスの「取り組み」により多くの時間を費やすことができます。

もちろん、それでも時々は運用に関する作業に取り組む必要があります。

しかし、そこでは優先順位を付け、委任し、そして最も重要なことに、タスクを自動化することが効果的な時間管理に役立ちます。

タスクを自動化し、時間を節約するには、Act! を試してください。 14 日間の無料トライアル。