効果的な取締役会コミュニケーションの 6 つの鍵

公開: 2022-10-12

組織内の効果的な取締役会のコミュニケーションは、株主の期待を超えるか、設定された目標を達成できないかの違いを意味する可能性があります。残念ながら、企業の取締役会や経営陣の大半は、業績にプラスの影響を与えることができていません

世界的な経営コンサルティング会社マッキンゼー・アンド・カンパニーの最近の調査によると、取締役会の 64% が、企業の長期的な価値創造に与える影響が低いか、平均以下であることが報告されています。

取締役会や経営陣が機能しない原因は、正確には何でしょうか? 戦略の誤りと、不適切な人材を管理職に配置することが主な原因の 2 つです。明確でタイムリーな取締役会のコミュニケーションの欠如は、取締役会の非効率性のもう 1 つの主要な要因です。

効果的な取締役会のコミュニケーションの真の力は、Facebook の最近の例で証明されています。 Facebook の COO である Sheryl Sandberg 氏によると、CEO の Mark Zuckerberg 氏は最近、次の 2 つの基本的なコミュニケーション戦略を実装することで、Facebook 会議の効率を改善しました。

1) 事前に会議出席者に資料を送付し、2) 各会議の開始時に目標を設定します。

取締役会のコミュニケーションを改善するための他の提案は何ですか? 次の 6 つの提案を確認してください。

1. 取締役会のコミュニケーション戦略を策定し、伝達する

企業の取締役会が長期的に成功を収めるための最善の方法は、強力な戦略を策定することから始まり、その後、その戦略をすべての取締役会メンバーに伝えます。

取締役会が従うべきロードマップを提供するために、最初から定義された戦略を導入します。すべての取締役会メンバーが同じページにいることを確認することは、成功に不可欠です。

ボードを作成するときは、目標を伝えることが重要ですが、現在の障害と、それらの問題を解決するための過去の試みを明確に伝えることも同様に重要です。これにより、取締役会は時代遅れで失敗した戦略に従うことを避けることができます。

効果的な取締役会は、多くの場合、直面する課題に対処するための新しい戦略を考え出し、関係者全員がその戦略と期待されることを確実に理解するようにします。

2. 役割の定義と伝達

取締役会の各メンバーの役割を定義して伝達することは、前進する取締役会の戦略を設定する上で重要な部分です。効果的な取締役会には強力なリーダー (通常は CEO または COO) が必要であり、取締役会が成功の可能性を最大限に高めるために必要なものをすべて備えていることを確認します。

取締役会には、最高財務責任者 (CFO)、秘書、および上記の役職のリーダーシップに該当する可能性のあるその他の部下など、他の役割も含まれます。

各理事の役割を伝えます。たとえば、CFO は会社の財務問題のほとんどを処理し、特定の戦略の財務的実現可能性について非常に優れた知識を持っています。

ただし、プロジェクトを進めるかどうかの最終的な意思決定者は CEO です。幹事は、会議のすべての議事録を保持し、会社の文書と記録を維持し、取締役会が新しい戦略を策定したり重要な決定を下したりするときに必要な情報へのアクセスを維持できるようにします。

したがって、すべての取締役会メンバーが自分に期待されていることを理解していることを確認することで、特定のタスクの責任者が誰であるかについての誤解を防ぐことができます。

3. 優れたコミュニケーションスキルを持つ専門家のチームを構築する

取締役会または経営陣の構築は、CEO または COO が各役職に最も適任の人物を任命することで終わりではありません。また、各個人が取締役会の他のメンバーと効果的に連携し、強力かつ簡潔にコミュニケーションできるようにする必要があります。

最も効果的な取締役会は、取締役会メンバー間の敬意とオープンなコミュニケーションの下で運営されています。これは、取締役会の各メンバーが他の取締役会メンバーの意見を尊重し、CEO または COO の最終決定を受け入れることを意味します。

また、CEO と COO は、コミュニケーションスタイルを含むワークスタイルが相互に補完し合う個人を探す必要があります。

一緒にうまく機能する能力は、取締役会全体の結束に大きく貢献し、より大きな成功を促進することさえあります。

4. 適切なボードコミュニケーションツールを選択する

最終的には、コミュニケーションチャネル自体が、取締役会や経営陣の有効性を左右します。特に、チームメンバーが頻繁に取締役会室を離れている取締役会の場合はなおさらです。

強力なコミュニケーション方法がなければ、企業の戦略はしばしば、一連の機会損失や失敗へと発展してしまいます。

TextMagic などのオンラインコラボレーションツールを使用することは、この種のコミュニケーションの障壁を防ぐ 1 つの方法です。 Loomion AG のケーススタディによると、テキストメッセージングソリューションにより、取締役会のメンバー間のコミュニケーションが改善され、取締役会の戦略全体をより適切に管理できるようになりました。

5. 憶測せずに質問する

最高の CEO と取締役会のメンバーは、特に議論中に混乱が生じた場合に、お互いに質問をします。ただし、CEO や他の取締役会のメンバーは、状況を明確にするのに役立つ重要な質問をすることを躊躇し、コミュニケーションの危機を引き起こす可能性があります。

質問をする CEO や経営陣のリーダーは、大胆でプロフェッショナルな印象を与え、他の人にも同じことをするよう促します。質問をすることで、全員がより迅速に理解できるようになるだけでなく、計画や戦略が大きくなりすぎる前に、その欠陥を明らかにすることにも役立ちます。

6. 変更を文書化し、関係者全員に変更を伝える

取締役会が開催されると、現在の戦略で取締役会が実装した変更は、適切な文書化と配布が必要になります。そうしないと、誰もが同じページに到達しようと急いで混乱することがよくあります.

責任マトリックスや変更ログなどのツールは、会議中またはテキストなどの他の通信を通じて議論された変更を追跡するのに役立ちます。

さらに、戦略の変更を適切に文書化することで、これらの変更を会社の従業員に簡単に伝えることができます。ほとんどの場合、会社の従業員は、会議室のドアの向こうで行われた議論について何も知りません。

議論された変化に遅れずについていき、これらの変化を従業員に伝えることで、会社はよりまとまりのある全体として働くことができます。

取締役会は、多くの場合、さまざまなチームメンバー間のシームレスな取締役会のコミュニケーションを確保するための実行可能なソリューションを用意することが重要であると考えています。取締役会がその戦略を追求する際に、オフィス内であろうと不在であろうと、取締役会メンバー間で変更を伝達するための柔軟で信頼できる方法は、より大きな成功を確実にするのに役立ちます。

今日の市場の流動的な性質により、効果的な取締役会は、影響力のあるコミュニケーション戦略と方法を使用して、迅速に適応し、最新の状態を維持する能力を備えています。