優れた提案書: データに基づいて提案書を作成する 5 つの方法

成功する提案書の書き方

私たちは、Proposify データベースで成功した提案例を詳しく調査し、それらの中に共通点を見つけました。 そこで、チームが成約率を高めるのに役立つ 5 つのプロのヒントを提案状況レポートから抽出しました。

成功する提案書の書き方

私たちは、Proposify データベースで成功した提案例を詳しく調査し、それらの中に共通点を見つけました。 そこで、チームが成約率を高めるのに役立つ 5 つのプロのヒントを提案状況レポートから抽出しました。

1. 提案内容の拡充

担当者は、見込み客の時間を奪わないようにするため、またはより早く契約を結ぶためには、短い提案書が最良の選択肢であると考えるかもしれません。 ただし、短すぎると、担当者が重要な情報を省略したり、その情報をまだカバーする必要がある後の段階で取引が滞ってしまうリスクがあります。

幸せな媒体があります。 提案書は必要な情報をすべて含めながら簡潔にすることができます。 実際、私たちのデータによると、受賞した提案には、7 つのセクションに分かれた平均 12 ページが含まれています。

表紙ページ

表紙は派手である必要はありませんが、ブランドに沿ったデザインにする必要があり、見込み客の名前 (綴りが正しいことを確認してください!)、担当者の名前と連絡先情報、提出された日付。

エグゼクティブサマリー

一般に信じられていることに反して、エグゼクティブ サマリーは提案全体の概要ではありません。 これは、貴社のソリューションが適切な理由を要約したものであり、見込み顧客が競合他社ではなく貴社を選択すべき理由を示しています。

アプローチ/ソリューション

潜在顧客の問題点に対処するアプローチとそれに伴うプロセスの概要を説明することで、営業担当は見込み客の期待を設定し、管理できるようになります。 また、見込み客の課題を理解していることを示すことで、ソリューションに対する自信を高めることができます。

成果物

見込み顧客がいつ受け取ることが期待できる範囲を説明することで、全員が同じ認識を持つようにします。 さらに、承認やフィードバックなど、会社が必要とする可能性のあるものをすべてレイアウトします。 これは、双方の期待を設定および管理するのにも役立ちます。

私たちについて / 私たちのチーム

このセクションを使用して、会社としての会社概要、つまり事業内容、存在理由、専門知識、独自の価値提案を説明します。 ただし、人間らしく聞こえるようにすることを忘れないでください。 見込み客は会社全体ではなく、人と関わりたいと考えています。

価格設定/投資

これはおそらく、ほとんどの見込み客が最初に目を向けるセクション、つまり投資です。 ここで、チームは価格表、利用可能なパッケージ、製品またはサービスの説明を含めます。

利用規約 / 承認

このセクションには、双方の法務部門を満足させるためのすべての文言が含まれており、見込み客の署名を取得する箇所も含まれています。

提案を簡潔に保つのが難しい場合、当社の専門家は、購入の決定に役立たない情報や、取引が成立するまで影響を及ぼさない情報を編集することをお勧めします。

たとえば、営業担当はいつでも、より詳細な成果物のタイムラインを個別に送信したり、契約締結後にウェルカム パッケージの一部として送信したりできます。 そうすれば、意思決定者は細部にこだわる必要がなくなります。

2. プロセスを自動化する

チームは競合他社に先んじて、見通しを常に念頭に置くために迅速に行動する必要があります。

両方を行う最も簡単な方法は自動化を使用することです。

いくつかの統計を見てみましょう。

• 提案書の 50% は 17 分以内に作成されます

• プロポーザルの 55% は送信後 2 時間以内に開封されます

• プロポーザルの 45% はオープン後 24 時間以内に落札されます

このようなスピードは自動化によって実現されます。 ここでは、チームが販売プロセスを最初から最後までスピードアップするのに役立つ 3 つの方法を紹介します。

ワークフローの高速化

提案ワークフローにタッチポイントが多すぎると、時間がかかりすぎることを意味します。時間が取引にどう影響するかは誰もが知っています。 まだ Word、PowerPoint、または Adob​​e を使用している場合は、すでに遅れをとっています。

Proposify のような提案ソフトウェアを使用すると、プロセスにおける手動のタッチポイントを減らすことができます。 たとえば、取引が特定の段階に達すると提案を自動的に作成し、統合された顧客関係管理 (CRM) プログラムからすべての詳細を取り込むことができます。

ボトルネックのない内部承認プロセス

Proposify では、社内の提案承認プロセスで最大のボトルネックが発生しているという声を営業チームからよく聞きます。 最新の承認プロセスは自動化できますし、自動化する必要があります。

Proposify では、送信前に承認が必要なユーザーはボタンをクリックするだけで、レビューを待っているプロポーザルがあることを承認者に通知します。 承認者は通知を受け取り、すぐにクリックして内容を確認し、フィードバックを残したり、承認または拒否したりできます。

シンプルなサインオフ

署名を自動化することは、勝利を得る簡単な方法です。 有望な見込み客の前で同意書を作成し、電子署名ボックスがすぐそこにあれば、クリックしてドーンと押すだけで完了です。 印刷したり、ペンを探したり、印刷したり、スキャンしてメールで返信したりする必要はありません。

Proposify のようなオールインワンの提案ツールを使用すると、署名ボックスを提案に直接ドラッグ アンド ドロップでき、見込み顧客側で誰が署名するか正確にわからない場合は、未割り当ての署名を追加することもできます。 つまり、確認を待つ必要がないため、チームはさらに迅速に提案を送信できます。

最終的には、これらの分野に自動化を追加することで、貴重な販売時間を費やすことなく取引を進めることができます。

3. 送信前に署名する

副署とは、提案書や契約書が見込み客に送信されて署名を得る前に署名されることを意味する専門用語です。 副署した提案は成立する可能性が 5 倍高いことがわかりました。

また、担当者が副署名する場合は、電子署名を行う必要があります。 スピードの必要性に話を戻すと、電子署名された提案は、従来の方法で署名された提案より 3 倍早く完了することがわかりました。

4. 提案をより魅力的にする

他に成約率にプラスの影響を与えるものは何ですか? 提案をより魅力的かつ使いやすくする機能。 最も重要なものをいくつか紹介します。

画像の追加

テキストのブロックを分割するだけでなく、画像は将来の顧客に重要な情報を伝えることができます。 購入される製品やサービスの例から、見込み客が一緒に働くチームに至るまで、あらゆるものを示すことができます。

そして、画像は提案を獲得する上で大きな部分を占めます。 次のことがわかりました。

• 受賞した提案の 82% には画像が含まれています
• 落札された提案の 66% には少なくとも 3 つの画像が含まれています
• 受賞した提案には平均 13 枚の画像が含まれています

可能であれば画像を組み込みます。 写真が利用できない場合は、グラフィックやイラストも役に立ちます。

カスタマイズ可能なフォームを使用する

提案プロセス中に管理上の詳細 (注文書番号、請求先住所など) を取得すると、すべての署名が完了した後、取引をより迅速に進めることができます。 営業担当者は、カスタマイズ可能なフォームを使用して、見込み顧客がその情報をより簡単に提供できるように支援できます。

カスタマイズ可能なクライアント フォームは次のとおりであることがわかりました。

• 成約率が 45% 増加する
• 26% 早く取引を成立させる
  
  提案段階でその情報を収集しておけば、営業担当者が後で情報を追う必要がなくなります。

5. フィードバックと改訂を求める

営業担当者は、提案書が最終成果物であるかのように感じる罠に陥ることがありますが、それは潜在的に長期的な関係への入り口であることを覚えておくことが重要です。 見込み顧客が提案書の最終バージョンの作成に関与すればするほど、提案書に署名する可能性が高くなります。

これは単なる推測ではありません。 私たちの調査では、提案が改訂されていることがわかりました。

• かつては成約率が 31% も高かった

• 2 回は成約率が 44% 高い

• 3 件は成約率が 55% 高い

フィードバックや修正リクエストを個人的に受け取らないようにチームに注意してください。 代わりに、彼らは見込み客を、取引を最終ラインまで進めるためのパートナーとして見なければなりません。

2 つのボーナス ヒント

成功するビジネス提案書を作成するためのさまざまな方法を念頭に置いていると、最も単純な行動が脇に追いやられがちになることがあります。

ここでは、小さくて簡単ですが、実際に取引の成否を分ける可能性のある 2 つを紹介します。

期限までに提案書を提出する

言うまでもないことですが、さまざまなことが起こり、営業担当者は忙しくなり、提案書の締め切りが迫ってきます。 見込み客がプロポーズを待っているときに、コオロギの声など絶対に聞いてはいけないことです。

提案を時間通りに、あるいはさらに良いのであれば、早めに提出します。

感謝の意を表します

ありがとうと言うという単純な行為は、人生のあらゆる場面で大いに役立ちます。これには、受賞した提案書を提出するときも含まれます。

担当者が見込み客に自分たちが評価され、高く評価されていることを知らせると、見込み客が単に収入源であると感じている場合よりも、プロセス全体がはるかにスムーズに進む可能性があります。

さらに、それはただ礼儀正しいです。

Proposify で成功する提案を作成する

勝者の輪に参加する準備はできましたか? 提案することを検討してください。 自動化やカスタマイズ可能なフォームなど、チームが成功する提案書を作成するために必要なすべての機能が備わっています。 また、統合されたワークフローや電子署名機能など、より迅速かつ効率的に取引を成立させるために必要なツールも提供されます。

Proposify の提案ソフトウェアと、それが提案プロセスの開始から終了までの完全な制御と可視化をどのように実現するかについて詳しくご覧ください。