3 Vorteile der Einführung von Workflow-Automatisierung für Anwaltskanzleien

Die Automatisierung von Prozessen, insbesondere von Routineprozessen, kann Ihre Anwaltskanzlei transformieren, indem Rechtsexperten Zeit für Verwaltungsaufgaben sparen.

Obwohl die Prozessautomatisierung nicht neu ist, ist sie für viele in der Rechtsbranche neu, die in der Vergangenheit traditionell zurückhaltend gegenüber der Einführung neuer Technologien war. Jetzt entscheiden sich jedoch immer mehr Anwaltskanzleien dafür, Aufgaben zu automatisieren.

Laut Capterras 2021 Legal Management Survey* haben 74 % der Anwaltskanzleien bereits versucht, Routine- oder Verwaltungsaufgaben zu automatisieren.

Die meisten Kanzleien, die sich entschieden haben, Aufgaben zu automatisieren, berichten von Prozess- und Effizienzverbesserungen in ihren Anwaltskanzleien.

Werfen wir einen Blick auf drei Vorteile, die Juristen wie Sie von der Automatisierung erfahren haben, und wie Sie ähnliche Vorteile mit Anwaltskanzleiverwaltungssoftware, Verwaltungssoftware für Rechtsdokumente und Rechtsabrechnungssoftware erzielen können.

1. Verbringen Sie mehr Zeit mit der Ausübung des Rechts

Wenn es um die Integration von Automatisierung in Ihr Unternehmen geht, empfiehlt Gartner, zuerst auf risikoarme, hochvolumige Arbeitsaufgaben abzuzielen (vollständige Recherche für Kunden verfügbar).

Und die meisten dieser risikoarmen, hochvolumigen Arbeitsaufgaben werden wahrscheinlich jene routinemäßigen Verwaltungsaufgaben sein, die viel Zeit eines Anwalts in Anspruch nehmen. Tatsächlich sagen 86 % der Anwälte, dass sie zu viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben und nicht genug Zeit mit der Ausübung des Rechts verbringen.

Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Kundenaufnahme, Planung und Zuweisung von Aufgaben an Teams und Einzelpersonen können Sie Ihrer Firma Zeit sparen und Ihren Kunden ein besseres Erlebnis bieten, was ihnen auch Geld spart.

„Anforderungen an abrechenbare Stunden belohnen Ineffizienz“, sagte Tim Nitsch, Anwalt und Partner bei KCO Legal, Inc. in Naperville, IL. „... Automatisierung wird der Weg in die Zukunft für Anwaltskanzleien sein, um effizienter und profitabler zu werden.“

Aufnahmeformular für Neukunden auf PracticePanther Legal Software ( Quelle )

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2. Sparen Sie Zeit mit der Dokumentenverwaltung

Dokumentation, insbesondere in der Rechtsbranche, ist alles. Ohne ordnungsgemäße und organisierte Dokumente kann eine Anwaltskanzlei auseinanderfallen und das Vertrauen ihrer Kunden verlieren.

Juristen wissen um die Bedeutung eines guten Dokumentenmanagements, weshalb die Dokumentenerstellung (39 %) und die Dokumentenspeicherung/-ablage (34 %) zu den drei wichtigsten Aufgaben gehören, die Anwaltskanzleien zuerst automatisieren möchten.

Und das aus gutem Grund – die Dokumentenverwaltung ist zwar wichtig, kann aber mühsam und besonders anfällig für menschliche Fehler sein.

„Die Automatisierung gibt Anwaltskanzleien nicht nur mehr Zeit, sich auf ihre Kerndienste zu konzentrieren, sie hilft auch dabei, Fehler bei der Organisation und Ablage von [Dokumenten] zu reduzieren“, sagte Nachum Balofsky, Marketingvertreter für die Anwaltskanzleien von Cibik & Cataldo.

Durch die Verwendung von Dokumentenverwaltungssoftware digitalisieren Sie Ihr Ablagesystem, um weniger Raum für Fehler zu lassen und das Auffinden des gesuchten Dokuments zu erleichtern.

Präzise macht es Benutzern leicht, Verträge zu genehmigen ( Quelle )

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3. Pünktlich den richtigen Betrag erhalten

Unbezahlte Anwälte sind unzufriedene Anwälte – durch die Automatisierung einiger routinemäßiger Abrechnungs- und Rechnungsstellungsabläufe können Sie Ihrer Buchhaltung Zeit sparen und sicherstellen, dass Ihre Anwälte das verdienen, was sie verdienen.

45 % der Anwaltskanzleien geben an, dass Abrechnung und Fakturierung die wichtigsten Aufgaben sind, die sie automatisieren möchten. Und zum Glück für sie ist es ziemlich einfach, dies zu tun.

Dies reduziert den Spielraum für menschliche Fehler, was sowohl Anwälte als auch Mandanten glücklich macht.

Denken Sie nur daran, dass Automatisierung keine Lösung für immer ist: Alle Aufgaben, die Sie automatisieren möchten, sollten überwacht und nach Bedarf angepasst werden.

„Es wird nie ein ‚Set it and forget it‘ geben – und das sollte es auch nicht geben“, sagte Rick DeMedeiros, Gründer von DeMedeiros Injury Law in Atlanta. „Entscheidungsträger sollten immer überprüfen, ob die Automatisierung zu einem festen Vermögenswert und nicht zu einer Belastung wird.“

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Automatisierung für jedes Budget

Automatisierung kann die Produktivität Ihrer Anwaltskanzlei steigern, also warum springen nicht mehr Anwaltskanzleien auf den Zug der Automatisierung auf? Eines der größten Hindernisse für die Automatisierung ist der Preis: 46 % der Anwaltskanzleien geben an, Aufgaben nicht zu automatisieren, weil die Lösungen zu teuer sind.

Es ist für Ihre Anwaltskanzlei möglicherweise nicht realistisch, jeden Ihrer Arbeitsabläufe zu automatisieren, weshalb es wichtig ist, Ihre verschiedenen Softwareoptionen sorgfältig auszuwählen und zu verstehen.

Bevor Sie in Automatisierungssoftware investieren:

1. Bestimmen Sie Ihre Bedürfnisse
2. Bestimmen Sie Ihr Budget
3. Bestimmen Sie Ihren Ansatz (z. B. investieren Sie in eine Software-Suite oder à la carte?)

Beispielsweise müssen Sie nicht in separate Lösungen für Anwaltskanzleiverwaltungssoftware, Rechtsdokumentenverwaltungssoftware und Rechtsabrechnungssoftware investieren. Sie neigen dazu, sich ziemlich zu überschneiden, weisen jedoch einige Unterschiede auf.

Software für die Verwaltung von Anwaltskanzleien ist in der Regel eine Sammellösung, die unter anderem Funktionen für Fallverwaltung, gesetzliche Abrechnung und Dokumentenverwaltung bietet. Diese Lösungen sind jedoch tendenziell auch teurer, was für das Budget Ihrer Kanzlei möglicherweise nicht sinnvoll ist.

Rechtsdokumentenverwaltungssoftware und Rechtsabrechnungssoftware hingegen bieten fokussiertere Funktionen und sind für kleine Unternehmen oder kleine Budgets tendenziell erschwinglicher. Wenn Sie keine Lösung benötigen, die alles kann, entscheiden Sie sich vielleicht dafür, Ihre Automatisierungsbemühungen nur auf die Rechnungsstellung oder nur auf die Dokumentenverwaltung zu konzentrieren.

Vor der Automatisierung müssen Sie, genau wie bei jeder neuen Technologie, die Anforderungen Ihres Unternehmens verstehen und kritisch über die Aufgaben nachdenken, die Sie automatisieren möchten, und darüber, wie sich die Automatisierung auf die zugehörigen Arbeitsabläufe auswirkt.

Wenn Sie gerade erst anfangen, die Automatisierung für Ihre Anwaltskanzlei in Betracht zu ziehen, und Sie sich von den Möglichkeiten überwältigt fühlen, denken Sie daran, dass es in Ordnung ist, klein anzufangen und schrittweise statt auf einmal zu automatisieren.

Tatsächlich wird es gefördert.

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BRING MICH DAHIN

Methodik

Die Legal Management Survey 2021 von Capterra wurde im Mai 2021 unter 401 Rechtsexperten (davon 240 Anwälte) durchgeführt, um mehr über die Automatisierung, Sicherheit und andere Praktiken von Anwaltskanzleien zu erfahren. Die Befragten wurden auf eine Vollzeitbeschäftigung in kleinen (1 bis 14 Anwälte) und mittelgroßen (15 bis 49 Anwälte) Anwaltskanzleien überprüft. Die Umfrage schloss Einzelpraktiker ohne Angestellte aus.

Hinweis: Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen sind Beispiele, um eine Funktion im Kontext zu zeigen, und sind nicht als Bestätigungen oder Empfehlungen gedacht. Sie stammen aus Quellen, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung als zuverlässig erachtet wurden.