Wie man einen 8-Stunden-Arbeitstagplan zum Funktionieren bringt

In den letzten 10 Jahren haben wir Artikel gesehen und Experten haben darüber gesprochen, wie freiberufliche Arbeitszeitpläne die Zukunft sind. Dass sich unsere Arbeit verändert, und gerade Wissensarbeiter sehen keinen Nutzen in einem 8-Stunden-Arbeitstag, der für Fabrikarbeiter erfunden wurde. Es gibt jedoch immer noch Arbeitnehmer, die die gepriesenen 3- bis 4-Stunden-Arbeitstage nicht einhalten können. Die Struktur, die mit einem 9-to-5 einhergeht, funktioniert tatsächlich für eine große Anzahl von Menschen.

Heute sind wir hier, um ein positiveres Licht auf das 9-to-5 zu werfen, warum es für einige (einschließlich mir) besser funktioniert und wie Sie Ihren eigenen 8-Stunden-Arbeitstagsplan erstellen können, der genauso viel Gleichgewicht bringt und Freiheit als flexible.

Was flexible Arbeitszeiten so beliebt macht

Obwohl es Anhänger sowohl im 9-to-5- als auch im flexiblen Stundencamp gibt, scheint letzteres normalerweise attraktiver zu sein. Und das zu Recht:

• Sie können Ihren eigenen Zeitplan erstellen;
• Sie müssen die Produktivität nicht 8 Stunden am Stück erzwingen;
• Der Arbeitstag erscheint kürzer;
• Du fühlst dich, als wärst du der Boss deiner eigenen Zeit.

Und obwohl all dies wahr ist, bedeutet das nicht, dass die traditionellen Arbeitszeiten eine Antiquität sind, die nicht mehr funktioniert. Die Terminflexibilität gibt demjenigen mehr Freiheit und Spielraum, der es versteht, seine Zeit souverän einzuteilen. Während ein „9-to-5“ denen entgegenkommt, die klare Grenzen zwischen Arbeit und Leben brauchen und sich nicht vollständig auf die Eigenmotivation verlassen können.

Zur Verteidigung des „9-to-5“

Natürlich sind wir nicht hier, um den Advokaten des Teufels zu spielen. Für manche Menschen funktioniert das traditionelle Arbeitsmodell einfach nicht, und es ist völlig in Ordnung. Wir sind hier, um einen Fall für alle zu präsentieren, die finden, dass „9 to 5“ für sie besser funktioniert als ein flexibler Zeitplan.

Hier sind die wichtigsten Vorteile eines klassischen 8-Stunden-Arbeitszeitplans:

1. Der Fokus lässt sich leichter aufrechterhalten
2. Deine Grenzen sind klarer
3. Die Leute wissen genau, wann sie Sie erreichen können
4. Es gibt weniger Überstunden
5. Ihre Work-Life-Balance ist besser

Jetzt. Lassen Sie uns bei jedem davon ein wenig mehr ins Detail gehen.

1. Der Fokus lässt sich leichter aufrechterhalten

Ich persönlich finde es schwierig, 3 Stunden zu arbeiten, dann ein oder zwei Stunden Pause zu machen, Besorgungen zu machen und dann direkt wieder in einen weiteren 3-Stunden-Block mit Schreibtischarbeit einzutauchen. Als ich versuchte, freiberuflich mit einem flexibleren Zeitplan zu arbeiten, bekam ich sofort Rückblenden aus meiner Zeit als Lehrerin.

Mein Tagesunterricht würde aus 5 Stunden eigentlichem Unterricht bestehen, unterbrochen von den erforderlichen „Pausen“, während die Schüler anderen Unterricht hatten. In diesen Fällen füllte ich meine Zeit damit, Tests zu benoten, bei Verwaltungsarbeiten zu helfen oder Unterrichtspläne zu schreiben.

Was normalerweise passierte, war, dass ich 25 % der Benotungstests schaffte, wenn ich in den Unterricht gehen und in den Unterrichtsmodus „umschalten“ sollte. Es bedeutete, mich auf eine völlig andere Art von Aufgabe zu konzentrieren und sicherzustellen, dass ich nicht herumstolperte, als ich versuchte, in die Zone zu gelangen. Und nach diesen 45 Minuten war ich wieder im Lehrerzimmer, mein Kopf schwirrte von den Fragen der Kinder, Lehrbuchbeispielen und Eindrücken und versuchte, mich wieder auf die Benotung von Arbeiten zu konzentrieren. Es würde mich stark verlangsamen, und ich würde am Ende meine Arbeit nach Hause bringen.

Kurz gesagt – ich wechselte den Kontext, sobald ich in die Zone kam. Und bei jeder neuen Aufgabe brauchte ich etwas Zeit, um mich zu konzentrieren, weil sie so unterschiedlicher Natur waren.

Für mich wäre es viel besser gewesen, wenn ich alle meine Kurse hintereinander mit einer Mittagspause hätte und dann andere Arbeiten erledigen oder nach Hause gehen könnte.

Wie ein 8-Stunden-Arbeitstag beim Kontextwechsel hilft

Mit einem so großen Zeitblock, um es zu nennen, wissen Sie, dass Sie all diese Zeit haben, um die Aufgaben für den Tag zu erledigen. Sie rechnen nicht mit dem Moment, in dem Sie mit der Arbeit aufhören müssen, um zur Bank zu gehen, Lebensmittel zu kaufen oder das Mittagessen zuzubereiten. Und nachdem Sie Ihre Besorgungen erledigt haben, erfordert die Rückkehr in Ihren „Schreibtischmodus“ eine gewisse Neufokussierung, die Sie im Wesentlichen Zeit kostet.

Hinweis: Der Kontextwechsel von einer Art von Arbeit zu einer anderen ist manchmal unvermeidlich, wie z. B. das Bezahlen Ihrer Rechnungen während der Arbeitszeit aufgrund der Arbeitszeiten der Bank. Ein flexibler Zeitplan bedeutet jedoch, dass sich Ihre Arbeitsumgebung im Laufe des Tages mit jeder neuen Aufgabe ändert. Und in die Zone für jede andere Aufgabe zu kommen, bedeutet, dass Sie zu Beginn jeder neuen Aufgabe einige Zeit damit verbringen, sich auf einen völlig neuen Kontext zu konzentrieren.

2. Deine Grenzen sind klarer

Wenn wir in einem Büro zu normalen Arbeitszeiten arbeiten, fühlen wir uns tendenziell entspannter und freuen uns darauf, dass die Uhr das Ende des Arbeitstages schlägt. Und wenn Sie die Art von Person sind, die es schwer hat, die Arbeit pünktlich zu verlassen, dann ist ein starrer Arbeitsplan das kleinere von zwei Übeln.

Wir wissen, dass die Arbeitszeit vorbei ist und unser Gehirn beginnt, in den Modus „Privatleben“ zu wechseln. Sofern keine Überstunden erforderlich sind, steht der Rest des Tages für andere Aktivitäten zur Verfügung.

Bei einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung hat man nie wirklich „Freizeit“. Normalerweise würde eine Person ihre Aufgaben über den größten Teil des Tages einstreuen, um sie an ihr Energieniveau anzupassen. Was an sich großartig für die Produktivität ist, aber die Grenze zwischen Arbeitszeit und Freizeit wirklich verwischt. Sie können sich nie vollständig entspannen.

3. Die Leute wissen genau, wann sie Sie erreichen können

Wenn Ihre Arbeitszeiten über den Tag verteilt sind und sich Ihr Zeitplan täglich ändert, ändert sich auch Ihre Verfügbarkeit für andere Personen. Dies kann zu einem Problem werden, wenn Sie Freunde und Familie wissen lassen, wenn sie Sie nicht erreichen können, damit Sie ungestört arbeiten können.

Vielleicht haben Sie am Montag morgens 2 Stunden frei, dann am Dienstag eine Stunde morgens und 2 Uhr nachmittags, dann abends noch eine Stunde. Sie müssten eine Möglichkeit finden, Kunden, Freunde und Familie wöchentlich zu informieren, was mehr Aufwand und Planung erfordert.

Wenn also Ablenkungen von außen ein besonders großes Problem für Sie sind, dann funktioniert ein 8-Stunden-Arbeitstag besser. Sie können Ihren Status einfach auf „Abwesend“ setzen, Telefonbenachrichtigungen deaktivieren, ein Schild an der Tür anbringen oder Ähnliches, bis Sie mit der Arbeit fertig sind. Die Verfügbarkeit wird allen um Sie herum klar sein.

4. Es gibt weniger Überstunden

Nun haben wir erwähnt, wie Zeitverlust durch Kontextwechsel entsteht. Normalerweise brauchen wir 20 Minuten, um die Zone mit einer bestimmten Aufgabe zu betreten. Und je öfter wir wechseln, desto länger dauert es, sich neu zu fokussieren.

All diese verlorene Zeit summiert sich am Ende des Tages, sodass Sie möglicherweise mit der Arbeit in Rückstand geraten. Oder ein lockerer Zeitplan lässt Überstunden weniger anstrengend erscheinen. Schon bald arbeiten Sie bis in die frühen Morgenstunden.

5. Ihre Work-Life-Balance ist besser

Nun, die globale Work-Life-Balance setzt sich aus zahlreichen verschiedenen Faktoren zusammen. Aber hier werden wir die Arbeitsschlusszeit ansprechen. Wenn es weniger Überstunden gibt und die Grenzen klarer sind, ist die Balance zwischen Arbeit und Leben natürlich leichter zu halten.

• Bei einem 8-Stunden-Arbeitstag haben Sie eine klare Cut-Off-Zeit;
• Sie müssen nicht den ganzen Tag wachsam sein und auf den nächsten Arbeitszeitblock warten;
• Geringere Wahrscheinlichkeit, dass andere Aktivitäten in Ihre Arbeitszeit „einfließen“ (z. B. ein Einkauf im Lebensmittelgeschäft dauert länger als geplant und verschiebt Ihren gesamten Zeitplan);

Da die Arbeitszeiten über den Tag verteilt sind, gibt es keine wirklichen Grenzen. Sie können Ihre Aufgaben nach dem Abendessen erledigen, mit der Familie entspannen oder nach dem Fitnessstudio. Aktivitäten, die normalerweise der Freizeit vorbehalten sind. Indem Sie die Arbeitszeit aufteilen, brechen Sie auch Ihre Ruhezeit auf, und die beiden werden miteinander verflochten, egal wie sehr Sie versuchen, sie auszugleichen.

Persönlich finde ich es schwierig, meinen Morgen langsam und stetig damit zu verbringen, Kaffee und Frühstück zu kochen und, wenn ich aufwache, in ein Tagebuch zu schreiben. Ich beginne meine Arbeit gerne innerhalb von 15 Minuten nach dem Aufstehen (da ich remote arbeite), damit ich alles bis 15:00 Uhr beenden kann.

Das Gefühl, dass die Uhr 3:01 Uhr schlägt und ich weiß, dass der Arbeitstag vorbei ist … es gibt nichts Besseres.

Lassen Sie uns also besprechen, wie Sie einen 8-Stunden-Arbeitstag produktiv gestalten können, anstatt sich durchzuarbeiten.

Wie man einen funktionierenden 8-Stunden-Zeitplan erstellt

In diesem Abschnitt werden wir die Schritte aufschlüsseln, die Sie unternehmen können, um einen produktiven Zeitplan zu erstellen, der 8 aufeinanderfolgende Arbeitsstunden umfasst.

Finden Sie Ihre optimalen Arbeitszeiten

Wählen Sie, wenn Sie können, wann Ihre 8-Stunden-Arbeitszeit stattfinden soll – ob morgens oder nachmittags.

Wir arbeiten mit unterschiedlichen Energieebenen. Ich beginne am liebsten um 7 Uhr morgens und beende die Arbeit um 15 Uhr, weil meine Konzentration am späten Nachmittag deutlich nachlässt. Gleichzeitig habe ich Kollegen, die in den späten Stunden besser arbeiten, da sie tagsüber Zeit haben, sich auszuruhen und andere Aktivitäten zu erledigen.

Identifizieren Sie Ihre Zeitfresser und sprechen Sie sie an

Mit allen Ablenkungen umzugehen, die Ihnen in den Weg kommen, wird einfacher, wenn Sie wissen, was Sie am meisten stört.

Erhalten Sie oft Anrufe, Chatnachrichten oder andere Telefon- oder App-Benachrichtigungen? Sind Sie schuldig, über YouTube oder Instagram zu zögern? Sind die Ablenkungen arbeitsbedingt oder persönlich?

Wie Sie mit der Unterbrechung umgehen, hängt ab von:

• Seine Art (beruflich oder persönlich);
• Wie lange es dich ablenkt;
• Wie lange es dauert, bis Sie sich danach wieder konzentrieren können;
• Wenn es etwas ist, das mit einer App gehandhabt werden kann (z. B. App zum Sperren des Telefons für den Fokus).

In jedem dieser Fälle müssen Sie zunächst einen Tag lang regelmäßig arbeiten, sich Notizen machen, wann immer Sie abgelenkt werden, und Ihre Ergebnisse am Ende analysieren. Dies ist eine der besten Möglichkeiten, um Ihre Zeitfresser richtig zu identifizieren.

Führen Sie eine Zeitkarte oder einen Stundenzettel

Ein großer Teil der Aufrechterhaltung eines gesunden 9-to-5 ist die Verantwortlichkeit. In diesem Fall möchten Sie in erster Linie für sich selbst verantwortlich sein.

Um alle Vorteile eines 8-Stunden-Arbeitstages zu nutzen, müssen Sie wissen, wann Ihr Tag beginnt und wann er endet. Nur so ist eine gesunde Work-Life-Balance möglich. Dies kann auf zwei Arten erfolgen: Führen einer Zeitkarte oder Führen eines Stundenzettels.

Führung einer Zeitkarte

Zeitkarten sind eine allgemeinere Möglichkeit, Ihre Zeit zu verfolgen. Sie melden sich einfach an, wenn Ihre Arbeitszeiten beginnen, und melden sich erneut an, wenn sie enden. So einfach ist das.

Der Rest Ihres Zeitplans kann in einer Kalender-App, einer To-Do-Liste, einer Projektmanagement-Plattform usw. erledigt werden. Eine Zeitkarte kann dann so aussehen:

Die Stempelkarte soll den Beginn und das Ende Ihres 8-Stunden-Arbeitstages und die Anzahl der Überstunden vermerken. Es wird alles verwendet, um zu berechnen, wie viel Sie pro Woche verdienen können. Clockify hat auch einen Taschenrechner in seine Browserversion eingebettet, was diesen Vorgang noch einfacher macht. Kein separater Software-Download erforderlich.

Führen eines Stundenzettels

Wenn Sie jedoch einen genaueren Überblick über Ihren Zeitplan benötigen, kann ich einen detaillierten Stundenzettel nicht genug empfehlen. Die praktischste Option wäre, ein digitales Arbeitszeitblatt zu führen, da es einfach zu bedienen ist, die Option zum automatischen Ausfüllen bietet, Vorlagen erstellt und im Allgemeinen einfach Zeit spart.

Mit Clockify können Sie beispielsweise auf verschiedene Arten einen 8-Stunden-Arbeitsplan erstellen.

• Wenn Sie dies direkt über die App selbst tun, können Sie eine Arbeitszeittabelle erstellen, die darauf basiert, wie viel Sie jeden Tag an jedem Projekt arbeiten. Das ist großartig, wenn Ihre Projekte länger als etwa eine Woche dauern und Sie keinen strengen Stundenplan benötigen.

• Wenn Sie einen detaillierteren Rahmen wünschen, können Sie die Google Kalender-Integration von Clockify wählen (oder die integrierte Kalenderansicht der App verwenden). Das Notieren von Aufgaben in Google Kalender macht Ihren Zeitplan präziser und die bunten Blöcke geben Ihnen sofort eine Vorstellung davon, wie Ihr Tag abläuft – zum Beispiel welche Aufgaben sich wiederholen oder wann Sie Pausen machen.

Im obigen Bild können Sie sehen, dass die Aufgaben, obwohl es sich um einen 8-Stunden-Zeitplan handelt, ausreichend abwechslungsreich sind, um einen produktiven Tag mit angemessenen Kontextwechseln zu gewährleisten.

Als Bonus können Sie mit dem Clockify-Timer im Kalender jede Aufgabe im Kalender genau planen.

Zeitkarten und Stundenzettel sind daher eine absolute Notwendigkeit, um selbstverantwortlich zu sein und produktiv zu bleiben. Wenn Sie wissen, wie Ihre Stunden verbracht werden, erleichtert dies zukünftige Planungsentscheidungen.

Diese Clockify-Integration für Google Kalender funktioniert am besten für diejenigen, die an ihre Google-App-Suiten gebunden sind. Es verwendet Zapier und funktioniert nahtlos, egal ob Sie sich auf Ihr Mobilgerät, Ihren Desktop oder Ihren Browser verlassen.

• Nicht zuletzt kehren einige von uns gerne zu den „alten Wegen“ von Stift und Papier zurück. Natürlich können Sie den ganzen Tamtam überspringen und einfach einen physischen Kalender an Ihrem Schreibtisch ausfüllen oder selbst einen Zeitschriftenkalender erstellen.

Der einfachste Weg, Ihre Zeit mit einem physischen Zeitplan zu verfolgen, besteht darin, vorgefertigte Vorlagen zu finden (es sei denn, Ihre eigenen zu erstellen ist etwas, das Ihnen auch Spaß macht!). Es stehen zahlreiche großartige Quellen zur Auswahl, und wir sind sogar so weit gegangen, einige unserer eigenen Arbeitszeittabellenvorlagen zu erstellen, je nachdem, welche Art von Zeitplan Sie benötigen:

• Monatlich;
• Zweiwöchentlich;
• Wöchentlich;
• Täglich;
• Stündlich.

Alle Arbeitszeittabellen können heruntergeladen und in den Formaten Word, Excel, Google Docs, Sheets und .pdf gedruckt werden.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Zeit zu verfolgen

Damit ein 8-Stunden-Arbeitstag funktioniert und so ausgeglichen ist, wie Sie ihn brauchen, müssen Sie die Zeiterfassung ernst nehmen.

Indem Sie sich Notizen machen, wann und wie Sie abgelenkt werden (was wir besprochen haben), wann Ihre Spitzenzeiten sind und wann Sie Pausen nutzen, sammeln Sie Daten, die für die Optimierung Ihres Arbeitsablaufs erforderlich sind.

Wenn Sie die Zahlen objektiv betrachten und sie vor allem als Analytiker behandeln (keine Schuldgefühle oder Vorwürfe wegen Fehlern), können Sie Muster, Ursachen und Auswirkungen für bestimmtes Verhalten erkennen. Plötzlich können Sie besser einschätzen, wann Sie am besten Essenspausen einlegen, zu welchen Zeiten Sie sich nach sozialen Medien sehnen und vieles mehr. Es ist, als würde ein Wissenschaftler das volle Potenzial seiner hervorragenden KI ausschöpfen … nur dass Sie in diesem Fall beides sind.

Gönnen Sie sich einen Wissenschaftler und ein Stück fein abgestimmte, hochmoderne Maschine, die ausbalanciert werden muss. Die Zeiterfassung ist die Wurzel der Aufdeckung ihrer Geheimnisse.

Genießen Sie Pausen kompromisslos

Nur weil Sie von einem 8-Stunden-Zeitplan eingerahmt sind, heißt das nicht, dass Sie nicht mehrere Pausen genießen können. Es ist jedoch erwähnenswert, dass Sie Ihre Mittagspause nicht damit verbringen können, einen ganzen Film anzusehen. Dann würde dies ein flexibler Zeitplan werden.

Bei einem 8-Stunden-Arbeitstag (oder einem längeren Arbeitsblock) empfiehlt es sich, alle 25 Minuten eine 5-minütige Pause einzulegen, oder alle 50 Minuten eine 10-minütige Pause (die sogenannte Pomodoro-Methode).

Natürlich ist dies kein einheitlicher Ansatz. Genau wie bei diesem Zeitplan geht es darum, etwas zu finden, das zu Ihnen passt. Probieren Sie verschiedene Arbeits-/Pausenmethoden aus und finden Sie heraus, welche Sie produktiv hält, aber auch Raum für Entspannung und Zurücksetzen lässt. Hier sind einige dieser Möglichkeiten (mit Anleitungen!):

• Iss diesen Frosch!
• Einstieg in die Pomodoro-Technik
• Die Eisenhower-Matrix
• Die 18 effektivsten Zeitmanagement-Techniken

Sobald Sie die perfekte Zeitmanagementtechnik gefunden haben, können Sie den Zeitplan mit mehr Selbstvertrauen angehen.

Drängen Sie sich nicht, jeden Moment dieser 8 Stunden auszufüllen

Feiern Sie die Tage, an denen Sie das Arbeitspensum in weniger als 8 Stunden erledigen. Und versuchen Sie, der Versuchung nicht nachzugeben, eine neue Aufgabe zu beginnen oder Ihren Zeitplan zu ändern, um sich in eine weitere arbeitsbezogene Aktivität zu stopfen. Es ist wichtig zu wissen, wann man mit der Arbeit aufhören muss, und der 8-Stunden-Zeitplan ist ein großartiger Ort, um dies zu üben.

Da ein flexibler Zeitplan die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit verwischt, zwingt dich der traditionelle dazu, so früh wie möglich fertig zu werden. So freuen Sie sich darauf, mehr Zeit für sich zu haben. Wie der kanadische Psychologieprofessor Jordan Peterson in einem Interview über toxische Produktivität sagte:

„Sie suchen nach Verbesserung, aber Sie suchen nach nachhaltiger Verbesserung. Wenn Sie sich also zu sehr anstrengen, zerstören Sie die Nachhaltigkeit im Laufe der Zeit.“

Wenn Sie also ein 9-to-5-System integrieren, möchten Sie die Zuverlässigkeit und Nachhaltigkeit, die es mit sich bringen kann – es bleibt genug Zeit, um alles zu tun, solange Sie gut planen. Um Ihre Produktivität in diesem Rahmen zu verbessern, müssen Sie die Struktur annehmen, aber auch die Auszeit genießen, wenn Sie früh fertig sind.

Fazit

Nur weil wir uns in Richtung weniger starrer Arbeitszeiten bewegen, heißt das nicht, dass es völlig aus der Mode kommt. Ein 9-to-5 kann Struktur, Zuverlässigkeit, Erwartung und Disziplin bringen, die manche Menschen in ihrem Leben dringend brauchen und suchen. Nicht jeder ist geeignet, den ganzen Tag über sporadisch zu arbeiten, und das ist völlig in Ordnung. Wir müssen die Entscheidung für einen 8-Stunden-Arbeitstag normalisieren, weil er gewisse Vorteile bringt. Wie bei vielen Dingen in Bezug auf die Arbeitsproduktivität kommt es auf die persönlichen Vorlieben an.