So erstellen Sie eine Aufschlüsselung Ihres Arbeitstages (mit Vorlagen)

Der Prozess der Erstellung eines Arbeitsplans wird jeden Tag verbessert. Denn eine gute Arbeitszeitaufteilung bringt Sie voran, und noch besser – hinterlässt das Gefühl eines erfüllten Tages. Dieser kurze, aber feine Leitfaden ist hier, um eine andere Art zu präsentieren, wie Sie Ihren Tag, Ihre Aufgaben und Prioritäten aufschlüsseln können, und zeigt, wie die Konzentration auf andere Dinge als Fristen zu besseren Ergebnissen führt.

Legen Sie tägliche Prioritäten fest

Nicht jede Aufgabe ist die wichtigste.

Gehen Sie jeden Tag vor Beginn des Tages diese To-Do-Liste durch und finden Sie die wichtigsten heraus. Es sind normalerweise 1 bis 3 Aufgaben, und Sie können sie leicht identifizieren:

• Andere Menschen sind darauf angewiesen, dass Sie Ihren Beitrag leisten, damit sie ihren Beitrag leisten können;
• Sie sind dringend oder haben eine sich schnell nähernde Frist;
• Sie wirken sich nachhaltig auf Ihre Karriere aus.

Um dies – und alle folgenden Aspekte Ihres Arbeitstages – zu veranschaulichen, werfen wir einen kurzen Blick auf meinen Zeitplan und darauf, wie ich versuche, etwas über meine Arbeitsgewohnheiten zu lernen und mich jeden Tag Stück für Stück zu verbessern.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie meine Prioritätenliste für Mittwoch aussehen könnte:

Ein neuer Mitarbeiter kommt herein und ich betreue ihn. Es ist sowohl gut für meine als auch für ihre Karriere, also sollte der größte Teil meiner Energie in diese Aufgabe fließen. Es gibt auch einige Arbeiten, die ich am Vortag nicht geschafft habe, und obwohl der Abgabetermin erst am Montag ist, kann ich versuchen, sie heute fertigzustellen. Zu guter Letzt gibt es noch eine Präsentation, mit der ich wirklich beeindrucken möchte. Der Rest ist normale Arbeit, die ich in Ruhe erledigen kann.

Warum brauche ich eine Prioritätenliste?

Anhand des Beispiels können wir sehen, wie das „weiße Rauschen“ anderer Arbeit eliminiert wird, wenn Sie genau bestimmen, welche Aufgaben für Sie am wichtigsten sind.

Sie wissen genau, wo Sie die meiste Energie aufwenden müssen, was wiederum hilft, Zeitverschwendung und Stress wegen anderer Dinge zu vermeiden. Diese Liste ist mit Sicherheit der entscheidende erste Schritt für jeden guten Arbeitstag.

Zeichnen Sie einen Abschnitt vor der Arbeit

Definieren Sie als nächsten Schritt, welche arbeitsbezogenen Dinge Sie tun, um sich auf den Tag vorzubereiten.

Schreibst du eine To-do-Liste?

Überarbeiten Sie Ihre Ziele für die Woche?

Oder kontaktieren Sie Ihre Kollegen?

Vielleicht machst du dir Kaffee und checkst deine E-Mails.

Wir alle haben unterschiedliche Rituale, die die Produktivität steigern, und sie können sogar von Tag zu Tag variieren. Und wenn Sie kein Ritual haben, ist dies eine großartige Zeit, um eines zu finden. Hier noch ein Blick auf meinen Tagesablauf:

Quelle: Clockify-Aufschlüsselungsvorlage für Arbeitstage

Wie Sie der obigen Tabelle entnehmen können, kann jeder Tag mit unterschiedlichen Aktivitäten beginnen. Und für Mittwoch bereite ich mich auf die zweite vorrangige Aufgabe vor – übrig gebliebene Arbeit – indem ich bespreche, was ich versäumt habe und wie ich es zu Ende bringen kann.

Warum brauche ich einen Abschnitt „Vor der Arbeit“?

Ein entspanntes morgendliches Arbeitsritual ist eine großartige Möglichkeit, Ihren Tag einzuleiten. Anstatt zuerst mit den anspruchsvollsten Aufgaben zu beginnen, sparen Sie Energie mit etwas Leichtem und bereiten sich mental auf kommende Aufgaben vor.

Zeichnen Sie einen Abschnitt während der Arbeit

Der nächste große Brocken in Ihrem Zusammenbruch ist die eigentliche Arbeit selbst. Die härteren Aufgaben oder, wenn Sie so wollen, das Fleisch und die Kartoffeln.

Es gibt viele Ressourcen, um große Aufgaben in kleinere Teile zu zerlegen und sie zu planen, daher gehen wir hier nicht ins Detail. Es ist jedoch wichtig, sie zu erwähnen.

Sie können:

1. Verwenden Sie Timeboxing, um eine stündliche Richtlinie Ihres Tages zu erstellen;
2. Verwenden Sie die Eisenhower-Matrix, um Ihre Prioritäten zu sortieren;
3. Die Get-Things-Done-Methode verhindert, dass Sie sich überfordert fühlen.

Worauf ich mich jedoch konzentrieren würde, ist, diesen Teil der Arbeit in zwei Abschnitte aufzuteilen: vor der Essenspause und danach.

Wenn Sie einige unserer anderen Artikel über Produktivität gelesen haben, ist Ihnen vielleicht aufgefallen, wie wir das Energiemanagement im Laufe des Tages erwähnen. Und es ist wichtig zu erkennen, wie sich Ihre Energie nach einem guten Mittagessen bei der Arbeit verändert. Fragen Sie sich vor allem:

• Wie fühlst du dich eine halbe bis eine Stunde vor dem Mittagessen?
• Fühlen Sie sich nach dem Mittagessen voller Energie?
• Fühlst du dich schläfrig?
• Wie lange nach dem Mittagessen spüren Sie, wie Ihre Konzentration sinkt (oder steigt)?
• Beginnen Sie, Heißhunger auf Zucker zu bekommen, und wie wirken sie sich auf Sie aus?

Essen spielt eine große Rolle in der Energie-Achterbahn des Körpers, und wir schenken ihm normalerweise keine Aufmerksamkeit. Mehr noch, weil wir zu Hause oder draußen sind oder nicht zu viel Konzentration benötigen. Bei der Arbeit kann es jedoch zum Nachteil werden.

Warum brauche ich den Abschnitt „Vor und nach dem Essen“?

Die Aufteilung eines Arbeitsplans in vor und nach dem Mittagessen kann bei mehreren Dingen hilfreich sein.

Erstens kann es zeigen, wie sich verschiedene Mahlzeiten auf Ihren Fokus auswirken. Schwerere machen Sie schläfrig, während leichtere Ihnen helfen, wachsam zu bleiben. So können Sie zum Beispiel merken, dass Sie am Donnerstag um 15:00 Uhr ein großes Meeting haben, und statt Steak und Kartoffeln lieber Fisch und Salat essen, wenn Sie danach sonst Lust auf ein Nickerchen bekommen.

Zweitens werden Sie beginnen, bessere Planungsentscheidungen zu treffen. Das Verschieben von Aufgaben um Ihr Energieniveau herum ist eine Taktik, über die weniger nachgedacht wird, die sich jedoch in der Praxis als sehr effektiv erwiesen hat.

Drittens zwingt es Sie, das Essen als wichtigen Teil Ihres Tages nicht zu vernachlässigen. Meistens werden wir so mit Arbeit überschwemmt, dass wir unsere Essenszeiten verschieben, bis es viel zu spät ist, oder sie ganz weglassen. Dies birgt die Gefahr, dass Sie zu hungrig werden und sich für einen schnellen Snack entscheiden, nur um ihn abzuwehren. Außerdem werden Sie weniger geduldig und frustrierter sein, wenn Sie keine richtige Pause mit einer Mahlzeit einlegen. Was wiederum Ihre Arbeitsleistung beeinträchtigt.

Hier ein Beispiel aus meinem Stundenplan:

In diesem Abschnitt habe ich beschlossen, meinen Morgen mit übrig gebliebener Arbeit fortzusetzen, solange ich sie noch frisch in Erinnerung habe. Ein Treffen vor der Mittagspause war angesetzt, gerade rechtzeitig zum Ausklang. Während des Mittagessens tauchte ein Notfallproblem auf, aber ich habe es auf nach dem Mittagessen verschoben, um sicherzustellen, dass ich erfrischt dazu komme. Die Schulung des neuen Mitarbeiters kam nach meinem Kaffee, da ich bemerkte, dass Koffein die Mittagsmüdigkeit aufhebt.

Jetzt fragen Sie sich vielleicht, ob es möglich ist, diese Art von berechnender Denkweise zu erreichen. Die Antwort ist ja, aber mit viel Arbeit und Versuch und Irrtum. Schauen wir uns an, wie.

Wie man auf Energieniveaus achtsam ist

Das Erreichen dieser Art von Organisation … Intuition, um es zu nennen, ist nicht unmöglich. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie den ganzen Tag über aktiv lernen müssen, auf Ihren Körper zu hören und Ihr Verhalten und Ihre Gewohnheiten zu erkennen.

In dem Moment, in dem Sie eine Verschiebung des Fokus oder des Energieniveaus bemerken, notieren Sie dies, sei es auf einem Post-it oder über eine Sprachaufzeichnungs-App. Es mag zunächst unprofessionell erscheinen, dass es für ein Arbeitsumfeld ungeeignet ist, aber betrachten Sie es als Investition. Je mehr Einblick Sie gewinnen, desto besser können Sie Ihre Aufgaben für den Tag planen.

Nehmen Sie sich außerdem etwas Zeit, um gesunde Rezepte zur Steigerung der Produktivität und des Gehirns zu recherchieren. Es kann ein großartiges zusätzliches Experiment sein.

Achte auf deine Ablenkungen

Achten Sie in gleicher Weise besonders auf Ihre (un)häufigsten Ablenkungen.

Sie können den ganzen Nachmittag aus der Bahn werfen und dazu führen, dass bestimmte Aufgaben verschoben oder ganz vergessen werden. Wenn Sie besondere Probleme damit haben, Ihre Zeitfresser zu identifizieren, können Sie die gleiche Taktik wie bei den Energieniveaus anwenden.

Wenn Sie Ihren Arbeitstag zusammenfassen, versuchen Sie, sich in dem Moment zu erwischen, in dem Sie anfangen, länger als 5 Minuten in den sozialen Medien zu surfen, jedes Mal, wenn Sie zustimmen, einem Kollegen zu helfen, ohne an Ihre eigene Arbeitsbelastung zu denken, oder jedes spontane Meeting, das von Ihnen einberufen wird Manager.

Oben ist ein Beispiel für zwei Ablenkungen an zwei verschiedenen Tagen. Wenn Sie sie wie in unserer Tabelle zusammenfassen und analysieren, erhalten Sie die notwendigen Details darüber, wo die meiste Zeit verschwendet wird. Sie können also anfangen, an Lösungen zu arbeiten oder an Möglichkeiten, diese Ablenkungen zu vermeiden.

Wir machen uns oft keine Gedanken darüber, warum wir abgelenkt werden oder wann. Aber die Verwendung einer Methode wie dieser kann Ihren Umgang mit Ablenkungen erheblich verbessern und Ihren Erfolg bei der Beseitigung dieser Ablenkungen steigern.

Manchmal reicht es nicht aus, einfach einen Website-Blocker zu installieren.

Schließen Sie eine Abklingzeit an einem Arbeitstag ein

Ein Workday Cooldown ist der Übergang zwischen Arbeit und Freizeit. Dazu gehören Aufgaben, die wir gerne als „Rituale am Feierabend“ bezeichnen. Genauso wie Sie Morgenrituale haben, um die Vorbereitung auf den Tag zu stärken, sollten Sie auch welche haben, um den Tag entspannt zu beenden.

Normalerweise erledigen wir unsere letzte Aufgabe des Tages, schalten den Computer aus und fragen uns, was wir als nächstes tun sollen (wenn wir keine Hausarbeiten wie Geschirr, Essen, Kinder abholen, Termine usw. haben). Und selbst bei letzterem ist der Übergang so plötzlich, dass unser Gehirn eine ganze Weile braucht, um den „Arbeitsmodus“ abzuschalten.

Warum benötige ich eine Werktags-Abklingzeit?

Ein enger Freund von mir hat einmal gesagt, dass er früher 40 Minuten zu Fuß nach Hause gegangen ist, anstatt mit dem Fahrrad zu fahren, weil er den Frust des Tages ablaufen musste. Denn wenn er früher nach Hause käme, würde er es nur in sein Privatleben bringen und es würde den Rest seiner Freizeit „beschmutzen“.

In ähnlicher Weise benötigen Sie am Ende des Tages einige winzige Aufgaben, um Ihrem Gehirn zu signalisieren, dass es beginnen soll, sich zu entspannen. Werfen wir einen Blick auf die folgenden:

Die Bilder oben sind Teile meines Zeitplans, der die Aufgaben am Ende des Arbeitstages zeigt – das Schreiben der Tageszusammenfassung (rechts) und das Erstellen einer To-Do-Liste für den nächsten Tag. Diese sind so schmerzhaft einfach, aber sehr effektiv, um Ihnen ein Gefühl des Abschlusses zu geben. Der Arbeitstag liegt hinter Ihnen, und jetzt ist es Zeit, sich auszuruhen.

Clockifys Vorlage für die Aufschlüsselung von Arbeitstagen

Die Auszüge des Zeitplans, die wir hier verwendet haben, stammen aus einer Vorlage, die Sie in unserem Blog finden.

Es ist nicht nur ein Stundenzettel, sondern ein Zeitplan, der sich darauf konzentriert, Ihren Tag aufzuschlüsseln, um Ihnen den nützlichsten Einblick in Ihren Arbeitsablauf zu geben.

Wenn Sie es selbst ausprobieren möchten, können Sie die PDF-Vorlagen unter den folgenden Links herunterladen:

Laden Sie hier die Workday-Aufschlüsselungsvorlage herunter.

Laden Sie hier die Vorlage für die Prioritätenliste herunter.

Laden Sie hier die Vorlage zur Aufschlüsselung der Workday-Ablenkungen herunter.