Entschlüsseln Sie die Gründe, warum Ihre E-Mails in der Spam-Box landen

Es ist so frustrierend, Stunden damit verbracht zu haben, die perfekte E-Mail zu schreiben, nur um herauszufinden, dass nur sehr wenige Leute oder niemand sie tatsächlich liest. Die Öffnungsrate ist miserabel und die Klickrate weit unter Ihren Erwartungen. Auch die stärkste Betreffzeile ist wertlos, wenn die E-Mail im Spam-Ordner des Empfängers landet. Es ist ziemlich sinnlos, eine riesige Liste zu erhalten, wenn Ihre E-Mail-Abonnenten die von Ihnen gesendete E-Mail nicht einmal sehen können. Sie könnten an dieser Stelle Ihrem E-Mail-Anbieter die Schuld geben: „Dieser E-Mail-Anbieter ist scheiße! Ich wähle einen anderen ESP“.

Ok, es könnte die richtige Entscheidung sein, wenn das eigentliche Problem, das dazu führt, dass Ihre E-Mails zu Spam werden, Ihr aktuelles ESP ist. Aber ESP ist nicht immer der Grund. Es gibt andere Faktoren außer ESP, die verhindern können, dass eine E-Mail den Posteingang erreicht. Wenn das Problem nicht beim ESP liegt, macht es keinen Unterschied, zu einem anderen ESP zu wechseln. In diesem Artikel erkläre ich Ihnen elf Gründe, warum Ihre E-Mails im Spam-Ordner landen. Lassen Sie uns direkt in die Details springen.

Was wirft Ihre E-Mail in den Spam-Ordner?

Einer der Hauptgründe dafür, dass Ihre E-Mails im Spam landen, ist, dass die E-Mail-Spam-Filterung leistungsfähiger geworden ist. Webmail-Unternehmen gehen einfach hart gegen Spam vor. Die Filter sind jedoch nicht zu 100 Prozent zuverlässig, sodass oft auch legitime E-Mails im Spam landen. Aber das ist der knifflige Teil:

Das Engagement der Abonnenten spielt eine wichtige Rolle bei der Zustellung von E-Mails. Das liegt daran, dass Webmail-Anbieter Ihr Engagement und das Verhalten des Empfängers berücksichtigen, wenn sie entscheiden, welche E-Mails an den Posteingang gesendet werden. Ich werde all diese Faktoren ausführlich beschreiben, damit Sie nicht markiert werden und Ihre E-Mails nicht als Spam landen.

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11 Gründe, warum Ihre E-Mails im Spam-Ordner landen

Es ist viel los, ob die E-Mails an den Posteingang gesendet werden oder nicht. Lassen Sie uns in die Gründe eintauchen, warum Ihre E-Mails die Spamfilter nicht passieren.

Sie haben keine E-Mail-Berechtigung erhalten.

Die Regel Nr. 1 für E-Mail-Marketing lautet, zuerst eine E-Mail-Erlaubnis einzuholen. Kaufen Sie niemals eine Liste mit E-Mail-Adressen oder riskieren Sie, gegen das CAN-SPAM-Gesetz zu verstoßen, und es können Geldstrafen von bis zu 16.000 US-Dollar verhängt werden. Um die Erlaubnis zu erhalten, benötigen Sie ein Opt-in-Formular auf Ihrer Website, das deutlich macht, dass sich Ihre Webbesucher für Ihre E-Mail-Liste entscheiden.

Fügen Sie Ihrer E-Mail-Liste auch keine E-Mails von Visitenkarten hinzu, die Sie bei einer Konferenz erhalten haben. Obwohl Sie vielleicht denken, dass sie Ihren Newsletter zu schätzen wissen, verstößt das Versenden von E-Mails an sie gegen das CAN-SPAM-Gesetz, da sie Ihnen keine Erlaubnis dazu erteilt haben.

Sie können (und sollten) trotzdem E-Mails an diese wertvollen Leads senden. Follow-up mit einer separaten Kampagne, einer persönlichen E-Mail oder einer Autoresponder-Serie, die ausschließlich für diese Leads entwickelt wurde, und bitten Sie sie, sich für Ihren Newsletter anzumelden.

Sie haben Ihre physische Adresse nicht angegeben.

Um die Gesetze einzuhalten, müssen Sie Ihre gültige physische Adresse angeben. Dies kann Ihre tatsächliche Anschrift sein, ein Postfach, das beim US-Postdienst registriert wurde, oder ein privates Postfach, das bei einer kommerziellen Postempfangsstelle registriert ist, die gemäß den Vorschriften des Postdienstes eingerichtet wurde. Wenn Sie ein Unternehmen sind und von zu Hause aus arbeiten, können Sie wahrscheinlich ein Postfach erhalten, damit Sie Ihre Privatadresse nicht angeben müssen.

Sie haben niedrige Bindungsraten.

Top-Webmail-Anbieter haben bestätigt, dass sie bei ihren Entscheidungen zur Spam-Filterung darauf achten, wie viele E-Mails geöffnet und wie viele ungeöffnet entfernt werden. Wenn Sie also niedrige Öffnungs- oder Leseraten haben, besteht für Ihre E-Mails ein höheres Risiko, als Spam gekennzeichnet zu werden. Und nehmen wir einfach an, dass die Öffnungsraten aller etwas höher sein können.

Die Gesamtöffnungsrate für alle Sektoren lag 2018 bei 24 Prozent. Um Ihre Öffnungsraten zu steigern, senden Sie Ihre E-Mails zur richtigen Zeit, verbessern Sie Ihre Betreffzeilen, segmentieren Sie Ihre E-Mail-Liste und halten Sie Ihre Liste aktuell.

Sie haben eine niedrige Mailbox-Nutzung.

Der nächste Grund ist die geringe Mailbox-Nutzung. Postfachanbieter untersuchen in ihren Spam-Filteralgorithmen das Verhältnis von aktiven zu inaktiven E-Mail-Konten in Ihrer Liste. Eine inaktive E-Mail-Adresse ist eine Adresse, die lange Zeit nicht oder kaum genutzt wurde.

Wenn Sie eine große Anzahl von scheinbar verlassenen Adressen versenden, ist dies ein Warnsignal für Spamfilter. Um dies zu vermeiden, sollten Sie Ihre E-Mail-Liste regelmäßig von Abonnenten bereinigen, die sich seit einiger Zeit nicht mehr an Ihren Kampagnen beteiligt haben. Ihr E-Mail-Dienstanbieter bietet möglicherweise auch eine Funktion zum automatischen Löschen von E-Mails aus Ihrer Liste, die wie aufgegebene Adressen aussehen.

Ihre IP-Adresse wurde für Spam verwendet.

Selbst wenn Sie selbst nie Spam versendet haben, könnten Ihre E-Mails als Spam gekennzeichnet werden, wenn jemand anderes Ihre IP-Adresse für Spam verwendet hat. Wenn Sie Ihre Kampagnen beispielsweise über einen E-Mail-Marketingdienst senden, wird Ihre E-Mail über deren Server zugestellt. Aber wenn auch nur ein anderer Kunde Spam versendet, kann sich das auch auf Ihre Lieferung auswirken. Denken Sie jedoch daran, dass echte E-Mail-Marketing-Dienste wie Mailchimp darauf bedacht sind, ihren Ruf unangetastet zu lassen, und sehr strenge Protokolle und Vorschriften zu Orten haben, um solche Dinge zu vermeiden.

Ihre Betreffzeile ist irreführend.

Gemäß dem CAN-SPAM-Gesetz ist es gesetzeswidrig, jemanden absichtlich mit Ihrer Betreffzeile in die Irre zu führen, um ihn zum Lesen der E-Mail zu verleiten. In einer von Litmus und Fluent durchgeführten Umfrage gaben mehr als 50 Prozent der Teilnehmer an, dass sie sich beim Öffnen einer Werbe-E-Mail durch die Betreffzeile dieser E-Mail getäuscht fühlten.

Hier sind ein paar Beispiele für irreführende Betreffzeilen:

• „Habe ich meine Jacke bei dir gelassen?“ Diese Art von Betreffzeile könnte als Trick verwendet werden, um es so aussehen zu lassen, als würden sie dich kennen.
• „RE: CURRENTLY IN OFFICE“ ist hinterhältig, da es mit einer E-Mail-Antwort oder einer arbeitsbezogenen E-Mail-Antwort verwechselt werden kann.
• „Dringend – Bitte aktualisieren Sie Ihre Daten.“ Wenn etwas "dringend" sagt, ist es am besten, dringend zu sein.
• "Vielen Dank für Ihren Auftrag." Es ist eine sehr schlechte Form, eine Transaktionsbetreffzeile zu verwenden, wenn die E-Mail nicht wirklich transaktional ist.

Wir wissen, worüber Sie sich Sorgen machen. „Warum sollte jemand so etwas tun? Das sind ein paar superzwielichtige Tricks.“ Und du hast recht. Aber es gibt immer noch gewisse Grauzonen, die Sie vermeiden können. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie haben gerade 8 Tipps zur Steigerung Ihres Instagram-Engagements geschrieben und möchten diese mit Ihren Abonnenten Ihres E-Mail-Newsletters teilen. Um sie dazu zu bringen, eine E-Mail zu öffnen, verwenden Sie eine Betreffzeile wie „8 Gründe, warum Sie niemals in sozialen Medien posten sollten“. kann gut funktionieren. Aber wenn sie Ihre E-Mail öffnen und befürchten, dass sich etwas im Social-Media-Marketing-Umfeld radikal geändert hat, sagen Sie: „Scheiße, Leute. Aber hier sind die 8 Tipps, die ich mit Ihnen teilen wollte.“ Einige Ihrer Abonnenten sind vielleicht amüsiert, andere nicht. Ist es ein Risiko, das es wert ist, eingegangen zu werden?

Ihre Abonnenten erinnern sich nicht an Sie.

Der zweithäufigste Grund, warum E-Mails nie im Posteingang landen, sind Spam-Beschwerden. Im Jahr 2018 lag die durchschnittliche Gesamtbeschwerdequote bei 0,39 Prozent und damit fast doppelt so hoch wie die für Mailboxanbieter empfohlenen 0,2 Prozent. Jedes Mal, wenn ein Abonnent eine E-Mail als Spam versendet, unabhängig davon, ob die E-Mail tatsächlich Spam ist oder nicht, wird die Beschwerde vom Mailbox-Anbieter registriert. Sobald Beschwerden einen bestimmten Schwellenwert überschreiten, werden alle zukünftigen Kampagnen den Posteingang überspringen und direkt in den Spam-Ordner verschoben.

Warum würde ein Abonnent Ihre E-Mail dann als Spam markieren, wenn es kein Spam wäre? Ja, die wahrscheinlichste Erklärung ist, dass sie sich wirklich nicht an dich erinnern. Selbst wenn sie Ihnen die Erlaubnis gegeben haben, sie zu kontaktieren, erinnern sie sich nicht daran, also gehen sie davon aus, dass Sie ihnen Spam senden.

Um dies zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass das Branding in Ihren E-Mails unvergesslich ist und zum Branding auf Ihrer Website passt. Dazu gehören einige Bilder, Farben, Typografie, Ausdruck usw. Stellen Sie außerdem sicher, dass die „Von“-Zeile ein Name ist, an den sie sich erinnern können. Wenn sich Ihre Abonnenten nicht sofort an Sie erinnern, erhalten Sie möglicherweise Spam-Beschwerden. Denken Sie also daran. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie einen leicht zugänglichen „Abbestellen“-Link einfügen, damit sie sich abmelden können, wenn sie Ihre E-Mails nicht mehr erhalten möchten.

Ihre HTML-E-Mails entsprechen nicht den Best Practices.

Wenn Sie reine Text-E-Mails senden, müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen. Möglicherweise möchten Sie jedoch sowohl HTML-E-Mails als auch eine Nur-Text-Version senden. Auf diese Weise können Sie einige Branding-Elemente hinzufügen, die Ihre E-Mails einprägsamer machen. Sie müssen jedoch einige der Best Practices zum Senden von HTML-E-Mails befolgen, damit sie nicht als Spam gekennzeichnet werden:

• Verwendung bis zu einer maximalen Breite von 600-800 Pixeln. Dadurch sehen Ihre Branding-Elemente gut aus.
• Halten Sie Ihren HTML-Code so einfach und sauber wie möglich. Wenn Sie eine Vorlage von einem zuverlässigen E-Mail-Dienstanbieter verwenden, können Sie loslegen.
• Halten Sie das Bild-zu-Text-Verhältnis minimal. Bilder können in Ihren E-Mail-Marketingkampagnen verwendet werden, Sie sollten keine Nur-Text-E-Mails senden.
• Komprimieren Sie Ihr Bild. Verwenden Sie keine Bilder mit ultrahoher Auflösung oder andere Medien mit einer großen Dateigröße.
• Verwenden Sie keine obskuren Schriftarten. Wählen Sie Schriftarten aus, die plattformübergreifend funktionieren, z. B. Arial, Verdana, Georgia oder Times New Roman.
• Für Mobilgeräte optimieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails auf mobilen Geräten lesbar und schnell hochgeladen sind und dass Ihre Links einfach mit dem Daumen gedrückt werden können.

Sie haben keinen „Abbestellen“-Link eingefügt.

Ohne Abmeldelink landen Ihre E-Mails direkt im Spam-Ordner. Egal, wie wertvoll Sie Ihre E-Mail-Kampagnen für wertvoll halten, Sie brauchen immer noch einen Ausweg für Ihre Abonnenten. Wenn Sie dies nicht tun, könnten Sie (bestenfalls) Spam-Berichte erhalten oder Tausende von Dollar an Bußgeldern erhalten.

Fügen Sie am Ende Ihrer E-Mails einen Abmeldelink oder eine ähnliche Abmeldefunktion ein. Wenn jemand ausgeschlossen werden möchte, müssen Sie die Anfrage oft innerhalb von 10 Werktagen bearbeiten. Sie dürfen keine Gebühr erheben, um sie zu entfernen, nach anderen Informationen als ihrer E-Mail-Adresse zu fragen oder sie dazu zu bringen, etwas anderes zu tun, als eine E-Mail-Antwort zu senden oder sie auf eine einzelne Seite Ihrer Website weiterzuleiten.

Beispielsweise können Sie Abonnenten nicht dazu bringen, ein Formular auszufüllen, das erklärt, warum sie sich abmelden, bevor sie sich abmelden können. Wenn Sie Ihre Abonnenten befragen möchten, können Sie ihnen die Umfrage direkt nach der erfolgreichen Abmeldung oder in der Abmeldebestätigungs-E-Mail zeigen, nicht vorher. Verkaufen oder übertragen Sie niemals Ihre Abmelde-E-Mail-Adressen an eine andere Mailingliste.

Ihre "Von"-Informationen sind ungenau.

Es verstößt auch gegen den CAN-SPAM ACT, jemanden mit Ihren „Von“, „An“, „Antwort an“- und Weiterleitungsinformationen zu täuschen. Wenn Sie beispielsweise Ihre E-Mail so aussehen lassen, als käme sie vom Präsidenten, wäre dies illegal. Ja, das ist ein extremes Beispiel, aber Sie verstehen schon. Stellen Sie als Best Practice sicher, dass Sie einen Namen im „Von“-Bereich haben, den Ihre Abonnenten wahrscheinlich wiedererkennen, und ändern Sie ihn nicht zu sehr. Dabei kann es sich um den Namen einer Person, den Firmennamen oder eine Kombination aus beidem handeln. Egal, wofür Sie sich entscheiden, streben Sie nach Einprägsamkeit und Konsistenz.

Sie haben Spam-Trigger-Wörter verwendet.

Einige Spamfilter werden durch bestimmte Wörter in der Betreffzeile oder im Text der E-Mail aktiviert. Hier sind einige Wörter, die als Spam betrachtet werden können:

• toll
• Scheck oder Zahlungsanweisung
• jederzeit kündigen
• Klick hier
• Lieber Freund
• Herzliche Glückwünsche
• für nur ($)
• kostenlos oder gebührenfrei
• Garantie
• tolles Angebot
• Verkaufszahlen steigern
• verspreche Ihnen
• jetzt bestellen
• risikolos
• das ist kein Spam
• Sonderangebot
• Gewinner

Ihr E-Mail-Anbieter verfügt möglicherweise über ein automatisiertes Tool, um Ihre E-Mail mit Spam-Trigger-Wörtern zu überprüfen, bevor Sie sie senden. Sie können auch ISnotSPAM verwenden, ein kostenloses Tool, das Ihre E-Mails bewertet und prüft, ob sie wahrscheinlich Spamfilter aktivieren. Sie müssen lediglich Ihre E-Mail an die auf der ISnotSPAM-Website angegebene E-Mail-Adresse senden und dann auf die Schaltfläche „Bericht anzeigen“ klicken. Der Bericht zeigt Ihnen die Parameter, die sie sich angesehen haben, zusammen mit Ihrem Ranking und ob Sie die Prüfung bestanden oder nicht bestanden haben. Sie können sich diese größere Liste von Spam-Trigger-Begriffen ansehen.

Wie können Sie verhindern, dass Ihre E-Mails in den Spam-Ordner geworfen werden?

Vermeiden Sie Spam-Auslösewörter und Phishing-Sätze

Versuchen Sie beim Schreiben von E-Mails immer, Phishing-Sätze und Spam-Wörter zu vermeiden. Leider gibt es keine vollständige Liste von Spam-Wörtern, die Sie vermeiden sollten, aber hier sind einige Beispiele, die Ihnen eine Idee geben könnten:

• Verkauf
• Mitglied
• Fantastisches Angebot
• Handel jetzt! Zögern Sie nicht!
• Kostenlos

Da Spam im Wesentlichen versucht, kommerzielle Werbung zu blockieren, müssen Begriffe, die in solchen E-Mails sehr häufig vorkommen, vermieden (oder sorgfältig verwendet) werden. Phishing hingegen dient dazu, Identitäten zu stehlen, indem es dem Empfänger ermöglicht, auf einen bösartigen Link zu klicken. Daher beziehen sich die gängigen Phrasen in Phishing-E-Mails, die Sie vermeiden sollten, auf persönliche Daten und Bankkonten.

Stellen Sie sicher, dass Sie den CAN-SPAM Act einhalten

Wenn Sie eine kommerzielle E-Mail an Ihre Abonnenten senden, müssen Sie sich an die CAN-SPAM-Gesetze halten (sonst riskieren Sie Strafen, die bis zu 16.000 US-Dollar betragen können):

• Verwenden Sie keine irreführende Betreffzeile
• Verwenden Sie keine irreführenden Header-Informationen
• Teilen Sie den Empfängern Ihre Adresse mit
• Bieten Sie Ihren Empfängern die Möglichkeit, den Erhalt zukünftiger E-Mails abzulehnen
• Opt-out-Anfragen sofort bearbeiten
• Kennzeichnen Sie Ihre E-Mail eindeutig als Werbebotschaft

Wenn Sie nur Beziehungsinformationen senden, z. B. eine Transaktions-E-Mail, sind Sie von diesen Gesetzen ausgeschlossen. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass Sie keine ungenauen oder irreführenden Routing-Informationen verwenden.

Richten Sie eine Whitelist ein

Senden Sie Ihren Kunden eine persönliche E-Mail (ohne Werbung oder Marketinglinks) und bitten Sie sie, Ihre Domain auf die Whitelist zu setzen. Diese Aktion kann sicherstellen, dass Ihre geschäftliche E-Mail nicht als Spam aufgeführt wird.

Fügen Sie eine Nur-Text-Version Ihrer E-Mail hinzu

Wenn Sie HTML-E-Mails versenden, können diese leicht im Spam-Ordner landen. Eine einfache Möglichkeit, dies zu umgehen, besteht darin, eine Nur-Text-Version Ihrer E-Mail zu verwenden. Darüber hinaus hilft dies auch, wenn der Empfänger die HTML-E-Mail nicht lesen kann.

Wenn Sie Bilder senden müssen, stellen Sie sicher, dass Sie ein angemessenes Text-zu-Bild-Verhältnis verwenden. Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihren Fotos helfen können, Spamfilter zu umgehen:

• Senden Sie eine wohlgeformte HTML-E-Mail
• Verwenden Sie keine Nur-Bild-E-Mails
• Geben Sie Ihr Bestes, um Ihre Fotos zu optimieren
• Verwenden Sie für jede in der E-Mail verwendete Grafik mindestens zwei Textzeilen

Verwenden Sie Spam-Checker

Wenn Sie über eine umfassende E-Mail-Liste verfügen, lohnt es sich, ein Tool zur Spam-Erkennung zu verwenden. Es gibt eine Reihe von Optionen, sodass Sie sich entweder für eine Spam-Software entscheiden oder vollständig online damit umgehen können.

Hier sind einige Spam-Checker, die Sie überprüfen sollten:

• ProgrammersHeaven.com
• IsNotSpam.com

Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Authentifizierung aktiviert ist

Wenn Sie die E-Mail-Authentifizierung aktiviert lassen, wird verhindert, dass Spam von Ihrer E-Mail-Adresse erstellt wird (unabhängig davon, ob Sie sich dessen bewusst sind oder nicht). Dies ist eine gängige Taktik, die von Spammern verwendet wird, daher ist es am besten, das Senden von Spoof-E-Mails von Ihrer Domain zu vermeiden.

In diesem Fall werden Sie wahrscheinlich auf die schwarze Liste gesetzt, also überprüfen Sie Ihre Einstellungen. Um mehr über die E-Mail-Authentifizierung zu erfahren, können Sie diesen Leitfaden für Netzwerklösungen lesen.

Entfernen Sie Ihren Namen von einer schwarzen Liste

Wenn Ihr E-Mail-Server auf einer schwarzen Liste landet, ist es nicht einfach, E-Mails zuverlässig zu senden, bevor das Problem behoben ist. Dies gilt insbesondere für die neuen Adressen in Ihren E-Mail-Listen. Was Sie tun sollten, ist zunächst zu überprüfen, ob Ihr E-Mail-Server von Diensten wie den folgenden auf die schwarze Liste gesetzt wurde:

• Überprüfung der E-Mail-Blacklist
• Domain-Blacklist-Check

Wenn Sie die unangenehme Erfahrung machen, auf der schwarzen Liste zu stehen, müssen Sie zuerst auf der Website nachhaken, die Sie auf ihre schwarze Liste gesetzt hat. Dies wäre der erste Schritt zur Lösung dieses Problems.

Mit Spam-Servern oder Spam-Filtern kann schließlich niemand etwas anfangen. Wir können nicht regulieren, wie E-Mails empfangen werden, oder Menschen dazu zwingen, zu kontrollieren, wie sie empfangen werden. Sie sollten jedoch sicherstellen, dass Sie die bewährten Methoden befolgen, um zu vermeiden, dass sie als Spam angesehen werden.

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Letzte Worte

Nachdem Sie nun 11 Gründe kennengelernt haben, warum Ihre E-Mail-Kampagnen im Spam-Ordner statt im Posteingang landen könnten, ist es an der Zeit, dieses Wissen in die Praxis umzusetzen! Bitte hinterlassen Sie unten Kommentare für weitere Diskussionen zu diesem Thema.