Warum Sie einen Styleguide brauchen (und wie man einen erstellt)

Stil – hast du ihn? Ich meine nicht im modischen Sinne, obwohl mich das auch interessiert. Aber speziell, hat Ihre Organisation einen Styleguide? Und benutzt du es?

Als ich vor langer Zeit im Zeitschriftenverlag gearbeitet habe, war es eine meiner allerersten Aufgaben, einen Styleguide für die Publikation zu erstellen. Das war nichts, was mir als Neuangestellter zugeworfen wurde; vielmehr war es ein selbstinitiiertes Projekt. Ich ging ins Büro und stellte schnell fest, dass es nichts zu konsultieren gab, wenn ich mit einer Frage zu Silbentrennung, Wortwahl oder Großschreibung konfrontiert war. Ich machte mich daran, das schnell zu beheben.

Warum mir das antun? Denn ohne würden wir nicht professionell aussehen. Stellen Sie sich vor, Sie lesen eine Zeitschrift (auf Papier oder online) und die Hälfte der Titel der Artikel wird so großgeschrieben und die andere Hälfte wird so großgeschrieben. Verstehst du, was ich meine? Sie würden sich fragen, ob es einen Reim oder Grund für den Unterschied gab oder ob der Herausgeber einfach unprofessionell war.

Was ist ein Styleguide?

Ein Styleguide ist ein Dokument, das den Stil Ihres Unternehmens definiert, referenziert und leitet. Betrachten Sie es als die geschriebene Marke. Möglicherweise haben Sie bereits ein Stylebook, das Ihre Firmenfarben, Logos und die Verwendung Ihrer verschiedenen Marken und Bilder zeigt – Mindestgrößen, Abstände usw. Der Styleguide – für Ihre Autoren – ist seine Ergänzung.

Styleguides werden hauptsächlich von Personen in Marketing- und Kommunikationsfunktionen zu Rate gezogen. Aber jeder, der Nachrichten verschickt – einschließlich Verkäufer, die E-Mails versenden – sollte es konsultieren.

Was gehört in einen Styleguide?

Der Styleguide ist der Fahrplan für Ihren Kommunikationsstil. In der Regel enthält ein Styleguide alles, von der Art und Weise, wie Sie Ihre Firmen- und Produktnamen groß schreiben, über branchenübliche Terminologie bis hin zu Ihrer Haltung, ob Sie ein Oxford-Komma verwenden sollten. Weitere Überlegungen: ob Sie Zahlen buchstabieren oder Ziffern verwenden, ob Sie Punkte nach jedem Buchstaben in einem Akronym einfügen und ob es in Ordnung ist, Kontraktionen zu verwenden. Vielleicht möchten Sie, dass Ihre Autoren ok oder OK oder okay verwenden; der Styleguide teilt ihnen mit, welche sie verwenden sollen.

Es kann auch eine Anmerkung zu Stimme, Ton und Persönlichkeit Ihres Unternehmens enthalten – damit Ihre Autoren wissen, ob es in Ordnung ist, Wortspiele zu machen, oder ob sie ernst und direkt sein müssen. Teilen Sie ihnen mit, ob Slang verwendet werden darf und ob es verbotene Wörter oder Markennamen gibt.

Der Führer muss kein Wälzer sein. Sicher, es kann langwierig und erschöpfend sein und alle Szenarien abdecken. Es kann aber auch eine einzelne Seite sein, die die wichtigsten Punkte umreißt.

Solange Sie irgendeine Art von Dokumentation haben, sind Sie auf dem besten Weg.

Warum brauchst Du es

Ich habe das eingangs ein wenig erwähnt, aber es gibt ein paar Gründe, warum Sie einen Leitfaden brauchen.

Konsistenz ist das Wichtigste. Sie möchten, dass alle Texte, die aus Ihrem Büro kommen, Ihre Marke auf eine bestimmte, durchdachte Weise stärken. Ungereimtheiten lenken den Leser ab und lassen Ihr Unternehmen etwas nachlässig wirken.

Ein Styleguide hilft Ihnen auch, professionell zu sein – um sicherzustellen, dass jedes Wort, das Sie verwenden, durchdacht, überlegt und richtig interpunktiert ist. Und es erleichtert Ihren Autoren das Leben.

Wer braucht einen Styleguide?

Das Erstellen eines Styleguides ist nicht nur ein Luxus großer Konzerne. Es ist auch nicht erforderlich, nur Start-ups zu gründen. Es ist etwas, über das sich Unternehmen jeder Größe die Zeit nehmen sollten, darüber nachzudenken und es zu erstellen. Der Leitfaden wird intern verwendet und sollte auch mit freiberuflichen Mitwirkenden geteilt werden (Ihre Lektoren werden es Ihnen danken).

Erstellung eines Styleguides

Wenn Sie keinen Styleguide haben, ist das cool. Deshalb sprechen wir darüber. Sie können jetzt beginnen.

Und damit Sie nicht denken, dass dies Ewigkeiten dauern wird, muss es nicht sein. Sie müssen dies nicht aus dem Nichts materialisieren. Sie können sich auf einige erprobte und wahre Ressourcen stützen.

Ernennen Sie zunächst eine Person oder ein Team, die bzw. das den Leitfaden besitzt. Dies ist wahrscheinlich jemand aus dem Marketing- oder Kommunikationsteam.

Als nächstes überlegen Sie, was Ihr Stil ist. Bist du Casual oder Corporate? Umgangssprachlich oder zugeknöpft? Hier können Sie ein wenig poetisch werden – zurück zu Ihrer Unternehmenspersönlichkeit, Ihrem Leitbild und Ihren Wurzeln. Sie möchten auch Ihre Kundschaft berücksichtigen und wie sie gerne angesprochen wird.

Fangen Sie jetzt an, granular zu werden. Überlege, ob du dich zu einer Denkrichtung hingezogen fühlst – wie denkst du zum Beispiel über Semikolons? Sätze, die mit „und“ beginnen? Fragmente?

Sie können sich in dieser Phase an Experten wenden – wie das Handbuch von Associated Press (AP), auf das sich Zeitungen stützen, oder das Chicago Manual of Style (CMOS) – um Ihnen dabei zu helfen, Ihren Rahmen festzulegen. In der Tat können Sie in einer Ressourcenknappheit Ihre Mitarbeiter auf eine dieser Websites verweisen und sie als gut bezeichnen. (Wählen Sie jedoch das eine oder andere. AP und Chicago sind unterschiedlich.)

Im nächsten Schritt erstellen Sie eine Shortlist mit branchen- und unternehmensspezifischen Begriffen. Dinge, die in Ihrer Kommunikation häufig vorkommen. Dazu können Fachjargon, Abkürzungen und branchenspezifische Formulierungen gehören, die Sie richtig verwenden und interpunktieren müssen.

Füllen Sie von dort aus zusätzliche Elemente aus, die für Ihr Unternehmen angemessen erscheinen. Beispielsweise können Sie ein Glossar aller Begriffe hinzufügen, die möglicherweise in Ihren Mitteilungen zitiert werden. Sie können Regeln für Zitate, Ethik bei der Berichterstattung und andere bewährte Verfahren hinzufügen. Oder Sie können sich an die Grundlagen halten und es einfach und kurz halten.

Wie Sie Ihren Stil durchsetzen

Jemand muss der Polizeibeamte sein, um zu überprüfen, ob sich Ihr Team an diesen Styleguide hält. Ich werde nicht lügen; Das ist nicht der lustigste Teil des Jobs. Aber wenn Ihr Ziel Konsistenz in Ihrer Kommunikation ist, ist es notwendig. Es ist wichtig, dass jedes Mitglied Ihres Teams – jeder, der schreibt oder kommuniziert – die Stimme Ihrer Marke kennt und sich daran hält.

Wenn Sie den neuen Leitfaden (oder ein Update) zum ersten Mal einführen, veranstalten Sie eine interne Schulung, um sicherzustellen, dass alle die Stilregeln kennen. Alle neuen Mitarbeiter sollten den Leitfaden lesen. Für bestimmte Teammitglieder, die dies häufig verwenden (häufig diejenigen in Kommunikationsrollen), möchten Sie möglicherweise ein Pop-Quiz durchführen.

Ihre Lektoren sollten eine Kopie des Leitfadens in der Nähe und geöffnet aufbewahren – und alle Inhalte damit vergleichen.

Überprüfen Sie schließlich (stichprobenartig, stichprobenartig … sehen Sie, wie viele Entscheidungen Sie treffen müssen?) Ihre Kopie regelmäßig und stupsen Sie Wiederholungstäter an. Ja, das kann ein unangenehmes Gespräch mit Ihrem CEO oder neuen Praktikanten bedeuten. Ich habe festgestellt, dass die Missachtung des Styleguides nicht zwischen den Rankings diskriminiert.

Eine Anmerkung zur Gestaltung

Nicht alle Styleguides enthalten Hinweise zur Gestaltung. Viele sind textlastig, randvoll mit grammatikalischen Geboten und Verboten und Rechtschreibungen. Wenn Sie jedoch einen umfassenden Leitfaden erstellen möchten – etwas, auf das sich Ihre Autoren und Illustratoren gleichermaßen stützen können – sollten Sie Ihren Leitfaden um Hinweise zu Designs, Firmenfarben, Schriftfamilien und der Verwendung von Logos erweitern.

Wo Sie Ihren Styleguide speichern können

Am Anfang meiner Karriere war Print noch ein Ding – eigentlich das Ding. Das bedeutete, dass wir diese Styleguides erstellen, einige Exemplare drucken und binden und sie in einem gemeinsamen Ressourcenregal aufbewahren würden, damit die Mitarbeiter sie bei Bedarf konsultieren können. Es bedeutete, dass sie eine Weile herumhingen und veraltet waren (mehr dazu in einer Sekunde).

Heute können Sie diese Dokumente erstellen und auf gemeinsam genutzten Websites wie dem Intranet oder der Wiki-Seite Ihres Unternehmens speichern. Und aktualisieren Sie sie einfach und regelmäßig. (Datieren Sie Ihre Updates.)

Wie oft sollten Sie den Styleguide aktualisieren?

Ein Styleguide ist ein lebendiges Dokument, das aktualisiert werden kann und sollte. Wie oft? Ein Teil von mir möchte Ihnen sagen, dass Sie es ständig aktualisieren und überarbeiten sollen. Aber das wird Sie und Ihre Mitarbeiter verrückt machen.

Um die Gesundheit zu erhalten, sollten Sie eine jährliche gründliche Reinigung mit regelmäßigen Aktualisierungen alle sechs Monate in Betracht ziehen. Ihre jährliche Untersuchung kann eine Generalüberholung sein oder auch nicht; manchmal bestätigen Sie einfach frühere Entscheidungen. Dies lässt ein wenig Luft zum Atmen, damit die Leute Änderungen verarbeiten und sich daran gewöhnen können, ohne die Regeln endlos zu überarbeiten.

Beispiele für Styleguides

Ich lerne viel durch Beispiele, also werde ich schließen, indem ich einige der besten teile. Diese Beispiele können Sie dazu inspirieren, was Sie in Ihre eigene Anleitung aufnehmen (oder nicht) sollten:

• The Economist – Mir gefällt hier besonders der einleitende Text. Es legt die Bühne für das, was kommt, und skizziert übergreifende Stilprinzipien, denen die Publikation folgt. Daran schließt sich ein alphabetisches Glossar an.
• The Elements of Style – Ich habe fast bis zum Ende dieses Beitrags gebraucht, um diesen Klassiker von Strunk and White zu erwähnen, aber ich habe es nicht vergessen. William Strunk schrieb es 1918 und EB White überarbeitete und aktualisierte es 1959. Dieses Buch, das von Legionen von Journalisten und englischen Majors, Buchautoren, Zeitschriftenschreibern und Webtextern verwendet wird, ist vielleicht der Großvater der Styleguides.
• Die New York Times hat ihre eigenen Regeln, wie z. B. die Praxis, Höflichkeitstitel mit Nachnamen zu paaren (Beispiel: Mr. O'Neal). Manchmal mag es sich antiquiert anfühlen, aber es ist eindeutig ihr Stil. Sie erkennen einen Times- Artikel, wenn Sie einen gelesen haben.

Beachten Sie, dass nicht alle Styleguides stilvoll sind. Es ist wichtiger, die Regeln zu diktieren und in einer Textdatei aufzubewahren, als den Leitfaden schön zu gestalten. Aber wenn Sie die Zeit und die Ressourcen haben, können Sie Ihren Styleguide zu etwas machen, über das die Leute wirklich nachdenken möchten . Hier sind einige Beispiele für schöne Anleitungen, die Worte und Design vereinen.