Warum Sie einen kreativen Workflow-Prozess brauchen

Das haben wir alle schon durchgemacht. Wir schließen unser Teilprojekt ab und schicken es zur Überprüfung an die nächsten in der Reihe nach oben. Sie finden zusammen mit ihren Vorgesetzten mehr Dinge falsch als richtig, und es kommt mit einer Menge Änderungswünschen zurück.

Diese Horrorgeschichte ist so schon knifflig genug. Egal wie professionell und erfahren wir auch sein mögen, es ist immer noch schwierig, unsere Arbeit in Stücke zu reißen. Es ist sogar noch schwieriger, wenn diese Feedback-Schleife nie endet – wenn nichts jemals gut genug ist, niemand jemals die endgültige Freigabe erteilt und es ein endloser Zyklus von Überarbeitungen ist.

Vielleicht noch beängstigender ist ein ähnliches Szenario: Sie, Ihr Chef und Ihr Team sind begeistert von der Leitung eines Projekts und bereit, es in die Welt hinauszuwerfen – aber in der elften Stunde erfahren Sie, dass jemand ganz anders, aber dennoch wichtig ist Abteilung muss es abzeichnen. Und natürlich wollen sie das Ganze ändern. Du bist blind.

Ist Ihnen eine dieser Situationen schon einmal passiert? Ich hoffe wirklich nicht. Aber die Realität ist, dass Sie sie wahrscheinlich irgendwann in einer kreativen oder Marketingkarriere erleben werden. Heutzutage gibt es viele sprichwörtliche Köche in unseren Küchen. Jeder hat eine Meinung und möchte sie teilen, und sie sind nicht immer organisiert darüber, wann und wo sie Feedback geben.

Hier kann sich die Einrichtung eines kreativen Workflow-Prozesses als nützlich erweisen.

Grundregeln

Bevor ich ins Detail gehe, lassen Sie mich ein paar Gedanken darlegen:

Erstens gibt es hier kein Patentrezept. Jede Organisation und jedes Team ist anders.

Zweitens werden Dinge (und Menschen) trotz Ihrer besten Bemühungen, einen Prozess festzulegen und von allen Beteiligten Zustimmung zu erhalten, schief gehen. Sie übernehmen den Prozess, springen in der Kette nach oben oder greifen spät mit Feedback ein.

Sie können nicht erwarten, dass ein kreativer Workflow-Prozess perfekt ist und perfekt verwendet wird. Aber einen grundlegenden Rahmen zu haben, ist zumindest ein Anfangspunkt.

Was ist ein kreativer Workflow?

Im Grunde ist ein kreativer Workflow der Prozess, durch den Ihre Organisation oder Ihr Team Dinge erstellt, genehmigt und abzeichnet. Es geht darum zu ermitteln, wer für was – und wann – in Ihrer Organisation zuständig ist. Es ist ein Dokument, das die Hierarchie und/oder den Bewegungsablauf zeigt, vom Konzept über die Überarbeitung bis hin zur Fertigstellung. „Kreativer Workflow-Prozess“ kann auch als „Kreativbetrieb“ oder „Workflow-Management“ bezeichnet werden. Es kann sich auf digitale oder gedruckte Medien sowie auf Kunst oder Worte beziehen.

Warum brauchen Sie einen kreativen Workflow-Prozess?

Die kurze Antwort lautet: Sparen Sie Zeit, Geld – und Kopfschmerzen.

Diese hypothetischen Szenarien, die ich eingangs beschrieben habe, bringen Frust und viel zusätzliche Arbeit. Im besten Fall erhalten Sie ein Szenario wie das, was ich beschrieben habe – übermäßige Eingaben und Bearbeitungen, durch die Sie sich durchwühlen müssen, um herauszufinden, wessen Kommentare den Rest außer Kraft setzen. Im schlimmsten Fall kann es Sie und Ihr Projekt lähmen und verhindern, dass Sie versenden können.

Ich komme aus dem Printjournalismus. In diesem Bereich hat es echte Konsequenzen, wenn die Dinge nicht rechtzeitig zum Druck kommen. Mein ständiger Kampf war es, unser Magazin bis zum Abgabetermin in den Druck zu bringen. Wir hatten einen Ankunftstermin für unsere Akten vereinbart – geplante Zeit an der Maschine, die nur für uns reserviert war. Unsere Materialien mussten rechtzeitig da sein. Wenn wir unseren Termin verpassten, sprang jemand anderes vor und ging vor uns in die Presse. Sicher, es gab die Möglichkeit, der Druckerei eine Eilgebühr zu zahlen, was wir manchmal taten – aber das Budget ließ das nicht jeden Monat zu. Und zusätzlich zu verpassten Druckterminen gab es noch andere Folgen, wie z. B. verärgerte Leser, die sich darüber beschwerten, im August ein Juni-Magazin zu erhalten, oder abgedrehte Werbetreibende, deren zeitkritische Anzeigen so spät liefen, dass sie strittig wurden.

Es ist wahr, dass es in der heutigen digitalen Webwelt einfacher ist, Fristen zu verpassen und trotzdem in Ordnung zu sein. Die Cloud-Technologie ermöglicht es uns, unsere Websites und Anzeigen praktisch jederzeit und von jedem Ort aus zu aktualisieren. Aber es gibt immer noch Konsequenzen – wie zum Beispiel, dass jemand zu spät arbeiten und diese Aktualisierungen vornehmen muss. Es ist höllisch zum Verrücktwerden, scheinbar endlose Runden von Bearbeitungen zu sichten und zu versuchen, in Einklang zu bringen, welche zu wem gehören und welche die wichtigsten von allen sind. Das ist die Art von Zeug, das die Kreativabteilung dazu bringt, sich die Haare zu raufen – oder zu kündigen.

Ich sage nicht, dass ein Workflow-Management-Prozess all diese Probleme lösen wird, aber er kann sicherlich dazu beitragen, Ihre Abläufe zu rationalisieren und Erwartungen für alle Beteiligten zu erfüllen. Und das ist ein großer Anfang.

Wann brauchen Sie einen kreativen Workflow-Prozess?

Zumindest empfehle ich Ihnen, ein Workflow-System für große Projekte wie Website-Redesigns, neue Produkteinführungen und Veranstaltungen einzurichten. Aber mehr Leistung für Sie, wenn Sie auch einen Mini-Prozess für kleinere Ausgaben wie E-Mails an Kunden und Social-Media-Posts erstellen können.

Genau wie bei der Planung eines Redaktionskalenders hilft Ihnen ein klarer Workflow-Prozess bei der Abstimmung und Einhaltung von Fristen. Diese Blaupause kann Ihnen helfen, bei der Sache zu bleiben und das Risiko zu verringern, dass Menschen übereinander stolpern, um dasselbe zu tun. Wenn es gut gemacht ist, sollte es Ihnen auch helfen, die Kontrolle über verschiedene Versionen eines Inhalts zu behalten. All diese Effizienzen können Ihrem Team helfen, Zeit zu sparen – und vielleicht sogar Geld.

So richten Sie einen kreativen Workflow-Prozess für Ihr Unternehmen ein

Ich bin ein Fan von praktischem Lernen, also lassen Sie uns jetzt eine Übung durchgehen. Schnappen Sie sich einen Block und einen Stift und machen Sie sich an die Arbeit, um die Teile eines kreativen Workflows für Ihr Unternehmen zu skizzieren.

• Schritt eins: Skizzieren Sie Ihre Teamhierarchie
  Wer in Ihrem Team muss überprüfen? Wer hat die Endabnahme? Gibt es andere Teams oder Teammitglieder, die sich einschalten müssen? Dies sind alles wichtige Details, die es zu identifizieren gilt. Notieren Sie die Namen der wichtigsten Personen und Teams, die sich einbringen sollten. Setzen Sie einen Stern neben den endgültigen Prüfer. Und beachten Sie, dass dies wirklich eine Person sein muss. Keine Genehmigung durch den Ausschuss zulässig. Es wird dir nur noch mehr Kopfschmerzen bereiten.
• Schritt zwei: Bewerten Sie die Persönlichkeit Ihrer Organisation genau
  Das ist etwas subjektiv. Aber wie funktioniert Ihr Team? Wie wirklich?

Tatsächlich funktioniert jede Person – und jedes Team – anders. Um einen Arbeitsablauf einzurichten, der tatsächlich funktioniert, müssen Sie sich genau ansehen, wie Ihr Team von Natur aus arbeitet, und dann diesem Modell folgen. Sie möchten ein rundes Loch für einen runden Stift bauen, anstatt eine andere Geometrie einzuführen, die einfach nicht funktioniert. Sie wollen sicherstellen, dass diese neue Ebene für den Betrieb gut fließt und passt – und daher genutzt wird.

Denken Sie also an Ihr Team. Besteht ihr aus einem Haufen individueller Mitwirkender und Introvertierter? Oder ist Ihr Team kooperativ und ein großer Fan von persönlichen Interaktionen? Machen Sie diese Notizen.

• Schritt drei: Legen Sie fest, wo die Überprüfungen stattfinden – und wie und wann
  Treten Sie einen Schritt zurück und schauen Sie sich an, was Sie entdeckt haben. Glaubst du, dass dein Team mit persönlichen Meetings oder individuellen Aufgabenzuweisungen besser abschneidet? Seien Sie ehrlich – es geht nicht darum, was Sie wollen, sondern was das Beste für das Team ist. Wenn Sie zum Beispiel alle introvertiert sind, möchten Sie wahrscheinlich keine persönliche Teambesprechung einplanen, damit die Leute ihre Meinungen teilen können – damit Sie nicht mit einem Raum voller versteinerter, stiller Leute enden, die E-Mail später mit ihren Gedanken. … So auch, wenn Ihr Team viel aktiver und kollaborativer ist – die Art, die nichts erreichen wird, wenn sie nicht in einem Raum mit jemandem sind, der sie JETZT um Feedback bittet – dann ist es am besten, keine E-Mail mit der Bitte zu senden sie, in ihrer Freizeit eine Überprüfung durchzuführen. Denn seien wir ehrlich: Es wird einfach nicht passieren. Schreiben Sie auf, wie Sie am besten Feedback sammeln, z. B. per E-Mail oder in einem Meeting mit allen Beteiligten.

Bestimmen Sie auch, welche Tools Sie verwenden werden. Ziehen Sie es beispielsweise vor, Notizen digital zu erfassen, z. B. über eine Datei, die auf einem Dienst wie Dropbox oder SharePoint geteilt wird? Oder senden Ihre Prüfer ihr Feedback per E-Mail? Sollten sie es ausdrucken und Ihre Arbeit „redlinieren“ und die Dateien dann auf Ihren Schreibtisch legen? Wenn Sie sich persönlich treffen, wer ist der Protokollführer, der dafür verantwortlich ist, alle Rückmeldungen auf einem Whiteboard oder Notizblock festzuhalten?

Bestätigen Sie außerdem, wann und an welchem ​​Datum Überprüfungen fällig sind. Klären Sie, was Sie mit „Geschäftsschluss“ oder „Tagesende“ meinen; ist es zum Beispiel 18 Uhr oder Mitternacht?

Eine weitere wichtige Entscheidung: Wird es Grenzen geben, wie viele Kommentare jede Person abgeben kann?

All diese Fragen kann ich dir nicht beantworten. Aber ich möchte sie ansprechen, damit Sie einschätzen können, was Sie definieren müssen. Es ist wichtig, in Ihren Erwartungen detailliert und spezifisch zu sein.

Ziehen Sie es zusammen: Erstellen Sie Ihren Workflow-Prozess

Sobald Sie alle diese Teile haben, ist es an der Zeit, Ihren Workflow zusammenzustellen.

Beginnen Sie mit Bleistift oder Whiteboard, da sich die Dinge sehr wahrscheinlich ändern werden. Beginnen Sie mit der Identifizierung der verschiedenen Teile: Wer erstellt den Inhalt, wer ist für die erste Überprüfung verantwortlich und zu welchem ​​​​Datum, wer nimmt die Überarbeitungen vor und bis wann, wer ist Mitglied des Zweitüberprüfungsteams, wer nimmt die letzten Änderungen vor und wer ist Ihr letzter? - Endabnahmeperson.

Sobald Sie einen Entwurf erstellt haben, der Ihnen gefällt, übertragen Sie ihn in ein Flussdiagramm. Sie können ein Visualisierungstool wie Visio oder PowerPoint verwenden, um den Ablauf und die Hierarchie zu veranschaulichen, oder sogar eine rudimentäre Liste in Word erstellen.

Holen Sie sich Team-Buyoff

Herzlichen Glückwunsch! Du bist auf einem guten Weg. Aber es gibt noch einen weiteren Schritt, bevor Sie dies einführen und verwenden können: Sie müssen den Workflow mit Ihrem Team teilen, um sicherzustellen, dass es die Bedingungen und den Prozess versteht und ihnen zustimmt. Bitten Sie um ihr Feedback (ironisch, oder?) und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Sie können diesen Schritt überspringen, aber wenn Sie dies tun, ist es sehr wahrscheinlich, dass Ihre harte Arbeit ungenutzt und ignoriert wird. Die Leute wiegen sich gerne ein, wie wir festgestellt haben.

Bonus-Tipps

• Begrenzen Sie die Anzahl der Bewertungen, damit Sie nicht endlos überprüfen und überarbeiten müssen. Niemand fühlt sich gerne wie ein Hamster im Rad! Versuchen Sie, es auf zwei Überarbeitungsrunden zu begrenzen – vielleicht höchstens drei.
• Legen Sie eine Namenskonvention für überarbeitete Dateien fest, um Verwirrung und Überschreiben von Arbeiten zu vermeiden. Hängen Sie beispielsweise Dateien mit einfachen Namen wie „v1“ oder dem Datum sowie den Initialen des Prüfers an.
• Wenn Sie wirklich ausgefallen sein möchten, können Sie Ihren Workflow-Prozess in Kalenderelemente und Erinnerungen umwandeln.

Ich kann nicht versprechen, dass ein kreativer Workflow-Prozess Bearbeitungen in der elften Stunde löst und all Ihren Überarbeitungsstress reduziert, aber er sollte zumindest etwas Ordnung und Grenzen um den Prozess herum setzen.

Ich würde mich freuen, von Ihnen zu hören: Wie gehen Sie mit mehreren Revisionsrunden um?