6 Gründe, warum Unternehmen auditiert werden (und wie man sie vermeidet)

Eines von 100 Unternehmen wird jedes Jahr auditiert. Stellen Sie sicher, dass Sie Teil der 99 sind, die dies nicht tun.

Hinweis: Dieser Artikel soll unsere Leser über geschäftliche Bedenken in den Vereinigten Staaten informieren. Es ist in keiner Weise beabsichtigt, finanzielle Ratschläge zu erteilen oder eine bestimmte Vorgehensweise zu unterstützen. Wenden Sie sich für Ratschläge zu Ihrer spezifischen Situation an Ihren Buchhalter oder Finanzberater.

Was hält Sie als Unternehmer nachts wach? Nagetiere in der Zutatenversorgung? Ein lähmender Computervirus, der den Zugriff auf Ihre Buchhaltungssoftware blockiert? Die gefürchtete Audit-Benachrichtigung des IRS?

Betriebsprüfungen können für Eigentümer kleiner oder mittlerer Unternehmen besonders beängstigend sein, da die Aussicht besteht, dass sie mit einem begrenzten Budget mehr Steuern schulden oder persönlich haftbar gemacht werden, ohne dass eine erfahrene Buchhaltungsabteilung Sie unterstützt.

Wenn der IRS Ihre Träume verfolgt, erlauben Sie mir, Sie wieder in den Schlaf zu bringen: Nur etwa eines von 100 Unternehmen wird jedes Jahr geprüft. Darüber hinaus gibt es ein paar einfache Dinge, die Sie tun können, um den drohenden Blicken des IRS zu entgehen.

Als Inhaber eines Kleinunternehmens steigen Ihre Chancen, geprüft zu werden, wenn Sie:

• Verdienen Sie mehr als 1 Million US-Dollar pro Jahr (das ist keine schlechte Sache, aber wenn Sie es sind, ist es wahrscheinlich an der Zeit, sich selbst und Ihr Vermögen zu schützen).
• Melden Sie nicht alle Ihre Einkünfte.
• Fordern Sie betriebliche Abzüge an, die in keinem Verhältnis zu Ihrem Einkommen stehen.

Wie das alte Sprichwort sagt, ist eine Unze Prävention besser als ein Pfund Heilung, und wir sind hier, um Ihnen dabei zu helfen, die Fehler zu vermeiden, die überhaupt erst zu einer IRS-Prüfung führen.

Warum werden kleine Unternehmen geprüft?

In diesem Artikel sehen wir uns sechs der wichtigsten Gründe an, warum kleine Unternehmen geprüft werden, zusammen mit Tipps, wie Sie vermeiden können, einer von ihnen zu werden.

Es ist jedoch erwähnenswert, dass Sie aus Gründen geprüft werden können, die sich Ihrer Kontrolle entziehen. Der IRS verwendet eine zufällige Auswahl, um einige Renditen zu prüfen, und Ihre Rendite kann auch wegen etwas Zwielichtigem, das einer Ihrer Geschäftspartner oder Investoren getan hat, einer Prüfung unterzogen werden.

Für die Dinge, die Sie kontrollieren können , habe ich mich jedoch an unsere freundlichen Nachbarn beim IRS gewandt, um einige hilfreiche Tipps und Ressourcen zu erhalten, und die folgende Liste zusammengestellt:

6 Tipps zur Vermeidung eines IRS-Audits

1. Stoppen Sie die Ausgaben für Unterhaltungsveranstaltungen

Planen Sie, einen potenziellen Kunden zu einem alten Ballspiel oder einem Konzert mitzunehmen, um ihn für sich zu gewinnen? Das ist in Ordnung, aber es wird auf Ihren eigenen Cent gehen müssen.

Im Rahmen des Tax Cuts and Jobs Act von 2017 hat die Regierung geschäftsbezogene Bewirtungsabzüge abgeschafft. Wenn Sie also versuchen, das System zu umgehen, um Ihre jährliche Kundenwertschätzungsnacht abzuhalten, hissen Sie eine große rote Fahne an den IRS, um einen Wirtschaftsprüfer zu Ihnen zu schicken.

Die Mahlzeiten sind jedoch immer noch in Ordnung, also essen Sie auf.

Laut IRS:

Zusätzlich zu Bewirtungskosten finden Sie hier einen hilfreichen Leitfaden für Unternehmen zu üblichen Abzügen nach dem Steuerrecht von 2017 im Vergleich zu den Steuergesetzen nach dem Steuersenkungs- und Beschäftigungsgesetz.

2. Übertreiben Sie es nicht mit Ihren Abzügen

Verstehen Sie mich nicht falsch: Als fleißiger Geschäftsinhaber sollten Sie jeden Abzug in Anspruch nehmen, auf den Sie Anspruch haben. Aber Sie sollten auch wissen, dass der IRS ein Computerprogramm (Discriminate Income Function) verwendet, das die Anzahl und Höhe Ihrer Abzüge mit anderen Unternehmen in Ihrer Einkommensklasse vergleicht.

Jeffrey Levine, Wirtschaftsprüfer (Quelle)

Wenn also das Standardgeschäft in Ihrer Steuerklasse 12 Abzüge erfordert und Sie 212 nehmen, werden Sie von einem freundlichen IRS-Agenten hören, der Ihnen hilft, diese Zahl zu reduzieren.

Dies bedeutet nicht, dass Sie aus Angst vor einer Betriebsprüfung auf Abzüge verzichten sollten, die Sie rechtmäßig verdient haben. Tatsächlich sagt CPA Jeffrey Levine, dass einer der größten Fehler, den er bei Kleinunternehmern sieht, darin besteht, legitime Geschäftsausgaben wie ein Heimbüro aus Angst vor einer Prüfung nicht abzuziehen.

Hector Garcia, Wirtschaftsprüfer (Quelle)

Es bedeutet , dass Sie, wenn Sie glauben, dass Sie etwas Geld sparen können, indem Sie einen Abzug von 500 US-Dollar dafür nehmen, dass Sie ein 10-Dollar-Stück Sperrholz über einen Bordstein vor Ihrem Geschäft legen und es eine Rollstuhlrampe nennen, noch einmal nachdenken sollten. Es ist auch keine gute Idee, Dutzende von „verschiedenen“ Abzügen zu nehmen, da sie vom IRS nicht mehr erlaubt sind.

Laut CPA- und QuickBooks-Berater Hector Garcia gehören Abzüge für das Home Office, Geschäftsreisen und Fahrzeugkilometer zu den am häufigsten missbrauchten geschäftlichen Abzügen. Verwenden Sie sie also, wenn es angemessen ist, aber seien Sie sich bewusst, dass die Augen des IRS auf Sie gerichtet sind.

3. Gründung oder Gründung einer LLC

Kleine Unternehmen werden häufiger geprüft als Konzerne, da die Gründung ein gewisses Maß an Organisations- und Finanzkompetenz seitens des Unternehmens zeigt.

Neben einem geringeren Prüfungsrisiko gibt es weitere zwingende Gründe, die Integration in Betracht zu ziehen:

• Für viele Kleinunternehmer stehen auch persönliche Vermögenswerte (Haus, Fahrzeuge, Ersparnisse) auf dem Spiel, um die Gläubiger zurückzuzahlen, wenn ihr Geschäft untergeht.
• Konzerne sichern sich eher als kleine Unternehmen Geschäftskredite von Banken.

• Unternehmen können mehr Abzüge in Anspruch nehmen als kleine Unternehmen (z. B. Altersvorsorge und Gesundheitsfürsorge für Mitarbeiter).

Wenn Sie sowieso über eine Eingliederung nachgedacht haben, können Sie Ihrer Liste der Gründe dafür „geringere Chance, geprüft zu werden“ hinzufügen.

4. Gehen Sie proaktiv mit Anomalien um

Stellen Sie sich dieses Szenario vor: In jedem der letzten drei Jahre hat Ihr kleines Landschaftsbauunternehmen etwa 80.000 US-Dollar an Einnahmen verdient. In diesem Jahr haben Sie, um zu expandieren, einen lukrativen neuen Vertrag mit der lokalen Regierung erhalten und in drei neue kommerzielle Rasenmäher investiert, um die zusätzliche Arbeit zu bewältigen. Ihr Einkommen verdreifacht sich also gegenüber dem Vorjahr, und Sie beanspruchen plötzlich mehr als 10.000 US-Dollar an zusätzlichen Abzügen nach Abschnitt 179.

Es besteht eine gute Chance, dass dies einige Warnungen beim IRS auslöst. Aber anstatt die Zahlen rüberzuschicken und sich mit den Fingern in den Ohren unter dem Schreibtisch zu verstecken und darauf zu warten, dass der Auditor anklopft, sollten Sie proaktiv sein.

Irene Wächler

CPA

„Wenn es eine legitime Ausreißerzahl gibt, empfehlen wir immer, diese Informationen auf Formular 8275 (Offenlegungserklärung) offenzulegen, damit ein IRS-Beamter die Erklärung überprüfen und entscheiden kann, ob die Erklärung vorliegt oder nicht, wenn die Erklärung für eine Prüfung ansteht ist vernünftig“,

Sammeln Sie also die Quittungen für die Aufsitzmäher, den Vertrag mit der lokalen Regierung, sogar die Dokumentation Ihrer Expansionspläne, und legen Sie sie Ihrer Rücksendung bei. Es kann im Vorfeld etwas länger dauern, aber es wird wahrscheinlich eine Prüfung verhindern (bei der Sie diese Beweise sowieso sammeln müssten).

5. Reichen Sie keine geänderte Erklärung ein, es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich

Wenn Sie gegen die Uhr antreten, ist es vielleicht verlockend zu denken: „Ich bin erschöpft und muss morgen um 6 Uhr morgens noch den Laden aufmachen. Ich werde dies vorerst nur einreichen, um die Frist einzuhalten, und dann später eine geänderte Erklärung einreichen, um etwaige Fehler zu bereinigen.

Schlechte Idee. Das Einreichen einer geänderten Erklärung ist wie das Hochhalten eines großen Schilds, das dem IRS mitteilt, dass Sie sich nicht sicher sind, was Sie tun. Laut IRS:

Mit anderen Worten, während Sie bei Ihrer ursprünglichen Erklärung möglicherweise mit einem oder zwei Fehlern davongekommen sind, gibt Ihre geänderte Erklärung dem IRS eine weitere Gelegenheit, Sie zu prüfen, und die geänderte Erklärung selbst kann ein Warnsignal sein.

Wenn Sie es wirklich, ehrlich gesagt, vermasselt und vergessen haben, einen legitimen Abzug vorzunehmen, der Sie Tausende von Dollar kosten wird, reichen Sie eine geänderte Erklärung ein. Aber Sie sind viel besser dran, ein oder zwei zusätzliche Stunden zu verbringen, um es beim ersten Mal richtig zu machen.

6. Elektronische Einreichung

Im Jahr 2019 sollte dies der einzige Weg sein, aber laut IRS haben 2018 noch rund 10 % der einzelnen Steuerzahler Papier für die Einreichung verwendet. Ich bin mir sicher, dass es da draußen einige Geschäftsinhaber gibt, die Papierformulare manuell einreichen, weil sie Ludditen sind oder versuchen, es auf eine Hipster-Art an die IRS zu heften. Sie können diesen Papierformularen aber auch eine handschriftliche Notiz beifügen, auf der steht: „Sehr geehrter IRS, bitte lassen Sie diese Erklärung von einem Wirtschaftsprüfer überprüfen.“

Wieso den? Laut e-file, der Website des elektronischen IRS-Dateisystems, „beträgt die Fehlerquote bei einer Papierrückgabe 21 %. Die E-Abgabe generiert jedoch nur eine Fehlerquote von einem halben Prozent.“

Mit anderen Worten: Eine Papiererklärung ist mehr als 40-mal wahrscheinlicher fehlerbehaftet als eine elektronisch eingereichte Erklärung.

Weitere Gründe für die elektronische Einreichung:

• Die Software für die elektronische Steuererklärung hilft Ihnen, Steuergutschriften und -abzüge zu finden, die Sie eher mit Stift und Papier übersehen.
• Durch die Verwendung von Direkteinzahlung und elektronischer Einreichung können Sie Ihre Steuererklärung in weniger als drei Wochen erhalten, anstatt etwa zwei Monate auf eine Steuererklärung in Papierform zu warten.
• Die meisten Steuererklärungssoftwares enthalten Prüfungswarnungen für Dinge wie den Abzug eines Heimarbeitsplatzes oder die Kombination von privaten und geschäftlichen Kilometern.

Mehr Hilfe vom IRS

Ungeachtet dessen, was Sie vielleicht von Irwin R. Schyster gelernt haben, ist der IRS nicht darauf aus, kleine Unternehmen zu gewinnen, und sie würden lieber eine saubere Steuererklärung bearbeiten, als zusätzliche Arbeit leisten zu müssen, um Steuern einzutreiben.

Was sollten Sie tun, wenn Sie trotzdem geprüft werden?

In diesem Artikel haben wir uns einige Dinge angesehen, die Sie als Kleinunternehmer das ganze Jahr über tun können, um die Auslösung einer IRS-Prüfung zu vermeiden. Aber was ist, wenn Sie trotzdem für ein Audit vorgemerkt werden?

Keine Panik. Jetzt ist es an der Zeit, sich völlig entgegenzukommen, so viele relevante Unterlagen wie möglich bereitzustellen und höflich mit dem IRS-Vertreter zusammenzuarbeiten, mit dem Sie zusammenarbeiten. Der IRS stellt einen eigenen Leitfaden zur Verfügung, wie eine Prüfung so reibungslos wie möglich ablaufen kann.

Und wenn Sie wirklich auf Nummer sicher gehen wollen, besorgen Sie sich eine gute Buchhaltungssoftware und verwenden Sie sie jeden Tag, um Fehler auszumerzen, bevor sie passieren, und finden Sie einen vertrauenswürdigen Buchhalter, an den Sie sich in schwierigen Zeiten wenden können, und der Sie auf dem richtigen Weg hält.

Wurden Sie auditiert? Wenn ja, welche Lektionen haben Sie gelernt, die Sie mit anderen Führungskräften kleiner Unternehmen teilen können? Teilen Sie es mit anderen Führungskräften in den Kommentaren!