Wem vertrauen Sie bei der Auswahl Ihres nächsten Datenbanksystems der Kirche?

Sind Sie bereit, Ihr nächstes Kirchendatenbanksystem auszuwählen?

Sie könnten dieses System für die nächsten sieben bis zehn Jahre verwenden. Ihr Datenbanksystem ist die elektronische Grundlage Ihrer gesamten Kirche, die Mitglieder, Freiwillige, Spenden und mehr im Auge behält.

„Die Wahl der richtigen Auswahlmethode für Ihre Kultur kann nicht genug betont werden. Eine gute Passform kann zu einer aufregenden und fruchtbaren Übergangserfahrung mit hohen Akzeptanzraten führen“, sagt Tavie Allan, COO von Think Ministry.

Aber „ein willkürlicher Ansatz kann dazu führen, dass (Ihr Team) sich verärgert und enttäuscht fühlt und dann zu uninteressierten Benutzern wird. Es lohnt sich, die Zeit zu investieren, um den Prozess auszuwählen, der Ihr Team am Ende zusammenbringt.“

Typischerweise sehen wir Kirchen, die einen von mehreren Ansätzen zur Auswahl ihres nächsten Datenbanksystems wählen:

• Eine Person fliegt allein durch den gesamten Recherche- und Auswahlprozess.
• Ein internes Team wird zusammengestellt, um verschiedene Perspektiven in den Entscheidungsprozess einzubringen.
• Ein externer Berater wird hinzugezogen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Während jeder der oben genannten Ansätze funktionieren kann, haben sie bestimmte Vor- und Nachteile, die wir im Folgenden aufschlüsseln werden.

Aber egal, wer mit der Auswahl Ihres nächsten Kirchendatenbanksystems beauftragt ist, stellen Sie sicher, dass Sie schriftliche Kriterien aufstellen, die Ihre kritischen Bedürfnisse, Systeme, die ersetzt werden müssen, bestehende Systeme, die Sie in Ihr neues System integrieren möchten, und aktuelle Probleme abdecken Punkte.

1. Der Ein-Personen-Ansatz

Du gehst, du

Das Datenbanksystem der Kirche von einer Person auswählen zu lassen, ist ein häufigerer Ansatz, als Sie vielleicht denken.

Als ich die Verwaltung einer Gemeinde mit 15 Mitarbeitern und einer wöchentlichen Besucherzahl von 1.500 Mitgliedern übernahm, unternahm ich ein Einzelprojekt, um unsere neue ChMS auszuwählen. Ich hatte den Segen des Pfarrers und wählte aus Systemen aus, mit denen ich bereits Erfahrung hatte. Ich finde, dass die meisten Gemeindegründer es so machen.

Vorteile

1. Geschwindigkeit. Eine Person kann die Optionen, Besprechungen und Softwaredemos zeitnah durchpflügen.
2. Einfachheit. Beim Abwägen verschiedener Optionen für Kirchendatenbanken müssen viele Details berücksichtigt werden. Ein Team über all diese Details auf dem Laufenden zu halten, kann kompliziert werden.
3. Entschlossenheit. Wenn eine Person für die Entscheidung verantwortlich ist, gibt es nur eine Meinung und Perspektive zu verwalten.

Nachteile

1. Verantwortung. Wenn Sie diese Entscheidung vermasseln, indem Sie eine uninformierte Entscheidung treffen, müssen Sie alle Folgen akzeptieren und für den Fehler verantwortlich machen.
2. Perspektivlosigkeit. Wenn Sie diese Entscheidung alleine treffen, wissen Sie möglicherweise nicht, welche Anforderungen jede einzelne Abteilung hat.
3. Voreingenommenheit. Als Einzelperson gibt es mehr Möglichkeiten für Ihre persönliche Voreingenommenheit, die endgültige Wahl zu beeinflussen. Zum Beispiel können Sie Faktoren wie niedrigen Kosten, Markenbekanntheit oder Nischenfunktionen wie 24/7-Chat-Support unverhältnismäßig viel Bedeutung beimessen.

Empfehlung: Gehen Sie den Solo-Ansatz nur dann, wenn Sie aus zeitlichen oder personellen Gründen keine andere Wahl haben. Entwickeln Sie eine Reihe von Anforderungen und Parametern, um diese Entscheidung zu treffen. Teilen Sie diese Kriterien mit Ihrem Team, bevor der Auswahlprozess beginnt und bevor ein Finalist ausgewählt wird. Ermöglichen Sie den Stakeholdern, den führenden Kandidaten zu überprüfen, bevor die endgültige Auswahl getroffen wird.

Wenn Ihre Kirche durchschnittlich mehr als 500 Personen pro Woche besucht, vermeiden Sie diesen Ansatz vollständig. Bei dieser Größe wird es zwangsläufig Menschen in Ihrer Gemeinde geben, die Ihnen bei diesem Forschungsprojekt helfen können. Wahrscheinlich haben Sie Teammitglieder, die die Entscheidung treffen sollten, und es kann für sie von Vorteil sein, ein Vetorecht zu haben, um einen kostspieligen Fehler zu vermeiden.

2. Der Teamansatz

Teamwork macht den Traum wahr

Wir haben festgestellt, dass die Zusammenstellung eines Teams zur Auswahl Ihrer nächsten ChMS der häufigste Ansatz ist, der von größeren Gemeinden verwendet wird. Es ist aus offensichtlichen Gründen sinnvoll: Das System muss den Bedürfnissen von Mitarbeitern und Freiwilligen in einer Vielzahl von Rollen gerecht werden, einschließlich des Buchhaltungsteams, des Technikteams, des Einrichtungsteams, der Ministerien an vorderster Front und der Ministerien mit besonderen Anliegen wie Kindern und Mitgliedern Pflege, um nur einige zu nennen.

Ist es also nicht sinnvoll, mehrere dieser unterschiedlichen Teams im Auswahlverfahren vertreten zu haben?

Vorteile

1. Größere Perspektive. Je mehr Perspektiven während des Auswahlprozesses berücksichtigt werden, desto besser kann eine Entscheidung getroffen werden, die den Bedürfnissen eines breiteren Spektrums Ihrer Mitarbeiter entspricht.
2. Kaufen. Wenn die Stakeholder das Gefühl haben, dass ihr Beitrag geschätzt und während des Entscheidungsprozesses berücksichtigt wurde, werden sie sich eher anschließen, sobald die Auswahl getroffen wurde.
3. Reibungslosere Umsetzung. Nach der Teilnahme am Recherche-, Demo- und Auswahlprozess sollte Ihr Auswahlteam alles haben, was es braucht, um sich zum Implementierungsteam zu entwickeln, sobald eine Auswahl getroffen wurde.

Nachteile

1. Einen Konsens erreichen. Sich darauf zu einigen, welche Kriterien am wichtigsten sind, geschweige denn eine endgültige Entscheidung zu treffen, wird mehr Mühe und Zusammenarbeit erfordern als der Ein-Personen-Ansatz.
2. Departementale Voreingenommenheit. Es muss darauf geachtet werden, dass die Stimme einer Abteilung (z. B. der leitenden Pastoren) nicht unverhältnismäßig Einfluss auf den Entscheidungsprozess nimmt.
3. Streuung des Personals. Das Binden mehrerer Personen durch eine langwierige Forschungsphase kann sich auf andere Prioritäten auswirken.

Empfehlung: In den meisten Fällen ist dies der richtige Ansatz, aber halten Sie Ihr Auswahlteam so klein wie möglich und repräsentieren Sie dennoch einen Querschnitt der Belegschaft. Achten Sie darauf, den Rest des Personals auf dem Laufenden zu halten. Vernachlässigen Sie nicht den internen Verkauf, der erforderlich ist, nachdem ein Kandidat identifiziert wurde und bevor ein Vertrag unterzeichnet wird.

Sehen Sie sich diese hilfreiche Infografik an, die veranschaulicht, wie ein solches Team zusammenarbeiten könnte.

Auswählen eines neuen ChMS

3. Der Berateransatz

„Wenn ja, würden Sie uns durch einen typischen Tag für Sie führen?“

Der richtige Berater kann Erfahrung und Struktur in diese wichtige Entscheidung einbringen. Wir sehen diesen Ansatz nicht so oft, aber er macht immer einen positiven Unterschied in der Objektivität des Prozesses. Der Berater sollte Ihrem Team einen klar definierten Fragenkatalog mitgeben, um die Schlüsselkriterien zu bestimmen, die Sie für Ihr neues System benötigen. .

Sie helfen Ihnen, Ihre Kriterien zu priorisieren und Kandidatensysteme zu messen. Sie können davon ausgehen, dass Anbieter, die mit Ihrem Berater zusammenarbeiten, ihr A-Game zur Präsentation bringen – in dem Wissen, dass sie mit einem Experten zusammenarbeiten – und vielleicht sogar ihren Vertriebsingenieur haben, der die Software-Demos leitet.

Vorteile

1. Eine bestimmte Frist. Ein guter Berater sollte Ihnen einen definitiven Zeitplan für die endgültige Auswahl geben können.
2. Professionalität. Sie können von einem guten Berater erwarten, dass er beispielsweise eine professionelle Angebotsanfrage (RFP) an potenzielle Anbieter sendet.
3. Vertrauen. Während der Beratungsweg mehr kosten kann, als die Entscheidung intern zu treffen, haben Sie die Gewissheit, dass Sie einen Experten eingesetzt haben, um das richtige Kirchendatenbanksystem für Ihre Kirche zu finden.

Nachteile

1. Kosten. Sie müssen einen Berater für seine Dienste bezahlen.
2. Unsichtbare Voreingenommenheit. Der Berater kann seine eigenen Vorurteile in den Auswahlprozess einbringen, zum Beispiel freundschaftliche Beziehungen zu bestimmten Anbietern.
3. Zielfernrohr. Wenn Sie sich für den Beraterweg entscheiden, schließen Sie möglicherweise einige kleinere Anbieter aus, die keine Angebotsabteilung für die Beantwortung von RFPs haben.

Empfehlung: Wenn Sie es sich leisten können, einen erfahrenen Berater einzustellen, ist dieser Ansatz hervorragend. Das Unternehmen oder die Person, die Sie beauftragen, sollte über ein aktuelles Verständnis des Marktes und der besten verfügbaren Optionen verfügen. Ihr Wissen über verschiedene Anbieter und Systeme kann Ihnen helfen, Kommissionierungssysteme zu vermeiden, die ausschließlich darauf basieren, wie sich Ihr Team bei einigen Interaktionen mit einem Vertriebsmitarbeiter gefühlt hat.

Wir haben mehrere RFPs von einigen etablierten Gruppen gesehen, die diesen Service anbieten, darunter Ministry Business Services und Enable Ministry Partners.

Eine fundierte Wahl ist eine gute Wahl

Unabhängig davon, ob Sie diese wichtige Entscheidung letztendlich einer einzelnen Person, einem internen Komitee oder einem externen Berater überlassen, ist es wichtig, die Erwartungen im Voraus festzulegen, um ein Kirchendatenbanksystem auszuwählen, das Ihrer Kirche in den kommenden Jahren gute Dienste leisten wird.

Für einen noch tieferen Einblick in den Prozess der Auswahl eines Kirchenverwaltungssystems siehe A Process for Choosing a Web-based Church Management System: a Case Study von Wallis C. Metts , Jr. Ph.D.

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