Wenn Sie ein Digital-Asset-Management-Tool benötigen

„Wann brauche ich ein Digital-Asset-Management-Tool?“ ist keine Frage, die den meisten Content-Vermarktern am Herzen liegt … aber sie sollte es sein.

Wie verfolgen Sie alle Inhalte, die Sie für Ihr Unternehmen erstellen? Dazu gehören Blogbeiträge, Videos, eBooks, Whitepaper, Infografiken, Datenblätter, Fallstudien, Memes und so weiter. Wie verfolgen Sie außerdem alle Assets – wie z. B. Stockfotos oder Musik – die in die Produktion dieser Inhalte eingeflossen sind?

Bei Act-On reinigen wir seit einiger Zeit unsere Inhaltsbibliothek. Kürzlich haben wir uns für die Zusammenarbeit mit einem Digital Asset Management (DAM)-Anbieter entschieden, der alle unsere Inhalte inventarisieren und nachverfolgen und sie unseren Vertriebsteams auf der Grundlage ihrer aktuellen Bedürfnisse mit potenziellen Kunden zur Verfügung stellen kann.

In dieser Folge des Rethink-Podcasts interviewt Karrie Sundbom, Senior Manager for Content bei Act-On, Cathy McPhillips darüber, wann Marketer die Einführung eines Digital-Asset-Management-Tools in Betracht ziehen sollten.

Cathy ist Vizepräsidentin für Marketing am Content Marketing Institute, wo sie die Marketingaktivitäten für alle CMI-Produkte leitet, von der Content Marketing World bis zum CCO- Magazin. Sie können ihr auf Twitter @cmcphillips folgen.

Genießen Sie das Gespräch, und wir hoffen, dass Sie ein oder zwei Erkenntnisse mitnehmen, die Sie in Ihr Unternehmen einbringen können.

Karrie Sundbom : Können Sie mir ein bisschen mehr über sich selbst und über CMI und Ihre Rolle dort erzählen?

Cathy McPhillips : Nun, zuerst vielen Dank, dass Sie mich eingeladen haben. Wir sind seit einigen Jahren Partner von Act-On und es ist schön, einige der Leute in Ihrem Unternehmen kennenzulernen. Ich bin seit ungefähr fünf Jahren bei CMI. Und ich leite unser großartiges Marketingteam. Und mein täglicher Fokus liegt darauf, unsere E-Mail-Abonnenten zu vergrößern und daran zu arbeiten, Menschen dazu zu bringen, an unseren persönlichen Veranstaltungen teilzunehmen, insbesondere an der Content Marketing World. Unser Team kümmert sich um alles von Social über Community Management, Publikumsentwicklung und Marketingautomatisierung, PR und Medien, und ich konzentriere mich auch persönlich auf die Website contentmarketingworld.com, unsere Marketingstrategie für jedes unserer Objekte weit über die Content Marketing World hinaus. Wir haben Bildung, unsere CMI-Universität, wir haben eine andere Veranstaltung, wir haben ein Magazin, also ist bei uns viel los. Und ich beaufsichtige gewissermaßen ein Team von Marketingspezialisten in all diesen verschiedenen Bereichen.

Karrie : Klingt, als hätten Sie definitiv alle Hände voll zu tun, und Sie scheinen so gut wie jeden Teil des Marketings zu berühren, von dem ich denke, dass er sich auf die Dinge auswirkt, über die wir heute sprechen werden, nämlich Digital Asset Management. Wir sind super aufgeregt. Unser Team ist im September für die Content Marketing World registriert. Hast du einen kleinen Vorgeschmack darauf, was wir erwarten können? Irgendetwas, das Sie teilen können?

Cathy : So ein Leckerbissen steht dir bevor. Es ist meine Lieblingswoche des Jahres. Es ist das Jahr, in dem wir etwa 4.000 Vermarkter aus über 70 Ländern nach Cleveland, Ohio, erwarten. Und es ist so ein tolles Ereignis. Es ist wie ein großes Familientreffen, und wir lieben es einfach, alle zu sehen, mit denen wir das ganze Jahr über aus der ganzen Welt gesprochen haben. Und wenn du nur siehst, wie sich die Leute sehen und diese Bärenumarmungen geben, ist es wie: „Es ist so schön, dich zu sehen!“ Es ist so eine tolle Veranstaltung. Mit 4.000 Leuten würde man denken, dass es so groß ist, aber es ist wirklich ein so großes und kleines Event in vielerlei Hinsicht.

Karrie : Ich bin wirklich aufgeregt, weil wir heute über einige Dinge sprechen, die mir sehr am Herzen liegen, und einen Schmerzpunkt, an dem ich seit ein paar Jahren hier bei Act-On arbeite. Und das ist Digital Asset Management. Können Sie kurz erklären, was das ist?

Cathy : Ich bin in deinem Boot. Daran arbeite ich seit einigen Jahren mit Mitgliedern unseres Teams. Ich bin kein Experte für Digital Asset Management, aber ich bin ein Benutzer, und ich habe beim Durchlaufen des Prozesses so viel gelernt, dass ich es sehr nützlich fand. Für eine Definition ging ich zu einem unserer Freunde, dem Team von Widen, und sie definieren DAM als die Verwaltung, Organisation und Verteilung von digitalen Assets wie Videos, Bildern und kreativen Dateien von einem zentralen Content-Hub aus. Sie haben also möglicherweise eine systematische Möglichkeit, Ihre Inhalte und Assets zu speichern, zu organisieren, zu finden und wiederzuverwenden.

Karrie : In meinen Augen denke ich, dass wir es basierend auf dem Inhalt gemacht haben. Aber jetzt, wo Sie es erwähnen, sollten alle unsere Assets, wie unsere Logo-Assets, alle unsere visuellen Assets, unsere Vorlagen, am selben Ort leben. Gibt es Digital Asset Management schon länger? Ist das etwas Neues?

Cathy : Nun, das ist jetzt die Terminologie. Aber ich denke, es ist so etwas wie der Begriff „Content-Marketing“. Es gibt ihn schon lange, aber ich denke, mit der Zunahme des Begriffs und der riesigen Menge an Inhalten da draußen haben viele Vermarkter gedacht, dass es an der Zeit ist, unsere Assets zu organisieren und klüger mit unseren Inhalten umzugehen. So wurden DAMs geboren. Und ich denke, es gibt nichts Schlimmeres, als diesen epischen Inhalt zu erstellen und ihn nur einmal zu verwenden oder zu verteilen, weil Sie ihn nicht so verfolgen, wie Sie es sollten. Und ich denke, so wurde alles einfach zu diesem neuen Ding.

Karrie : Haben Sie das gemacht, was wir gemacht haben, nämlich Excel-Tabellen und Google Drive, bis wir kürzlich ein Tool implementiert haben? Wie haben Sie das verwaltet – und wie glauben Sie, dass andere Unternehmen auf breiter Front ihre Inhalte und andere Assets verwalten?

Cathy : Ich habe mit einer Reihe von Lösungen und den Menschen in diesen Lösungen gesprochen. Und wenn ich sage, dass wir Excel, Google Drive, Dropbox und jetzt Box verwenden, lachen sie und sagen: "Nun, das ist normal." Das machen viele Leute. Das ist ein großartiger erster Schritt, um ein DAM zu implementieren. Denn wenn Sie bereits wissen, wie Ihre Inhalte organisiert werden sollen, sind Sie der Entscheidung, welche Lösung für Sie die richtige ist, viel näher gekommen.

Hineinzugehen und zu sagen: „Wir brauchen ein DAM“, ohne mit jedem Mitglied Ihres Teams zu sprechen, um zu sehen, wie sie das System nutzen möchten, ist definitiv nicht der richtige Weg. Ich denke, die Art und Weise, wie Sie und ich es tun, mag uns ineffizient erscheinen, aber es ist wahrscheinlich ein erstaunlicher erster Schritt, um dorthin zu gelangen, wo Sie sein möchten.

Karrie : Dem würde ich zustimmen. Wie Sie haben wir einen Box-Ordner, wir haben Google Drive, wir haben Excel-Tabellen und wir versuchen, sie mit so vielen Menschen wie möglich zu teilen. Aber es scheint einfach, dass, egal was wir tun, niemand jemals in der Lage war, den Inhalt zu finden, obwohl er für uns ziemlich organisiert erscheint. Ist das ein Problem, mit dem Sie auch konfrontiert waren, und vielleicht ist einer der Schmerzpunkte, der Sie dazu gebracht hat, Ihr Interesse an der Suche nach einem DAM-Tool zu fördern, vielleicht die mangelnde Fähigkeit der Leute, das zu finden, wonach sie suchen – Sie schicken wir immer Sachen raus, immer wieder die gleichen Sachen?

Kathy : Richtig. Ich denke, wir sind gewissermaßen Meister geworden, wie man in Dropbox oder E-Mail sucht. Aber die Dinge, die ich eintippe, um tatsächlich einen Inhalt zu finden, nach dem ich suche, das ist eine wirklich seltsame Suche. Wie ich wusste, dass es tatsächlich funktionieren würde, ist einfach sehr lustig. Aber für jemand anderen zu finden, wonach ich suche, wäre wirklich schwer für ihn. Also, ich kann meine Sachen finden und du kannst deine Sachen finden, aber wenn jemand anderes versucht, sie zu finden, dann ist es nur eine Zeitverschwendung. Manchmal, wenn ich einen Blogbeitrag für den Blog „Content Marketing World“ schreibe und ein Bild eines Redners von der Content Marketing World 2015 finden möchte, sage ich: „Okay, lass mich mein Programm herausbringen, sie haben weiter gesprochen Mittwoch, Mittwochnachmittag, OK….' Und ich sitze da und klicke mich durch all diese Fotos. Und es ist wie, es muss einen einfacheren Weg geben, dies zu tun.

Ich habe mein System, aber es ist einfach nicht effizient. Und Zeit ist Geld. Auch wenn wir eine ziemlich beträchtliche Investition tätigen, um ein DAM zu bekommen, wird es mit der Zeit hoffentlich eine Wäsche und dann eine Geldersparnis sein.

Karri : Absolut. Und Sie haben etwas erwähnt, was Sie getan haben, nämlich eine Inhaltsprüfung. Ist das ein guter erster Schritt? Vielleicht jemand, der nicht einmal eine Excel-Tabelle hat, vielleicht um so anzufangen, aber ein Audit zu erstellen und alles in einer Tabellenform aufzulisten?

Cathy : Wir sehen uns alle unsere Inhalte an, um zu sehen, was relevant ist, was immergrün ist, was veraltet ist, und suchen und sagen, die veralteten – sind sie immergrün genug, dass wir einige Schlüsselpunkte aktualisieren und neu veröffentlichen können? Ist das so veraltet, dass es sich nicht einmal mehr lohnt, es zu haben? Wohin können wir diese URL umleiten? Sind die Dinge richtig markiert? Wir überarbeiten gerade alle unsere Kategorien und bauen eine neue Taxonomie auf. Unsere Taxonomie erstreckt sich über unsere Website, die über unsere Blog-Posts und unsere E-Mails verläuft. Wenn die Dinge, die wir tun, aus denselben Kategorien stammen und wir uns darauf vorbereiten, das DAM zu implementieren, haben wir unsere Kategorien bereits festgelegt. Und das sollte eine sehr saubere Bewegung in das DAM sein.

Manche sagen vielleicht, alles ins DAM zu packen und dann so zu machen. Aber ich habe das Gefühl, nur weil wir so viele Inhalte haben, warum sollten wir den Platz nutzen und dafür bezahlen, wenn wir ihn auf lange Sicht nicht wirklich nutzen werden?

Karrie : Richtig. Es ist im Wesentlichen wie eine Schrankreinigung, bevor Sie Ihre schönen neuen Organizer bekommen. Du räumst Sachen aus, die du nicht wieder reintun willst.

Kathy : Richtig. Sie legen diese Haufen auf Ihren Rasen vor dem Haus, wo Sie sie behalten, sparen und verkaufen. So haben wir es also gemacht.

Karrie : Welche Dinge sollten bei der Auswahl eines Tools berücksichtigt werden?

Cathy : Ich denke, eines der Dinge, die uns wichtig waren, war im Grunde sicherzustellen, dass jedes Mitglied unseres Teams, das das DAM verwenden würde, in der Lage war, das zu bekommen, was es brauchte. Unsere Inhalte sind unser wertvollstes Gut. Und in vielen Unternehmen ist es dasselbe. Wir haben viele verschiedene Szenarien zur Organisation, Verwaltung und Nutzung von Inhalten durchgespielt, um sicherzustellen, dass jeder das bekommt, was er braucht.

Karrie : Gibt es andere Best Practices, die Ihnen einfallen, außer der Zustimmung der beteiligten Parteien?

Cathy : Ich denke, es war einfach sehr wichtig für uns, mit vielen von ihnen zu sprechen. Ich habe mit Leuten gesprochen und einige sagten einfach: „Wir sind nicht das richtige Werkzeug für Sie“, was ich wunderbar fand.

Karrie : Um hier ein wenig abzuschließen, gibt es für Leute, die vielleicht noch nicht ganz bereit für ein formelles Digital-Asset-Management-Tool sind, abgesehen von Tagging, irgendetwas anderes – wie Taxonomie –, das Sie ihnen empfehlen können, um sich darauf vorzubereiten, wann sie es tun vielleicht bereit für ein formelleres Tool?

Cathy : Ich würde einfach sagen, eine Menge Dokumentation. Tabellenkalkulationen haben für uns funktioniert – wir sind seit 10 Jahren im Geschäft und verwenden Tabellenkalkulationen. Und sie funktionieren. Es ist von Anfang an sehr hilfreich, nur Ihr System zu haben und Ihr gesamtes Team dasselbe System zu verwenden.

Karrie : Wir haben heute viel behandelt. Ich habe wirklich großartige, nützliche Informationen erhalten, von denen ich weiß, dass ich sie mitnehmen werde. Wie können Menschen mehr über CMI erfahren?

Cathy : Wir sind unter www.contentmarketinginstitute.com zu finden. Wir sind ein paar Dutzend von uns im CMI-Team und, mal sehen, wir haben ein zweimonatliches Magazin, das Chief Content Officer Magazine. Wir haben unsere CMI-Universität, die vierteljährlich stattfindet – wir haben vierteljährliche Einschreibeperioden. Der nächste ist im Juni. Wir führen monatlich drei kostenlose Webinare durch. Wir haben tägliche Blogbeiträge, die Sie abonnieren können. Und so viel mehr.

Und unser großes Flaggschiff ist die Content Marketing World. Es passiert im September in Cleveland. Das meiste, was wir auf unserer Website haben, ist kostenlos. Auch wenn die Leute dieses Jahr nicht zu der Veranstaltung kommen können, gibt es viele andere Möglichkeiten, wie wir gerne mit gleichgesinnten Vermarktern in Kontakt treten würden. Also, ich weiß es wirklich zu schätzen, dass du mich heute dabei hast. Wir arbeiten gerne mit euch zusammen.

Karrie : Danke Cathy. Ich schätze Ihre Zeit. Und ich weiß, ich spreche für mich und unser Team, dass wir uns freuen, Sie im September bei der Veranstaltung persönlich zu treffen.

Cathy : Ich auch.