Was macht einen erfolgreichen Finanz-Tech-Stack aus?

Was Sie in Ihren Finanz-Tech-Stack stecken, wird Ihr Team unterstützen. Das richtige Toolkit kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen – Sie wollen schnell korrekte Informationen und möchten nicht, dass Ihre Technologie ein Hindernis für die Erledigung der Arbeit darstellt. Wir haben mit Johan Strid, Director of FP&GA bei Juni, gesprochen, um herauszufinden, was den Tech-Stack des Finanzteams ausmacht und was Sie beim Aufbau Ihres eigenen berücksichtigen sollten.

‍

So bauen Sie den richtigen Tech-Stack für Ihr Unternehmen auf

Die Erfassung Ihrer Geschäftsanforderungen ist der Schlüssel zum Aufbau eines erfolgreichen Finanztechnologie-Stacks. Welche Art von Unternehmen Sie betreiben und wie komplex es ist, hat direkten Einfluss darauf, in welche Software Sie investieren sollten.

Sie führen eine unkomplizierte Organisation, wenn Sie einfache Buchhaltungsanforderungen und eine Struktur einer juristischen Person haben, z. B. eine juristische Person, die ein oder zwei Produkte verkauft. Sie sollten eine Lösung wählen, die dem gerecht wird, einfach einzurichten und für Ihr Unternehmen kosteneffizienter ist. Wenn Sie wachsen, müssen Sie mehr Prozesse bewältigen und mehr Funktionen benötigen.

Im Vergleich dazu sehen Sie einen völlig anderen Tech-Stack, wenn Sie mehrere Einheiten, viele verschiedene Produkte, mehrere Einnahmequellen oder mehrere Währungen haben. Sie benötigen eine fortschrittlichere Lösung, deren Implementierung mehr Zeit in Anspruch nimmt und deren Ausführung komplexer ist, die Ihnen jedoch letztendlich eine umfassendere Palette von Funktionen bietet, um Ihre Anforderungen zu erfüllen.

Kurz gesagt, was Ihren erfolgreichen Tech-Stack ausmacht, ist individuell für Ihr Unternehmen. Hier ist unsere Meinung dazu, was in verschiedenen Phasen eines Unternehmens in einen Tech-Stack aufgenommen werden sollte – und was wir in unserem haben.

‍

Verwalten Sie die täglichen Prozesse mit ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) ist eine Software, die alltägliche Prozesse verwaltet, indem sie wichtige Geschäftsinformationen sammelt und organisiert, um Buchhaltungsanforderungen zu erfüllen. ERP ist für ein wachsendes Unternehmen unerlässlich, da es Finanzinformationen aus dem gesamten Unternehmen an einem Ort zusammenführt. Das Verständnis, wie das Geschäft in verschiedenen Abteilungen funktioniert, ist entscheidend für eine erfolgreiche Finanzplanung, und Ihr ERP kann dabei helfen.

Wir verwenden Oracle NetSuite, weil es als komplexes Scale-up am besten zu unseren Anforderungen passt. Sie könnten von einem ERP wie Quickbooks, Xero in Großbritannien oder Fortnox in Schweden profitieren, wenn Sie einfachere Geschäftsanforderungen haben.

Ihr ERP ist das Herzstück Ihres Finanztechnologie-Stacks, unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße. Wenn Ihr Unternehmen wächst, sollten Sie erwägen, ein ERP zu erwerben, das sich in andere Teile Ihres Technologie-Stacks integrieren lässt, wie z. B. Kreditorenbuchhaltungs- und FP&A-Software, um die gemeinsame Nutzung und Zentralisierung Ihrer Daten einfacher zu verwalten. Ein ERP kann Bestandsverwaltung, Auftragsverwaltung und Kundenabrechnung unterstützen, entweder im ERP selbst oder durch die Integration mit anderen Tools.

Denken Sie daran, dass ERP-Software normalerweise nicht für Visualisierung und Analyse entwickelt wurde. Möglicherweise möchten Sie eine zweite Software wie eine FP&A-Lösung einführen, wenn dies ein wesentlicher Bedarf ist.

‍

Mit FP&A in die Zukunft blicken

Die Finanzplanung und -analyse (FP&A) ist für die Verwaltung der Finanzen eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung, umso mehr in der aktuellen Wirtschaftslage.

Als einfaches Unternehmen reicht es möglicherweise aus, Ihre Daten herunterzuladen, sie in Excel zusammenzuführen und darauf aufzubauen. Wenn Sie jedoch von Automatisierung, erweiterten Prognosefunktionen und besserer Visualisierung profitieren möchten, sollten Sie möglicherweise in FP&A-Software investieren.

Die richtige Technologie kann Ihnen dabei helfen, Ihre Daten zu verwalten und damit Zukunftsszenarien für Ihr Unternehmen zu modellieren. Wie bei den meisten Finanzautomatisierungen kann Ihnen die richtige FP&A-Software dabei helfen, Zeit von der manuellen Handhabung Ihrer Daten zu sparen und sich stattdessen auf die Analyse zu konzentrieren.

Wir haben uns für Pigment entschieden, das eine nahtlose Berichterstellung, Visualisierung und Modellierung zusammen mit Funktionen für die Zusammenarbeit bietet. Es hilft uns auch, Daten aus unserem ERP mit Metriken aus anderen Quellen zu kombinieren. Suchen Sie bei der Auswahl einer FP&A-Software nach einer, die sich in Ihre anderen Plattformen integrieren lässt, um Ihnen einen nahtlosen Workflow von Daten zum Analysieren und Arbeiten zu bieten.

Die Hauptattraktion eines großartigen FP&A-Tools ist die Modellierung. Sie möchten Ihre Finanzhistorie sehen, wie sie derzeit aussieht und wie sie in der Zukunft aussehen könnte, basierend auf verschiedenen Szenarien.

Ein typischer Anwendungsfall, der von FP&A profitiert, ist Budgetarbeit. Mit dem richtigen Tool können Sie historische Daten zusammen mit zukunftsgerichteten Ansichten aus Ihrem Modell anzeigen. Darüber hinaus können Sie Kollegen aus verschiedenen Teams einladen, bei der Erstellung des Budgets zu den Ansichten Stellung zu nehmen. Der kollaborative Aspekt und die Single Source of Truth begrenzen Fehler und machen den Prozess effizienter.

Ein FP&A-Tool kann auch dabei helfen, Finanzen mit bestimmten Tabellen oder Ansichten zu visualisieren, was für Teams mit individuellen Anforderungen nützlich ist, die ihre Daten auf eine bestimmte Weise sehen möchten.

‍

Bearbeiten Sie die Kreditorenbuchhaltung in großem Umfang

Die Kreditorenbuchhaltung (AP) ist normalerweise etwas, das Sie in Ihrem ERP verwalten. Aber es gibt Integrationen oder Funktionen, nach denen Sie suchen können, die den Prozess vereinfachen.

Die Überwachung der Kreditorenbuchhaltung in großem Umfang kann Zeit und Mühe kosten, die mit dem Wachstum eines Unternehmens oder der Diversifizierung des Produktangebots zunehmen. Mit zunehmendem Volumen der Lieferantenrechnungen steigt auch die Arbeitsbelastung. Kreditorenbuchhaltungssoftware, die den Prozess automatisieren kann, ist ein großartiges Tool, das Sie Ihrem Tech-Stack hinzufügen können.

Wir verwenden Fast Four, eine AP-Integration für NetSuite. Fast Four automatisiert die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen durch Einscannen der Details mithilfe von OCR, das ein Textbild in ein anderes Format umwandelt. Die Übersetzung einer Rechnung in ein Dokument, das unser ERP verstehen kann, reduziert das Fehlerrisiko und spart wertvolle Zeit, die sonst für die manuelle Eingabe von Informationen aufgewendet werden müsste. Fast Four bietet auch eine bessere Kontrolle, indem es eine Genehmigungsmatrix für die Genehmigung von Kreditorenrechnungen bereitstellt. Jede Rechnung wird je nach Art, Abteilung oder Betrag von einer oder mehreren leitenden Personen genehmigt.

Bevor Sie entscheiden, wie Sie mit der Kreditorenbuchhaltung umgehen möchten, müssen Sie Ihr ERP auswählen. Wenn Sie ein kleineres Unternehmen sind, das ein ERP wie Xero oder Fortnox verwendet und ein kleines Volumen an Rechnungen hat, ist es relativ einfach, diese dort zu bearbeiten. Für Unternehmen mit einer komplexeren ERP-Lösung reduziert die Verwendung einer OCR zur Übersetzung Ihrer Rechnungen jedoch Ihren manuellen Arbeitsaufwand.

Der Schlüssel zum erfolgreichen Einsatz eines OCR-Tools für die Kreditorenbuchhaltung liegt in der korrekten Organisation der Stammdaten in Ihrem ERP. Erstellen Sie ergänzend dazu gute Prozesse beim Onboarding eines Lieferanten, um die korrekten Bank- und Steuerinformationen auf der Rechnung zu erhalten und einen reibungslosen Arbeitsablauf zu ermöglichen.

‍

Verstehen Sie die Leistung mit Business Intelligence

Business Intelligence (BI) hilft Ihnen, Trends in Daten zu erkennen. BI-Software ist ein wertvolles Tool, aber wenn Sie einen kleinen Betrieb führen, können Sie zunächst eine einfache Lösung wählen.

Ein Unternehmen kann unterschiedliche Daten aus vielen Quellen haben. Eine Software, die all dies in nutzbaren Erkenntnissen zusammenführt, kann Ihnen bei der Datenanalyse helfen. Bei richtiger Anwendung ist BI-Software eine großartige Möglichkeit, die Leistung von der Lieferkette bis zum Vertrieb umfassend zu verstehen.

Wir verwenden Metabase, um Business Intelligence zu handhaben, was uns hilft, Daten zu visualisieren und leicht verständliche Dashboards zu erstellen, die im gesamten Unternehmen geteilt werden.

Juni Insights ist eine weitere Möglichkeit, Ihre E-Commerce-Daten anzuzeigen. Von Cashflow und Werbeausgaben bis hin zu Amazon- und Shopify-Analysen kann Juni als einzige Quelle der Wahrheit für alle Ihre E-Commerce-Finanzen fungieren, um Ihnen zu helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.

Während Sie zukunftsgerichtete Ansichten modellieren und erstellen können, sind die meisten Business-Intelligence-Tools normalerweise nicht dafür ausgelegt. Stattdessen hilft Ihnen ein gutes Business-Intelligence-Tool dabei, sich aktuelle Datentrends anzusehen und Ziele zu verfolgen. Wenn Sie komplexe Finanzmodellierungsanforderungen haben, sollten Sie ein FP&A-Tool in Betracht ziehen.

‍

Füllen Sie die Lücken mit Excel aus

Excel sollte nicht unterschätzt werden. Es ist ein Grundnahrungsmittel für jedes Finanzteam, egal in welcher Wachstumsphase Sie sich befinden.

Für kleinere Teams kann Excel ein ausreichendes Tool für FP&A und eine großartige Ergänzung zu Ihrem ERP sein. Für größere Teams ist es immer noch vielseitig und ideal für einen tiefen Einblick in Ihre Zahlen. Von FP&A bis zum Spesenmanagement kann Excel seinen Platz in Ihrem Tech-Stack haben.

‍

Optimieren Sie das Vertragsmanagement

Verträge sind für den täglichen Betrieb unerlässlich, aber ihre Verwaltung muss nicht kompliziert sein.

Wenn Sie ein kleineres Unternehmen führen, können Sie Verträge problemlos manuell bearbeiten. Wenn ein Unternehmen wächst, wächst auch die Anzahl der Stakeholder, die die richtigen rechtlichen Prozesse befolgen müssen. Ein Tool zur Optimierung von Arbeitsabläufen und zur Koordinierung der Beteiligten zu haben, kann Zeit sparen und die Zusammenarbeit erleichtern.

PandaDoc macht das Erstellen, Verwalten und Unterzeichnen von Verträgen für uns einfach. Es ist einfach, Dokumente zu teilen und digitale Signaturen zu erhalten. Eine Bibliothek mit Vertragsvorlagen macht die Zusammenarbeit und Compliance einfach.

‍

Verbessern Sie die Verwaltung des Cashflows mit Juni

Juni wurde entwickelt, um Finanzteams dabei zu helfen, die Transparenz zu erhöhen und die Produktivität durch mehr Kontrolle zu verbessern. Unsere virtuellen Karten, Multiwährungskonten und Buchhaltungs- und Werbeintegrationen geben Ihnen einen einheitlichen Überblick über Ihre Finanzen. Erhalten Sie außerdem mit Einblicken und Analysetools eine bessere Sichtbarkeit Ihres Cashflows und Ihrer Transaktionen. Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Transaktionen mit benutzerdefinierten Benachrichtigungseinstellungen und Transaktionsüberprüfungen, indem Sie Managern Karten zuweisen. Juni kann Ihnen helfen, Ihren Cashflow mit Cashback auf alle Ihre anrechenbaren Ausgaben zu steigern und auf flexibles Kapital mit verlängerten Laufzeiten* zuzugreifen.

Was auch immer Sie für Ihren Tech-Stack wählen, Ihre Geschäftsanforderungen sind das Wichtigste, was Sie berücksichtigen müssen. Während sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, ist es wichtig, kontinuierlich zu beurteilen, ob Ihre Technologie noch für Sie funktioniert oder ob Sie in neue Programme investieren müssen. Schließlich ist Technik dazu da, Ihnen die Arbeit zu erleichtern und Ihre Arbeit zu erleichtern.

*Derzeit nur für im Vereinigten Königreich registrierte Unternehmen verfügbar. Berechtigung, Kreditlinie und Erhöhung der Kreditlinie unterliegen der Beantragung, Prüfung und den finanziellen Umständen. 37 Tage Zahlungsziel garantiert, bis zu 60 Tage verfügbar. Allgemeine Geschäftsbedingungen gelten.