Was ist Szenarioplanung? Warum Sie sich interessieren sollten und was Sie wissen müssen

Laut Hype Cycle von Gartner ist die Szenarioplanung weniger als zwei Jahre davon entfernt, ein stabiles und konsistentes Nutzungsniveau für Hochschuleinrichtungen zu erreichen (vollständiger Inhalt für Gartner-Kunden verfügbar). Wenn Ihr kleines Unternehmen diese Managementmethode noch nicht implementiert hat, sollten Sie bald einsteigen.

Wenn Sie neu in der Szenarioplanung sind, sind Sie in diesem Leitfaden genau richtig. Und um Ihnen zusätzliche Hilfe zu geben, haben wir eine Vorlage erstellt, die Sie bei der Szenarioplanung unterstützt.

Die Szenarioplanung ist eine Managementmethode, die Organisationen hilft, strategische Voraussicht zu gewinnen, indem sie sich mögliche Ergebnisse vorstellt und analysiert. Für die Zwecke dieses Leitfadens ist ein Szenario eine Erzählung darüber, wie die Zukunft aussehen könnte, die durch einen Prozess erstellt wird, der strategisches Denken fördern soll.

Die Szenarioplanung ist wichtig, weil sie Unternehmen die Möglichkeit gibt, eine Vielzahl von Geschäftsstrategien zu entwickeln und „zukünftig zu testen“, Risiken abzuwägen und sich darauf vorzubereiten, wichtige Entscheidungen im Voraus und/oder in Zeiten der Unsicherheit zu treffen.

Ein ähnliches Konzept wie die Szenarioplanung ist die Notfallplanung, mit der Organisationen im Falle plötzlicher Veränderungen umschwenken können. Die Szenarioplanung hilft Unternehmen, allmählichere Veränderungen vorherzusagen, z. B. Umsatzverluste oder die erweiterten Auswirkungen der COVID-19-Pandemie.

Wenn die letzten Jahre den Kleinunternehmern etwas beigebracht haben, dann die Tatsache, dass wir die Zukunft nicht vorhersagen können. Niemand hat damit gerechnet, dass die Wirtschaft im Jahr 2020 kreischend zum Erliegen kommen würde, Restaurants und Ladengeschäfte schließen müssten und die Mitarbeiter massenhaft von zu Hause aus arbeiten würden.

Spulen wir bis 2022 vor, und Unsicherheit ist mit dem Aufkommen neuer COVID-Varianten, politischen Unruhen und der Krise der globalen Lieferkette zur neuen Normalität geworden. Jetzt, da die Führungskräfte kleiner Unternehmen wissen, dass sie mit dem Unerwarteten rechnen müssen, sind die Vorteile der Szenarioplanung klarer denn je.

Die Szenarioplanung gibt Führungskräften kleiner Unternehmen die Möglichkeit, mit Mitarbeitern und Stakeholdern über mögliche Szenarien nachzudenken und diese Erkenntnisse und Empfehlungen in eine Ressource umzuwandeln, auf die sich das Unternehmen in Zukunft beziehen kann. Das Ausfüllen einer Szenarioplanungsvorlage wie der folgenden ist eine Möglichkeit für KMUs, Szenarien zu entwerfen und Antworten zu berechnen, die effektiv und umsetzbar sind:

Jetzt herunterladen: Szenario-Planungsvorlage [Kostenloser Download]

Die Szenarioplanung ist am effektivsten, wenn sie kollaborativ erfolgt. Erwägen Sie daher, einen Workshop zur Szenarioplanung zu veranstalten, bei dem Mitarbeiter in Teams zusammenarbeiten, um sich Szenarien vorzustellen und die Vorlage entsprechend auszufüllen. Sie können auch erwägen, Stakeholder zur Teilnahme einzuladen oder ihre Beiträge über ein Interview einzuholen, was ein Vorschlag aus Gartners Szenarioplanungs-Playbook ist (vollständiger Inhalt für Gartner-Kunden verfügbar).

Die Szenarioplanung kommt jeder Organisation zugute, die anfällig für Veränderungen ist. Obwohl die COVID-19-Pandemie nicht der einzige Grund ist, warum Unternehmen die Planung von Szenarien in Betracht ziehen, ist sie ein katalytisches Ereignis, das die Notwendigkeit aufgezeigt hat, auf jede Situation vorbereitet zu sein.

Hochschulbildung, Humanressourcen und Gemeindeplanung/Immobilienentwicklung sind drei Beispiele für Bereiche, die von der Szenarioplanung im Allgemeinen profitieren würden, insbesondere aber angesichts der globalen Gesundheitskrise und der damit verbundenen Herausforderungen.

Höhere Bildung

Es lässt sich nicht leugnen, dass die COVID-19-Pandemie die Hochschullandschaft umgestaltet hat. Allein in den Vereinigten Staaten ist die Einschreibung um 5,1 % zurückgegangen, während 84 % der Studenten ihren Unterricht online verlegt haben.

Die Hochschulbildung ist ein Bereich, in dem die Verwaltung nicht nur schnell handeln musste, um die kurzfristigen Auswirkungen der Pandemie abzumildern, sondern auch Strategien zu entwickeln, die ihre langfristigen Auswirkungen angehen. Gegen Ende des Frühjahrssemesters 2020 führten Führungskräfte der Purdue University Fort Wayne (PFW) einen dreiwöchigen Szenarioplanungsprozess durch, um festzustellen, ob sie den Campus sicher wiedereröffnen und eine risikoarme Umgebung für den persönlichen Unterricht im Jahr 2020 aufrechterhalten könnten - Schuljahr 2021. Sie stellten 22 Task Forces zusammen, die sich aus 140 Dozenten und Mitarbeitern zusammensetzten, um die Vor- und Nachteile von acht verschiedenen Szenarien abzuwägen. Dank ihrer gemeinsamen Bemühungen blieb der PFW-Campus während des gesamten Schuljahres 2020-2021 geöffnet.

Dr. Jeffrey Malanson, Direktor für strategische Planung und Umsetzung bei PFW, schreibt der Szenarioplanung zu, dass sie Fakultäten und Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, Beiträge zu leisten, und dass sie es der Führung ermöglicht, auf diesen Beitrag zu reagieren, um einen sinnvollen sozialen Wandel zu bewirken. Ein solches Ergebnis der strategischen Planungsinitiative von PFW ist PFW Prepared, eine Website, die Studenten, Dozenten und Mitarbeitern regelmäßig aktualisierte Fall-, Quarantäne- und Impfdaten zur Verfügung stellt.

PFW ist ein Paradebeispiel dafür, wie Hochschulen Szenarioplanung umsetzen können. Da Colleges und Universitäten weiterhin mit Fernunterricht und Unterbrechungen des Campuslebens umgehen, sollte die Szenarioplanung als fortlaufende Initiative implementiert werden.

Humanressourcen

Laut dem Human Resources Certification Institute (HRCI) hängt eine effektive Szenarioplanung von einer vorbereiteten zukünftigen Belegschaft ab. Und wer ist besser gerüstet, um die Führung bei der Entwicklung proaktiver Personalstrategien zu übernehmen, als HR-Experten?

Carla Patton, Director of People bei RAPP, sagt: „Für die Personalabteilung ist es wichtig, unkonventionell zu denken, Trends zu studieren und zu analysieren, was in der Welt vor sich geht, was sich auf den Arbeitsplatz und seine Mitarbeiter auswirken könnte.“ Zu diesen Trends gehört ein weit verbreiteter Talentmangel, der die Rekrutierungsbemühungen im ganzen Land beeinträchtigt hat. Als wir 300 Personalvermittler auf einer Skala von eins (überhaupt nicht schwierig) bis sieben (extrem schwierig) baten, die Schwierigkeit, Arbeitssuchende zu finden, anzuziehen und einzustellen, im Rahmen unserer Umfrage zur Personalbeschaffungsstrategie 2021 beantwortete die Mehrheit (65 %) wählte eine fünf oder höher.

Die Szenarioplanung kann als Teil des strategischen HR-Planungsprozesses verwendet werden, den Gartner als die Art und Weise definiert, wie HR-Führungskräfte geschäftliche Risiken und Chancen planen, indem sie Prioritäten setzen und Ressourcen HR-Initiativen zuweisen. Die Szenarioplanung kann HR-Experten helfen, den aktuellen und zukünftigen Personalbedarf durch die Entwicklung mehrerer Szenarien zu bestimmen.

Laut dem US Office of Personnel Management bietet der Storytelling-Aspekt der Szenarioplanung Unternehmen eine qualitativere Möglichkeit, zukünftige Ergebnisse für ihre Belegschaft zu berücksichtigen, als nur Trends auf der Grundlage quantitativer Daten zu betrachten.

Die Szenarioplanung kann HR-Fachleuten helfen, indem sie ihnen ermöglicht, zu überlegen, wie sich zukünftige Bedingungen auf ihre Organisation auswirken werden, die Auswirkungen auf ihre Belegschaft und die Kompetenzanforderungen zu bewerten und unter anderem Strategien zur Schließung von Qualifikationslücken zu entwickeln.

Gemeinschaftsplanung und Immobilienentwicklung

Laut einem Bericht der Wantman Group (WGI) aus dem Jahr 2021 waren traditionelle kommunale Planungsprozesse nicht darauf ausgelegt, mit kritischen Unsicherheiten umzugehen. Schon vor der Pandemie erlebten Gemeinschaften auf der ganzen Welt „außergewöhnliche Veränderungen an mehreren Fronten, von der Flut disruptiver Technologien bis hin zu rekordverdächtigen klimabedingten Ereignissen“.

Inwiefern fehlten herkömmliche Planungsprozesse? Konventionelle Transport- und Landnutzungsplanung orientierte sich an vergangenen Trends, um die Zukunft vorherzusagen. Regionalplaner maßen die Verkehrs- und Wohnungsnachfrage anhand von Daten aus vergangenen Wachstums- und Migrationsmustern. Aber diese Prozesse berücksichtigten nur quantitative Daten, die die signifikanten kulturellen Veränderungen der letzten paar Jahre nicht widerspiegeln.

Ähnlich wie die strategische HR-Planung fügt die Szenarioplanung den traditionelleren Planungsmethoden, die von Immobilienentwicklern in ihren Plänen und Projektdesigns verwendet werden, ein dringend benötigtes qualitatives Element hinzu. Es hilft Stakeholdern und Teilnehmern am kommunalen Planungsprozess, sich auf die Wahrscheinlichkeit bestimmter Trends sowie auf das Risikoniveau bestimmter Regionen oder Bevölkerungsgruppen für ein Ereignis wie Überschwemmungen oder andere extreme Wetterbedingungen zu konzentrieren.

Das obige Bild stammt vom Highwoods Preserve Parkway in Tampa, Florida: „Der zukunftssichere Kreisverkehr“. Dies war Teil einer Neugestaltung von Kreuzungen, bei der WGI mehrere Verkehrsaufkommensszenarien entwickelte, um das optimale Design zu bestimmen und zu bestimmen, wie viel zukünftiges Wachstum der Kreisverkehr aufnehmen kann.

Die Szenarioplanung kann Gemeindeplanern und Immobilienentwicklern helfen, indem sie zu einem konkreten Plan, einer Richtlinie oder einem Produktdesign führt, das sowohl durch quantitative als auch durch qualitative Forschung unterstützt wird. Es kann Teams auch dabei helfen, bestehende Designs einem Stresstest zu unterziehen, indem es sich mehrere Szenarien und alternative Zukünfte vorstellt.

In den letzten Jahren sind die Vorteile der Szenarioplanung nicht nur für KMUs, sondern auch für Softwareanbieter offensichtlicher geworden. Hier sind einige Systeme, die diese Methode unterstützen:

CRM-Software

Customer Relationship Management (CRM)-Software ermöglicht Kundeninteraktion, Support und Beziehungsmanagement. Während die Szenarioplanung kein typisches Merkmal von CRM-Plattformen ist, bieten einige Anbieter eine Szenariomodellierungsfunktion an, mit der Benutzer Szenarien basierend auf wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Trends entwerfen und untersuchen können. Fragen Sie einen Vertreter, ob dies etwas ist, was seine Plattform anbietet, bevor Sie CRM-Software kaufen, oder durchsuchen Sie unsere Datenbank, um mehr zu erfahren.

Finanzverwaltungssoftware

Finanzverwaltungssoftware wird verwendet, um die finanzielle Stabilität von Organisationen zu verfolgen und zu analysieren sowie Vorhersagen über ihre zukünftige finanzielle Leistung zu treffen. Zu den Funktionen gehören Tools für Finanzplanung, Prognose, Budgetierung, Szenarioplanung, Konsolidierung und Zusammenarbeit.

Risikomanagement-Software

Risikomanagement-Software hilft Unternehmen, Risikoniveaus in laufenden Projekten und Prozessen zu messen und aussagekräftige Erkenntnisse und Aktionspläne zur Risikominderung zu generieren. Die Software bietet Tools zum Dokumentieren von Corporate-Governance-, Risiko- und Compliance-Aufgaben sowie zum Sicherstellen, dass diese Elemente mit den Geschäftszielen übereinstimmen.

Die Szenarioplanung erfordert einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand. Es gibt auch die Realität, dass wir zwar Szenariopläne erstellen, um Unsicherheiten zu beseitigen, Faktoren, die sich auf die Pläne auswirken, sich jedoch von einem Tag auf den anderen ändern können. Das bedeutet, dass die Szenarioplanung eine fortlaufende Initiative sein sollte und nicht nur eine einmalige Brainstorming-Aktivität.

Wenn Ihr Unternehmen noch nicht in der Lage ist, sich auf die Szenarioplanung festzulegen, finden Sie hier einige Alternativen:

Halten Sie regelmäßige Teammeetings ab: Auch wenn Ihnen keine möglichen Szenarien einfallen, ist es dennoch eine gute Idee, sich regelmäßig mit Mitarbeitern und Stakeholdern zu treffen, um den Stand Ihres Unternehmens zu besprechen. Diese Treffen sind auch eine gute Gelegenheit, um alle Bedenken zu erörtern, die sich in der Pipeline befinden, sei es die Beschaffung von Lieferungen für ein bevorstehendes Projekt oder die Diskussion, wie Ihr Unternehmen mit der Durchsetzung von Richtlinien zur öffentlichen Gesundheit in Ihrer Region umgehen möchte.

Sprechen Sie mit Kollegen in Ihrer Branche: Wenn Sie Beziehungen zu Eigentümern ähnlicher kleiner Unternehmen aufbauen, können Sie Ideen austauschen und herausfinden, wie sie auf Schwierigkeiten reagieren.

Sparen Sie für einen regnerischen Tag: Während die Szenarioplanung Ihnen helfen kann, die Einzelheiten eines Ereignisses zu ermitteln, das zu Umsatzeinbußen führt, ist es eine gute Idee, in einen Notfallfonds zu investieren, wenn Sie dazu in der Lage sind, damit Ihr Unternehmen etwas zu tun hat zurückgreifen, wenn es finanziell einen Schlag braucht.

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Erhebungsmethodik

2021 Capterra Recruiting-Strategie-Umfrage

Die Capterra Recruiting Strategy Survey wurde im Juli 2021 durchgeführt. Wir haben 300 Antworten von Arbeitnehmern mit Rekrutierungsverantwortung bei US-Arbeitgebern gesammelt. Das Ziel dieser Umfrage war es zu erfahren, wie sehr Unternehmen mit Rekrutierung und Einstellung zu kämpfen haben und welche Lösungen sie in Betracht gezogen haben, um die Rekrutierungs- und Einstellungsergebnisse zu verbessern.