Was ist Projektrisikomanagement? Hier ist alles, was Sie wissen müssen

Wir alle neigen dazu, nach Möglichkeiten des Scheiterns zu suchen, wenn wir etwas Neues beginnen (oder daran denken, etwas Neues zu beginnen). Dieses Szenario gilt auch für Projektmanager.

Projekte können riskante Unternehmungen sein, und wenn sie nicht richtig verwaltet werden, können sie schnell aus dem Ruder laufen. Ohne ein angemessenes Risikomanagement können Projekte zu Zeit- oder Kostenüberschreitungen führen, was zu Terminüberschreitungen, nicht budgetierten Ausgaben und letztendlich zum Scheitern führen kann.

Wenn Sie ein Projektmanager sind, besteht der beste Weg, mit Risiken umzugehen, darin, sich im Voraus darauf vorzubereiten und Risikomanagementstrategien zu implementieren, um sie zu mindern. Aus diesem Grund ist die „Fähigkeit, Projektrisiken zu managen“ heute eine wesentliche Fähigkeit, auf die Arbeitgeber bei der Einstellung von Projektmanagern achten.

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen alles, was Sie über das Projektrisikomanagement wissen müssen. Tauchen Sie tief ein und erfahren Sie, wie Sie Risiken reduzieren, um Ihre Projekte auf Kurs zu halten! Aber lassen Sie uns zuerst das Wesentliche der Projektrisiken verstehen.

Was ist Projektrisiko?

Projektrisiko ist jedes potenzielle Problem, das sich negativ auf den erfolgreichen Abschluss Ihrer Projekte auswirken könnte. Risiken können auf internen oder externen Faktoren beruhen. Zum Beispiel, wenn ein wichtiger Lieferant sein Geschäft aufgibt und ein wichtiges Teammitglied Ihr Unternehmen verlässt – beide gelten als Projektrisiken.

Was ist Projektrisikomanagement?

Projektrisikomanagement ist der Prozess der Identifizierung, Bewertung und Reaktion auf unerwartete Risiken, die sich auf die Ziele und den Fortschritt Ihres Projekts auswirken könnten.

Vereinfacht ausgedrückt ist Projektrisikomanagement ein Prozess, der darauf abzielt, bereits eingetretene, eintretende oder wahrscheinlich in Zukunft eintretende Projektrisiken zu reduzieren. Es konzentriert sich auf die Risikominderung, indem es die Grundursachen von Risiken identifiziert und ihre Auswirkungen minimiert, wenn nicht sogar vollständig eliminiert.

Warum brauchen Sie Projektrisikomanagement?

Als Projektleiter ist das Identifizieren und Bewerten von Risiken ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Arbeit. Es hilft Ihnen, Ihre Projektmanagement-Bemühungen zu priorisieren. Wenn eine Risikobewertung zeigt, dass die Auswirkungen einer bestimmten Bedrohung schwerwiegend sein werden, sollten Sie die erforderlichen Schritte unternehmen, um diese Bedrohung im Voraus zu vermeiden oder abzuschwächen.

Bei jedem Projekt sind viele Risiken zu berücksichtigen, aber die einflussreichsten hängen mit dem Projektzeitplan, den Kosten, der Qualität, der Technologie und den Ressourcen zusammen.

Gängige Arten von Projektmanagementrisiken (mit Beispielen)

Lassen Sie uns einige der häufigsten Arten von Projektrisiken durchgehen, denen Sie begegnen können. Wir haben auch Beispiele hinzugefügt, um die Risiken besser zu erklären.

• Einzelprojektrisiken: Hierbei handelt es sich um Einzelrisikoereignisse, die sich bei Eintritt auf die Qualität, Kosten, Zeit und/oder den Umfang eines Projekts auswirken können. Beispiele hierfür sind nicht genügend Ressourcen für einen Job und der Umgang mit Krankenständen oder Auszeiten von Mitarbeitern während der Hauptsaison.
• Gesamtprojektrisiken: Diese Risiken beziehen sich auf die Auswirkung von Ungewissheit auf das Gesamtprojekt. Das Gesamtprojektrisiko umfasst eine Summe von Einzelrisiken sowie alle anderen Quellen von Projektunsicherheiten. Beispiele für solche Unsicherheiten sind Naturkatastrophen, Kriege und Änderungen in der Regierungspolitik.
• Variabilitätsrisiken: Diese Risiken sind mit Schwankungen oder Ungenauigkeiten bei Nachfrage, Angebot, Qualität, Preis usw. verbunden, die sich auf das Projektergebnis auswirken können. Beispiele sind schwankende Rohstoffpreise und der Wechsel des Lieferanten einer entscheidenden Produktkomponente.
• Mehrdeutigkeitsrisiken: Diese Risiken ergeben sich aus der Unklarheit der Projektanforderungen, die zu Fehlinterpretationen oder Fehlern führen kann. Beispiele hierfür sind ungenaue Anforderungen, die von Kunden erhoben werden, und unterschiedliche Interpretationen des Projektumfangs unter den Teammitgliedern.

5 Schritte zum Management von Projektrisiken

Risiken sind ein fester Bestandteil jedes Projekts. Es ist zwar unmöglich, alle Risiken zu eliminieren, aber es ist durchaus möglich, ihre Auswirkungen zu begrenzen, indem man sie steuert. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, alle potenziellen Projektrisiken kompetent zu reduzieren und zu kontrollieren.

1. Identifizieren Sie potenzielle Risiken

Der erste Schritt besteht darin, alle potenziellen Risiken zu identifizieren, die sich auf den Zeitplan oder die Ziele Ihres Projekts auswirken könnten. Dazu gehört eine genaue Analyse des gesamten Projektplans und die Bestimmung potenzieller Probleme, die auftreten könnten.

Eine Möglichkeit, diesen Schritt zu meistern, besteht darin, Brainstorming-Sitzungen mit Ihrem Projektteam und den Beteiligten zu planen. Sobald Sie die Risiken identifiziert haben, tragen Sie sie in ein Risikoregister ein. Auf diese Weise können Sie alle Risiken zusammen mit ihren Details wie Dauer, Auswirkung, Priorität und Status nachverfolgen.

2. Analysieren Sie die identifizierten Risiken

Sobald Sie die Risiken identifiziert haben, beginnen Sie mit deren Analyse, um zu verstehen, wie und in welchem ​​Umfang sie sich auf Ihr Projekt auswirken können. Fokus auf quantitative und qualitative Risikoanalyse. Die quantitative Risikoanalyse weist der Risikowahrscheinlichkeit einen numerischen Wert zu, während die qualitative Risikoanalyse dazu dient, nicht quantifizierbare Risiken zu identifizieren und zu bewerten. Beide helfen, Risiken zu identifizieren, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Berücksichtigen Sie bei der Bewertung von Risiken drei Schlüsselfaktoren: Risikowahrscheinlichkeit (Wahrscheinlichkeit des Eintretens eines Risikoereignisses), Risikoauswirkung (Folgen des Eintretens eines Risikoereignisses) und Risikoanfälligkeit (Umfang, in dem ein Risikoereignis kontrolliert werden kann). Diese helfen Ihnen dabei, das Gesamtrisikoniveau des Projekts zu verstehen und entsprechende Minderungsmaßnahmen zu planen.

3. Erstellen Sie einen Reaktionsplan

Jetzt, da Sie potenzielle Projektrisiken besser verstehen, ist es an der Zeit, einen Reaktionsplan zu entwickeln. Der Reaktionsplan sollte beinhalten, wie Sie auf jedes der identifizierten Risiken mit hoher Priorität eingehen. Der Plan sollte auch erreichbar, praktisch und auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Projekts zugeschnitten sein.

Übertragung, Minderung, Vermeidung und Akzeptanz sind vier verschiedene Möglichkeiten, auf Risiken zu reagieren. Erstellen Sie basierend auf Ihrer Risikotoleranz einen Reaktionsplan, um potenzielle Projektrisiken entweder zu übertragen, zu mindern, zu vermeiden oder zu akzeptieren.

4. Implementieren Sie den Reaktionsplan

Nachdem Sie einen Reaktionsplan entwickelt haben, ist es an der Zeit, ihn umzusetzen. Dies erfordert eine enge Abstimmung zwischen Teammitgliedern und Interessenvertretern. Stellen Sie sicher, dass sich alle am Projekt Beteiligten der Risiken bewusst sind und wissen, was sie tun müssen, um sie zu mindern.

Um den Plan effektiv auszuführen, bestimmen Sie jemanden, der für jeden Schritt verantwortlich ist, damit es Kontinuität und keine Verwirrung gibt. Behalten Sie im Verlauf des Projekts die Risiken genau im Auge und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen am Reaktionsplan vor.

5. Risiken überwachen und bewerten

Risikomanagement ist keine einmalige Aktivität; Es ist ein fortlaufender Prozess, der regelmäßig überprüft werden sollte. Und deshalb sollten Sie niemals aufhören, Projektrisiken zu überwachen und zu bewerten. Die kontinuierliche Überwachung ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt der Minderungsmaßnahmen zu verfolgen, sicherzustellen, dass sie wirksam sind, und bei Bedarf notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Der Projekterfolg hängt von einem rechtzeitigen Risikomanagement ab

Denken Sie daran, dass ein gut durchdachter Risikomanagementplan Ihre Projekte zum Erfolg führt.

Ein rechtzeitiges Risikomanagement trägt zum Erfolg von Projekten bei, indem potenzielle Risiken identifiziert und gemindert werden, bevor sie zu tatsächlichen Problemen werden. Durch einen proaktiven Ansatz für das Risikomanagement können Sie häufige Fallstricke und kostspielige Verzögerungen vermeiden, die zum Scheitern von Projekten führen können. Überdenken Sie den Risikomanagementprozess während des gesamten Projektlebenszyklus und machen Sie Ihr Projekt zu einem großen Erfolg. Prost!

Erhebungsmethodik

Capterras Umfrage zur emotionalen Intelligenz am Arbeitsplatz wurde im Dezember 2021 unter 528 in den USA ansässigen Fachleuten durchgeführt, die Projekte in ihrem kleinen bis mittelständischen Unternehmen leiten. Die Befragten wurden nach Beschäftigungsstatus (Vollzeit), Unternehmensgröße (2 bis 500 Mitarbeiter) und Beteiligung am Projektmanagement (extrem engagiert) durchsucht.

Die Projektmanagement-Benutzerumfrage von Capterra wurde im März 2021 unter 422 in den USA ansässigen Projektmanagern durchgeführt, von denen 367 Benutzer von Projektmanagement-Software sind. Die qualifizierten Befragten sind Entscheidungsträger oder maßgeblich am täglichen Projektmanagement ihrer Organisation beteiligt. Wir haben die Fragen so formuliert, dass jeder Befragte die Bedeutung und das Thema vollständig verstanden hat.