Was ist eine Telefonanlage? Der definitive Leitfaden für Private Branch Exchange Systems

Wenn sich Ihr Unternehmen von einem Startup zu einem florierenden Unternehmen mit Mitarbeitern entwickelt, möchten Sie Ihren Mitarbeitern möglicherweise eine Telefonverbindung bieten. Um dies zu tun, werden Sie feststellen, dass Sie Private Branch Exchange (PBX)-Systeme recherchieren.
In diesem Leitfaden fassen wir alle wesentlichen Informationen zusammen, die Sie über moderne PBX-Lösungen wissen müssen. Auch wenn Sie noch nie eine Telefonanlage verwaltet haben, können Sie schnell zu den für Sie wichtigen Teilen springen.

Was ist eine Telefonanlage?

Eine PBX ist ein Akronym für Private Branch Exchange, ein privates Telefonnetz, das es Benutzern ermöglicht, miteinander zu sprechen. Verschiedene Hardwarekomponenten arbeiten zusammen, um die Konnektivität mit dem Telefonnetz bereitzustellen.
Eine PBX betreibt das interne Telefonnetz eines Unternehmens. Ein PBX-System verwaltet das Routing und erweiterte Anruffunktionen für eingehende und ausgehende Anrufe.

Die Einrichtung einer Telefonanlage ist keine leichte Aufgabe. Ein Unternehmen nimmt die Hilfe eines oder mehrerer Systemadministratoren mit jahrzehntelanger Telekommunikationserfahrung in Anspruch. Sie benötigen auch den physischen Platz, um das PBX-System im Büro aufzustellen, wie z. B. einen Schrank oder einen Serverraum.
Um die Funktionen und Vorteile einer kommerziellen Telefonanlage besser einschätzen zu können, müssen wir zuerst über das Telefonsystem im Allgemeinen sprechen.

Werden Sie ein Telefonist mit einer Telefonanlage

Das traditionelle Telefonsystem ist als Plain Old Telephone System oder kurz POTS bekannt. Es basiert auf dem Twisted-Pair-Kabel von der örtlichen Telefongesellschaft zum Gebäude. POTS ist einfach, zuverlässig und hat sich in 140 Jahren nicht viel verändert.
Telefondienstanbieter verbinden Anrufe mit anderen über das Publicly Switched Telephone Network ( PTSN ) auf dem ISDN- Protokoll (Integrated Services Digital Network). Das PSTN ermöglicht es einem Verizon-Kunden, einen AT&T-Kunden anzurufen sowie lokale Patch-Anrufe durchzuführen.
Die Bereitstellung eines Telefondienstes für ein Unternehmen kann teuer sein. Eine typische traditionelle Geschäftstelefonrechnung kann jeden Monat nur für hundert Leitungen in die Tausende gehen.
Es muss einen besseren Weg geben.

Eine PBX ermöglicht es einem Unternehmen, ein internes Telefonsystem zu betreiben und weniger Telefonleitungen der Telefongesellschaft zu verwenden. Top PBX-Systeme können Voicemail, automatische Telefonzentralen und aufgezeichnete Nachrichten verwalten. Dazu gehören auch Telefondurchwahlen für alle im Unternehmen.

Die Cloud-basierte Telefonanlage hat die Art und Weise, wie Unternehmen mit Telefonanrufen umgehen, neu gestaltet und bietet ein deutliches Upgrade für frühere Einschränkungen. Früher waren Telefonanlagen proprietär und sehr schwer zu warten.

Heutzutage haben sich PBX-Systeme ziemlich weiterentwickelt. Anrufe sind nicht mehr an die lokale Telefongesellschaft gebunden, sondern werden mit der Voice-over-Internet-Protocol-Technologie ( VoIP ) getätigt. Anstelle von analogen Leitungen kann SIP-Trunking eine Verbindung zu einem Bruchteil der Kosten herstellen.

Möchten Sie mehr über Voice over IP erfahren? Unser VoIP-Leitfaden für Anfänger hilft Ihnen, die Vor- und Nachteile von VoIP zu verstehen.

PBX-Systeme ermöglichen es IT-Führungskräften, ihre vorhandenen Geräte mit einem vollständig digitalen Backbone zu warten, indem sie verschiedenen Nebenstellen unterschiedliche geschäftliche Telefonnummern zuweisen. Alternativ kombiniert eine Cloud-PBX das Beste aus beiden Welten mit einer vollständig verwalteten Telefonsystembereitstellung.

Nachdem wir nun den Zweck einer Nebenstellenanlage kennen, lernen wir die Vorteile einer modernen Telefonanlage für die Geschäftskommunikation kennen.

Vorteile von PBX-Systemen für Unternehmen

Es ist nicht alltäglich, dass Unternehmen ihre Telefonanlage gezielt einrichten möchten. Es muss etwas dran sein, damit sie ihren Telefondienst in die Cloud verlagern.
Große und kleine Unternehmen genießen die beeindruckenden Fähigkeiten einer Telefonanlage. Hier sind die wichtigsten Gründe, warum Unternehmen eine Telefonanlage verwenden:

1. Verwalten und führen Sie Anrufe nach einem bestimmten, vorprogrammierten Zeitplan durch. Sie können die Richtung der „Verzweigung“ wählen und eigene Regeln im PBX-Netzwerkbaum festlegen. Die Betreiber können die internationale Einwahl nach Bedarf einschränken oder zulassen, um hohe Kosten zu vermeiden.
2. Übertragen Sie Anrufe problemlos zwischen Benutzern und Abteilungen. Stellen Sie Verbindungen her und halten Sie sie aufrecht, ohne Anrufe zu unterbrechen. Sie können Anrufe effektiv durch eine Warm- oder Kaltweiterleitung weiterleiten. So oder so können Sie Anrufe zuverlässig weiterleiten.
3. Passen Sie Begrüßungen mit aufgezeichneten Nachrichten an, einschließlich der Musikauswahl für Ihr Unternehmen. Diese Funktion ist eine fantastische Möglichkeit, Kunden über ein Verkaufs- oder Serviceproblem zu informieren.
4. Betreiben Sie ein Call Center , um Ihnen bei der Verwaltung eines Verkaufsteams oder einer Kundendienstabteilung zu helfen. Eine PBX ist zwar kostspielig, kann aber aufgrund ihrer physischen Einschränkungen eingehende und ausgehende Anrufe in einer Warteschlange halten. Eine Cloud-basierte Telefonanlage kann mehr Anrufer bearbeiten und an die gewünschten Personen oder Teams verteilen.
5. Verbinden Sie mehrere Bürostandorte mit demselben Telefonsystem, damit Mitarbeiter miteinander sprechen können. Anstatt separate Telefonsysteme zu verwalten, würden Sie eine Telefonanlage verwenden, um diese Anrufweiterleitung zu verwalten.

Verwandte Themen: Was ist das Session Initiation Protocol (SIP) und wie funktioniert es?
Heutzutage möchten Unternehmen ihre Telefonanlage als Cloud-Telefonsystem mit verwalteten Telefonanlagenfunktionen für viele Standorte und Benutzer konfigurieren. Dieser Ansatz ermöglicht die größtmögliche Flexibilität zu einem erschwinglichen Preis.

Arten von PBX-Telefonanlagen

PBX-Telefonsysteme gibt es in einigen verschiedenen Varianten, um nahezu allen geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden, die darauf geworfen werden. Mit der Verlagerung von Geschäftsanwendungen in die Cloud sind auch PBXs in die Cloud migriert.

Hier sind einige der wichtigsten Unterschiede auf einen Blick:

Es gibt einige Optionen, die Sie für Ihre Telefonanlage in Betracht ziehen sollten: gehostet, vor Ort und hybrid.

Gehostete Telefonanlage

Eine gehostete Telefonanlage wird auch als Cloud-Telefonanlage, virtuelle Telefonanlage oder IP-Telefonanlage bezeichnet. Es ist oft Teil einer Unified Communications-Plattform, mit der Sie interne und externe Leitungen in einem einzigen System verbinden und weiterleiten können.

Mit einem gehosteten PBX-System können Sie die Telefone Ihrer Mitarbeiter alle über Ihren Webbrowser verwalten. Da es in der Cloud statt auf einem physischen Server gehostet wird, kann fast jedes Gerät auf der ganzen Welt mit einer Internetverbindung das System verwenden, einschließlich Computer, Mobiltelefone und IP-Telefone.

Einfach neue oder vorhandene Geräte anschließen, fertig. Sie können PBX-Funktionen wie Anrufweiterleitung, Anrufaufzeichnung, Voicemail-Transkription, Anrufweiterleitung, automatische Telefonzentralen, interaktive Sprachantwort (IVR), Wartemusik, Anrufweiterleitung und mehr über ein Online-Portal anpassen.

Und Sie können das Online-Setup innerhalb von Minuten durchfliegen, nicht Wochen. Da Sie diese Cloud-basierte Telefonanlage direkt verwalten, haben Sie alle Geräte unter Ihrer Kontrolle. Die Wartung ist in den monatlichen Kosten enthalten, sodass Sie nicht auf einen Berater oder internen IT-Experten angewiesen sind, um Probleme zu beheben.

Die meisten modernen IP-PBX-Systeme bieten zusätzliche Funktionen, die Sie bei Festnetzsystemen nicht finden werden. Beispielsweise kann eine VoIP-Telefonanlage eine Verbindung zur CRM-Software Ihres Unternehmens herstellen, eingehende Anrufe an Mobiltelefone weiterleiten, große Telefonkonferenzen abwickeln und in andere Kommunikationskanäle wie SMS oder Videokonferenzen integrieren.

Noch besser ist, dass eine Cloud-basierte Telefonanlage kostengünstiger ist als ein On-Premise-System. Die Funktionen werden regelmäßig aktualisiert, und Sie müssen keine Zeit für die Einrichtung und Wartung der Netzwerkinfrastruktur aufwenden.

Lokale Telefonanlage

Eine lokale Telefonanlage ist ein internes Kommunikationssystem zur Abwicklung eingehender und ausgehender Anrufe. Es ist die traditionelle Methode, die seit Generationen verwendet wird und im Wesentlichen eine automatische Version der manuellen Schalttafel ist.

PBX-Systeme vor Ort erfordern einen Server vor Ort und eine manuelle Verkabelung zu jedem Geschäftstelefon. Dies führt zu relativ hohen Vorabkosten von etwa 1.000 USD pro Leitung, zuzüglich laufender gelegentlicher Wartungsgebühren (Beratung).

PBX-Systeme vor Ort waren früher die einzige Option, aber heute sind sie für die meisten Unternehmen begrenzt und kostenintensiv. Die zugrunde liegende Technologie, auf der PBX-Systeme aufgebaut wurden – Festnetz – wird von Jahr zu Jahr weniger relevant. Und einem herkömmlichen PBX-System fehlen viele der erweiterten Funktionen, die Sie mit einem modernen Geschäftstelefonsystem haben.

Sie sind auch anfälliger für Sicherheitsbedrohungen. Laut FCC zielen einige Telefonbetrügereien auf unschuldige Mitarbeiter ab, die ältere PBX-Systeme verwenden, um teure Auslandsgespräche weiterzuleiten.

Als Geschäftsinhaber möchten Sie sich die Frage stellen: „Erbringt unsere Telefonanlage jedes Jahr den größten Wert? Geben wir zu viel Geld für die Verwaltung aus?“ In Bezug auf die Abschreibung von Vermögenswerten sind lokale PBX-Systeme kostspielig in der Wartung, Skalierung und Konfiguration.

Hybrid-Telefonanlage

Eine Hybrid-PBX passt ein lokales PBX-System für die Verwendung mit VoIP-Telefonie an. Es verwendet eine Technologie namens SIP-Trunking, um Sprachdienste für das PBX-System Ihres Unternehmens bereitzustellen. Dieser Mehrkanal-Sprachdienst ist ohne Änderung anderer PBX-Funktionen verfügbar. Wenn Ihr Unternehmen wächst, fügen Sie weitere Kanäle hinzu, ohne die Verkabelung installieren zu müssen, die für ein On-Premise-System erforderlich ist.

Für Unternehmen, die sich eine komplette Überholung nicht leisten können, ist die Einrichtung einer Hybrid-PBX mit einem erstklassigen SIP-Trunk-Anbieter eine lohnende Option. Es bietet Ihrer Telefonanlage neue Skalierbarkeit und niedrigere Kommunikationskosten bei gleicher Hardware.

Trotz dieser Vorteile sind Hybridsysteme jedoch immer noch durch die Anforderungen einer Vor-Ort-PBX begrenzt. Sie erfordern eine Vorabeinrichtung, Serverplatz und laufende Kosten für die IT-Wartung. Es ist zwar eine gute Option für die Umstellung eines Legacy-Systems auf VoIP-Technologie, aber nur wenige Unternehmen würden von der Installation eines neuen Hybridsystems profitieren.

PBX-Vergleich: On-Prem vs. Hosted PBX

Der Vergleich von lokalen und gehosteten PBX-Systemen kann Ihnen helfen, die richtige Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen. Egal, ob Sie für sich selbst oder einen Kunden nach TK-Anlagen suchen, Sie erkennen die Vorteile auf einen Blick.

Schauen wir uns nun die Vor- und Nachteile der einzelnen PBX-Typen an.

Vor- und Nachteile von PBX-Anlagen vor Ort

Cloud-gehostete PBX-Vor- und Nachteile

Für Startups, kleine Unternehmen und Unternehmen im Jahr 2023 und darüber hinaus ist eine gehostete Telefonanlage die bevorzugte Methode, um einen Telefondienst für Ihr Unternehmen einzurichten. Sie sparen sich eine Menge Stress und Budget.

Verwandte Themen: Ist gehostetes VoIP das Richtige für Ihr Unternehmen?

So wählen Sie den richtigen PBX-Typ für Ihr Unternehmen aus

Wenn Sie sich entscheiden, welches PBX-System Sie verwenden möchten, schauen Sie sich am besten zunächst das System an, das Sie bereits haben.

Für Unternehmen mit einem bestehenden PBX-System vor Ort kann es sinnvoll sein, in ein Hybridsystem zu investieren. Dadurch wird Ihre vorhandene PBX-Hardware für die Verwendung von VoIP angepasst, was zu besserer Anrufqualität, Sicherheit und erweiterten Funktionen führt.

Für Unternehmen, die ohne Telefonsystem bei Null anfangen, ist ein gehostetes System eine klare Wahl. Es wurde für modernes Arbeiten entwickelt und verfügt über Funktionen für Remote-Arbeit und nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit.

Unternehmen, die sich für eine gehostete Telefonanlage oder ein Hybridsystem mit SIP-Trunking entscheiden, können ihre Telekommunikationskosten um 60 % senken.

Es gibt einen Grund, warum die Cloud-basierte Kommunikation bis 2031 voraussichtlich mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 13 % wachsen wird . Es ist ein modernes System, das dazu beiträgt, die Kommunikation kleiner Unternehmen ins 21. Jahrhundert zu bringen.

Achten Sie bei der Auswahl eines VoIP-Anbieters auf diese Funktionen.

• Verlässlichkeit. Eine moderne Telefonanlage ist wertlos, wenn sie offline ist. Der Branchenstandard ist eine Betriebszeit von 99,99 % oder besser, und abhängig von Ihrem Plan können Sie häufig eine Service-Level-Vereinbarung (SLA) erhalten, die die Betriebszeit garantiert.
• Kosten. Wählen Sie einen Anbieter, der Pläne anbietet, die in Ihr Budget passen.
• Sicherheit. Suchen Sie nach einem Anbieter mit 24/7/365-Überwachung und Audits wie SOC 2- oder ISO/IEC 27001-Zertifizierung. Ziehen Sie zusätzliche Funktionen wie Anrufverschlüsselung in Betracht.
• Flexibilität. Moderne Systeme funktionieren sowohl mit physischen VoIP-Tischtelefonen als auch mit Softphones, die Sie auf Computern oder Smartphones verwenden können.
• Die Unterstützung. Wenn etwas schief geht, brauchen Sie ein Team, dem Sie vertrauen können. Nextiva hat einen preisgekrönten Kundendienst und eine Kundenzufriedenheit von 94 % .

Verwandt: Vor- und Nachteile von Cloud-basierten Telefonsystemen (+Best Practices)

Passen Sie eine TK-Anlage an Ihr Unternehmen an – nicht umgekehrt

Unabhängig davon, für welche TK-Anlage Sie sich entscheiden, sollten Sie sich bemühen sicherzustellen, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich in zwei Jahrzehnten so stark verändert. Sollte Ihre Telefonanlage nicht mit Ihnen Schritt halten?

Eine der grundlegenden Erkenntnisse hier ist, dass Sie nicht nur auf der Grundlage des Aufkleberpreises eines Geschäftstelefonsystems entscheiden können.

Bewerten Sie den Wachstumskurs Ihres Unternehmens und die Bandbreite der internen und externen Kommunikation. Niemand kennt Ihr Geschäft besser als Sie.