Was ist eine „offene Rechnung“?

" Offene Rechnungen " und " geschlossene Rechnungen " Rechnungen sind Begriffe, die häufig in Geschäfts- und Rechnungswesen verwendet werden.

Aber was sind sie genau? Warum sind sie wichtig? Und welche Arten von offenen Rechnungen gibt es?

Es gibt viele Faktoren, die den Status von Rechnungen beeinflussen. Lassen Sie uns die Unterschiede erklären und wie Sie sie beeinflussen können.

Rechnungsdefinition öffnen

Eine offene Rechnung (auch als ausstehende Rechnung bezeichnet) ist einfach eine Rechnung, die vom Verkäufer/Verkäufer ausgestellt, aber vom Käufer/Auftraggeber noch nicht (oder vollständig bezahlt) bezahlt wurde.

Eine Rechnung gilt als abgeschlossene Rechnung , sobald sie vollständig bearbeitet und bezahlt wurde.

Die Zahlung von Rechnungen kann aus einer Reihe von Gründen offen bleiben, einige gute und andere schlechte. Einige davon werden wir weiter unten besprechen.

Aber zuerst schauen wir uns die Rechnungen etwas genauer an.

Was sind Rechnungen?

Auf der einfachsten Ebene ist eine Rechnung (manchmal auch als Rechnung oder Registerkarte bezeichnet) ein Dokument, in dem die Kosten und Zahlungsbedingungen für verkaufte Dienstleistungen oder Produkte aufgeführt sind.

Es wird vom Verkäufer /Dienstleister/Dienstleister an den Käufer /Dienstleistungsnutzer gesendet und listet die Informationen beider Parteien auf. Sie legt auch fest, wann und wo die Zahlung fällig ist. Dies sind die Zahlungsbedingungen.

Das Wort „Rechnung“ selbst stammt ursprünglich aus der Mitte des 16. Jahrhunderts. „ Invoy “, das vom französischen Wort „ Envoyer “ stammt, das früher „ senden “ bedeutete.

Im modernen Englisch ist eine Rechnung technisch gesehen eine „ Verkaufsrechnung “ an den Verkäufer und eine „ Käuferrechnung “ an den Käufer.

Warum Rechnungen wichtig sind

Rechnungen enthalten nicht nur Details zu Einkäufen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf von Transaktionen, sondern enthalten auch Angaben, die zur Zahlung von Steuern oder zur Beilegung von Handelsstreitigkeiten verwendet werden.

Die Überwachung Ihrer Rechnungen ist ein großer Teil Ihrer (oder der Ihrer Buchhaltung) Debitorenbuchhaltungsarbeit .

Ein schlecht organisierter Rechnungsprozess wirkt sich negativ auf Ihren Cashflow aus und macht Sie anfällig für fehlende ausstehende Rechnungen.

Wichtig ist auch, wie Sie Rechnungen ausstellen.

Beispielsweise können Sie durch den Versand von Sammelrechnungen der Buchhaltung Ihrer Kunden das Leben erleichtern. Dies kann letztendlich die Kundenbindung und pünktliche Zahlungen fördern.

Verbessern Sie den Rechnungsverarbeitungsprozess durch Automatisierung

Die Rechnungsverarbeitung umfasst mehrere Schritte, darunter Genehmigungsprozesse, Zahlungen, Mahnwesen (Versenden von Mahnungen auf offene Rechnungen) und Gutschriftsrechnungen (Notizen, die Änderungen an Rechnungswerten kennzeichnen).

Sie können sich (oder Ihrer Kreditorenbuchhaltung) viel Arbeit ersparen, indem Sie viele dieser Schritte automatisieren.

5 Gründe für eine offene Rechnung

Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen offene Rechnungen haben können. Nachfolgend sind fünf der häufigsten aufgeführt.

1. Teilzahlung

Teilzahlungen von Rechnungen können absichtlich oder versehentlich erfolgen.

Beispielsweise arbeiten viele Unternehmen an Projekten, bei denen sie keine einmalige Zahlung für eine Dienstleistung oder einen Auftrag verlangen.

Stattdessen verlangen sie einen Teil der Zahlung im Voraus und den Rest nach Abschluss des Projekts.

Diese Art von Transaktion kann aus einer Reihe von Gründen auftreten. Es ist besonders wertvoll, wenn die Dienstleistungen eines Unternehmens über einen längeren Zeitraum stattfinden – beide Unternehmen wissen dann, dass der Anreiz entfällt, wenn alle Zahlungen vor Abschluss der Arbeit erfolgen.

Es könnte auch daran liegen, dass der endgültige Gesamtwert des Projekts in der frühen Phase der Zusammenarbeit möglicherweise schwer abzuschätzen ist oder die genauen später zu erbringenden Leistungen von einer frühen Leistung abhängen.

2. Fehler auf der Rechnung

Es könnte ein Problem mit einigen Informationen auf Ihrer Rechnung geben, wie z. B. Rechnungsnummer, Posten, Bankverbindung, sogar das angegebene Datum usw.

In den meisten Fällen teilt Ihnen die Buchhaltung Ihres Kunden einfach den Fehler mit, den Sie dann korrigieren und zurücksenden können.

In vielen Fällen führt dies zu einer Verzögerung bei der Übermittlung der Zahlungen.

3. Umstrittene Vereinbarung

In anderen Situationen kann es zu einer offenen Rechnung kommen, weil der Kunde mit den erbrachten Leistungen unzufrieden ist oder sogar die Einhaltung der Geschäftsvereinbarung bestreitet.

In diesem Szenario wurde möglicherweise eine Buchhaltungsabteilung angewiesen, nur den Gesamtbetrag zu zahlen. Oder vielleicht gab es ein Missverständnis zwischen den Unternehmen und ein Verkäufer versprach einen Rabatt auf den Restbetrag.

In einigen Situationen kann der Lieferant bereits erwarten und vereinbaren, was auf der Rechnung geschuldet wird. In anderen müssen sie möglicherweise Schritte in Richtung eines Streits unternehmen.

4. Bearbeitungszeit der Buchhaltung

Jedes Unternehmen ist anders. Die Buchhaltung des Unternehmens, mit dem Sie zusammenarbeiten, benötigt möglicherweise länger für die Bearbeitung und Überweisung von Geldern als andere.

Dies kann dazu führen, dass Sie länger als erwartet eine offene Rechnung haben. Als Verkäufer besteht die einzige wirkliche Möglichkeit, damit umzugehen, darin, Ihren Kunden zu kontaktieren und Ihre Rechnung zu verfolgen.

Mahnung oder automatische Mahnung ist eine Methode zur Nachverfolgung von Verbindlichkeiten. Sie können auch verlangen, dass der Kunde Sie benachrichtigt, wenn Ihre offene Rechnung zu einer geschlossenen Rechnung wird.

5. Bearbeitungszeit der Zahlung

Im Gegensatz zur direkten Barzahlung dauert die elektronische Zustellung von Zahlungen für Einkäufe einige Zeit.

Wie lange jede Zahlung dauert, hängt vom Zahlungsabwicklungsanbieter und dem zu zahlenden Betrag ab.

In den meisten Fällen erfolgen Banküberweisungen sofort.

Banken können jedoch einige Transaktionen verzögern, insbesondere wenn es sich um einen erheblichen oder relativ ungewöhnlichen Betrag für dieses Unternehmen handelt. Das gehört einfach zur Sorgfaltspflicht der Banken und ist kein Grund zur Beunruhigung.

Die Bearbeitungszeit einer Zahlung verlängert sich auch, wenn es sich um eine internationale Zahlung handelt.

Fazit

Offene Rechnungen sind häufiger als Sie vielleicht denken.

Rechnungen selbst sind technisch immer entweder offene Rechnungen oder geschlossene Rechnungen. Sie können sogar absichtlich eine offene Rechnung einem Kundenkonto zuweisen, um Flexibilität bei Zahlungen zu bieten und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

In der Praxis sind offene Rechnungen jedoch meist das Ergebnis eines Problems im Zahlungsprozess oder einer Teilzahlungsvereinbarung.

Sie können aus verschiedenen Gründen auftreten, darunter Fehler, Streitigkeiten oder Probleme bei der Zahlungsabwicklung.

Die Verbesserung Ihrer Best Practices für die Rechnungsverarbeitung ist eine Möglichkeit, die Wahrscheinlichkeit unerwünschter offener Rechnungen zu verringern, ebenso wie die Automatisierung.

Indem Sie die Kontrolle über Ihre offenen Rechnungen beherrschen, können Sie den Cashflow Ihres Unternehmens verbessern. Langfristig untermauert dies den Erfolg und das Wachstum Ihres Unternehmens.