Unternehmenszusammenarbeit: Zu implementierende Systeme und zu verwendende Tools

Veröffentlicht: 2024-04-06

Unbeantwortete Nachrichten und E-Mails. Drohende Fristen. Endlose Benachrichtigungen. Tagelanger Rückstand, den es aufzuholen gilt.

Ein modernes Arbeitsumfeld fördert zweifellos Exzellenz, harte Arbeit, Ausdauer und einzigartige Beiträge. Es setzt Teamwork, Kreativität und die Bereitschaft voraus, gemeinsam an brandneuen, einzigartigen Lösungen zu arbeiten.

Aber wie sich herausstellt, führen Dutzende von Apps, Tools und Plattformen auf mehreren Geräten zu einem Burnout bei Managern und ihren Teams, und große, verteilte Unternehmen leiden am meisten darunter.

Mit anderen Worten: Sie möchten weiterhin die bestmögliche Arbeit leisten, ertrinken jedoch in zu vielen unterschiedlichen Tools für die Zusammenarbeit. Es gibt eine Lösung: einen Enterprise-Collaboration-Ansatz, mit dem Sie gleichzeitig Projekte verwalten, Informationen austauschen, in Echtzeit zusammenarbeiten und ein angenehmes Arbeitsumfeld schaffen können.

Dieser Leitfaden führt Sie durch Enterprise-Collaboration-Systeme und -Plattformen und zeigt Ihnen, wie Sie diese am effizientesten in Ihrem Unternehmen implementieren können.

Was ist Unternehmenszusammenarbeit?

Enterprise Collaboration ist ein System für Kommunikation, Zusammenarbeit, Projektmanagement und Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern in großen Unternehmen, unabhängig von ihrem Standort.

Dadurch wird es für Teams einfacher, gemeinsam auf die gewünschten Ziele und Ergebnisse hinzuarbeiten, ohne Barrieren, Silos oder Bürokratie. Es beschleunigt die Art und Weise, wie Dinge erledigt werden.

Anstatt sich beispielsweise gegenseitig anzurufen oder E-Mails zu schicken, um einen Projektzeitplan festzulegen, können sie sich auf ein Projektmanagement-Tool stützen, um Fristen und Meilensteine ​​zu besprechen und festzulegen. Und anstatt ein Dokument per Hand oder per E-Mail zu übermitteln, können Teamkollegen ein Dateifreigabesystem nutzen, um dies effizienter zu tun.

Dashboard für die Teamzusammenarbeit im Unternehmen

Enterprise Collaboration optimiert Ihre Geschäftsprozesse, indem es sie in Ihren Technologie-Stack einbettet – und funktioniert für alle Arten großer Organisationen, einschließlich moderner Arbeitsplätze, die das Beste aus Hybrid- oder Remote-Arbeit herausholen möchten.

Zu den Vorteilen der Unternehmenszusammenarbeit gehören:

Aus welchen Systemen besteht Enterprise Collaboration?

Eine hervorragende Zusammenarbeit in großen Unternehmen erfordert viel mehr als nur die Implementierung einer Enterprise-Collaboration-Software und den anschließenden Feierabend. Hier sind die Systeme, die Sie einrichten möchten:

Klare Kommunikationsrichtlinien

Klare Protokolle darüber, wie und wann bestimmte Kommunikationskanäle genutzt werden sollen, sind die Grundlage eines Unternehmenskollaborationssystems. Es setzt klare Erwartungen und verhindert Missverständnisse, Verzögerungen, Verwirrung und Frustration.

Was erfordert einen Telefon- oder Videoanruf? Was ist ideal für einen kurzen Slack-Chat im Vergleich zu einer längeren E-Mail? Kommunikationsrichtlinien sind praktisch Anweisungen für jeden internen Kommunikationskanal, die Folgendes umfassen:

  • Kommunikationsmethoden – wie Text, Audio und virtuelle Meetings .
  • Anwendungsfälle – zum Beispiel tägliche Check-ins oder projektbezogene Chats.
  • Erwartete Reaktionszeiten – etwa bis zum Ende des Tages oder innerhalb von 48 Stunden.
  • Dringlichkeitsstufen – oder was warten kann und was unmittelbare Auswirkungen hat.

Hier ist ein Beispiel für Richtlinien, die die Kommunikation optimieren und klare Leitplanken für jeden Kanal definieren:

Kanal Kommunikationsmethoden Anwendungsfälle Erwartete Reaktionszeiten
Email Text
Voraufgezeichnetes Video (z. B. Loom)
Routineanfragen Innerhalb von 24 Stunden
Team-Chat (Slack, Teams) Text Geselligkeit
Täglicher Check-in
Am Ende des Tages
Anruf Video oder Audio Komplexe Projektbesprechungen
Beziehungsaufbau
schnellstmöglich
Textnachricht Textnachricht (SMS) Dringende Anfragen schnellstmöglich

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Echte Unternehmenszusammenarbeit findet in einem größeren Maßstab statt, als nur innerhalb jedes Teams. Tatsächlich ist sein größter Vorteil die Fähigkeit, Silos aufzubrechen. Auf diese Weise kann jeder auf die Gesamtziele des Unternehmens hinarbeiten und nicht nur auf isolierte Teamziele.

Durch abteilungsübergreifende Zusammenarbeit kommen Initiative, Können, Kreativität und außergewöhnliche Problemlösung zusammen. Kollaborative Projekte machen ein Unternehmen als Ganzes zu mehr als der Summe seiner Teile. Auf diese Weise bündeln Teams ihre Anstrengungen, um Ergebnisse zu erzielen, die sie alleine nicht hätten erreichen können.

An einer Marketingkampagne können beispielsweise ein Team für bezahlte Anzeigen, ein Content-Team und ein Team von Designern beteiligt sein. Anstatt dass sich jeder das erste Briefing schnappt und es in seinem eigenen Silo durchführt, besteht ein besserer Ansatz darin, die Zusammenarbeit durch Check-ins, Fortschrittsaktualisierungen, Beiträge und gemeinsame Meilensteine ​​zu fördern.

Anstatt zu iterieren, sobald alle ihre Arbeit abgeschlossen haben, gibt es Raum für eine frühe Iteration – und ein besseres Endergebnis.

Regelmäßige Feedbackschleifen

Das Kommunikationssystem eines Unternehmens ist nicht von Anfang an perfekt, und in einem großen Unternehmen wie Ihrem ist die Herausforderung sogar noch größer.

Deshalb lohnt es sich, wiederkehrende, ständige Feedbackschleifen zu etablieren, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Gedanken und Erfahrungen in der Kommunikation und Zusammenarbeit auszutauschen. Ziel ist es herauszufinden, wo sie auf Engpässe und Hürden stoßen, die sie davon abhalten, effizient zu arbeiten und ihre beste Arbeit zu liefern.

Der Zugang zu regelmäßigen Feedbackschleifen wird auch das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter fördern, ihre Entwicklung und ihr Wachstum fördern und eine Kultur der Innovation, Ideen und Inklusion fördern.

Zu den Möglichkeiten, wie Sie Feedbackschleifen in Ihr Kollaborationssystem einbetten können, gehören:

  • Umfragen – sowohl immer offen als auch für bestimmte Anwendungsfälle und Zeiträume
  • Rathäuser – online und/oder persönlich
  • Vorschlagsboxen – online und/oder im Büro
  • Wiederkehrende Einzelgespräche – zwischen Managern und ihren Teammitgliedern

Kultur der „offenen Tür“.

Um regelmäßige Feedbackschleifen abzurunden, schaffen Sie ein Höchstmaß an Transparenz, indem Sie Mitarbeiter aller Ebenen dazu ermutigen, kommunikationsspezifische Probleme oder Ideen anzusprechen.

Das bedeutet, dass jeder Manager und jede Führungskraft bereit ist, Bedenken und Konfliktpunkte im Hinblick auf Kommunikation und Zusammenarbeit anzuhören.

Sie reduzieren und verhindern nicht nur Frustrationen aufgrund von Kommunikationslücken, sondern fördern auch das Vertrauen, stärken die Teamarbeit, zeigen Transparenz und entwickeln ein Gefühl des gegenseitigen Respekts. Dies dient dem Wohl aller Mitarbeiter und des gesamten Unternehmens.

Anerkennung von Kollaborationsführern

Egal, ob Sie ein Neuling in der Unternehmenszusammenarbeit sind oder nach Monaten oder Jahren der Implementierung nach Verbesserungsmöglichkeiten suchen, eines ist wahr: Es gibt keine unternehmensweite Zusammenarbeit ohne Menschen vor Ort, die als Verfechter und Förderer der Zusammenarbeit fungieren.

Wenn ein Mitarbeiter eine effektive, optimierte Kommunikation und Teamarbeit ermöglicht, sollten Sie dies hervorheben und belohnen.

Dies wird anderen Teammitgliedern sowie anderen Abteilungen zeigen, wie diese Kooperationsbemühungen das Endziel unterstützen. Nicht nur das: Es wird auch andere dazu ermutigen, dasselbe für ihre jeweiligen Teams und die Teams, mit denen sie häufig zusammenarbeiten, zu tun.

15 Enterprise-Collaboration-Plattformen zum Erkunden

Sind Sie bereit, Tools und Apps für die Unternehmenszusammenarbeit zu evaluieren? Hier sind die wichtigsten Plattformtypen, die Sie im Auge behalten sollten, und die Funktionen, die Sie benötigen.

Plattformen für den Dokumentenaustausch und die Zusammenarbeit

Wenn Sie jemals herausfinden mussten, welche Dateiversion die aktuellste ist (wer hat das nicht getan?), kennen Sie bereits die Vorteile einer Plattform für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten.

So wissen Sie, dass keine zufällig aktualisierten Dateien auf dem lokalen Laufwerk einer anderen Person gespeichert sind – alles befindet sich am selben Ort und steht allen Beteiligten zur Verfügung, um bei Bedarf jederzeit auf die neueste Dateiversion zuzugreifen. File-Sharing-Plattformen sind auch Kollaborationsplattformen, was bedeutet, dass Sie alle an demselben Dokument arbeiten und Änderungen in Echtzeit verfolgen können, ohne die harte Arbeit anderer zu überschreiben.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Plattform für den Dokumentenaustausch und die Zusammenarbeit Folgendes:

Kommunikations- und Kollaborationsplattformen

Wo findet Ihre Echtzeitkommunikation – Instant Messaging, Videokonferenzen und -anrufe sowie soziale Netzwerke – tatsächlich statt?

Wenn man die Dinge dem Zufall überlässt, greifen einige Mitarbeiter zu SMS und Facetime, während andere möglicherweise WhatsApp-Texte und Videoanrufe bevorzugen.

Kollaborationsplattform für Echtzeitkommunikation

Eine effektive Zusammenarbeit basiert auf Kommunikationstools, die jeder standardmäßig nutzt. Hier können sie sicher sein, immer die richtige Person zu finden oder eine Antwort auf ihre Frage zu finden. Anstatt Zeit und Energie damit zu verschwenden, die richtige Option zu finden und auszuwählen, können die Mitarbeiter direkt in die Teamzusammenarbeit einsteigen.

Hier sind Ihre besten Optionen für Kommunikations- und Kollaborationsplattformen:

Projektmanagement-Tools

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist die Aufgabenverwaltung die Art und Weise, wie Dinge erledigt werden. Und dafür benötigen Sie ein Tool, mit dem Sie Projekte und ihre Zeitpläne definieren, sie in Aufgaben aufteilen, Fristen im Auge behalten, Aufgaben zuweisen und delegieren sowie Abhängigkeiten zwischen ihnen verwalten können.

Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem von Ihnen gewählten Tool Dashboards und Ansichten wie Kalender oder Kanban-Boards anpassen und problemlos projektspezifische Dateien, Kommentare und Kontext hinzufügen können.

Betrachten Sie diese Projektmanagement-Tools:

Unternehmenssuchmaschinen

Mit einer Unternehmenssuchsoftware können Sie genau die Informationen finden, wenn Sie sie benötigen. Es kann in Datenbanken, Dokumenten, Websites, Apps, Ihrem Intranet und mehr gespeichert werden.

Aus Produktivitätsgründen müssen der Suchvorgang und das Abrufen der richtigen Suchergebnisse reibungslos und in wenigen Augenblicken erfolgen, was Ihre Unternehmenssuchmaschine zu einem zentralen Baustein für Zusammenarbeit und effizientes Arbeiten macht.

Dies sind einige der besten Optionen für Unternehmenssuchmaschinen:

Intranets

Ihr Intranet ist die unternehmenseigene Informations- und Ressourcenbibliothek. Es umfasst Schulungsressourcen, Unternehmensabläufe und -prozesse, Aktualisierungen und Ankündigungen, Richtlinien, Organisationsstruktur, ein Mitarbeiterverzeichnis und mehr.

Ein gut geführtes Intranet gibt jedem Mitarbeiter Klarheit und einen Orientierungspunkt. Es hilft den Mitarbeitern, bei ihrer Arbeit hervorragende Leistungen zu erbringen. Man kann sich kaum ein Unternehmen vorstellen, das kein Intranet benötigt, aber diejenigen, die über mehrere Standorte, Zeitzonen, Schichten und Arbeitsstile hinweg arbeiten, brauchen es am meisten.

Um einen zugänglichen Knotenpunkt für Unternehmenswissen und -ressourcen aufzubauen, können Sie Folgendes nutzen:

Wie Unified Communications die Zusammenarbeit in Unternehmen vorantreibt

Eine Strategie für die Zusammenarbeit in Unternehmen ist vielschichtig und ein ziemliches Unterfangen.

Aber es gibt eine Lösung, die die Komplexität der Kommunikation zwischen Dutzenden von Standorten und Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern perfekt abdeckt: Unified Communications.

Unified Communications – und damit auch Unified Communications as a Service ( UCaaS ) – verbindet internetbasiertes Telefonieren mit Echtzeitkommunikation und Zusammenarbeit zu einer voll ausgestatteten Kommunikationsplattform.

Auf diese Weise können Mitarbeiter alles von einer einzigen Plattform aus erledigen, von der Umsetzung interner Projekte bis hin zur Bereitstellung fantastischen Kundensupports, unabhängig davon, von wo aus sie arbeiten.

Vorteile für Unternehmen

Auf der anderen Seite der Einführung von Unified Communications erwarten Sie fünf Hauptvorteile.

Optimierte Kommunikation

Denken Sie an dieses zermürbende Szenario:

Sie wenden sich über Slack an einen Kollegen, um ihn zu einem Problem zu befragen, mit dem Sie konfrontiert sind. Sie antworten Ihnen auf WhatsApp, während sie zu einer Besprechung pendeln, und bitten Sie, Ihnen die Datei, mit der Sie Probleme haben, per E-Mail zuzusenden. Anschließend rufen sie Sie auf Ihrem Bürotelefon an, um mögliche Lösungen zu besprechen.

Eine Woche vergeht, und Sie drehen sich im Kreis und versuchen, etwas zu finden, das einem ausführlichen Gespräch über Ihr Problem ähnelt.

Es gibt einen besseren Weg: eine einheitliche Kommunikationsplattform, die Chat, Sprache, Video und Dateifreigabe kombiniert, sodass Sie sofort vollständige Einblicke in alle Aufgaben, Projekte oder Probleme erhalten, an denen Sie gearbeitet haben.

Verbesserte Zusammenarbeit

Wenn Sie Kommunikationssilos auflösen und Projekte, Dateien und Nachrichten auf einer einzigen Plattform zusammenführen, beseitigen Sie auch Hindernisse für Teamarbeit und Fortschritt.

Anstatt immer wieder zu fragen: „Können Sie mich daran erinnern, wo ich dieses Dokument finde?“ oder: „Woran arbeitest du diese Woche nochmal?“ Durch Check-ins werden die mentalen Kapazitäten der Mitarbeiter für Echtzeit-Interaktion, Beiträge und Fortschritte freigesetzt.

Erhöhte Produktivität

Die Konzentration auf die Mitarbeiter ist wertvoll. Aktuelle Untersuchungen haben ergeben, dass das Umschalten zwischen Apps und Tabs, auch Kontextwechsel genannt, Arbeitnehmer etwa vier Stunden pro Woche oder etwa 9 % ihrer jährlichen Arbeitszeit kostet.

Je größer Ihr Unternehmen ist, desto kostspieliger wird dieser Verlust. Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Suche nach der richtigen Information, der richtigen Person oder dem gesamten Kontext, indem Sie Ihr Kommunikations- und Kollaborations-Toolkit vereinheitlichen.

Erhöhte Zugänglichkeit

Die Verwaltung des Mitarbeiterzugriffs auf die richtigen Systeme ist selbst dann schwierig, wenn Sie sich alle an einem einzigen Standort befinden. Hinzu kommt die Fernarbeit oder die Mitarbeiter, die häufig reisen, und Sie werden sich mit Sicherheit ein oder zwei Kopfschmerzen holen – und das jede Woche.

Unified Communications ermöglicht Ihnen eine einfache Zugriffs- und Berechtigungsverwaltung für Mitarbeiter, unabhängig davon, an welchem ​​Standort sie sich befinden oder mit welchem ​​Gerät sie arbeiten. Mit UCaaS wird sogar ihr Smartphone zum Elektrowerkzeug für alles, woran sie gerade arbeiten.

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Reduzierte Kosten

Die meisten UCaaS-Lösungen ersetzen mehrere kostenpflichtige Geschäftsanwendungen. Denken Sie an den Preis, den Sie vierteljährlich oder jährlich für Team-Chat, Projektmanagement, Helpdesk und Geschäftstelefone zahlen.

Konsolidieren Sie Ihre Kommunikationsplattformen mit vereinfachten UCaaS-Preisen – normalerweise pro Benutzer und Monat, mit praktischen Stufen und Upgrade-/Downgrade-Optionen, die in jedem Abrechnungszeitraum verfügbar sind.

Hauptmerkmale

Hier sind die UCaaS-Funktionen , die dies zur idealen Richtung für Ihre Unternehmenszusammenarbeit machen:

Für eine einheitliche Zusammenarbeitserfahrung entscheiden Sie sich für Nextiva

Endeffekt? Ihr großes Unternehmen, Ihre großen Teams und Ihre großen Ziele benötigen eine zuverlässige Möglichkeit zur Zusammenarbeit und Kommunikation. Ohne sie laufen Sie Gefahr, Ihre Mitarbeiter auszubrennen und Wachstumschancen zu verpassen.

Ihre beste Wahl ist UCaaS, die ultimative Möglichkeit, die Art und Weise, wie Sie Ihre Aufgaben erledigen, schneller, optimierter Arbeitsabläufe und leistungsstarker Zusammenarbeit zu verleihen. Unsere Empfehlung ist natürlich Nextiva.

Nehmen Sie es von Tricoci , einem High-End-Kosmetikunternehmen mit über 1.300 Mitarbeitern und 200.000 Kunden pro Jahr. Tricoci nutzt Nextiva zur Verwaltung der gesamten internen Kommunikation und der Kundenkommunikation, einschließlich bis zu 3.000 Anrufen pro Tag, täglichen Konferenzen und Besprechungen, einem voll funktionsfähigen Callcenter und schnellem Zugriff auf Standorte und Salons bei Problemen.

UCaaS bringt Ihren digitalen Arbeitsplatz auf die nächste Stufe. Nextiva hat es bereits für mehr als 100.000 Teams ermöglicht. Möchten Sie sicherstellen, dass UCaaS für Ihren Anwendungsfall und die Art Ihres Unternehmens geeignet ist? Nehmen Sie an unserem Unified-Communications-Bereitschaftsquiz teil, um es herauszufinden.

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