Was ist Cloud-Telefonie und wie funktioniert sie? (+ 7 Vorteile für Ihr Unternehmen)

Möchten Sie, dass Ihre Telefonanlage kostengünstiger wird und mehr leistet? Sie sind wahrscheinlich schon einmal auf Cloud-Telefonie gestoßen und möchten wissen, ob sie für Ihren speziellen Anwendungsfall hilfreich sein kann.

Wenn Sie über den Wechsel von Ihrem bestehenden Geschäftstelefondienst zur Cloud-Telefonie nachdenken, sind Sie hier richtig. In diesem Leitfaden behandeln wir alles, was Sie wissen müssen, einschließlich der Grundlagen der Cloud-Telefonie, wie sie funktioniert, welche Vorteile sie Ihrem Unternehmen bietet und wie Sie Ihren Cloud-Telefonie-Anbieter auswählen.

Lasst uns gleich einsteigen.

Was ist Cloud-Telefonie?

Cloud-Telefonie ist ein Telefonsystem, das über Ihre Internetverbindung läuft. Es ist auch als VoIP-basierte gehostete PBX- Lösung bekannt. Es hilft Ihnen, Ihren geschäftlichen Telefondienst in die Cloud zu verlagern.

Cloud-Telefonie optimiert Ihre Geschäftskommunikation und wächst mit Ihrem Unternehmen. Ganz gleich, ob Sie neue Büros eröffnen, Remote-Mitarbeiter einstellen oder Ihre internen Teams erweitern – Cloud-Telefonie macht die Erweiterung mühelos und kostengünstig.

Cloud-Telefonie ist eine Art Unified Communications as a Service (UCaaS). UCaaS ist ein Unified-Communications-Modell, das heißt, es vereint verschiedene Kommunikationssysteme und Kollaborationstools. Mit Cloud-Telefonie verlagern Sie nicht nur Ihre Telefongespräche in die Cloud, sondern verbinden sie auch mit Ihren Videokonferenzen, Instant Messaging, CRM und Geschäftsprozessen in allen Bereichen.

Als Teil Ihrer UCaaS-Plattform wird Cloud-Telefonie Ihre Teams besser verbinden und Ihre Mitarbeiter fokussierter, engagierter und zufriedener in ihren Rollen machen. Tatsächlich kam eine von CMBR für Cisco durchgeführte Studie zu dem Schluss, dass fast 8 von 10 Mitarbeitern aufgrund von Remote-Arbeitsfunktionen wie Team-Chat und Videokonferenzen eine verbesserte Produktivität verzeichnen.

Wie funktioniert Cloud-Telefonie?

Cloud-Telefonie funktioniert über einen VoIP-Dienstanbieter. Wenn Sie die Telefonnummer wählen, die Sie anrufen möchten, übernimmt Ihr Diensteanbieter die Weiterleitung. Es wandelt analoge Sprachsignale in Datenpakete um und überträgt diese über Ihre Internetverbindung. Auf diese Weise verbindet es Ihr Telefon mit der Person, die Sie anrufen.

Ihrerseits würden Sie einzelne Telefonnebenstellen durch ein VoIP-Tischtelefon ersetzen. Anstatt eine Verbindung zu einem Festnetz herzustellen, schließen Sie Ihre Telefone an Ihr bestehendes Netzwerk an. Sie können auch ein Softphone oder eine auf Ihrem Computer, Tablet oder Smartphone installierte App verwenden. In beiden Fällen rufen Sie über eine moderne, benutzerfreundliche Oberfläche an und stellen im Bruchteil einer Sekunde einen Anruf her.

Da Cloud-Telefonie in der Cloud läuft, können Sie Ihr geschäftliches Telefonsystem über ein Online-Dashboard verwalten und haben so die volle Kontrolle über Telefonnummern, Anrufweiterleitung, das Hinzufügen neuer Benutzer und mehr.

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Cloud-Telefonie vs. herkömmliche PBX: Was ist der Unterschied?

Für Ihre Mitarbeiter, also die Endnutzer Ihrer Telefonanlage, sieht es zwischen Cloud-Telefonie und herkömmlicher PBX möglicherweise nicht viel anders aus. Wenn wir unter die Haube schauen, werden wir eine ganz andere Geschichte finden.

Wie Sie im nächsten Abschnitt sehen werden, entfällt bei der Cloud-Telefonie der Bedarf an physischer Ausrüstung. Ihre Mitarbeiter können über jedes mit dem Internet verbundene Gerät untereinander und mit Ihren Kunden kommunizieren. Sie können dies überall dort tun, wo Sie WLAN oder eine 4G-Internetverbindung nutzen können.

Aus Sicht Ihres Unternehmens ist der Einstieg in die Cloud-Telefonie einfach. Anstelle eines komplexen und teuren Prozesses zur Verbindung mit dem öffentlichen Telefonnetz (PSTN) benötigen Sie lediglich einen VoIP-Dienstanbieter und eine zuverlässige Breitbandverbindung.

Herkömmliche PBX-Anlagen stellen eine viel größere Herausforderung dar, sowohl bei der Einrichtung als auch bei der Aufrechterhaltung Ihres Telefondienstes. Hier ist der Grund:

Erstens sind da die Kosten und der Aufwand für die Einrichtung. Ein Telefonanbieter muss Ihren Standort besuchen und stationäre Geräte installieren, und am Ende zahlen Sie sowohl für die Arbeit als auch für die Ausrüstung.

Sie müssen außerdem die technische Einrichtung der Private Branch Exchange (PBX) -Ausrüstung an Ihrem Standort aufrechterhalten. Wenn etwas überhitzt, kaputt geht oder veraltet ist, müssen Sie es reparieren oder ersetzen. Dies ist nicht nur kostspielig, sondern beeinträchtigt auch die Produktivität und Konzentration Ihres Teams.

Eine herkömmliche Telefonanlage verteuert Ihre Telefongespräche, insbesondere Ferngespräche. Es bietet grundlegende Anruffunktionen, die problematisch sein können, wenn Sie erweiterte Funktionen wie HD-Audio, Voicemail-zu-E-Mail oder Anrufanalyse nutzen möchten.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, möchten Sie möglicherweise neue Standorte eröffnen, weitere Telefonleitungen hinzufügen oder Remote-Arbeitsoptionen einführen. Herkömmliche PBX-Systeme lassen sich nicht leicht skalieren, da sie mehr Ausrüstung, Wartung und Kosten erfordern. Außerdem sind sie keine praktische Option für Mitarbeiter, die beruflich unterwegs sind und produktiv bleiben möchten, da ihre Telefonnummer an ein physisches Tischtelefon gebunden ist.

Ein herkömmliches PBX-System kann eine gute Option für kleine Unternehmen sein, deren Geschäftsanforderungen sich selten ändern und die nicht vorhaben, zu expandieren. Wenn Sie jedoch wachsen und sicherstellen möchten, dass Ihre Telefoneinrichtung Sie nicht ausbremst, werden Sie die Flexibilität lieben, die VoIP bietet.

Vorteile der Cloud-Telefonie

Was bedeutet ein Problem mit Ihrer Telefonanlage für Ihr Unternehmen? Sie können einen Kunden verlieren, eine wichtige Frist verpassen oder einen Mitarbeiter aufgrund eines Kommunikationsproblems entlassen.

Es ist keine Überraschung. Die Art und Weise, wie wir arbeiten, ist dynamisch und vielfältig geworden, und wir brauchen Technologie, um Schritt zu halten.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Sie aufgrund von Kommunikationsproblemen nie einen Kunden, einen Mitarbeiter oder Ihren Seelenfrieden verlieren, sollten Sie sich über die Vorteile der Cloud-Telefonie informieren.

1) Schnelle und einfache Implementierung

Für die Implementierung der Cloud-Telefonie ist keine Infrastruktur vor Ort erforderlich. Dieser Vorteil bedeutet, dass Sie innerhalb weniger Tage, möglicherweise sogar innerhalb eines Tages, einsatzbereit sein können.

Es gibt kein Warten auf einen Techniker, keine Installation von Telefonleitungen, keine Verzögerungen und keinen langwierigen Prozess der Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters für die Konfiguration Ihres neuen Telefonsystems. Ihr Cloud-Telefonanbieter kümmert sich um alles. Sie erhalten sofort virtuelle Telefonnummern und Zugriff auf ein Dashboard, mit dem Sie den gesamten Telefondienst verwalten können.

2) Niedrigere Betriebskosten für Ihr geschäftliches Telefonsystem

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie mit Cloud-Telefondiensten Geld sparen können. Sie können bis zu 65 % Ihrer herkömmlichen Telefonrechnung einsparen. Cloud-Telefonie erspart Ihrem Unternehmen Wartungsverträge, begrenzte Gesprächsminuten, restriktive lokale und gebührenfreie Telefonnummern sowie die Zahlung separater geschäftlicher SMS-Dienste.

Bei der Cloud-Telefonie fallen keine unerwarteten Wartungskosten oder Rechnungen an. Und wenn Sie über wenig Geld verfügen und möglichst kostengünstig einsteigen möchten, können Sie auf den Kauf von VoIP-Telefonen verzichten und Laptops mit Headsets über eine Softphone-App nutzen.

3) Robuste, leistungsstarke Anruffunktionen

Dabei geht es nicht nur um Funktionen, die auf dem Papier gut aussehen. Dank der erweiterten Anruffunktionen der Cloud-Telefonie können Sie intelligent und effektiv arbeiten und sich zur richtigen Zeit auf die richtigen Aufgaben konzentrieren. Sie können manuelle, sich wiederholende Aufgaben vermeiden und die Zusammenarbeit im Team und den Kundensupport verbessern.

Hier sind einige der wertvollsten Anrufverwaltungsfunktionen der Cloud-Telefonie:

• Automatische Vermittlung , die es Ihrem Anrufer ermöglicht, das richtige Team zu erreichen.
• Anrufweiterleitung , die eingehende Anrufe basierend auf vordefinierten Kriterien weiterleitet.
• Advanced Interactive Voice Response (IVR) , ein eher gesprächiger Ansatz für den automatisierten Kundenservice.
• Anrufweiterleitung , damit Sie Anrufe an jedes Tischtelefon oder Mobiltelefon weiterleiten können.
• Videokonferenzen und Bildschirmfreigabe für produktive Remote-Meetings.
• Gebührenfreie Nummern , mit denen Kunden Sie über das Festnetz ohne zusätzliche Gebühren erreichen können.
• Lokale Nummern , damit Sie eine lokale Präsenz aufbauen können, wo immer Sie möchten.
• Anrufaufzeichnung sicher und zuverlässig, damit Sie einen qualitativ hochwertigen Service aufrechterhalten können.
• Contact Center , mit dem Ihr Kundensupport-Team Fragen schneller beantworten kann.

Noch besser: Sie erhalten diese Funktionen zusammen mit HD-Audio- und Videoanrufqualität. Dies ist ein enormer Vorteil für Remote-Teams. Es gibt nichts Schlimmeres im Leben als eine schlecht klingende Telefonkonferenz.

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4) Flexibilität und Skalierbarkeit Ihres Telefonsystems

Cloud-Telefonie wird ein nahtloses Wachstum ermöglichen. Genauer gesagt können Sie mit einer VoIP-Lösung mit nur wenigen Klicks weitere Benutzer hinzufügen.

Bei einer herkömmlichen Telefonanlage müssen Sie jedes Mal extra bezahlen, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen und ihm einen Telefonanschluss zuweisen möchten. Ihr Tischtelefon muss verkabelt werden, was eine Weile dauern kann. Ihr Wachstum bringt immer Verzögerungen und zusätzliche Kosten mit sich, wenn Sie auf eine Telefonanlage vor Ort angewiesen sind.

Eine cloudbasierte Telefonanlage ist nicht nur skalierbar, sondern auch mühelos zu verwalten. Sie müssen kein IT-Experte sein. Wenn Ihr Anrufaufkommen beispielsweise während der geschäftigeren Zeiten des Jahres schnell zunimmt, können Sie ganz einfach Leitungen hinzufügen und entfernen. Dies wird Ihnen dabei helfen, Ihr Kundenerlebnis aufrechtzuerhalten, dank eines flexiblen Systems, das Sie einfach anpassen können, wenn sich Ihre Geschäftsanforderungen ändern.

5) Erhöhte Mobilität

Unternehmen stellen auf lange Sicht zunehmend auf Remote-Arbeitsoptionen um. Gehostete Telefonanlagen sind die perfekte Antwort auf diesen Trend.

Ihre Mitarbeiter können überall auf ihre Firmentelefonleitungen zugreifen, sofern sie über eine Internetverbindung verfügen. Es geht nicht nur darum, Telefonanrufe zu beantworten; Sie können unterwegs auf ihre Voicemail zugreifen und die Anrufweiterleitung einrichten oder ändern.

Cloud-Telefonie ist die ideale Lösung für Unternehmen, die Remote-Arbeit bevorzugen, Satellitenbüros haben oder über mehrere Bürostandorte verfügen.

6) Vereinfachen Sie die Arbeit mit integrierter Kommunikation

Cloud-Kommunikation hilft Ihnen, alle Informationen auf einer Plattform zu speichern und darauf zuzugreifen.

Wenn Sie separate Systeme für Ihre Anrufe und Besprechungen verwenden, haben Sie an zu vielen Stellen Notizen und wichtige Details. Computernotizen, Tabellenkalkulationen, Haftnotizen, Notizbücher und die Liste geht weiter. Das Auffinden vergangener Interaktionen kann ewig dauern und alle aus dem Gleichgewicht bringen.

Cloud-Telefonie konsolidiert alles in einer einzigen Benutzeroberfläche. Sie können damit mit Kollegen zusammenarbeiten, Kunden verwalten, Echtzeitdaten analysieren, Feedback sammeln und wichtige Projekte vorantreiben.

Sie bringen Ihren Geschäftskommunikations-Workflow auf eine einzige Quelle der Wahrheit und kommen effizient durch Ihren Tag. Keine frustrierenden Unterbrechungen oder Zeitverschwendung mehr für die Suche nach wichtigen Informationen.

7) Überlegene Zuverlässigkeit und Belastbarkeit

Können Sie es sich leisten, für Ihre Kunden nicht erreichbar zu sein? Welche Folgen hätte es für Ihr Unternehmen, wenn etwas mit dem Stromnetz passiert? Ein Verkabelungsproblem, eine Überhitzung oder ein kleiner Sturm können Ihrer Kommunikation und Ihrem Ruf schaden.

Seriöse Cloud-Telefonielösungen bieten eine Verfügbarkeit von 99,999 %, sodass Sie unbeeinträchtigt weiterarbeiten können, egal, was passiert. Es verfügt außerdem über eine integrierte Redundanz; Im Falle von Jitter oder ähnlichen Problemen bleiben Ihre Anrufe online und Sie haben immer ein Backup, das Sie verwenden können.

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So wählen Sie einen Cloud-Telefonieanbieter aus

Wenn Sie auf eine Cloud-Telefonielösung umsteigen möchten, müssen Sie bei der Bewertung Ihrer Optionen Folgendes berücksichtigen.

Servicequalität und bewährte Zuverlässigkeit

Hohe Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit sind ein Muss. Ihr Cloud-Telefonanbieter muss redundante Dienste mit redundanten Rechenzentren bereitstellen. Funktionen und attraktive Preise sind nichts, wenn Ihre Telefone nicht funktionieren.

Welche Betriebszeit liefert der Anbieter? Können sie sicherstellen, dass Ihnen ein Telefondienst zur Verfügung steht? Sehen Sie sich die Statusseite Ihres Anbieters an. Für Nextiva können Sie status.nextiva.com überprüfen.

Eine hohe Verfügbarkeit ist durch Rechenzentren möglich, die strategisch über die gesamten Vereinigten Staaten verteilt sind. Alle sind mit unterbrechungsfreier Stromversorgung ausgestattet und verfügen über Gigabit-Glasfaser-Netzwerkanschlüsse.

Sie können auch Social-Media-Quellen wie Twitter und Facebook überprüfen, um sich ein unvoreingenommenes Bild von der Zuverlässigkeit der einzelnen Anbieter zu machen. Wenn Sie auf Twitter nach der Marke mit dem „@“ vor dem Namen suchen, können Sie alle Markenerwähnungen durchgehen.

Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Anbieter eine Netzwerküberwachung rund um die Uhr bietet, damit Probleme erkannt und gelöst werden können, bevor sie Ihr Unternehmen beeinträchtigen.

Sicherheit und Branchenkonformität

Der nächste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass der Cloud-Telefonanbieter den Industriestandards entspricht. Hier sind einige Zertifizierungen, auf die Sie achten sollten:

• HIPAA-Konformität : Wichtige Sprach- und Faxdienste für Gesundheitsdienstleister.
• ISO/IEC 20071 : Der globale Standard für die Reaktion auf Sicherheitsbedrohungen.
• PCI-Konformität : Kreditkartenzahlungen sicher und vertrauensvoll abwickeln.
• SOC 2-Konformität : Pläne zur Reaktion auf Vorfälle zum Schutz Ihrer Privatsphäre und Datenintegrität.

Überprüfen Sie außerdem, ob der Anbieter Ihrer Wahl eine Anrufverschlüsselung gewährleistet. Verschlüsselte Anrufe bedeuten, dass Sie Transport Layer Security (TLS) und Secure Real-time Transport Protocol (SRTP) nutzen können, um bei jedem Anruf ein hohes Maß an Sicherheit zu gewährleisten.

Funktionen und Integrationen

Welche Geschäftsanforderungen erfüllen Sie, wenn Sie Cloud-Telefonie zu Ihrem Toolkit hinzufügen? Hier kommen die Funktionen und Integrationen von Telefonsystemen ins Spiel.

Tätigen Sie viele ausgehende Anrufe oder erhalten Sie viele eingehende Anrufe? Haben Sie mehrere Unternehmensstandorte? Sind Ihre Kunden in den USA oder international? Dies sind einige der vielen Fragen, die bei der Betrachtung von Cloud-Telefoniefunktionen berücksichtigt werden müssen. Sprechen Sie mit potenziellen Dienstleistern und erfahren Sie, wie sie Ihren Geschäftsanforderungen gerecht werden können.

Sie müssen auch darüber nachdenken, wie sich ein neues Telefonsystem in die bestehenden Routinen und Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter integrieren lässt.

Benötigen Sie eine Integration Ihrer Telefonanlage in Ihre Projektmanagement-Software? Was ist mit Ihrem CRM? Wie einfach ist die Implementierung und Wartung Ihrer Telefonsystemkonfiguration? Auch dies sind die Fragen, über die Sie bei der Suche nach potenziellen Dienstleistern nachdenken sollten.

Die wahren Betriebskosten

Die Preisgestaltung sieht auf dem Papier oft gut aus. Wenn Sie dann mit der Nutzung des Dienstes beginnen, erhalten Sie eine unerwartete, unangenehme Rechnung, die überhaupt nicht so aussieht, wie Sie sie bei der Anmeldung gesehen haben.

Achten Sie auf transparente Preise, in denen alles aufgeführt ist, was im Preis enthalten ist und wofür Sie extra bezahlen müssen. Bestätigen Sie Preisangaben wie:

• Die Anzahl der Benutzer, die Sie in Ihrem Plan haben werden.
• Monatliche oder jährliche Zahlungspläne (und Rabatte), sofern verfügbar.
• Ist für den ordnungsgemäßen Betrieb des Dienstes die erforderliche Ausrüstung erforderlich?
• Flexibilität, Pläne zu ändern, wenn sich Ihre Bedürfnisse ändern.
• Kosten für eingehende und ausgehende Anrufe (auf Orts- und gebührenfreien Nummern).
• Optionale Funktionen à la carte hinzugefügt.
• Obligatorische Steuern, Zuschläge und andere Gebühren.

Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen überprüfte Preisgestaltung nichts unversucht lässt. Unsere Preisseite bietet vollständige Transparenz darüber, was in den einzelnen Telefondienstoptionen enthalten ist und was nicht.

Schneller und effizienter Kundensupport

Stellen Sie abschließend sicher, dass das Kundendienstteam Ihres Anbieters Ihnen helfen kann, wenn Sie es brauchen.

Schauen Sie sich ihre Support-Optionen an. Sind sie im Live-Chat verfügbar? Kannst du sie anrufen? Müssen Sie 24 Stunden oder länger warten, bis Sie eine E-Mail-Antwort erhalten?

Überlegen Sie dann, welche Antworten Sie auf Ihre Fragen erhalten. Berücksichtigen sie Ihre spezifische Situation oder sind sie allgemein gehalten? Nimmt sich der Supportmitarbeiter die Zeit, das Problem zu verstehen? Ist es einfach, Folgefragen zu stellen?

Sie können den Kundensupport eines Anbieters testen, indem Sie eine kostenlose Testversion in Anspruch nehmen, aber Sie können sich auch als Interessent einen guten Überblick verschaffen. Dadurch erhalten Sie eine solide Vorstellung davon, wie Ihr Anbieter Sie über viele Monate und Jahre hinweg beim Ausbau und der Verbesserung Ihres gesamten Kommunikationssystems unterstützen kann.

Stellen Sie Ihr Telefonsystem auf Cloud-Telefonie um

Cloud-Telefonie senkt Ihre Kommunikationskosten, steigert die Produktivität und erhöht Ihre Ausfallsicherheit. Es fungiert auch als Single Source of Truth für die Geschäftskommunikation.

Die größten Vorteile erzielen Sie, wenn Sie sich für einen zuverlässigen, praxiserprobten Cloud-Telefonanbieter entscheiden. Der Cloud-Telefondienst von Nextiva kostet nur 19,95 US-Dollar pro Benutzer und Monat und bietet Funktionen, die Ihr gesamtes Unternehmen verbessern.

Verlassen Sie sich nicht auf unser Wort; Nextiva-Bewertungen sprechen für sich! Wenn Sie auf der Suche nach einem neuen Telefonsystem sind, sind Sie hier genau richtig.