Was ist ein VoIP-Telefon und wie funktioniert es?

Was ist ein VoIP-Telefon?

Ein VoIP-Telefon ist jedes Telefon, das Anrufe über das Internet tätigt und entgegennimmt. Anstelle eines herkömmlichen „fest verdrahteten“ Telefons, das direkt angeschlossene Kupferdrähte für den Telefondienst verwendet, bietet Ihnen ein VoIP-Telefon mehr Mobilität, Interoperabilität und Konnektivität.

Es gibt zwei große Unterschiede zwischen VoIP-Telefonen und herkömmlichen Telefonen. Das erste ist, dass ein VoIP-Telefon funktioniert, egal wo Sie sich befinden. Solange Sie Internet haben, können Sie Anrufe tätigen und entgegennehmen, ohne an einen Ort gebunden zu sein. Und der zweite Unterschied besteht darin, dass Sie technisch nicht einmal ein Telefon benötigen, um Anrufe zu tätigen. Sie können einen Anruf über eine App auf Ihrem Computer tätigen.

Was sind die Vorteile eines VoIP-Telefons?

Es gibt viele Schlüsselfunktionen von VoIP, die Ihnen helfen können, Ihr Unternehmen zu optimieren, darunter:

• Einfache Installation und Einrichtung
• Einfache Skalierung
• Virtuelle Telefonnummern , die Ihnen und Ihren Mitarbeitern folgen
• Die Technologie unterstützt ältere Technologien
• Breite Verfügbarkeit und wirtschaftliche Umsetzung
• Einfache Integration mit anderen Softwareanwendungen.
• Auswahl an Geräteoptionen
• Nahtlose Einrichtung auf bestehenden Internetverbindungen

Arten von VoIP-Telefonen

VoIP-Festtelefone

Hardphones sind wie herkömmliche Telefone, da sie auf Ihrem Schreibtisch oder in einem Konferenzraum stehen. Sie können Hardphones verwenden für:

• Direkte Anrufe
• Telefonkonferenzen
• Zugriff auf Voicemail
• Kommunikation über Mobilteile, Headsets , Bluetooth und Freisprechtelefone

VoIP -Softphones

Softphones sind virtuelle Telefone , die in einer App auf einem Gerät (z. B. einem Computer, Tablet oder Smartphone) leben. Sie funktionieren wie ein Festnetztelefon, aber anstatt eines physischen Telefons tätigen Sie Anrufe über eine App.

Funktionsweise von VoIP-Telefonen

In der Vergangenheit waren Telefone mit einer lokalen Nebenstellenanlage (PBX) verkabelt . Diese sperrige Maschine würde das gesamte Routing übernehmen und sicherstellen, dass jeder Anruf sein richtiges Ziel erreicht. VoIP-Telefonfunktionen gehen weit über die auf alten PBX-Systemen verfügbaren hinaus.

Da VoIP-Telefone Telefonanrufe aus dem Internet oder der Cloud verarbeiten, nutzt die Technologie vorhandene Computernetzwerkkabel oder Wi-Fi, um auf Telefonnetzwerke zuzugreifen.

Keine Kabel oder Boxen mehr erforderlich, um Ihren VoIP-Geschäftstelefondienst zu nutzen! Jetzt können Sie einen Anruf überall dort entgegennehmen, wo Sie Internet haben – sogar von einer App auf Ihrem Computer – und Ihre Telefonnummer kann dieselbe bleiben wie zuvor, sodass keine Kosten für eine Änderung anfallen.

Egal für welches Telefongerät sich Ihr Unternehmen entscheidet, Sie können es einfach und unkompliziert an die VoIP-Telefonanlage anbinden. Schließen Sie einfach die Telefone an und lassen Sie Ihr Technikteam das System so konfigurieren, dass es Ihren speziellen Anforderungen am besten entspricht.

Wenn Sie ein VoIP-Telefonsystem von Nextiva verwenden, nutzen Sie den besten heute verfügbaren Telefondienst für Unternehmen .

Siehe auch: 7 Schritte zum Einrichten eines VoIP-Telefonsystems zu Hause oder im Büro

Was sind die Vorteile eines VoIP-Telefons?

Viele der Merkmale eines VoIP-Telefondienstes sprechen für sich:

• Einfache Installation und Einrichtung bei bestehenden Internetverbindungen.
• Virtuelle Telefonnummern , die Ihnen und Ihren Mitarbeitern folgen.
• Nutzen Sie Ihre bestehende Internetverbindung. Andere Geschäftstelefone erfordern eine dedizierte Kupferverkabelung, die von der Computernetzwerkverbindung getrennt ist.
• Verknüpfung mit Benutzerkonten oder Telefonnummern. Sie ermöglichen es Ihnen, zwischen gleichzeitigen Anrufen auf einem bestimmten Konto zu wechseln.
• Einfache Integration mit anderen Softwareanwendungen wie Microsoft Teams
• Geben Sie Unternehmen einfachen Zugriff auf erweiterte Voicemail-Funktionen.
• Höherer Audiobereich (doppelt so hoch wie bei herkömmlichen).
• Kann für PoE eingerichtet werden. Das bedeutet, dass sie Strom über ihr Ethernet-Netzwerkkabel statt über ein herkömmliches Netzteil erhalten. Dadurch müssen im Büro weniger Transformatoren an Steckdosenleisten angeschlossen werden.

VoIP-Telefonfunktionen

Schauen wir uns nun ein typisches VoIP-Telefon an und untersuchen seine Funktionen und Merkmale. Dies ist eine allgemeine Beschreibung, aber wir verwenden ein Diagramm eines Poly-Telefons. Daher unterscheiden sich die spezifischen Funktionen und Tastenpositionen bei anderen Modellen geringfügig.

Sie müssen die große Auswahl an Optionen verstehen, um die beste Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen.

1) Leitungstasten

• Normalerweise leuchten diese Tasten auf, um Sie daran zu erinnern, dass auf dieser Leitung ein Anruf wartet oder geparkt ist.
• Zählen Sie diese Tasten, um die Anzahl der auf diesem Telefon verfügbaren Leitungen zu ermitteln.
• Oft können diese Tasten auch mit Kurzwahlzugriff auf Ihre wichtigen Kunden programmiert werden.

2) Wendelasche

Lässt sich in einen Haken umklappen, sodass Sie das Telefon an einer Wand ablegen können, ohne dass das Mobilteil herunterfällt.

3) Lautsprecher

Woher der Ton im Freisprechmodus kommt. Die Qualität des Lautsprechers eines Telefons ist wichtig für eine effektive Kommunikation.

4) Zurück-Taste

Ermöglicht es Ihnen, mit einem einzigen Tastendruck zum vorherigen Menü zurückzukehren.

5) Übertragungsschlüssel

Ermöglicht es Ihnen, den Anrufer an das Telefon eines anderen Benutzers weiterzuleiten.

• Der Unterschied zur Anrufweiterleitung besteht darin, dass sie verwendet werden soll, nachdem jemand den Anruf entgegengenommen hat.
• Warm Transfer – ermöglicht Ihnen, den Anrufer zu halten, während Sie den Empfänger der Zielnummer überprüfen.
• Blind Transfer – ermöglicht es Ihnen, den Anruf an das neue Gerät weiterzuleiten, ohne vorher zu prüfen, ob es antworten wird.

6) Nachrichten

Mit dieser Schaltfläche haben Sie schnellen Zugriff auf Ihre wartende Voicemail.

• Leitet Sie zu Ihrer Voicemail weiter, wo Sie Zugriff auf alle erweiterten Funktionen von VoIP Voicemail erhalten.

7) Halten

Ähnliche Funktion wie die Hold-Tasten, die wir alle kennen und lieben.

8) Lautstärketasten

Oben = lauter, unten = leiser

9) Ziffernblock

Die standardmäßige Nummernanordnung, die zum Wählen verwendet wird.

10) Stummschalttaste

Wird verwendet, um das Mikrofon stumm zu schalten, damit ein schneller vertraulicher Kommentar abgegeben werden kann, oder wenn Sie während einer Telefonkonferenz einen Espresso zubereiten möchten.

11) Freisprechtaste

Spontane Telefonkonferenzen und Freisprechen für Multitasking.

12) Headset-Taste

Wechseln Sie zu Ihrem Headset, falls vorhanden.

13) USB-Anschluss

Ermöglicht die Verwendung eines USB-Headsets oder das Anschließen eines Flash-Laufwerks.

14) Home-Taste

Wenn Sie die Optionen auf Ihrem Telefon durchsuchen, benötigen Sie manchmal eine Verknüpfung, um zum Anfang zurückzukehren.

15) Navigationstasten/Auswahltaste

Verwenden Sie diese zum Navigieren auf dem Display, wie eine Maus oder ein Joystick.

• Die Richtungen entsprechen den Bildschirmmenüs: nach oben/unten, um durch die Kontakte zu blättern, nach links/rechts, um Optionen wie einen Klingeltontyp für jeden Kontakt auszuwählen usw.

16) Softkeys

Diese Tasten ändern ihre Funktion basierend auf dem Kontext dessen, was Sie gerade tun. Normalerweise sagt Ihnen das Display, was es für Sie tun kann.

Hier ist eine Liste der allgemein verfügbaren Optionen, die Sie möglicherweise auf dem Display für den Softkey sehen.

Diese Optionen werden angezeigt, wenn das Telefon aktiv ist (wenn das Telefon nicht aufgelegt ist oder ein Gespräch führt).

• Transfer
• Blindübergabe
• Konferenz
• Park
• Wahlwiederholung
• Verzeichnis
• Kurzwahl

Diese werden angezeigt, wenn das Telefon im Ruhezustand ist (wenn das Telefon aufgelegt ist).

• Wahlwiederholung
• Verzeichnis
• Anrufübernahme
• Rufumleitung aktivieren / deaktivieren
• Bitte nicht stören
• Letzter eingegangener Anruf
• Verpasste Anrufe
• Kurzwahl
• Softkeys sind dynamisch. Sie können so programmiert werden, dass sie unterschiedliche Funktionen ausführen, wenn Sie telefonieren oder wenn der Anruf im Leerlauf ist

17) Sicherheitssteckplatz

Ermöglicht Ihnen, ein Sicherheitskabel anzubringen und das Gerät an einem Schreibtisch zu befestigen (auf der Rückseite des Telefons).

18) Bildschirm

Dies variiert zwischen den Modellen; Mittlerweile gibt es viele Geräte mit Vollfarb-Touchscreens.

• Ein VoIP-Telefonbildschirm zeigt normalerweise alle Informationen an, die der Benutzer benötigt. Dies kann Dinge wie Zeit, Datum, Softkeys, globales Messaging, geparkte Anrufe usw. umfassen (alles, was das Telefon für Sie wissen möchte).
• High-End-Telefone verwenden Touchscreens wie Smartphones, die einige oder alle Tasten auf dem Gerät ersetzen können.

19) Anzeige für wartende Nachrichten

Ein einfaches Licht, um Sie wissen zu lassen, dass Sie Post haben

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Telefon-Setup

Anstelle der 6-poligen RJ-11-Telefonanschlüsse werden VoIP-Telefone in 8-polige RJ-45-Buchsen eingesteckt. Diese RJ-Nummern sind keine Droidennamen, sondern tatsächlich die Anschlüsse, die Ihr Computer verwendet, um eine Verbindung zum Internet herzustellen.

Sowohl RJ-11 als auch RJ-45 sehen sehr ähnlich aus. Für den Durchschnittsbürger würden diese Anschlüsse einfach „Telefonbuchsen“ oder „Ethernetkabel“ genannt werden. Aber in Wirklichkeit dienen sie zwei verschiedenen Zwecken.

Der RJ-11 ist für den Anschluss analoger Telefone ausgelegt, während der RJ-45 für die Verbindung von Netzwerken ausgelegt ist. Um mehr über den Unterschied zwischen analog und VoIP zu erfahren, lesen Sie unseren Blogbeitrag zu VoIP vs. PSTN .

Die meisten VoIP-Telefone benötigen lediglich eine Netzwerkverbindung oder einen Router . Einige neuere Modelle benötigen möglicherweise überhaupt keine Kabel und können sich einfach über WLAN mit Ihrem Netzwerk verbinden.

Schauen Sie sich die Unterseite dieses Telefons an! Kein Geheimnis hier. Schließen Sie das Netzwerkkabel und die Steckdose an, und fertig!

Jetzt der Bonus. Sehen Sie sich den zweiten Port an. Sie können ein weiteres Telefon anschließen und zwei Telefone über dieselbe Netzwerkwandbuchse miteinander verketten. Das bedeutet, dass Sie sich nicht mit unordentlichen, großen Kabelbündeln herumschlagen müssen, die zu Routern unter Ihrem Schreibtisch führen.

Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie die richtigen Kabel verwenden, damit Sie angemessene Verbindungsgeschwindigkeiten erhalten.

Genaue Spezifikationen zu den verschiedenen verfügbaren Kabeln finden Sie in der folgenden Tabelle.

Vergleich der Netzwerkkabelspezifikationen

Als die Computerrevolution begann, war es eine weit verbreitete Praxis, alte Standard-CAT-5-Kabel zu verwenden, aber jetzt können diese älteren Kabel keine höheren Geschwindigkeiten bewältigen. Ein Upgrade auf mindestens CAT-5e – oder noch besser CAT-6 – behebt dieses Problem.

Lesen Sie die Kategoriebezeichnung auf der Seite des Kabels, um herauszufinden, ob Ihre Kabel und Jumper für Ihre aktuelle Infrastruktur geeignet sind.

Vergleichen Sie VoIP-Telefone

Jetzt, da Sie besser verstehen, wie VoIP funktioniert und was sie tun können, um Ihre Geschäftskommunikation zu verbessern, ist es an der Zeit, ein Telefonmodell auszuwählen.

Dies kann oft zu einer entmutigenden Aufgabe werden, wenn Sie feststellen, dass Hunderte von Geräten und mehr als ein Dutzend Marken zur Auswahl stehen.

Um den Entscheidungsprozess zu vereinfachen, hat Nextiva eine Tabelle zusammengestellt, die die beliebtesten Telefone auf dem Markt zeigt. Alle diese Modelle wurden getestet und überprüft, und jedes wurde mit den höchsten Industriestandards verglichen.

Denken Sie jedoch daran, dass es unzählige andere Modelle gibt (einige mit entweder erweiterten Funktionen oder zusätzlichen Linien). Hier ist eine umfassendere Liste der besten Business-VoIP-Telefone.

Beachten Sie, dass, wenn Sie ein geschäftliches Konferenztelefon benötigen, dies im nächsten Abschnitt behandelt wird.

Videotest des Nextiva X-885

Vergleichen Sie VoIP-Konferenztelefone

Ein Konferenztelefon unterscheidet sich von einem Desktop-Telefon dadurch, dass es sowohl für das Hören als auch für das Senden der besten Audioqualität in einer Gruppenumgebung (wie einem Konferenzraumtisch) optimiert ist.

Konferenztelefone sind mit einer omnidirektionalen Mikrofonkonfiguration ausgestattet.

Es gibt jedoch keinen großen funktionalen Unterschied zwischen einem Tischtelefon und einem Konferenztelefon. Wenn Sie lernen, wie man das eine benutzt, können Sie das andere leicht benutzen.

Die unten gezeigten Modelle gehören zu den beliebtesten auf dem Markt. Jedes ist mit Standardfunktionen wie Freisprechfunktion und Kurzwahl ausgestattet. Informationen zu zusätzlichen Funktionen und Funktionen finden Sie in der folgenden Tabelle.

Welche Art von VoIP-Telefon braucht mein Unternehmen?

Am Ende können Sie mit keinem dieser beliebten Geräte etwas falsch machen. Sie werden feststellen, dass jede dieser Funktionen die Funktionen bietet, die Sie von einem Telefonsystem erwarten würden.

Hier sind die wichtigsten Anforderungen, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie sich für ein Gerät entscheiden:

1. Schauen Sie sich die Marken an. Gibt es Namen, denen Sie mehr vertrauen als anderen? Denken Sie an Langlebigkeit und vergangene Leistung.
   • Poly ist weltweit führend, wenn es um produktives und effektives Engagement mit Kollegen, Partnern, Kunden und Interessenten geht. Sie können sich keine seriöse VoIP-Lösung ansehen, ohne deren Produktlinie in Ihren Entscheidungsprozess einzubeziehen.
   • Cisco ist der große Name für Unternehmensnetzwerke und Internetinfrastruktur und ein weiterer führender Anbieter im Bereich der VoIP-Hardware .
   • Panasonic ist einer der weltweit führenden Innovatoren bei VoIP-Telefonsystemen für Unternehmen. Ihr Ruf für die Herstellung hochwertiger elektronischer Geräte reicht Jahrzehnte zurück.
   • VTech ist der weltweit größte Hersteller von schnurlosen Telefonen und bekannt für seine elektronischen Lernspielzeuge.
2. Achten Sie auf die Anzahl der Linienauftritte. Wie viele Leitungen muss jedes Gerät in Ihrem Unternehmen bewältigen können? Einige Teammitglieder benötigen viel mehr als zwei Zeilen.
3. Benutzt du Kopfhörer? Welche Art von Anschluss haben sie? Ein RJ-9 ist ein bekannter Anschlusstyp für Telefone, aber weniger beliebt. Die heutigen Headsets verwenden USB für die Konnektivität. Wenn Sie Bluetooth benötigen, stellen Sie sicher, dass Ihr Gerät dies unterstützt. Einige Geräte erfordern einen USB-zu-Bluetooth-Dongle, der möglicherweise nicht im Lieferumfang enthalten ist.
4. Bereit für Power over Ethernet (PoE)? Die meisten Geräte unterstützen jetzt PoE, aber stellen Sie sicher, dass Sie die Netzteile haben, da die meisten Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, keine PoE-fähige Netzwerkausrüstung haben.
5. Vergiss die Zuverlässigkeit nicht. Erhält das Telefon regelmäßig Sicherheitsupdates? VoIP-Telefone, die diese Updates erhalten, bieten in der Regel einen viel zuverlässigeren VoIP-Telefondienst als Geräte, die eine manuelle Firmware-Lieferung benötigen. (Hinweis: Viele, viele mit dem Internet verbundene Geräte werden nie aktualisiert.)

Da VoIP-Konferenztelefone im Büro jedoch einen etwas anderen Zweck und eine andere Funktion haben, müssen bei Konferenztelefonen einige zusätzliche Faktoren berücksichtigt werden:

1. Beachten Sie die Option, kabellos zu gehen. Viele Konferenzräume haben keine Netzwerkbuchse in der Mitte des Tisches. Wenn Sie vermeiden möchten, ein weiteres Kabel zu verlegen, könnte dies eine wichtige Wahl für Ihr Gerät sein.
2. Bluetooth könnte auch wichtig sein. Vor allem, wenn Sie den Ton für jemanden mit Hörbehinderung verstärken und ihn für andere im Raum nicht unangenehm laut machen müssen.
3. Das Display ist weiter vom Benutzer entfernt, sodass ein hell beleuchtetes, lesbares Display einen Unterschied machen könnte.
4. Beachten Sie vor allem den Ruf für Qualität , den jede Marke vertritt, und schauen Sie sich ihre Kundendienstbewertung an.
5. Zu guter Letzt ist eine Kaffee-/Espressomaschine noch für kein Modell verfügbar. Vielleicht sollten wir eine Write-in-Kampagne starten?

Fazit

Beim Kauf und der Konfiguration Ihres geschäftlichen VoIP-Dienstes haben Sie viele Möglichkeiten. Wenn Sie sicherstellen, dass Sie den besten VoIP-Anbieter, die besten Telefone und Funktionen haben, können Sie Ihr Unternehmen sicherer führen.

Es muss nicht schwer sein. Tatsächlich ist die Einrichtung eines virtuellen Telefonsystems so einfach, dass Sie es selbst einrichten können.

Die gute Nachricht ist, dass Sie auf diesem Weg nicht allein sind und dass es Fachleute gibt, die Sie auf Ihrem Weg begleiten. Lassen Sie sich von den VoIP-Spezialisten von Nextiva bei der Auswahl des perfekten Telefonsystems für Ihr Unternehmen unterstützen. Sehen Sie sich auch an, was unsere Kunden über unseren VoIP-Telefondienst sagen .