Was ist eine virtuelle Telefonnummer und wie funktioniert sie?

Ihr altes Telefonsystem reicht heutzutage nicht mehr aus. Angesichts der steigenden Zahl von Menschen, die aus der Ferne arbeiten, können herkömmliche Festnetzanschlüsse einfach nicht mit den Anforderungen Ihres Unternehmens Schritt halten.

Es muss einen besseren Weg geben, Ihre Geschäftskommunikation zu verwalten, oder? Es gibt!

Wir erklären Ihnen alles über virtuelle Telefonnummern für Ihr Unternehmen und was Sie über ihre Funktionsweise wissen sollten.

• Was ist eine virtuelle Telefonnummer?
• Wie funktioniert eine virtuelle Nummer?
• So erhalten Sie eine virtuelle Telefonnummer
• Unterschiede zwischen virtuellen und regulären Telefonnummern
• Die Vorteile einer virtuellen Nummer

Was ist eine virtuelle Telefonnummer?

Eine virtuelle Telefonnummer ist eine Telefonnummer, die nicht an einen physischen Standort gebunden ist. Virtuelle Nummern können verwendet werden, um Anrufe auf jedem Telefon zu tätigen oder entgegenzunehmen, z. B. VoIP-Tischtelefone, Mobiltelefone oder Softphones. Es ist perfekt für Mitarbeiter im Büro oder für diejenigen, die zu Hause arbeiten.

Sie können auswählen, welche Geräte Anrufe von der virtuellen Telefonnummer erhalten, und sie bei Bedarf ändern. Virtuelle Telefonnummern bieten auch eine erhöhte Anonymität gegenüber Ihren Festnetznummern, die Menschen in Online-Verzeichnissen finden können.

Virtuelle Telefonnummern sind entscheidend für die Annahme von Anrufen von Kunden auf der ganzen Welt, unabhängig davon, wo sich ihre Büros befinden. Es bietet ihnen nahtlose Kommunikationswege mit ihren Kunden. Sie können nicht zwischen einer virtuellen und einer normalen Telefonnummer unterscheiden.

Wie funktioniert eine virtuelle Nummer?

Virtuelle Telefonnummern erfordern keine SIM-Karte oder physische Adresse. Stattdessen nehmen virtuelle Nummern Anrufe über Voice Over Internet Protocol (VoIP) an. Im Grunde ist es die gleiche bewährte Technologie, die zum Tätigen von Anrufen und Textnachrichten über iMessage, WhatsApp oder Google Voice verwendet wird.

Ihre Telefongespräche werden digitalisiert und über das Internet und herkömmliche Telefonnetze verbunden. Damit Sie Ihre geschäftliche Rufnummer unabhängig von Ihrem VoIP-Anbieter mitnehmen können, setzen wir ein Verfahren namens Rufnummernportierung ein.

Daher benötigen Sie zum Telefonieren lediglich eine schnelle und zuverlässige Datenverbindung – 4G LTE oder Wi-Fi. So können Sie mit virtuellen Telefonnummern Anrufe von Ihrem Mobiltelefon entgegennehmen.

So erhalten Sie eine virtuelle Telefonnummer

Es besteht kein Zweifel, dass virtuelle Telefonnummern vorteilhafter sind als herkömmliche Festnetznummern. Sie arbeiten sowohl für kleine Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern als auch für größere Unternehmen, die die Kommunikation in ihren Callcentern verwalten müssen.

Es gibt 3 Arten von virtuellen Telefonnummern:

1. Lokale Telefonnummern – Diese Nummern befinden sich in bestimmten geografischen Gebieten, die auch als Tarifzentren oder Vorwahlen bekannt sind.
2. Gebührenfreie Nummern – Dies sind spezielle Nummern, die mit 800, 888, 866 und anderen beginnen und es den Leuten ermöglichen, sie ohne Gebühren oder Gebühren anzurufen.
3. Vanity-Nummern – Diese Nummern sind eingängige, einprägsame Nummern wie 1-800-BLUMEN. Sie möchten diese kaufen und portieren.

Denken Sie daran, dass Sie Ihre vorhandene Telefonnummer behalten und zu einer virtuellen Telefonanlage mitnehmen können. Wenn Ihr Unternehmen expandiert, können Sie jederzeit neue Nummern auswählen oder andere austauschen.

Sobald Sie Ihr virtuelles Telefonsystem installiert haben, werden Sie sich wünschen, Sie hätten es früher. Ihr Team wird die Freiheit, Flexibilität und Einsparungen genießen, die eine virtuelle Telefonnummer bietet.

Sobald Sie sich entschieden haben, welche Art von virtueller Telefonnummer Sie möchten, können Sie eine virtuelle Telefonnummer von einem VoIP-Anbieter wie Nextiva erwerben.

Was ist der Unterschied zwischen einer virtuellen Telefonnummer und einer normalen?

Herkömmliche Telefonnummern werden normalerweise von der lokalen Telefongesellschaft installiert und bereitgestellt. Die meisten Menschen wissen nicht, dass ihnen die Nummer gehört, nicht der Telefongesellschaft. Telefongesellschaften weisen normalerweise Telefonleitungen der Straßenadresse zu, an der sie installiert sind.

Herkömmliche Telefonleitungen erfordern, dass Telefonleitungen durch das Gebäude zu jedem Tischtelefon verlaufen. Die Installation von Telekommunikationsleitungen ist nicht immer einfach und nicht in jedem Büro machbar.

Eine virtuelle Telefonnummer ist jedoch standortunabhängig und nicht an einen Standort gebunden. Es funktioniert für Mitarbeiter innerhalb und außerhalb des Büros, da sie dieselbe Cloud-Telefonanlage nutzen.

Das bedeutet, dass Ihr internes oder virtuelles Team Anrufe von der virtuellen Nummer im Büro, zu Hause oder auf dem Handy entgegennehmen kann. Und Sie können wählen, wer eingehende Anrufe von der virtuellen Telefonnummer erhält, je nach Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter.

Vorteile einer virtuellen Nummer

Jetzt, da Sie eine bessere Vorstellung von diesen Arten von Telefonnummern haben, ist es an der Zeit zu entscheiden, ob Ihr Unternehmen eine braucht.
Hier sind einige nützliche Vorteile, die Sie über virtuelle Telefonnummern wissen sollten.

1) Eliminieren Sie teure Add-Ons und Gebühren mit lokalen Telefonnummern

Menschen können Ihr virtuelles Telefonsystem von überall auf der Welt nutzen, ohne teure Gesprächsgebühren zahlen zu müssen. Sie können eine gebührenfreie Telefonnummer oder eine ermäßigte lokale Telefonnummer anbieten, die Anrufer weltweit zu schätzen wissen.
Lassen Sie uns das in die Praxis umsetzen und sagen, Sie führen Marketingkampagnen in den Vereinigten Staaten durch. Sie können Kunden bitten, Ihre gebührenfreie Nummer anzurufen – eine virtuelle Telefonnummer, die ihnen keine zusätzlichen Kosten für den Anruf kostet.
Eine Durchwahl (DID) leitet sie an die bestimmte Person weiter, mit der sie sprechen müssen, indem sie die virtuelle Nummer anrufen, die Sie für ihre Stadt oder ihr Land erstellt haben. Sie werden an Ihr Vertriebsteam weitergeleitet, unabhängig davon, ob sie sich in verschiedenen Ländern befinden. Und das Beste: Ihre Leads werden keinen Unterschied bemerken.
Profi-Tipp: Wenn Sie Leads in einem großen Ballungsgebiet wie Washington, DC, Phoenix, Los Angeles oder Seattle anrufen, möchten Sie vielleicht eine lokale virtuelle Nummer wählen.

2) Verbessern Sie die Zufriedenheit der Anrufer mit automatischen Telefonzentralen

Anbieter von Cloud-Telefondiensten wie Nextiva beinhalten automatische Telefonzentralen. Eine automatische Telefonzentrale begrüßt Anrufer und bietet ein einfaches Menü, um die richtige Person zu erreichen. Diese Funktion stellt sicher, dass Anrufer keine Zeit damit verschwenden, ihr Problem der falschen Person zu erklären.
Wenn beispielsweise jemand Ihre virtuelle Nummer anruft, um Hilfe bei einer Abrechnungsfrage zu erhalten, wird sein Anruf an einen Mitarbeiter Ihres Finanzteams weitergeleitet. Sie müssen nicht mehrere Personen durchlaufen, um den Agenten zu erreichen, der am besten ausgestattet ist, um ihnen zu helfen.
Herkömmliche Telefonsysteme enthalten diese leistungsstarken Anrufweiterleitungsfunktionen nicht. Bei älteren Telefonsystemen benötigen Sie möglicherweise eine kostspielige Telefonanlage vor Ort, einen IT-Manager und viel Kleinarbeit, nur um Kunden herumzuleiten. Es macht niemandem Spaß.
Eine Cloud-PBX zusammen mit virtuellen Telefonnummern sind der richtige Weg.

3) Befreien Sie sich vom Büro und einer modernen Voicemail

Eine herkömmliche Telefonnummer wird mit einem Tischtelefon verbunden. Was passiert, wenn die Person an diesem Schreibtisch nicht im Büro ist? Sie haben keine andere Wahl, als sie an die Voicemail zu senden. Einige Untersuchungen deuten darauf hin, dass Kunden Sie nicht zurückrufen, wenn sie Ihre Voicemail erreichen.
Virtuelle Nummern lösen dieses Problem. Sie können ihre Tischtelefonverbindung ausschalten und andere Agenten Anrufe auf ihren Mobiltelefonen entgegennehmen oder an einen anderen verfügbaren Agenten weiterleiten lassen. Diese Funktion verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Anrufer Voicemail zum Opfer fallen und nie wieder etwas von ihnen gehört wird.
Aber wenn sie immer noch auf einer Voicemail-Box landen, gibt es immer noch Hoffnung. Ein virtuelles Telefonsystem transkribiert die Nachricht und sendet sie Ihnen innerhalb von Sekunden per E-Mail zu. Ist das ein Robocaller oder der Schulruf Ihres Kindes? Mit Voicemail an E-Mail wissen Sie Bescheid.
Siehe auch: 35 wesentliche Funktionen von Bürotelefonsystemen: Der Einkaufsführer 2020

4) Mitarbeiter können geschäftliches von ihrem privaten Telefon trennen

Nicht nur bei eingehenden Anrufen ist eine virtuelle Telefonnummer praktisch. Sie können dieselbe Nummer verwenden, um ausgehende Anrufe zu tätigen – sei es mit Ihren Kunden oder Kollegen. Und es verbirgt Ihre Anrufer-ID , wenn Sie dies tun.
Diese neuartige Funktion macht virtuelle Telefonnummern ideal für Remote-Mitarbeiter. Mehr als 38 % der Unternehmen haben Teammitglieder, die remote arbeiten; es gibt eine stetige Verlagerung weg von der Büroarbeit.

Remote-Mitarbeiter müssen weder ein Tischtelefon in ihrem Heimbüro installieren noch ihr Mobiltelefon verwenden, um geschäftliche Anrufe entgegenzunehmen. Die virtuelle Telefonnummer maskiert ihre Anrufer-ID, was ihnen mehr Kontrolle und Sicherheit beim Anrufen von Kontakten gibt.
Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Kunden Ihre Privatnummer kennen. Sie können Geschäftszeiten für die virtuelle Telefonnummer auswählen, um eingehende Anrufe anzunehmen oder sie an eine Voicemail umzuleiten.