Was ist ein Softphone? Überblick, Vorteile und wie man sie bekommt

Müssen Sie über Ihren Geschäftsanschluss telefonieren? Möchten Sie die Flexibilität, von überall aus zu arbeiten?

Dann brauchen Sie ein Softphone. Was früher ein Luxus war, ist heute der Standard für die Geschäftskommunikation.

In nur wenigen Minuten erhalten Sie einen genaueren Blick auf Softphones und erfahren, warum sie so beliebt sind, welche Hauptfunktionen sie haben und welche unsere Top-Tipps für die besten Softphone-Apps für Sie und Ihr Team sind.

Was ist ein Softphone?

Ein Softphone ist eine Anwendung, mit der Sie über das Internet Telefonanrufe tätigen und empfangen können. Es bietet Sprachanrufe sowie Instant Messaging- und Anrufweiterleitungsfunktionen.

Softphones ermöglichen es Mitarbeitern, jeden von ihrer geschäftlichen Telefonnummer aus anzurufen, anstatt von ihrem privaten Mobiltelefon aus, um mehr Privatsphäre zu gewährleisten.

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Ein VoIP-Telefondienstanbieter wie Nextiva bietet normalerweise Softphone-Apps zum Herunterladen an. Alternativ gibt es eigenständige Softphone-Apps, die einer weiteren Konfiguration bedürfen.

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So funktionieren Softphones

Softphones nutzen die Voice over Internet Protocol (VoIP)-Technologie zur Verwaltung von Telefongesprächen. Mit einem Softphone können Sie über das Internet mit einem Computer, Tablet oder Mobilgerät telefonieren.

Sobald Softphones bei einem VoIP-Telefondienst angemeldet sind, registrieren sie sich selbst, um Anrufe anzunehmen oder zu tätigen. Von dort aus hält der Anbieter die Verbindung und weitere Funktionen der Telefonanlage aufrecht.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonen ist ein Softphone kein physisches Gerät. Stattdessen handelt es sich um eine Software, die eine vertraute Telefonschnittstelle auf Ihrem Gerät bereitstellt. Es ermöglicht kleinen Unternehmen, von überall aus Anrufe über eine virtuelle Telefonnummer zu tätigen und zu empfangen, Nachrichten zu senden und Videokonferenzen durchzuführen.

Warum Unternehmen sich für Softphones entscheiden

Wenn Sie Ihr Team zum Reden bringen möchten, sind Softphones eine gute Wahl.

1. Kostengünstige Alternative zum Tischtelefon
2. Sofortige Einrichtung und Bereitstellung
3. Zugriff auf weitere Funktionen
4. Einfach zu bedienen und zu unterstützen

1) Kostengünstige Tischtelefon-Alternative

Ein VoIP-Softphone ist eine kostengünstige Alternative zu den teuren herkömmlichen Telefonleitungen und Hardwaresystemen.

Im Gegensatz zu einem VoIP-Telefon erhalten Sie in der Regel die Softphone-Funktionalität, die in Ihrem bestehenden Geschäftstelefondienst enthalten ist (oder zu einem geringen Preis). Auf diese Weise müssen Sie nicht für Geräte bezahlen, die Sie nicht vollständig nutzen.

2) Sofortige Einrichtung und Bereitstellung

Das Herunterladen einer Softphone-Anwendung auf Ihren Computer oder Ihr Mobilgerät dauert nur wenige Minuten. Für die Einrichtung ist in der Regel nur die Anmeldung mit den Zugangsdaten Ihres VoIP-Anbieters erforderlich.

Softphones funktionieren auf vielen Geräten und Betriebssystemen. Am besten laden Sie eine Softwareanwendung herunter, aber auch Ihr Webbrowser kann gut funktionieren.

Da keine physische Hardware erforderlich ist, ist Ihr Softphone innerhalb weniger Minuten einsatzbereit.

3) Einfach zu bedienen und zu unterstützen

Heutige Softphone-Apps bieten eine intuitive Benutzeroberfläche, z. B. ein Telefon-Wählfeld, Abschnitte mit Registerkarten und Echtzeitbenachrichtigungen. Normalerweise besteht eine gewisse Konsistenz zwischen der Desktop- und der mobilen App, sodass sie den Benutzern vertraut ist.

Und da sie softwarebasiert sind, können Updates zur Einführung neuer Funktionen eingeführt werden, ohne dass physische Systemänderungen erforderlich sind.

4) Zugriff auf weitere Funktionen

Softphones verfügen oft über viel mehr Funktionen als herkömmliche Telefone.

Diese Funktionen können dazu beitragen, die Anrufbearbeitung zu verbessern, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Kommunikation zu vereinfachen. Beispiele hierfür sind Anrufweiterleitung, CRM-Integration, Videokonferenzen und Instant Messaging.

Bald ein Callcenter eröffnen? Die gleiche Softphone-App bietet diese integrierte Funktionalität für Ihr Team.

Welche zusätzlichen Funktionen bieten Softphones? Wir haben Sie.

Unverzichtbare Softphone-Funktionen

Trotz des Namens leistet Softphone-Software viel mehr als nur das Tätigen und Empfangen von Telefonanrufen.

• HD-Sprachanrufe: Sprechen Sie mit Benutzern in satterer HD-Qualität. Dadurch klingt Ihre Stimme für Anrufer klar, klar und sicher.
• Kontaktlisten: Speichern Sie Kontakte, greifen Sie darauf zu und verwalten Sie sie, um Effizienz und Organisation zu verbessern. Suchen Sie niemals hektisch nach der besten Nummer, um jemanden zu erreichen.
• Textnachrichten: Senden und empfangen Sie SMS- und MMS-Nachrichten über Ihre Softphone-App. Auf diese Weise können Sie Textnachrichten von Ihrem VoIP-Anschluss aus senden.
• Videoanrufe: Treffen Sie sich persönlich in einer Videokonferenz über Ihre Softphone-App. Es gibt keine separaten Apps oder umständlichen Downloads.
• Visuelle Voicemail: Einfache Wiedergabe oder sogar Vorlesen von Voicemail-Nachrichten, ohne verwirrende Stecknadeln oder Tastendrücke, die man sich merken muss. Sie können diese Voicemail-Transkriptionen auch per E-Mail erhalten.
• Computer-Telefonie-Integration (CTI) : Mit der CTI-Funktion können Sie Anrufe mit Ihren Headsets annehmen, abweisen oder halten. Verwalten Sie Anrufe mühelos wie ein Profi über ein Softphone.
• Anwesenheitsverwaltung: Geben Sie an, ob Sie für Anrufe nicht verfügbar sind, gerade telefonieren oder für den Empfang eingehender Anrufe verfügbar sind.
• Anrufweiterleitung: Leiten Sie Anrufe nahtlos an einen anderen Benutzer oder ein anderes Team in Ihrem Unternehmen weiter. Auf diese Weise müssen Anrufer nicht erneut anrufen.
• Verschlüsselung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Gespräche sicher sind und privat bleiben. Softphones verschlüsseln die Telefondaten unabhängig von der Internetverbindung.
• Konferenzgespräche: Führen Sie sofort einen Gruppen-Audioanruf durch, ohne einen komplizierten Einwahlvorgang. Mit nur einem Klick arbeitet Ihr Team zusammen.
• Anrufaufzeichnung: Zeichnen Sie Telefonanrufe automatisch oder bei Bedarf auf, damit Sie sich an vergangene Gespräche erinnern und die Qualitätssicherung verbessern können.
• Anrufer-ID: Verwalten Sie die bereitgestellten Anrufer-ID-Informationen, z. B. Ihren Namen, Ihr Unternehmen, Ihre Ortsvorwahl und Ihre Telefonnummer.
• Anrufweiterleitung: Schalten Sie um, wenn Ihre Anrufe weitergeleitet werden müssen, z. B. an ein anderes Teammitglied oder die automatische Telefonzentrale Ihres Unternehmens.
• Call-Pulling: Geräte ohne Unterbrechung wechseln. Wenn Sie beispielsweise von einem Tischtelefon auf ein Softphone umsteigen oder umgekehrt.

Top-Softphone-Apps für den geschäftlichen Einsatz

Welches Softphone sollten Sie also verwenden? Sie haben viele Möglichkeiten, aber hier finden Sie eine kurze Zusammenfassung der verschiedenen Voice-over-IP-Apps.

1. NextivaONE

Nextiva ist mehr als ein Softphone-System – es ist ein unternehmenstaugliches Geschäftstelefonsystem. Das Unternehmen bietet ein kostenloses Softphone auf jedem Desktop (Windows, Mac) oder Mobilgerät (iOS, Android) an.

Mit NextivaONE können Sie von Ihrem Computer oder Mobilgerät aus Anrufe verwalten, Texte senden und Videokonferenzen durchführen.

2. Zoiper

Zoiper ist eine flexible Softphone-App. Es unterstützt viele Arten von Codes für VoIP-Anrufe und ist somit eine vielseitige Wahl für Unternehmen jeder Größe. Für die Einrichtung und Bereitstellung im gesamten Unternehmen sind IT-Experten erforderlich.

3. Bria Solo

Bria Solo von CounterPath ist eine weitere großartige Softphone-Lösung. Bria Solo wurde für diejenigen entwickelt, die eine Plattform zur Verwaltung von Sprachanrufen, Videokonferenzen, Nachrichten und Teamzusammenarbeit benötigen.

Praktischer ist es jedoch, dass es sich um einen praktischen Dialer zum Testen eines SIP-Trunks oder einfacherer Sprachkommunikation handelt.

4. 3CX

Diese selbstgehostete Telefonanlage umfasst auch eigene Softphone-Apps. Es ist hochgradig anpassbar, erfordert für Unternehmen jedoch auch viele Konfigurationen in der realen Welt. Die Softphone-App ist für Desktops, Smartphones und andere Geräte verfügbar. Sie sollten sich von einem Technikprofi bei der Navigation helfen lassen.

Softphones vs. Hardphones

Wie schlägt sich eine Softphone-Technologie im Vergleich zu einem VoIP-Tischtelefon? So vergleichen sie sich.

Welche Vorteile bietet ein kabelgebundenes VoIP-Tischtelefon?

Festverdrahtete Telefone bieten eine vertraute taktile Schnittstelle zum schnellen Anrufen von Personen sowie eine dedizierte Netzwerkkonnektivität (Ethernet). Möchten Sie Ihr Team anpiepen, sehen, ob Ihr Manager gerade telefoniert, oder schnell eine Durchwahl wählen? All das meistern Hardphones einwandfrei.

Tischtelefone sind so konzipiert, dass sie ohne zusätzliche Schritte wie das Entsperren Ihres Mobiltelefons oder das Suchen des Symbols auf Ihrem Computer verwendet werden können. Sie unterliegen auch nicht der Akkulaufzeit Ihres Smartphones (wir meinen Sie, 20 %!) .

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Fazit: Softphones arbeiten Hand in Hand mit VoIP-Tischtelefonen. Sie geben Ihren Teams die Möglichkeit, auf einer Plattform zu arbeiten und zusammenzuarbeiten.

Die beste Kommunikationsplattform für Teams

Ganz gleich, ob Sie sich für ein Softphone oder ein Tischtelefon entscheiden, Sie benötigen die richtige Kommunikationsplattform.

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