Der Anfängerleitfaden für Transaktions-E-Mails

Eine Transaktions-E-Mail ist eine E-Mail, die von einem Unternehmen an einen einzelnen Empfänger gesendet wird, normalerweise nachdem eine Transaktion oder eine bestimmte Aktion von diesem Empfänger durchgeführt wurde.

Unternehmen verwenden Transaktions-E-Mails, um wichtige Informationen an Benutzer und Kunden in verschiedenen Phasen der Käuferreise zu senden.

In diesem Anfängerleitfaden werfen wir einen Blick auf Transaktions-E-Mails und untersuchen die verschiedenen Arten, die erfolgreiche Unternehmen verwenden, um bemerkenswerte Kundenerlebnisse zu bieten.

Transaktions-E-Mails und Marketing-E-Mails – was ist der Unterschied?

Bevor wir uns mit den Arten von Transaktions-E-Mails befassen, lassen Sie uns erklären, wie sie sich von unseren traditionellen Marketing-E-Mails oder Werbe-E-Mails unterscheiden.

Im Gegensatz zu Newslettern und Massen-E-Mails werden Transaktions-E-Mails immer durch die Aktion des einzelnen Empfängers ausgelöst, normalerweise im Zusammenhang mit Kontobenachrichtigungen, Produktaktivitäten oder Handelstransaktionen. Diese Aktion könnte beispielsweise der Kauf in einem Online-Shop, die Anforderung einer Kennwortzurücksetzung, die Einladung eines Teammitglieds oder etwas anderes sein.

Transaktions-E-Mails werden benötigt, um wichtige Transaktionen zu erleichtern oder wichtige Informationen zu teilen, die der Empfänger anfordert. Aus diesem Grund müssen Unternehmen keine Zustimmung zum Versand von Transaktions-E-Mails einholen.

Umgekehrt müssen Sie immer die Zustimmung einholen, um Marketing-E-Mails an Ihre Zielgruppe zu senden. Das Versenden von Marketing-E-Mails an Personen, die nicht ausdrücklich zugestimmt haben, Werbenachrichten von Ihnen zu erhalten, gilt als unerwünschte Nachrichten und verstößt gegen die meisten E-Mail-Gesetze wie CAN-SPAM und GDPR.

Aus diesem Grund dürfen Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen in Ihren Transaktions-E-Mails nicht verkaufen oder bewerben. E-Mails, die mit dem Ziel versendet werden, für Ihr Unternehmen zu werben oder Einnahmen zu generieren, gelten als Marketing-E-Mails.

Als Faustregel gilt, dass es immer am besten ist, Ihre Transaktions-E-Mails von Ihren Marketing-E-Mails zu trennen. Aus diesem Grund werden Sie beim Erstellen eines Kontos bei Encharge feststellen, dass die beiden Standard-E-Mail-Kategorien „Marketing-E-Mails“ und „Transaktions-E-Mails“ sind:

Google geht bei dieser Trennung sogar noch einen Schritt weiter und empfiehlt, für jeden E-Mail-Typ unterschiedliche E-Mail-Adressen und Domains zu verwenden.

Ein weiterer wesentlicher Unterschied besteht darin, dass Transaktions-E-Mails im Gegensatz zu Werbe-E-Mails keinen Abmeldelink erfordern. Es gibt jedoch einige Vorbehalte, die wir gegen Ende dieses Beitrags behandeln werden. Lesen Sie also weiter.

Arten von Transaktions-E-Mails

Nachdem wir Transaktions-E-Mails gut verstanden haben, insbesondere im Vergleich zu Marketing-E-Mails, ist es an der Zeit, sich einige Beispiele anzusehen.

Warnungen zur Kontonutzung

Für viele Unternehmen sind ihre Abonnements je nach Stufe auf die Nutzung beschränkt. Wenn Sie beispielsweise ein E-Mail-Verifizierungstool haben, können auf der Startstufe möglicherweise nur 250 E-Mails überprüft werden.

Wenn dieser Schwellenwert erreicht ist, können Sie den Benutzer am einfachsten über eine Kontobenachrichtigungs-E-Mail informieren – etwa wie in diesem Beispiel.

Dies ist natürlich nur ein Beispiel. Es gibt viele Gründe, warum Sie möglicherweise eine Benachrichtigung bezüglich eines Kontos senden möchten. Beispielsweise sind mehrere Benutzer an ein Konto gebunden, und der Administrator hat die Anmeldeinformationen geändert. Das Versenden einer durch diese Änderung ausgelösten Transaktions-E-Mail an den Rest der Benutzer ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, alle auf dem Laufenden zu halten.

E-Mails zu abgebrochenen Warenkörben

E-Mails zu abgebrochenen Warenkörben klingen vielleicht etwas werblich, und ganz ehrlich, sie könnten es auch sein. Sie werden aber auch durch die Aktionen eines Benutzers ausgelöst. Oder stattdessen über einen bestimmten Zeitraum keine Aktion.

E-Mails zu verlassenen Warenkörben sind ein großartiges Beispiel für Transaktions-E-Mails, da sie Unternehmen dabei geholfen haben, den Kunden erneut anzusprechen und die Konversion abzuschließen.

Werfen Sie einen Blick auf diese verlassene Warenkorb-E-Mail von Pacsun. Es lässt den Kunden wissen, dass sich noch Artikel in seinem Online-Warenkorb befinden, und informiert ihn sogar darüber, dass die gewünschten Artikel möglicherweise nicht für immer dort sind. Dies fordert den Kunden auf, den Kauf abzuschließen.

Wichtiger Hinweis: Abhängig von Ihrer lokalen Rechtsprechung können E-Mails zum Verlassen des Einkaufswagens als Marketing-E-Mails betrachtet werden. Überprüfen Sie dies also, wenn Sie den Link zum Abbestellen vermeiden oder E-Mails zum Verlassen des Einkaufswagens an unerwünschte Kontakte senden möchten.

Bestätigungs-E-Mails

Eine der häufigsten Transaktions-E-Mails ist die Bestätigungs-E-Mail. Die Idee hinter dieser E-Mail ist relativ einfach. Es handelt sich um eine Bestätigungsnachricht, die direkt an den Posteingang des Empfängers gesendet wird, nachdem er eine Aktion ausgeführt hat.

Beispielsweise kann nach der Anmeldung zu Ihrem Newsletter eine Bestätigungs-E-Mail an die neuen Abonnenten versendet werden.

Schauen Sie sich dieses Beispiel an. Wenn sich der Benutzer für den BuzzFeed-Newsletter für Katzen anmeldet, erhält er diese Bestätigungs-E-Mail.

Dies ist ein großartiges Beispiel dafür, warum E-Mails wie diese so hilfreich sind. Sie können den großen CTA-Button in Rot direkt in der Mitte sehen, mit dem der Benutzer bestätigen kann, dass er eine echte Person ist. Dies ist in diesem Fall für BuzzFeed nützlich, da sie keine Zeit und kein Geld verschwenden, indem sie ihren Newsletter an gefälschte oder inaktive Konten senden.

Darüber hinaus ermöglichen Bestätigungs-E-Mails wie diese dem Benutzer, Betrug zu vermeiden. Wenn sich jemand ohne Wissen des Kontoinhabers für diesen Newsletter angemeldet hat, ist dies der schnellste und einfachste Weg für ihn, dies herauszufinden.

Wenn Sie damit fortfahren, dem echten Benutzer unerwünschte E-Mails ohne Bestätigung zu senden, dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihre E-Mail einfach im Spam-Ordner landet. Je mehr Personen Sie zu ihrem Spam-Ordner hinzufügen, desto höher ist Ihre Spam-Beschwerderate. Je höher die Spam-Beschwerderate, desto wahrscheinlicher löst Ihre E-Mail Spam-Filter aus und der Teufelskreis setzt sich fort. Die Moral von der Geschichte, senden Sie ab und zu eine Bestätigungs-E-Mail.

E-Mails zur Passwortänderung

Das haben wir alle schon durchgemacht. Sie müssen Ihr Passwort aus irgendeinem Grund ändern, Sie stellen die Anfrage und eine E-Mail wird an Ihren Posteingang gesendet.

Dies ist eine typische Transaktions-E-Mail. Es muss eine Aufforderung des Benutzers gesendet werden, und es handelt sich nicht um eine direkte Werbung.

Wenn Sie einen kurzen Blick auf diese E-Mail von Airbnb werfen, werden Sie etwas Wichtiges bemerken. Diese Nachricht zum Zurücksetzen des Passworts gibt dem Benutzer von Anfang an alle Informationen, die er benötigt.

Wenn jemand oder etwas versucht, sich in Ihr Konto zu hacken, informiert es Sie über alles und gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihr Konto auf verdächtige Aktivitäten zu überprüfen.

Es wäre einfach, jemanden sein Passwort direkt auf der Hauptwebsite ändern zu lassen, aber es wäre nicht sehr sicher. E-Mails zum Zurücksetzen von Passwörtern bieten eine zusätzliche Schutzebene für den Benutzer, ohne umständlich zu sein. Tatsächlich ist dies für die meisten Unternehmen der Standard für alle passwortbezogenen Änderungen.

Bestellbestätigungs-E-Mails

E-Mail-Nachrichten zur Auftragsbestätigung sind in der Welt des E-Commerce üblich, aber sie sind auch eine Möglichkeit für stationäre Geschäfte geworden, ihre Ausgaben zu reduzieren, indem sie die Papierkosten senken.

Bestellbestätigungs-E-Mails sind viel mehr als eine digitale Quittung. In den meisten Fällen bieten sie Versandinformationen, eine Dankesnachricht und manchmal sogar einen Abschnitt für Upselling, falls zutreffend.

Diese Bestellbestätigungs-E-Mail von Chewy ist ein großartiges Beispiel. In nicht so vielen Worten bieten sie eine detaillierte Zusammenfassung aller bestellten Artikel, die Versandinformationen, eine Kundensupportnummer und sogar ein kreatives GIF mit ihrem Firmennamen.

Es ist wichtig, alles kohärent und klar zu gestalten, damit die Kunden nicht verwirrt oder in irgendeiner Weise überfordert werden. Für die Dauer dieser Interaktion dient diese E-Mail als Referenz. Mach es gut!

Feedback-E-Mails

Feedback-E-Mails sind nicht immer notwendig, aber sie können sich für Ihr Wachstum als entscheidend erweisen.

Denken Sie an das letzte Mal, als Sie eine gute oder schlechte Erfahrung mit einer Marke gemacht haben. Du wolltest es ihnen sagen, oder? Feedback-E-Mails bieten diese Plattform für Benutzer.

Airbnb als Unternehmen lebt vom Feedback der Nutzer. Wenn ein Hausgast schlecht war, kann der Vermieter eine Bewertung schreiben und verhindern, dass der Mieter woanders schlecht ist. Ebenso kann der Mieter, wenn der Eigentümer schlecht war, eine Bewertung schreiben, damit andere potenzielle Mieter wissen, worauf sie sich einlassen.

Dieses spezifische Beispiel fordert den E-Mail-Empfänger auf, eine Umfrage auszufüllen, um seinen Service zu verbessern.

Hier gibt es 2 wichtige Elemente.

• Die E-Mail ist kurz und bündig.
• Der Aufruf zum Handeln ist leicht sichtbar und klar.

Wenn Sie jemanden bitten, sich alle Mühe zu geben, um eine Bewertung oder Feedback jeglicher Art abzugeben, ist es wichtig, jegliche Art von Reibung zu vermeiden. Machen Sie Ihre Absichten deutlich (vielleicht sogar aus der Betreffzeile), danken Sie ihnen für ihre Unterstützung und bieten Sie ihnen eine schnelle und einfache Möglichkeit, es hinter sich zu bringen.

Wenn Sie mit der Abschlussquote Ihrer Umfrage nicht zufrieden sind, können Sie versuchen, abschreckende Wörter wie „Umfrage“ und „Feedback“ zu vermeiden. Dies hat die konversionsorientierte Texterin Momoko Price für Petdoors.com getan, um die Rücklaufquote der Umfrage zu erhöhen.

Reaktivierungs-E-Mails

Manchmal verlieren wir Kunden, und manchmal kommen sie zurück. Oft reicht eine schnelle Reaktivierung (oder ein Anstoß) aus, anstatt sie von Schritt 1 an zu integrieren.

Schauen Sie sich dieses Reaktivierungsbeispiel von Duolingo an.

Sie denken vielleicht, dass dies eine allgemeine Marketing-E-Mail ist, die in großen Mengen verschickt wird, und die Wahrheit ist, dass dies der Fall sein könnte. Es erfüllt aber auch die Anforderungen an eine Transaktions-E-Mail.

Woher wissen Sie, ob ein Konto inaktiv ist? Es wird durch die Zeit ausgelöst, die jemand mit der Nutzung der Plattform oder anderen Arten von Aktivitäten verbracht hat oder nicht (oder daher nicht). Sie können Encharge verwenden, um ein Segment inaktiver Benutzer zu erstellen und die Reaktivierungs-E-Mail automatisch zu senden, sobald jemand dieses Segment betritt.

Der wichtigste Vorteil bei der Verwendung einer solchen E-Mail besteht darin, dass Ihre Marke im Hinterkopf des Benutzers bleibt. Wenn sie zu viel Zeit weg verbringen, können sie dich vergessen. Es sei denn natürlich, Sie setzen den Pflegezyklus mit Reaktivierungs-E-Mails fort.

Das Beste daran ist, dass Sie sich nicht auf E-Mails beschränken müssen. Sie können passive Kunden mit Facebook-Anzeigen und sogar SMS-Nachrichten reaktivieren. Im folgenden Beispielablauf fügen wir inaktive Personen zu einer Facebook-Retargeting-Zielgruppe hinzu, wenn sie Ihre Reaktivierungs-E-Mail nicht öffnen (und entfernen sie aus der Zielgruppe, sobald sie wieder aktiv werden):

Double-Opt-in-E-Mails

Ein Double Opt-in tritt auf, wenn sich ein Benutzer beispielsweise für einen E-Mail-Newsletter anmeldet. Dazu müssen sie die Informationen der Website eingeben, um ihnen den Newsletter zuzusenden, normalerweise einen Namen und eine E-Mail-Adresse.

Double Opt-in kommt ins Spiel, wenn Sie eine E-Mail an diesen Benutzer senden, in der Sie um zusätzliche Bestätigung gebeten werden, wie in diesem Beispiel unten.

Dies ähnelt der Bestätigungs-E-Mail, erfordert jedoch ausdrücklich, dass der Benutzer das Abonnement zweimal bestätigt.

Dies ist aus zwei Gründen vorteilhaft. Erstens bietet es, ähnlich wie viele andere E-Mails auf dieser Liste, diese zusätzliche Sicherheitsebene. Aber der zweite Grund ist vielleicht nicht so offensichtlich.

Der zweite und wahrscheinlich wichtigste Grund, warum Unternehmen Double-Opt-in-E-Mails verwenden, besteht darin, dass sie dem Unternehmen, das den Newsletter versendet, mitteilen, dass der Benutzer interessiert ist.

Denken Sie an diese lästigen Nachrichten, die Sie erhalten, wenn Sie eine Datei auf Ihrem Computer löschen möchten. Sie fragen immer, ob Sie sicher sind, weil es einen Moment des Nachdenkens gibt, damit Sie entscheiden können, ob Sie diese Datei wirklich löschen möchten oder ob es ein Unfall war.

Benachrichtigungen zu App-Aktivitäten

Wenn Sie ein Chat-Tool wie Slack oder Discord verwenden, haben Sie möglicherweise eine E-Mail erhalten, die Sie über die neuesten Nachrichten informiert, die Sie verpasst haben, während Sie nicht am Computer waren.

Solche Benachrichtigungen sind praktisch, um sicherzustellen, dass Sie bei wichtigen Gesprächen wie Teamnachrichten auf dem Laufenden sind.

Bei den meisten dieser Apps können Sie auswählen, welche E-Mail-Benachrichtigungen Sie erhalten möchten. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise nur dann benachrichtigt werden, wenn jemand Sie erwähnt.

Warnungen und Berichte

Bei einigen Produkten und Diensten können Sie bestimmte Benachrichtigungen oder wiederkehrende Berichte abonnieren.

Dies ist die tägliche Zusammenfassung, die ich von Asana erhalte und die mich bequem an alle anstehenden Aufgaben des Tages erinnert:

Ein weiteres großartiges Beispiel stammt vom beliebten SEO-Tool Ahrefs. Mit dem Tool können Sie verschiedene Arten von Warnungen einrichten, die sich auf die Gesundheit und das Wachstum Ihres organischen Verkehrs beziehen. Im folgenden Beispiel informiert mich Ahrefs über neu verdiente Backlinks zu unserer Seite:

Rechnungs- und Quittungs-E-Mails

Unternehmen versenden Quittungen und Rechnungen per E-Mail. Diese Transaktions-E-Mails informieren Kunden über eine fällige Zahlung oder über erfolgreiche Zahlungen. Normalerweise enthält die E-Mail eine angehängte Rechnung oder einen Link, der zu Steuerzwecken zu einer druckbaren Rechnungsseite führt.

Benötigen Transaktions-E-Mails eine Abmeldeoption?

Abbestellen-Links bieten E-Mail-Empfängern eine schnelle und problemlose Möglichkeit, den Empfang von E-Mails zu beenden, die sie nicht möchten. Ist eine solche Funktion jedoch für Transaktions-E-Mails erforderlich?

Lassen Sie uns zuerst untersuchen, was die E-Mail-Gesetze dazu zu sagen haben.

Im Gegensatz zu Marketing-E-Mails sind Transaktions-E-Mails von CAN-SPAM ausgenommen.

Der CAN-SPAM Act besagt ausdrücklich, dass:

„Wenn die Nachricht nur kommerziellen Inhalt enthält, ist ihr primärer Zweck ein kommerzieller und sie muss den Anforderungen von CAN-SPAM entsprechen. Wenn es nur transaktions- oder beziehungsbezogene Inhalte enthält, ist sein Hauptzweck transaktions- oder beziehungsorientiert. In diesem Fall darf es keine falschen oder irreführenden Routing-Informationen enthalten, ist aber ansonsten von den meisten Bestimmungen des CAN-SPAM-Gesetzes ausgenommen.“

Wenn es um die DSGVO und Transaktions-E-Mails geht, sind die Regeln weniger offensichtlich:

Mit der DSGVO können Sie Transaktions-E-Mails ohne Einwilligung versenden, wenn ein berechtigtes Interesse am Versand der E-Mails besteht . Wenn Sie beispielsweise Ihre E-Mails verwenden, um wichtige Informationen an Ihre Benutzer und Kunden zu übermitteln, bedeutet dies, dass Sie ein berechtigtes Interesse haben.

Mit anderen Worten, Gemäß den E-Mail-Gesetzen benötigen Ihre Transaktions-E-Mails keinen Abmeldelink.

Abgesehen davon, ist es eine gute Idee, den Link zum Abbestellen in Ihre Transaktions-E-Mails aufzunehmen?

Die kurze Antwort ist Nein , es sei denn, Sie wissen wirklich, was Sie tun. Lassen Sie uns erklären, warum:

Benutzern und Kunden könnten wichtige Informationen entgehen

Wenn Sie Ihren Benutzern erlauben, sich von Transaktions-E-Mails abzumelden, können Sie dem gesamten Kundenerlebnis ernsthaften Schaden zufügen.

Stellen Sie sich vor, jemand meldet sich von Ihren Transaktions-E-Mails ab und kehrt einige Tage später zu Ihrer Website zurück, um ein Zurücksetzen des Passworts anzufordern. Leider können sie ihr Passwort nicht zurücksetzen. Aus diesem Grund empfehlen wir im Allgemeinen nicht, einen Abmeldelink in Transaktions-E-Mails aufzunehmen.

In Encharge können sich Personen standardmäßig nicht von Ihren Transaktions-E-Mails abmelden. Wenn Sie also Transaktions-E-Mails mit einem Abmeldelink senden möchten, müssen Sie die Transaktions-E-Mails einer anderen E-Mail-Kategorie hinzufügen.

Die Angabe eines Abmeldelinks in Transaktions-E-Mails könnte die Leute verwirren

Einige Transaktions-E-Mails wie das Zurücksetzen von Passwörtern und Bestätigungen enthalten kritische Handlungsaufforderungen. Das Einschließen eines Abmeldelinks in derselben E-Mail kann den Empfänger ablenken und ihn darüber verwirren, was von ihm verlangt wird.

Abgesehen davon kann es einige Gründe geben, warum Sie Ihren Transaktions-E-Mails ausdrücklich eine Schaltfläche zum Abbestellen hinzufügen möchten. Tun Sie dies jedoch nur, wenn Sie sicher sind, dass dies Ihre kritischen Benutzervorgänge nicht beeinträchtigt.

Sie können Ihre Spam-Rate senken

In den Spam-Ordner gesteckt zu werden, ist eine große Sache. Je höher Ihre Spam-Rate ist, desto wahrscheinlicher landen Sie im Spam aller, unabhängig davon, ob Sie manuell dorthin verschoben werden oder nicht. Die Bereitstellung einer schnellen und unkomplizierten Möglichkeit zum Abbestellen könnte dazu beitragen, Ihre Spam-Beschwerden zu verringern.

Vermeiden Sie Kundenfrust

Abgesehen davon, dass man im Spam-Gefängnis eingesperrt ist, macht das Versenden von E-Mails manchmal einfach nur wütend. Selbst wenn sie keinen Spam-Bericht senden, können E-Mails nur einen schlechten Geschmack im Mund des Empfängers hinterlassen.

Anstatt eine Schaltfläche zum Abbestellen einzufügen, die verhindert, dass der Empfänger E-Mails von Ihnen erhält, könnten Sie ein E-Mail-Einstellungscenter verwenden, das es ihm ermöglicht, sich von einer bestimmten Art von Transaktions-E-Mails abzumelden. Auf diese Weise wird die Kommunikation relevanter und die Frustration reduziert.

Es ist eine Möglichkeit, Feedback zu erhalten

Es mag schwer sein, sich vorzustellen, dass jemand nie wieder etwas von Ihnen als Feedback hören möchte, aber es ist wirklich so. Wenn Sie eine massive Abmelderate haben, ist es möglicherweise an der Zeit, nach den Gründen dafür zu suchen. Vielleicht sind Ihre E-Mails einfach nicht hilfreich? Vielleicht sind sie verwirrend? Es gibt so viele Gründe, warum Menschen sich abmelden möchten. Auch hier kann sich das Einstellungscenter zum Abbestellen als nützlich erweisen – Sie können überwachen, von welchen E-Mail-Kategorien sich Personen häufiger abmelden.

Schlussfolgerungen und Takeaway

Wenn Transaktions-E-Mails oder E-Mail-Marketing im Allgemeinen neu für Sie sind, hoffe ich, dass Ihnen dieser Leitfaden für Anfänger gute Dienste leistet. Wenn Sie jedoch nicht neu in diesem Thema sind und sich dennoch hier wiedergefunden haben, empfehle ich Ihnen dringend, alles oben Besprochene zu berücksichtigen.

Bei Transaktions-E-Mails darf es nicht um Werbung gehen. Sicher, E-Mails eignen sich perfekt für Upselling, Cross-Selling und bei Bedarf Rabatte, aber all das wird aus dem Fenster geworfen, wenn wir über Transaktions-E-Mails sprechen.

Transaktions-E-Mails spielen immer noch eine entscheidende Rolle bei der Bereitstellung erstaunlicher Benutzererlebnisse, also stellen Sie sicher, dass Sie sie so weit wie möglich nutzen.

Mit Encharge können Sie Ihre E-Mail-Marketingkampagnen auf Autopilot einstellen, einschließlich Transaktions-E-Mails. Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion an und sehen Sie, was Sie bisher verpasst haben.

Weiterlesen: 11 Best Practices für Transaktions-E-Mail-Marketing