3 Möglichkeiten, Feedback zu Ihrer Softwaresuche zu sammeln

Das Feedback der Kollegen ist der Schlüssel zur Auswahl der richtigen Unternehmenssoftware – erfahren Sie mit diesen Tipps, wie Sie dieses Feedback sammeln können.

Organisationen führen neue Software ein, um ein Problem zu lösen. Dazu müssen Sie die richtige Software finden, die Ihren Anforderungen entspricht. Eine Softwareänderung wirkt sich jedoch auf viele Personen in Ihrem Unternehmen aus, nicht nur auf die direkten Benutzer. Daher ist es wichtig, bei der Suche nach dem richtigen Produkt Feedback einzuholen.

Auch wenn Sie möglicherweise bereits eine Auswahlliste mit Softwareoptionen haben, sollten Sie es nicht versäumen, Feedback von Ihren Kollegen einzuholen. Indem Sie früh im Prozess Input erhalten, ist es wahrscheinlicher, dass Sie das richtige Produkt finden. Und letztendlich fühlen Sie sich sicherer und zufriedener mit Ihrem Softwarekauf.

Erfahren Sie mit diesen Tipps, wie Sie Feedback von Kollegen zu Ihrer Softwaresuche erhalten.

3 Möglichkeiten, Kollegen in Ihre Softwaresuche einzubeziehen

1. Behandeln Sie die Softwareauswahl wie einen Mannschaftssport

Es ist wichtig, alle Teams zu identifizieren, die von einer Softwareänderung betroffen sind, und Kollegen aus diesen Gruppen in den Entscheidungsprozess einzubeziehen.

Es mag wie ein Engpassschritt in einem Prozess erscheinen, in dem die Führung – oder wer auch immer für die endgültige Kaufentscheidung verantwortlich ist – letztendlich eine Entscheidung ohne Einfluss von außen treffen kann. Aber wenn Sie keinen Team-Input sammeln, riskieren Sie die Auswahl der falschen Software oder stehen vor einem harten Kampf um die Akzeptanz.

Sie benötigen zumindest eine Stichprobe von Personen, die die Software täglich verwenden, eine Person aus dem Finanzwesen, jemanden aus der Führungsebene, jemanden mit technischem Fachwissen und jemanden aus Ihrer Rechtsabteilung. Wir werden weiter unten mehr darüber sprechen, was jede dieser Rollen in das Gespräch einbringen kann.

2. Halten Sie sich an 3 bis 5 Softwareoptionen, um eine Überlastung zu vermeiden

Es gibt ein Phänomen, das als „Wahllähmung“ bekannt ist und auf Folgendes hinausläuft: Geben Sie den Menschen nicht zu viele Wahlmöglichkeiten, sonst lösen sie sich und wählen nichts. Das gleiche Prinzip gilt für das Einholen von Software-Feedback von Ihrem Team.

Geben Sie ihnen zwischen drei und fünf Optionen statt 20. Sie werden eine Lähmung der Wahl vermeiden und eher früher als später eine Entscheidung treffen. Sie werden wahrscheinlich auch reichhaltigeres Feedback erhalten, da Ihr Team mehr Zeit hat, sich ausführlich zu einigen Optionen zu äußern, als dies bei vielen der Fall wäre.

Um mit dem Erstellen Ihrer Auswahlliste zu beginnen, melden Sie sich bei Capterra an und speichern Sie Ihre Lieblingsprodukte aus unserem Softwareverzeichnis.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Liste einzugrenzen, probieren Sie unsere Vergleichsfunktion aus: Suchen Sie Ihre Softwarekategorie auf Capterra, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Zum Vergleich hinzufügen“ bei bestimmten Produkten, die Sie in Betracht ziehen, und klicken Sie dann auf „Jetzt vergleichen“, um eine konsolidierte Übersicht zu erhalten für einen effizienteren Produktvergleich.

3. Passen Sie Ihre Diskussionen an jedes Publikum an

Personen aus verschiedenen Teams benötigen unterschiedliche Informationen zu jeder Softwareoption in Bezug auf ihre Rollen. Und da verschiedene Teams ihre eigenen Fachkenntnisse einbringen, möchten Sie, dass diese Perspektiven in dem von Ihnen gesammelten Feedback vertreten sind.

Hier ist eine Aufschlüsselung dessen, was verschiedene Gruppen wissen möchten und was sie anbieten können:

Die Finanzabteilung fragt, wie viel die Software kosten wird und wie hoch die mit jeder Option verbundenen Wartungsgebühren sind. Sie können kurz- und langfristig Einblicke in das Softwarebudget geben.

• Was Sie teilen sollten: Bringen Sie den Preis jeder Softwareoption, die Kosten für Wartung oder mögliche Upgrades, die Anzahl der zahlenden Benutzer für die Software und alle anderen Kosten mit, die Ihrem Unternehmen bei der Einführung jeder Option entstehen könnten.
• Was Sie fragen sollten: Stellen Sie sicher, dass Sie diese Diskussion mit einem klaren Verständnis des derzeit für Software verfügbaren Budgets verlassen und ob sich dieses Budget in den nächsten Jahren voraussichtlich ändern wird. Sie sollten die Finanzabteilung auch nach ihren Zahlungspräferenzen fragen (z. B. möchten sie, dass Sie jährlich zahlen, was bedeuten kann, dass Sie einen Rabatt vom Softwareanbieter erhalten, oder monatlich, um die Kosten über die Zeit zu verteilen).

Die Rechtsabteilung möchte wissen, ob die Software eine Erfolgsbilanz in Bezug auf die Einhaltung der Datensicherheit und die Einhaltung von Kundenverträgen aufweist. Sie können alle relevanten Formulierungen hervorheben, auf die bei Vertragsverhandlungen geachtet werden muss.

• Was teilen: Mitbringen Einzelheiten darüber, wie die Software mit Daten interagiert und Daten speichert, welche Datensicherheitsstandards sie hat und ob sie den Vorschriften der US-Bundesstaaten und der DSGVO im Vereinigten Königreich (neben anderen relevanten Gesetzen) entspricht oder nicht.
• Was Sie fragen sollten: Dieses Team kann Ihnen dabei helfen, sich darauf vorzubereiten, was Sie den Anbieter während der Vertragsverhandlungen fragen sollten. Sie können auch Einblicke in Warnsignale geben, nach denen sie in Verträgen suchen.

Die Führung wird fragen, ob Ihre in die engere Wahl gezogenen Softwareoptionen Prozesse rationalisieren, die Arbeit effizienter machen, dazu beitragen, Geschäftsziele zu erreichen und spezifische Probleme zu lösen.

• Was Sie teilen sollten: Stellen Sie sicher, dass die Führung versteht, was die von Ihnen ausgewählten Softwareoptionen können und was nicht. Lassen Sie sie nicht durch Informationen waten: Bringen Sie ihnen die allgemeinen Vor- und Nachteile, die Kosten und die daraus resultierenden potenziellen Geschäftsverbesserungen.
• Was Sie fragen sollten: Führungskräfte können Ihnen helfen, ihre Prioritäten für neue Software zu verstehen, was Ihnen helfen kann, Ihre Auswahlliste einzugrenzen und letztendlich Ihre erste Wahl auszuwählen. Sie sollten fragen, ob sie sich mehr um Kosten oder Funktionen kümmern, sowie um ihre langfristige Version für Technologie im Unternehmen.

Benutzer werden wissen wollen, wie diese Softwareoptionen ihnen bei ihrer Arbeit helfen und wie sich aktuelle Prozesse ändern werden. Sie können einen Einblick geben, welche Funktionen wesentlich sind und welche Funktionen sie sich in Ihrer aktuellen Software wünschen.

• Was Sie teilen sollten: Bringen Sie eine Liste der Vor- und Nachteile der verschiedenen Funktionen mit, die mit jeder Lösung verfügbar sind, zusammen mit Informationen darüber, wie die Funktionen die Produktivität steigern.
• Was Sie fragen sollten: Informieren Sie sich über alle Schwachstellen, mit denen Ihr Team derzeit konfrontiert ist, entweder weil Sie keine Software haben oder weil Ihre aktuelle Software nicht die beste Lösung ist. Bitten Sie die Benutzer, mitzuteilen, was sie gerne von einer neuen Lösung erwarten würden. Für spezifische Fragen, die Sie Ihrem Team beim Softwarevergleich stellen können, folgen Sie diesem Gesprächsleitfaden.

Technische Experten können zu Fragen im Zusammenhang mit Kompatibilität, Integration und Implementierung sprechen. Sie können auch Einblick in die technischen Spezifikationen von Softwareoptionen geben.

• Was Sie teilen sollten: Bringen Sie Informationen zu unverzichtbaren Integrationen für andere Software mit, die Sie derzeit verwenden. Sie sollten auch darlegen, ob die Softwareoptionen, die Sie in Betracht ziehen, Cloud-basiert oder vor Ort sind.
• Was Sie fragen sollten: Wenn Sie mit den technischen Details der Softwareoptionen nicht vertraut sind, fragen Sie nach einer Zusammenfassung der wichtigsten technischen Informationen. Sie sollten auch nach allen Implementierungsproblemen fragen, die sie vorhersehen.

Das Sammeln von aussagekräftigem Feedback von Ihrem Team führt zu besseren Kaufentscheidungen für Software

Der Kauf von Software ist zwar eine große Errungenschaft, aber nicht die Ziellinie. Das wahre Ziel ist ein erfolgreicher Übergang zur Implementierung und Nutzung der neuen Software.

Damit dieser Übergang erfolgreich ist, ist es wichtig, die Zustimmung des Teams zu erhalten, bevor Sie Software kaufen. Das Einholen von vorläufigem Feedback zu einem früheren Zeitpunkt im Prozess mit diesen drei Tipps wird den Buy-in und die Softwareakzeptanz später erleichtern.