VoIP-SMS: Funktionsweise, Best Practices und Top-Anbieter

Wenn Sie mit Kunden in Kontakt treten müssen, die Ihre Anrufe nicht beantworten, muss es einen besseren Weg geben, sie zu erreichen. Ebenso benötigen Sie möglicherweise einen Ersatzplan, um potenzielle Kunden zu erreichen oder Mitarbeiter zu benachrichtigen, die nicht zum Telefon greifen oder gehen können .

In solchen Situationen kommt das Voice over Internet Protocol (VoIP)-SMS zum Einsatz. Sie können über Ihren geschäftlichen VoIP-Dienst eine Textnachricht senden, Nachrichten an die richtigen Personen senden und gleichzeitig die Vorschriften einhalten.

Lesen Sie weiter, um mehr über das Versenden von SMS mit Ihrer VoIP-Nummer zu erfahren, wie es funktioniert und wie Sie es genau nutzen können.

Was ist VoIP-SMS?

VoIP-SMS ist eine Methode zum Senden und Empfangen von SMS-Nachrichten über Ihre von einem VoIP-Anbieter bereitgestellte Telefonnummer. Dies kann eine Festnetznummer oder eine gebührenfreie Nummer sein. Sie können Ihren bestehenden (oder neuen) VoIP-Dienst nutzen, um Textnachrichten über dasselbe System wie Ihre geschäftlichen Telefongespräche zu senden und zu empfangen.

Es ist nicht erforderlich, ein Mobilgerät in die Hand zu nehmen oder über ein spezielles Geschäftshandy zu verfügen. Sie benötigen lediglich SMS- und MMS-Funktionen, die von Ihrem geschäftlichen VoIP-Dienst aktiviert werden.

So funktioniert VoIP-SMS

VoIP-SMS funktioniert über eine virtuelle Telefonnummer. Sie können diese Nummer einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zuweisen und Textnachrichten über eine Internetverbindung, z. B. WLAN, aktivieren.

Wenn Benutzer eine Textnachricht senden müssen, öffnen sie einfach ihre Team-Chat-App und fügen eine Telefonnummer hinzu oder wählen einen vorhandenen Kontakt aus. Wenn jemand antwortet, wird derselbe Benutzer oder dieselbe Benutzergruppe benachrichtigt.

Hinter den Kulissen verwendet Ihr VoIP-System dieselbe Technologie, die es auch zum Tätigen eines Telefonanrufs oder zum Senden einer Sofortnachricht verwenden würde. Informationspakete (Textnachrichten, Bilder, Videos usw.) werden von Ihrem Cloud-System an die Mobiltelefonnummer eines Empfängers weitergeleitet.

Möchten Sie mehr über die Technologie hinter VoIP-SMS erfahren?

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Unterschiede zwischen SMS und MMS

Short Message Service (SMS): Seit 1992 gibt es eine Textnachrichtenfunktion für Klartextnachrichten mit einer Länge von bis zu 160 Zeichen, die an Mobiltelefonbenutzer gesendet werden. Wenn die meisten Leute am häufigsten von Textnachrichten sprechen, meinen sie SMS-basierte Nachrichten.

️ Multimedia Messaging Service (MMS): MMS wurde 2002 eingeführt und baute auf SMS-Funktionen auf, indem es Mobiltelefonbenutzern ermöglichte, Bilder, Audioclips, Videos und größere Zeichenbeschränkungen in ihren Nachrichten zu senden. MMS unterstützt heute auf praktisch allen Smartphones kleine Dateien bis zu 300 KB.

Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung von VoIP und SMS

Es gibt viele Möglichkeiten, VoIP-SMS zu nutzen, und es gibt keine festen Regeln, wann Sie diesen Dienst nicht nutzen können . Wir haben häufige Szenarien hervorgehoben, in denen Sie von der VoIP-SMS-Funktionalität profitieren können.

1. Kundensupport

Wenn Kunden für Supportfälle Fotos oder zusätzliche Informationen bereitstellen müssen, ist es ein zeitaufwändiger Prozess, sie zu bitten, ein Foto aufzunehmen, es an ihre E-Mail-Adresse zu senden, es herunterzuladen und auf einen Support-Link hochzuladen. Der Kunde, der um Hilfe gerufen hat, muss jetzt die ganze schwere Arbeit erledigen und ist frustriert. Stattdessen könnten Sie ihnen einen Link per SMS senden, damit sie das Foto direkt hochladen können.

Diese VoIP-SMS-Funktion nutzt dieselbe Technologie wie der Anruf, mit dem Sie verbunden sind, und sorgt so für ein reibungsloses Erlebnis für Ihre Kunden.

Ein großer Vorteil besteht auch darin, Fotos per MMS versenden zu können. Wenn Außendiensttechniker beispielsweise bei einem Kunden vor Ort sind, können sie Fotos direkt an technische Ingenieure senden, um Probleme zu diagnostizieren. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, ein Gerät zurück ins Büro zu bringen, und die Gesamtreparaturzeit wird verkürzt.

2. Nachverfolgung potenzieller Kunden

Die durchschnittliche Rücklaufquote beim SMS-Marketing liegt bei bis zu 45 %. Das ist im Vergleich zur Rücklaufquote beim E-Mail-Marketing von 6 % und der Conversion bei Kaltakquise von 2 % beachtlich.

Nachdem Sie mit einem Interessenten gesprochen haben oder wenn ein Webbesucher ein Asset heruntergeladen hat, senden Sie ihm eine Textnachricht, anstatt zum Telefon zu greifen oder ihn Ihrer nächsten E-Mail-Kampagne hinzuzufügen. Wenn Sie nach einem Telefonanruf auflegen, wählen Sie den Kontakt aus Ihrem Adressbuch aus und beginnen Sie mit der Eingabe Ihrer individuellen Textnachricht. Es ist keine spezielle Software erforderlich – nur Ihre VoIP-App .

Dies führt nicht nur zu einer höheren Öffnungsrate (schließlich lesen wir alle unsere Texte), sondern Sie geben dem Empfänger auch die Möglichkeit, auf einen Link zu klicken, um mehr über Ihr Angebot oder Ihre Dienstleistung zu erfahren.

3. Terminerinnerungen

Wenn Sie die Möglichkeit hätten, die Zahl verpasster Termine zu verringern, würden Sie das mit offenen Armen begrüßen, oder?

Für Kunden oder Patienten ist es eine Sache, einen Termin zu buchen, aber eine andere, ob sie erscheinen. Sie können VoIP-SMS zur Automatisierung oder zum Versenden manueller Erinnerungen eine Woche, einen Tag oder eine Stunde vor einem Termin verwenden und so die Wahrscheinlichkeit eines Nichterscheinens verringern.

Wenn Sie gerade mit einem Patienten telefonieren und den nächsten Termin vereinbaren, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass er sich die falsche Uhrzeit oder das falsche Datum notiert, indem Sie während des Anrufs eine SMS senden.

Ebenso können Sie die Schritte zur Buchung von Wiederholungsterminen vereinfachen. Wenn ein Patient regelmäßig einen neuen Termin vereinbaren muss, können Sie ihm einen Link per SMS senden, damit er seinen Termin auswählen kann. Sie sparen Zeit beim Tätigen von Anrufen, bei denen keine Verbindung hergestellt wird, und Patienten können Termine in ihrem eigenen Tempo vereinbaren.

4. Senden Sie nach verpassten Anrufen eine SMS zurück

Wie oft haben Sie Benachrichtigungen über einen verpassten Anruf erhalten, nur um dann zurückzurufen und niemand antwortete? Telefon-Tag- oder Voicemail-Tennis – wie auch immer Sie es nennen – ist unproduktiv.

Es kann auch sein, dass Sie nicht wissen, von wem der verpasste Anruf stammt. Wenn Sie also zurückrufen, antwortet niemand, und Sie wissen nichts davon.

Stattdessen können Sie eine Textnachricht senden, in der Sie bestätigen, dass Sie den Anruf verpasst haben, und den Anrufer einladen, zu den vorgeschlagenen Zeiten zurückzurufen. Es kann sein, dass Sie zwischen 13 und 14 Uhr eine Lücke haben oder nur in der Nachtschicht erreichbar sind.

Oder, wenn Sie gerade mit einem anderen Anruf beschäftigt sind, senden Sie eine SMS, um mitzuteilen, dass Sie gerade beschäftigt sind, und rufen Sie zurück, sobald Sie die Gelegenheit dazu haben. Sie können sogar automatische Antworten einrichten, sodass der Anrufer automatisch eine Textnachricht erhält, wenn Sie einen Anruf verpassen.

Einschränkungen bei der Verwendung von SMS-Nachrichten mit VoIP-Nummern

Wie bei allen Technologien gibt es einige Einschränkungen, die Sie beachten müssen.

Hier sind sechs Dinge, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie entscheiden, ob VoIP-SMS für Ihr kleines Unternehmen oder Unternehmen geeignet ist:

• Begrenzung der SMS-Geschwindigkeit : Sie können nicht eine unbegrenzte Anzahl von Textnachrichten senden.
• SMS-Funktionalität: Nicht alle VoIP-Dienstanbieter unterstützen die SMS-Funktionalität.
• Große Dateigrößen: Große Bilder oder Videos mit mehr als 1 MB werden nicht unterstützt.
• Zeichenbeschränkungen: Nachrichten mit mehr als 160 Zeichen werden in mehrere Nachrichten aufgeteilt.
• SMS-Shortcodes: SMS-Shortcodes werden möglicherweise nicht immer unterstützt.
• Einwilligung des Empfängers: Unternehmen müssen Aufzeichnungen über die Einwilligung zum Versenden von Textnachrichten für kommerzielle Zwecke, beispielsweise Marketingkampagnen, führen.

Vorteile von VoIP-SMS

Auch wenn es bei der Verwendung von SMS-Nachrichten mit VoIP-Nummern einige Einschränkungen geben kann, überwiegen die Vorteile.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören die Bereitstellung eines besseren, personalisierteren Kundenerlebnisses und die Einführung eines Multichannel-Ansatzes für Ihre Vertriebs- und Supportprozesse. Gleichzeitig steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie mit weniger Anrufen und Klicks die gleichen oder bessere Ergebnisse erzielen.

• Höhere Kundenzufriedenheit : Verfolgen und optimieren Sie Support-, Verkaufs- und Terminprozesse durch die Einführung eines schriftlichen Formats neben einem mündlichen Kommunikationskanal.
• Vereinfachte Gruppentexte an Mitarbeiter : Senden Sie Einzelnachrichten, anstatt Kollegen einzeln über Probleme oder Angebote zu informieren.
• Personalisierte Kundenbetreuung : Integrieren Sie sich in CRMs, Ticketsysteme oder jede andere Software mit offenen APIs, um Angebote anzupassen und Informationen wie Kundennamen, Firmennamen und vorhandene Produkte in Nachrichten zu verwenden.
• Verbessertes Verkaufsengagement : Beginnen Sie mit der Outbound-Prospecting-Kampagne mit einer hohen Engagement-Rate.
• Geringere Kommunikationskosten : Senden Sie Nachrichten in großen Mengen, um das gleiche Ergebnis zu erzielen wie mehrere Anrufe an Einzelpersonen.

So richten Sie VoIP-SMS ein

Befolgen Sie diese vier Schritte, um mit dem Senden von Textnachrichten von Ihrer geschäftlichen Telefonnummer aus zu beginnen:

Schritt 1. Wählen Sie einen VoIP-Anbieter.

Zunächst müssen Sie einen VoIP-Telefondienstanbieter auswählen. Stellen Sie sicher, dass sie Erfahrung mit Kunden haben, die VoIP-Telefonsysteme und SMS-Einrichtungen nutzen. Wenn Sie bereits einen VoIP-Anbieter haben, erkundigen Sie sich, ob dieser Beispielkunden hat, die auch die SMS-Option nutzen.

Wenn Sie keinen VoIP-Anbieter haben und derzeit darüber nachdenken, von einem herkömmlichen Telefonsystem in die Cloud zu wechseln, ist dies der perfekte Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass Sie sowohl für Ihre Anruf- als auch für Ihre SMS-Anforderungen auf einen einzigen Anbieter umsteigen.

Schritt 2. Holen Sie sich eine neue Nummer oder behalten Sie Ihre bestehende.

Sobald Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, ist es an der Zeit, über Telefonnummern nachzudenken. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Verwenden Sie eine neue virtuelle Nummer : Erhalten Sie eine neue Telefonnummer für Ihre Outbound-Kampagnen.
2. Portieren Sie Ihre bestehende Telefonnummer : Behalten Sie Ihre aktuelle Nummer, indem Sie sie zwischen den Netzen verschieben (die Einrichtung kann einige Wochen dauern).

Bei der Rufnummernportierung bitten Sie Ihren alten Anbieter, die Nummer aus seiner Infrastruktur freizugeben, und Ihren neuen Anbieter, sie in seine zu migrieren. Abhängig von der Historie Ihrer Telefonnummer und dem aktuellen Standort kann dies den Vorgang beschleunigen oder verzögern. Sprechen Sie unbedingt mit Ihrem neuen Anbieter, wenn Sie sich darauf vorbereiten, eine bestehende Nummer zu behalten.

Schritt 3. Schließen Sie die 10DLC-Registrierung ab.

Der nächste Schritt besteht darin, die 10DLC-Registrierung abzuschließen. Hierbei handelt es sich um einen 10-stelligen Langcode, der sich auf eine personalisierte 10-stellige Telefonnummer bezieht, die für geschäftliche Kommunikations- und Textnachrichtenanwendungen bestimmt ist.

Die Verwendung einer solchen Nummer ist jedoch mit Compliance-Vorschriften verbunden. Unternehmen müssen die Genehmigung des Kampagnenregisters einholen, bevor sie Nachrichten senden können. Der 10DLC-Registrierungsprozess besteht aus zwei Teilen:

• Markenregistrierung : Unternehmen müssen sich gegenüber den Netzbetreibern identifizieren.
• Kampagnenregistrierung : Unternehmen müssen Beispiele für die von ihnen gesendeten Nachrichten angeben und nachweisen, dass Verbraucher dem Empfang ihrer Textnachrichten zugestimmt haben.

Wenn Sie 10DLC eingerichtet haben, können Sie über Ihre VoIP-Leitung mit dem Versenden von SMS beginnen.

Schritt 4. Beginnen Sie mit dem Senden von Texten von Ihrem VoIP-System.

Navigieren Sie in der Nextiva-App zu Nachrichten und befolgen Sie die folgenden Anweisungen:

• Tippen Sie auf SMS und dann auf + .
• Wählen Sie den/die Kontakt(e) aus der Kontaktliste aus oder geben Sie die Telefonnummer(n) in das Feld „An“ ein.
• Fügen Sie mehrere Empfänger hinzu, um eine Gruppen-SMS-Nachricht zu erstellen.
• Drücken Sie auf das Büroklammersymbol links neben dem Textfeld, um ein Bild (JPG, PNG, BMP oder GIF mit weniger als 1 MB) oder eine Audiodatei (.mp3, .wav oder .mp4) zu senden.
• Geben Sie Ihre Nachricht ein und drücken Sie Senden .

Erleben Sie den besten VoIP-Anbieter für Unternehmen

Ganz gleich, ob Sie den Kundenservice verbessern oder die Rate verpasster Termine senken möchten, VoIP-SMS ist die perfekte Lösung für kleine und große Unternehmen gleichermaßen.

Wenn Sie nach einem VoIP-SMS-Anbieter suchen, brauchen Sie jemanden, der das bereits erlebt hat. Nextiva unterhält Beziehungen zu allen großen Telefondienstanbietern, sodass Textnachrichten zuverlässig und über eine einfache Schnittstelle zugestellt werden.

Wenn Sie sich für Nextiva sowohl für geschäftliche SMS als auch für VoIP entscheiden, profitieren Sie von:

• Voicemail-Transkriptionen : Erhalten Sie eine E-Mail- oder SMS-Nachricht mit einer genauen Voicemail-Transkription.
• Geschäftstextnachrichten : Tauschen Sie SMS-Textnachrichten mit Kunden und Teammitgliedern über Ihren Desktop oder Ihre mobile App aus.
• App-Integrationen : Synchronisieren Sie Ihre Geschäftskommunikation mit beliebten CRM-, Kundensupport- und Team-Collaboration-Tools.

Auf diese Weise kann die gesamte Belegschaft SMS-fähige Telefonnummern erhalten und Texte über die mobilen, Web- und Desktop-Apps von NextivaONE austauschen.

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