VoIP für gemeinnützige Organisationen: Top-Funktionen und Vorteile für NGOs

Leiter gemeinnütziger Organisationen machen sich häufig Gedanken darüber, wie sie die Beziehungen zu Spendern und Freiwilligen ausbauen, ihren Auftrag erfüllen und die Kosten unter Kontrolle halten können.

Eine der einflussreichsten Entscheidungen, die Sie treffen können, ist Ihr Telefonsystem.

Leider sind herkömmliche Telefondienste nicht für gemeinnützige Organisationen konzipiert.

Aufgrund der klobigen Ausrüstung, der unflexiblen Anrufweiterleitung und der begrenzten Möglichkeiten bereiten herkömmliche Festnetzsysteme Organisationen, die auf knappe Budgets und ehrenamtliche Unterstützung angewiesen sind, oft mehr Kopfschmerzen als Vorteile.

Wenn Sie über ein Upgrade Ihres Telefonsystems nachgedacht haben, sich aber nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, ist Voice over Internet Protocol ( VoIP ) möglicherweise die ideale Lösung. Anrufe werden über die Cloud und nicht über physische Telefonleitungen zum Tätigen und Empfangen von Telefonanrufen verbunden. Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie, warum so viele gemeinnützige Organisationen von altmodischen Telefonen auf VoIP-Systeme umsteigen.

Warum verzichten gemeinnützige Organisationen auf ihre herkömmlichen Telefonsysteme?

Veraltete Telefonsysteme weisen zahlreiche Einschränkungen auf, die die Produktivität gemeinnütziger Organisationen und die Kundenbeziehungen beeinträchtigen. Hier sind einige der wichtigsten Gründe für Unternehmen, auf VoIP umzusteigen.

1. Hohe Betriebskosten

Die anfängliche Investition in ein lokales PBX-System sowie die laufende Wartung und Aktualisierung machen herkömmliche Telefonsysteme weitaus teurer als VoIP-Alternativen.

Auch die Zahlung monatlicher Gebühren für jeden Festnetzanschluss führt schnell zu höheren Kosten. Da die meisten gemeinnützigen Organisationen mit äußerst knappen Budgets arbeiten, werden durch diese laufenden Kosten unnötig Mittel von den tatsächlichen Bemühungen und den Betriebskosten abgelenkt.

2. Mangelnde Flexibilität und Skalierbarkeit

Da herkömmliche Telefonsysteme auf physischen Telefonleitungen und Hardware basieren, ist das Hinzufügen oder Entfernen von Nebenstellen mit der Weiterentwicklung Ihrer gemeinnützigen Organisation schwierig.

Wenn Sie beispielsweise ein neues Büro eröffnen oder schnell Telefone für eine vorübergehende Spendenaktion einrichten müssen, summieren sich die Kosten für die Neuverkabelung und den Kauf von Geräten schnell und schränken die Skalierbarkeit ein.

3. Begrenzte Anrufbearbeitungskapazität

Die meisten älteren Telefonsysteme sind auf eine vorgegebene Anzahl physischer Telefonleitungen angewiesen. Wenn alle diese Leitungen mit aktuellen Anrufen belegt sind, bleiben alle weiteren eingehenden Anrufe in langen Warteschlangen, werden blockiert, an die Voicemail weitergeleitet oder die Verbindung unterbrochen.

Für kleine Unternehmen und NGOs stellt dies ein großes Problem dar, da es in Zeiten hoher Besucherfrequenz häufig zu verpassten Spenden und enttäuschten Unterstützern wichtiger Initiativen kommt.

4. Schlechte Integration mit CRMs

Da ältere Kommunikationssysteme isoliert von anderen Systemen arbeiten, werden Anrufdaten nicht automatisch in Ihr CRM oder andere Systeme übernommen.

Ohne integrierte Integration muss Ihr Team alle Anrufinteraktionen manuell verfolgen und protokollieren – ein ineffizienter Prozess, der anfällig für menschliche Fehler ist. Wertvolle Daten gehen unweigerlich verloren, was zu unzusammenhängenden Erlebnissen für die Unterstützer führt.

5. Sicherheitsbedenken

Bei herkömmlichen Telefondiensten befindet sich die gesamte Hardware und Infrastruktur in Ihren Büros, was den Schutz möglicherweise erschwert. Eindringlinge oder Unfälle können Server gefährden, und wenn die Infrastruktur nicht aktualisiert wird, können die sensiblen Daten Ihrer Kunden gefährdet sein.

VoIP-Lösungen bieten Anrufverschlüsselung, um unerwünschtes Abhören Ihrer Kommunikation zu verhindern. Dies ist besonders wichtig für ursachenorientierte Organisationen.

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6. Eingeschränkte Berichterstattung und Analyse

Die meisten Telefonsysteme der alten Schule liefern kaum oder gar keine Anrufdaten, sondern nur einfache Protokolle der eingehenden/ausgehenden Anrufe und deren Dauer.

Ohne detaillierte Einblicke – wie z. B. Spitzenzeiten bei Anrufen, unbeantwortete Anrufe und Anrufherkunft – ist es nahezu unmöglich, Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungsbedarf besteht, oder datengestützte Entscheidungen zu treffen, um die Mittelbeschaffung und Öffentlichkeitsarbeit zu verbessern.

Für finanziell verantwortungsbewusste gemeinnützige Organisationen ist ein cloudbasierter Telefondienst eine bessere Option. Es bietet zahlreiche Funktionen mit unbegrenzter Skalierbarkeit, verbesserter Anrufabwicklung und leistungsstarken Integrationen.

VoIP-Vorteile für gemeinnützige Organisationen

Durch die Umstellung auf ein VoIP- Telefonsystem für gemeinnützige Organisationen kann Ihre Organisation diese Herausforderungen meistern und gleichzeitig die folgenden bahnbrechenden Vorteile nutzen.

Erschwingliche Kommunikation

VoIP-Telefonsysteme haben in der Regel geringere Einrichtungs- und laufende Kosten als herkömmliche Telefonleitungen, was sie ideal für gemeinnützige Organisationen mit knappen Budgets macht.

Da keine physische Hardware oder umfangreiche Verkabelung erforderlich ist, können gemeinnützige Organisationen Wartungs- und Infrastrukturkosten einsparen.

Sie können teure PBX-Investitionen und Leitungsgebühren vermeiden, und da VoIP eine Internetverbindung nutzt, ist lediglich Ihr bestehendes Netzwerk erforderlich. Diese deutliche Kostensenkung sorgt für die Budgetentlastung, die gemeinnützige Organisationen dringend benötigen.

Profi-Tipp: Wenn Ihre Organisation steuerbefreit ist, können Sie noch mehr sparen. Fragen Sie nach, wie Sie die Zahlung von Umsatz- oder Verbrauchssteuern im Zusammenhang mit Ihrem VoIP-Dienst vermeiden können.

Remote-fähige Telefone

VoIP-Dienstanbieter unterstützen Remote-Mitarbeiter und ermöglichen es Teammitgliedern, auch dann in Verbindung zu bleiben, wenn sie unterwegs sind oder von zu Hause aus arbeiten.

Dadurch werden Benutzer von physischen Bürotelefonen befreit. Und mit erweiterten Funktionen wie Anrufweiterleitung, Softphones und mobilen Apps kann Ihr Team bei Bedarf miteinander Kontakt aufnehmen.

Verbessertes Engagement der Spender

Organisationen können VoIP-Systeme für Outreach- und Follow-up-Anrufe nutzen, um Spender auf dem Laufenden zu halten und sich für ihre Anliegen einzusetzen. Durch den sofortigen Zugriff auf Anruferprofile während eines Anrufs kann Ihr Team besser sinnvolle Verbindungen zu Ihren Unterstützern aufbauen.

Es hat sich gezeigt, dass gebührenfreie Nummern das Vertrauen der Verbraucher stärken, und diese Nummern ermöglichen es Großspendern, mit Ihrem Team darüber zu sprechen, wohin sie ihre Gelder senden sollen.

Nachverfolgungen werden optimiert, indem Interaktionen direkt in Ihrem CRM protokolliert werden. Dies ist ein Maß an Personalisierung, das dazu beiträgt, die Loyalität und Sicherheit der Spender zu steigern.

SMS-Nachrichtenfunktionen hinzugefügt

Jüngere Bevölkerungsgruppen bevorzugen das Versenden von SMS gegenüber Anrufen, was SMS-Nachrichten zu einem effektiven Instrument für die Gewinnung neuer und potenzieller Spender macht.

Integrierte SMS-Nachrichten schließen Kommunikationslücken für Unterstützer, die Textnachrichten gegenüber Anrufen und E-Mails bevorzugen. Schnelle Massentexte können Tausende von Unterstützern sofort benachrichtigen, um sofortige Maßnahmen anzuregen, was für Spendenaktionen in letzter Minute oder Veranstaltungsaktualisierungen nützlich ist.

Verbesserte Teamzusammenarbeit

Funktionen wie Gruppenchats, Videokonferenzen und Dateifreigabe verbessern die Zusammenarbeit im Team und führen zu einem effizienteren Projektmanagement.

Durch die Konsolidierung von Sprach-, Video- und Textkommunikation auf einer Plattform können Teams über große Entfernungen eng und flexibel zusammenarbeiten. Einheitliche Systeme vereinen Mitarbeiter und Freiwillige und optimieren die Teamarbeit.

So nutzt der Social Vocational Services of California, der Erwachsene mit Entwicklungs- oder geistigen Behinderungen unterstützt, ein geschäftliches Telefonsystem, um Mitarbeiter zuverlässig und konsistent zu verbinden und Programme mit Familien und Betreuern an seinen 80 Standorten zu koordinieren.

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Die 10 wichtigsten VoIP-Funktionen für gemeinnützige Organisationen

Um die Kommunikation Ihrer gemeinnützigen Organisation wirklich zu verändern, suchen Sie nach einem VoIP-System, das die folgenden Hauptfunktionen umfasst.

1. Automatische Telefonzentrale

Ein automatischer virtueller Empfangsmitarbeiter begrüßt eingehende Anrufer, bietet Menüoptionen wie „Drücken Sie 1 für Spenden“ und leitet Anrufe korrekt weiter. Eine automatische Vermittlung bietet 24/7-Abdeckung bei minimalen Arbeitskosten und stellt sicher, dass Sie keinen Anruf verpassen, auch nach Geschäftsschluss oder bei Personalmangel.

Ihre Anrufabläufe müssen nicht kompliziert sein. Ihr Team kann sie an Ihre Verfügbarkeitszeiten oder besondere Spendenaktionen anpassen.

2. Anrufweiterleitung

Die intelligente Anrufweiterleitung legt anhand Ihrer Vorlieben und Bedürfnisse fest, wohin Anrufe weitergeleitet werden sollen.

Sie können bestimmte Anrufe an die Voicemail weiterleiten, Top-Spender an Kundenbetreuer weiterleiten oder dringende Nachrichten an Mobiltelefone weiterleiten. Wenn das Anrufvolumen ansteigt, können Sie die Anrufweiterleitung im Handumdrehen anpassen oder Routing-Regeln für besondere Ereignisse vorbereiten.

3. Telefonkonferenzen und Videotreffen

Wählen Sie ein cloudbasiertes Telefonsystem, das Audio- oder Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe und andere Optionen für die Verbindung in Echtzeit ermöglicht, sodass Ihr Team von überall aus ohne logistischen Aufwand oder Reisekosten zusammenarbeiten kann.

Mit einer gehosteten VoIP-Plattform wie Nextiva müssen Sie nicht für zusätzliche Meeting-Software oder Telefonkonferenzdienste bezahlen – diese sind im Preis inbegriffen.

4. Mobil- und Desktop-Softphones

Mit Softphones können Mitarbeiter und Freiwillige ihre mobilen Geräte als Erweiterungen des VoIP-Systems nutzen und so sicherstellen, dass sie überall in Verbindung bleiben. Mitarbeiter können produktiv sein, unabhängig davon, wo sie sich befinden – im Büro, zu Hause oder im Außendienst.

5. Voicemail an E-Mail

Voicemail-Transkriptionen machen das manuelle Einwählen und Überprüfen von Nachrichten überflüssig. E-Mail-Benachrichtigungen benachrichtigen das Personal über neue Voicemails, während Sprach-zu-Text-Konvertierungen den Inhalt direkt in Ihrem Posteingang zur schnellen Überprüfung in schriftlicher Form bereitstellen.

Dies hilft Ihrem Team, schneller zu reagieren und stellt sicher, dass keine Nachrichten durchgehen.

6. SMS-Kommunikation

Durch die integrierte SMS wird die Kontaktaufnahme mit Unterstützern über ihre bevorzugten Kommunikationskanäle – Telefon, E-Mail oder SMS – reibungsloser.

Erreichen Sie ein breiteres Publikum, indem Sie Veranstaltungserinnerungen, Spendenbestätigungen oder andere Benachrichtigungen per SMS direkt über Ihr geschäftliches Telefonsystem versenden.

7. Interaktive Sprachantwort (IVR)

Eines der Hauptmerkmale eines VoIP-Telefonsystems ist die Möglichkeit, über Sprachbefehle oder Tastatureingaben mit Anrufern zu interagieren und so eine Self-Service-Option für den Zugriff auf Informationen oder die Erledigung bestimmter Aufgaben bereitzustellen.

Passen Sie Ihre IVR-Menüs an, um Aufgaben zu vereinfachen, wie zum Beispiel:

• Bitte um Rückruf
• Wegbeschreibungen oder Supportdetails abrufen
• Lernen, wie man ein Freiwilliger wird
• Zahlungsinformationen abrufen

Darüber hinaus bietet IVR rund um die Uhr Selbstbedienungsoptionen, ohne die Mitarbeiter zu binden. Das Sammeln grundlegender Informationen im Vorfeld hilft dabei, Anrufer effizienter an einen Vertreter weiterzuleiten und so Ihr Kundenerlebnis zu optimieren.

8. Anrufanalyse und Berichterstattung

Robuste Anrufanalysen bieten auf einen Blick Einblick in Anrufvolumen, Wartezeiten, abgebrochene Anrufe, Besetztzeichen und mehr.

Trendberichte decken Nutzungsmuster auf, um eine bessere Ressourcenplanung zu ermöglichen – wissen Sie, welche Anrufquellen den besten ROI bieten, und identifizieren Sie proaktiv Probleme, bevor sie sich auf KPIs auswirken.

9. CRM-Integration

Die Verknüpfung Ihres CRM- und Telefonsystems ermöglicht die automatische Anrufprotokollierung und Popup-Fenster für Anruferinformationen, sodass Mitarbeiter während eines Anrufs sofort auf Anruferprofile zugreifen können.

Das CRM protokolliert Interaktionen automatisch und sorgt dafür, dass die Aufzeichnungen in einer einzigen Lösung organisiert bleiben.

10. Anrufaufzeichnung und Transkription

Durch die Aufzeichnung von Anrufen ergeben sich wertvolle Möglichkeiten, wie z. B. die Beilegung von Streitigkeiten, die schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch Musteranrufe, die Reduzierung von Haftungsrisiken und die dauerhafte Aufzeichnung besonderer Ankündigungen oder Vorstellungsgespräche.

Transkriptionen machen den Inhalt durchsuchbar, während KI Interaktionen analysieren kann, um die Teamleistung zu verbessern.

Bestbewertete VoIP-Anbieter für gemeinnützige Organisationen

Berücksichtigen Sie bei der Bewertung von VoIP-Lösungen unbedingt Anbieter, die speziell für gemeinnützige Organisationen entwickelt wurden, wie zum Beispiel:

1. Nextiva

Nextiva ist für seine Zuverlässigkeit und umfassenden Kommunikationslösungen bekannt und bietet eine komplette Suite von Tools, die Sprach-, Video-, Text-, Instant Messaging- und CRM-Integration umfasst.

Nextiva zeichnet sich als Top-Anbieter aus, der speziell darauf ausgerichtet ist, die Produktivität gemeinnütziger Organisationen und die Beziehungen zur Gemeinschaft zu stärken. Seine branchenführende Plattform überwindet bisherige Kommunikationsbeschränkungen durch leistungsstarke VoIP-Funktionen, einfache CRM-Integrationen, unbegrenzte Skalierbarkeit und erstklassige Zuverlässigkeit.

Als cloudbasierte Plattform eliminiert Nextiva außerdem die Sicherheitsrisiken und Wartungskosten, die bei veralteten Systemen auftreten. Echte Skalierbarkeit bedeutet eine mühelose Anpassung an Kampagnen oder Wachstumsschübe ohne Serviceunterbrechungen oder überraschende Kosten.

G2-Bewertung: 4,5 von 5 (2.896 Kundenrezensionen)

2. KrispCall

KrispCall ist bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche und seine erschwinglichen Preise und bietet eine einheitliche Plattform für Anrufe, SMS und CRM-Integration, was es zu einer vielseitigen Wahl für gemeinnützige Organisationen mit unterschiedlichen Kommunikationsanforderungen macht.

G2-Bewertung: 4,4 von 5 (21 Kundenrezensionen)

3. Telzio

Telzio bietet unkomplizierte, skalierbare VoIP-Lösungen mit Schwerpunkt auf Einfachheit und Transparenz bei der Preisgestaltung und bietet ein voll ausgestattetes Telefonsystem mit unbegrenzten Benutzern und Nebenstellen.

G2-Bewertung: 4,2 von 5 (3 Kundenrezensionen)

4. Vonage

Vonage Business kombiniert UCaaS-Lösungen mit Contact-Center-Funktionen und zielt darauf ab, die Verbindungen zwischen Unternehmen und ihren Kunden zu verbessern. Gemeinnützige Organisationen können einen Servicelevel wählen, der auf der Anzahl der Benutzer, den benötigten Anruffunktionen und ihren Integrationsanforderungen basiert.

G2-Bewertung: 4,3 von 5 (437 Kundenrezensionen)

5. 8×8

8×8 legt großen Wert darauf, die Kommunikation innerhalb integrierter UCaaS- und CCaaS-Systeme sicher, konform und verfügbar zu halten. Gemeinnützige Organisationen können Interaktionskanäle zentralisieren und gleichzeitig fortschrittliche Analysen nutzen, um die Teamleistung zu maximieren. Allerdings fehlt 8×8 die Anzahl der von Nextiva angebotenen Funktionen.

G2-Bewertung: 4,1 von 5 (656 Kundenrezensionen)

Ihre gemeinnützige Organisation verdient ein besseres Telefonsystem

Veraltete Telefonsysteme sind ein Problem, insbesondere für gemeinnützige Organisationen und NGOs, die unter Geldmangel leiden. Sie können dazu führen, dass Chancen für Wachstum und Engagement verpasst werden und die ökologischen und humanitären Auswirkungen einer gemeinnützigen Organisation beeinträchtigt werden.

Durch ein Upgrade auf einen funktionsreichen Unified-Communications-VoIP-Anbieter erzielen Unternehmen jedoch Kosteneinsparungen, Flexibilität, Mobilität und robuste Anrufabwicklungsfunktionen.

Durch den Wechsel zu Nextiva können gemeinnützige Organisationen ihre Kommunikation modernisieren und effizienter arbeiten – und der Wechsel ist einfach.

Der zuverlässige Service von Nextiva sorgt dafür, dass keine Anrufe unterbrochen werden oder die Anrufqualität beeinträchtigt wird – ein Muss für Fundraising- und Outreach-Initiativen. Nextiva unterstützt diese betrieblichen Anforderungen mit VoIP der Enterprise-Klasse , budgetfreundlichen Preisen und praktischer Implementierungsunterstützung.

Gemeinnützige Organisationen wenden sich an Nextiva, um sinnvolle Beziehungen zu stärken. Unbegrenzte landesweite Anrufe und Textnachrichten sorgen dafür, dass alle an einem Ort verbunden sind.

Die intuitive Anrufbearbeitung leitet jede Interaktion intelligent weiter, um sie an die Bedürfnisse von Kunden, Freiwilligen und Partnern anzupassen. Nachdem Sie Ihre Kommunikation in die Cloud verlagert haben, können Sie Ihre begrenzten Ressourcen für die Weiterentwicklung Ihrer Mission einsetzen.

Erhalten Sie robuste Funktionen, intuitive Bedienung und hervorragende Zuverlässigkeit zu einem erschwinglichen Preis. Vergessen Sie die Probleme mit alten Telefonsystemen, indem Sie mit der VoIP-Lösung von Nextiva, die speziell für gemeinnützige Organisationen entwickelt wurde, in die Zukunft blicken.

Das Fazit ist, dass Nextiva den heutigen gemeinnützigen Organisationen hilft, zu wachsen und sich zu behaupten. Ihre Organisation, Ihre Freiwilligen und Ihre Gemeinde werden es Ihnen danken.