Ist eine virtuelle Empfangsdame das Richtige für Ihr Unternehmen? (+ 7 Anwendungsfälle)

Unternehmer wissen besser als jeder andere, dass das Telefon scheinbar nie mehr aufhört zu klingeln, wenn es erst einmal losgeht. Es ist ein gutes Problem – Sie sind erfolgreich, wachsen und bedienen Kunden – wo liegt also das Problem?

Eingehende Anrufe können oft überwältigend sein und viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen, selbst wenn Sie einige davon an ein Contact Center auslagern. Allein der Kontakt zu den Menschen kann sich wie eine lästige Pflicht anfühlen.

Es überrascht nicht, dass Unternehmen jeder Größe zunehmend auf Software für den 24/7-Anrufbeantworter zurückgreifen, um Anrufe vor Ort zu erledigen und häufige Fragen zu klären und so Zeit und Geld zu sparen.

Mit einer virtuellen Empfangsdame können Sie rund um die Uhr Support anbieten. Dies kann eine einfache und kostengünstige Möglichkeit sein, Ihre Kunden zufrieden zu stellen. Und in diesem Beitrag erklären wir, wie.

Was ist eine virtuelle Empfangsdame?

Eine virtuelle Empfangsdame ist eine Softwarelösung, die eingehende Anrufe entgegennimmt und weiterleitet und so dafür sorgt, dass keine Anrufe unbeantwortet bleiben. Es kann Anrufe an die richtige Abteilung weiterleiten, grundlegende Kundenbedürfnisse klären, Kontoinformationen bereitstellen und häufig gestellte Fragen wie Öffnungszeiten oder Standorte des Unternehmens beantworten.

Virtuelle Rezeptionisten werden manchmal als automatische Telefonzentralen , Audio-Telefonmenüs oder interaktive Sprachantwortsysteme (IVR) sowie Telefonbäume bezeichnet.

Wie funktioniert eine virtuelle Empfangsdame?

Virtuelle Rezeptionisten nehmen eingehende Anrufe entgegen und bieten Unterstützung bei Grundbedürfnissen, etwa bei der Planung von Terminen oder der Weitergabe von Kontoinformationen.

Wenn die virtuelle Empfangsdame die Bedürfnisse des Kunden nicht direkt bearbeiten kann, leitet sie Anrufe an die richtige Person oder Abteilung weiter.

Beispielsweise kann ein virtueller Rezeptionsdienst für ein Finanzinstitut die Kontonummer eines Anrufers nachschlagen und ihm seinen Kontostand oder das nächste fällige Zahlungsdatum mitteilen.

Allerdings ist es möglicherweise nicht in der Lage, eine Beschwerde wegen betrügerischer Belastung zu bearbeiten, sodass der Kunde mit der Betrugsabteilung verbunden wird.

In beiden Fällen hat die virtuelle Empfangsdame dem Kunden und Ihrem Team Zeit gespart. Wenn es die Frage des Kunden beantworten kann, ohne dass jemals ein Teammitglied den Anruf entgegennehmen muss, ist das großartig. Diese Reduzierung des Anrufvolumens bedeutet eine geringere Belastung für das Support-Team und kürzere Wartezeiten für diejenigen, die einen Kundendienstmitarbeiter benötigen, der ihnen hilft.

Und wenn der Kunde Hilfe benötigt, wartet er nicht in der Warteschleife, nur um zu hören, dass er erneut weitergeleitet werden muss; Die automatische Telefonzentrale leitet sie sofort an die richtige Abteilung weiter.

Immobilienverwaltungsunternehmen können einen virtuellen Rezeptionisten als 24/7-Service außerhalb der Geschäftszeiten nutzen, damit Mieter dringende Probleme melden können. Arztpraxen können es nutzen, damit Patienten eine Bereitschaftsschwester erreichen können.

Virtuelle Rezeptionisten vs. Live-Agenten

Bei der Wahl zwischen virtuellen und Live-Empfangsmitarbeitern gibt es einige Dinge zu beachten.

• Erschwinglichkeit: Das Anrufvolumen kann erheblich schwanken, ohne dass neue Mitarbeiter eingestellt werden müssen, und der Preis für Software für virtuelle Rezeptionisten beträgt nur einen Bruchteil des Gehalts einer echten Rezeptionistin. Zumindest kann es Anrufe automatisch an die richtigen Agenten weiterleiten.
• Effektivität: Anrufer werden von einer automatischen Telefonzentrale begrüßt und entweder betreut oder sofort an die richtige Abteilung weitergeleitet; Es gibt kein Warten in der Warteschleife, da die Rezeptionisten mehrere Anrufe entgegennehmen. Dies ist einer der Gründe, warum virtuelle Empfangsmitarbeiter ein so beliebtes Callcenter-Feature sind.
• Persönlichkeit . Automatisierte Rezeptionisten können mit einer professionellen, angenehmen Begrüßung einen freundlichen ersten Eindruck vermitteln. Live-Rezeptionisten können Anrufer jedoch möglicherweise anhand ihrer Anrufer-ID erkennen und sind am besten für die Bearbeitung dringender Angelegenheiten geeignet.

Die gute Nachricht ist, dass Unternehmen sowohl virtuelle als auch Live-Empfangsmitarbeiter nutzen können (und dies auch oft tun).

Automatische Telefonzentralen können Anrufer begrüßen und sie an die richtige Abteilung weiterleiten oder Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten entgegennehmen, wenn die Rezeptionistin nicht erreichbar ist. Während der Geschäftszeiten können automatische Telefonzentralen Anrufern jederzeit die Möglichkeit geben, mit einem Operator zu sprechen, indem sie die Null wählen.

Wie viel kostet eine virtuelle Empfangsdame?

Die Kosten für virtuelle Empfangsmitarbeiter variieren je nach verwendeter Software und gewähltem Tarif. Sie sind oft in VoIP-Systemen enthalten, sodass Sie nicht wie bei einer Festnetztelefonanlage extra bezahlen müssen.

Automatische Telefonzentralen sind in den Business-Telefondienstplänen von Nextiva ab 18,95 $ monatlich enthalten. Weitere Informationen zu den Preisen für Telefonsysteme finden Sie im Video unten.

Warum nutzen Unternehmen virtuelle Rezeptionisten?

Unternehmen nutzen virtuelle Rezeptionisten aus mehreren Gründen, unter anderem zur Verbesserung des Kundenerlebnisses und zur Reduzierung der Arbeitsbelastung für ihr Kundensupportteam oder Contact Center.

Passen Sie es an Ihre Markenbedürfnisse an

Mit virtuellen Empfangsmitarbeitern können Sie Ihren Anrufbeantworter an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen, einschließlich:

• Richten Sie eine benutzerdefinierte Begrüßung in Ihrer Markenstimme ein, um Kunden für ihren Anruf zu danken und so ein einheitliches Erlebnis zu gewährleisten.
• Erstellen Sie unkomplizierte Navigationsmenüs, um Anrufe an die richtige Abteilung weiterzuleiten.
• Implementierung der Anrufweiterleitung basierend auf Geschäftspräferenzen und -bedürfnissen.

Arbeitsabläufe optimieren

Anrufbeantwortungsdienste können Ihre Arbeitsabläufe optimieren, indem sie die „geschäftigen“ Aspekte der Anrufverwaltung und -weiterleitung übernehmen, darunter:

• Beantwortung häufiger Fragen.
• Erledigung einfacher Kundenbedürfnisse, wie z. B. Auftragsverfolgung oder Terminvereinbarung.
• Weitergabe von Informationen wie Ihrem Firmennamen, Standort und Geschäftszeiten.
• Leiten Sie Anrufe automatisch an die richtige Abteilung weiter.

Bieten Sie ein konsistentes Kundenerlebnis

Wenn Sie einen virtuellen Rezeptionisten einsetzen, können Sie ein konsistentes und qualitativ hochwertiges Kundenerlebnis bieten, das bei neuen Kunden einen guten Eindruck hinterlässt und dabei hilft, bestehende Kunden zu binden.

Automatische Telefonzentralen können das Kundenerlebnis auf folgende Weise verbessern:

• Kunden wissen bei jedem Anruf, was sie erwartet.
• Virtuelle Rezeptionisten verkürzen die Zeit, die benötigt wird, um mit der richtigen Person zu sprechen.
• Einige Fragen können Kunden jederzeit beantwortet bekommen, auch wenn sie anrufen, während Ihr Kundensupport-Center geschlossen ist.

Verbessern Sie das Vertrauen Ihrer Kunden

Wenn Kunden Ihren geschäftlichen Telefonanschluss anrufen, möchten Sie, dass sie eine positive Erfahrung machen, die Vertrauen in Ihr Unternehmen schafft.

Der Einsatz professioneller Begrüßungen mit einer automatischen Telefonzentrale und automatischer Anrufweiterleitung kann dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen etabliert und professionell aussieht. Kleine Unternehmen, die Vertrauen bei neuen Kunden aufbauen möchten, können virtuelle Rezeptionisten einsetzen.

Prozesse skalieren

Eine virtuelle Rezeptionistin kann mehrere Telefonanrufe gleichzeitig entgegennehmen, was kein Live-Rezeptionist kann. Es kann bei der Anrufweiterleitung und Anrufweiterleitung helfen, Kundenfragen beantworten und gleichzeitig verschiedenen Benutzern wichtige Geschäftsinformationen bereitstellen.

Mit einem automatisierten System wird jeder Anruf an die richtige Stelle weitergeleitet. Sie können sogar Regeln einrichten, um sicherzustellen, dass Anrufe während der Geschäftszeiten an Teammitglieder und außerhalb der Geschäftszeiten entweder an deren Voicemail oder ein Contact Center weitergeleitet werden.

Welche Arten von Unternehmen nutzen virtuelle Rezeptionisten?

Virtuelle Rezeptionisten werden in vielen Branchen und von Unternehmen jeder Größe eingesetzt. Jedes Unternehmen mit eingehenden Anrufen – unabhängig davon, ob es diese intern bearbeitet oder an ein Callcenter auslagert – kann von Live-Anrufbeantwortungsdiensten profitieren. Allerdings nutzen einige Branchen häufig virtuelle Rezeptionisten für bestimmte Zwecke.

Anwaltskanzleien und Anwaltskanzleien

Anwaltskanzleien und Anwaltskanzleien nutzen virtuelle Empfangsmitarbeiter häufig für folgende Zwecke:

• Teilen Sie die Öffnungszeiten mit Anrufern.
• Bereitstellung von Erweiterungen für Teammitglieder.
• Leiten Sie Anrufer an das richtige Teammitglied oder dessen Voicemail weiter.
• Zulassen von Übermittlungen für Aufzeichnungsanfragen.
• Terminvereinbarung für Kundengespräche.

Finanzinstitutionen

Finanzinstitute wie Banken, Kreditkartenunternehmen, private Kreditsachbearbeiter und Finanzberater nutzen aus folgenden Gründen häufig Online-Rezeptionsdienste:

• Verfolgen Sie den Status von Zahlungen oder Kontoständen.
• Abwicklung von Zahlungen per Telefon.
• Kreditkarten aktivieren.
• Bereitstellung von Kontoinformationen.
• Geschäftszeiten teilen.
• Leiten Sie Anrufer an das richtige Team weiter.

Gesundheitspflege

Virtuelle Rezeptionisten werden in der Gesundheitsbranche häufig für folgende Zwecke eingesetzt:

• Terminvereinbarung
• Anfordern von Aufzeichnungen
• Bestätigen der Nachfüllung von Rezepten.
• Bereitstellung von Faxnummern, Geschäftszeiten und Standorten für Anrufer.
• Leiten Sie Anrufer an den richtigen Arzt oder die richtige Triage-Schwester weiter.
• Weiterleitung dringender Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten an den Bereitschaftsdienstleistenden

Nextiva half Veterans Home Care mit unserem Live-Anrufbeantworter dabei, sich auf ein erhebliches Geschäftswachstum vorzubereiten. Siehe wie:

„Wir planen, unser Geschäft in den nächsten Jahren zu verdoppeln. Das sind viele Leute, mit denen man reden kann. Wir planen, die IVR-Technologie zu nutzen, um Prioritäten zu setzen, wo wir unsere Zeit verbringen und mit wem wir sprechen.“

~ David Laiderman, Vizepräsident für häusliche Pflege von Veteranen

Einzelhandel und E-Commerce

Einzelhandels- und E-Commerce-Unternehmen werden oft mit Anrufen überhäuft und nutzen virtuelle Empfangsmitarbeiter für folgende Zwecke:

• Aktualisierungen des Bestellstatus, einschließlich Sendungsverfolgungsnummern
• Bereitstellung von Statusaktualisierungen zu Retouren
• Leiten Sie Anrufer an den Kundensupport oder an Mitglieder des Vertriebsteams weiter

Immobilie

Einzelne Immobilienmakler setzen in der Regel keine virtuellen Rezeptionisten ein; Es ist wahrscheinlicher, dass sie einen Live-Rezeptionisten oder einen Assistenten haben, während sie sich auf andere VoIP-Funktionen wie Textnachrichten verlassen.

Allerdings nutzen Immobilienmakler und Agenturen regelmäßig virtuelle Empfangsmitarbeiter, um ein hohes Anrufaufkommen abzuwickeln. Sie können automatische Telefonzentralen einsetzen, um eine faire Verteilung neuer Leads zu gewährleisten, oder potenzielle Kunden je nach Standort und Erfahrung an den richtigen Immobilienmakler weiterleiten.

Es kommt häufiger vor, dass Immobilienmakler die Weiterleitung geschäftlicher Anrufe sinnvoll nutzen, um zu jeder Tages- (oder Nachtzeit) ein Angebot unter Vertrag zu nehmen.

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Reisen und Gastfreundschaft

Fluggesellschaften, Hotels und Autovermietungen nutzen häufig virtuelle Rezeptionisten für folgende Zwecke:

• Unterstützung bei Buchungen, einschließlich Umplanung, Aktualisierung von Informationen oder Stornierung.
• Bereitstellung von Kundensupport.
• Beantwortung häufig gestellter Fragen zu Richtlinien oder Unternehmensprozessen.

Regierungsbehörden

Wenn Sie eine Behörde anrufen, können Sie davon ausgehen, dass eine virtuelle Empfangsdame Anrufe entgegennimmt. Aus folgenden Gründen verfügen Regierungsorganisationen häufig über virtuelle Rezeptionisten:

• Öffentliche Ankündigungen mit Anrufern teilen.
• Ermöglichen, dass Anrufer über Self-Service-Optionen Dokumente oder Informationen anfordern können.
• Bereitstellung von Informationen darüber, wo Anrufer bei Bedarf auf weitere Informationen zugreifen können.
• Weitergabe wichtiger Kontaktinformationen, einschließlich Geschäftszeiten.
• Bietet zweisprachige Ansagen für eingehende Anrufe

Richten Sie mit Nextiva eine virtuelle Empfangsdame ein

Wenn Sie bereit sind, eine virtuelle Empfangsdame einzurichten, hilft Ihnen Nextiva gerne weiter.

Nextiva bietet mit allen unseren VoIP-Plänen einen der besten virtuellen Empfangsdienste auf dem Markt. Das bedeutet, dass die automatische Telefonzentrale nur eine Funktion ist, die Sie zusätzlich zu anderen Vorteilen wie einer gebührenfreien oder lokalen Telefonnummer, SMS-Nachrichten, Voicemail-Transkription und Integrationen mit einigen CRMs erhalten.

Wenn es um unseren virtuellen Rezeptionsservice geht, können Sie auf diese Vorteile zählen:

• Zuverlässigkeit: Zuverlässige Verfügbarkeit von 99,999 %, der Sie vertrauen können.
• Anrufqualität: Hochleistungsrechenzentren und HD-Voice-Technologie sorgen für eine überragende Qualität eingehender und ausgehender Anrufe.
• Benutzerfreundlichkeit: Jeder kann das System von Nextiva einrichten und nutzen, nicht nur das technische Personal.
• Erweiterte Funktionen: Ändern Sie Ihre Anrufweiterleitungs- und Anrufaufzeichnungseinstellungen und schalten Sie Ihre Einstellungen in wenigen Minuten um.
• Sicherheit: Nextiva ist HIPAA- und SOC-2-konform und eignet sich daher auch für Unternehmen in stark regulierten Branchen.
• Erstaunlicher Service : Unser internes Team bietet Live-Support rund um die Uhr für alle Preispläne.