So richten Sie in 5 einfachen Schritten ein virtuelles Telefonsystem ein

Unabhängig davon, ob Sie von einem herkömmlichen Festnetzanschluss oder einer Telefonanlage zu einem virtuellen Telefonsystem wechseln, benötigen Sie einen einfachen Prozess ohne Kopfschmerzen.

Die gute Nachricht ist, dass Sie in wenigen Minuten einen virtuellen Telefondienst für Ihr Unternehmen einrichten können. Alles, was Sie brauchen, ist eine zuverlässige Internetverbindung.

Wir führen Sie durch fünf einfache Schritte zur Einrichtung Ihres virtuellen Telefonsystems mit Nextiva.

Was ist ein virtuelles Telefonsystem?

Eine virtuelle Telefonanlage wickelt Ihre eingehenden und ausgehenden geschäftlichen Telefongespräche über eine Internetverbindung ab. Dieses cloudbasierte System kann auf einem Desktop, Laptop oder Mobilgerät verwendet werden.

Tom von Nextiva erklärt virtuelle Telefonsysteme im Folgenden ausführlicher:

Tipp: Lesen Sie unseren ausführlichen Leitfaden zu virtuellen Telefonsystemen , um einen tieferen Einblick in deren Vorteile und Kernfunktionen zu erhalten.

Lassen Sie uns nun durch die Einrichtung eines virtuellen Telefonsystems gehen.

So richten Sie die Software für ein virtuelles Telefonsystem ein

1) Wählen Sie einen Business-Telefonplan

Die meisten Unternehmen sind keine Einheitslösungen. Ihr Telefondienst muss Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen.

Wir packen eine Menge Funktionen in alle unsere Business-Telefonpläne . Sie können je nach Größe und geschäftlichen Kommunikationsanforderungen zwischen Essential-, Professional- und Enterprise-Plänen wählen.

Beachten Sie, dass Sie mit Nextiva eine gebührenfreie Nummer sowie eine virtuelle Telefonnummer (Nummern, die nicht an einen festen Standort gebunden sind) in jeder Vorwahl erhalten. Sprechen Sie so viel Sie möchten, mit unbegrenzten Anrufen im ganzen Land . Sie können Ihre bestehenden Telefonnummern auch nachträglich portieren.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Plan Sie kaufen sollen, melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an, um Ihr Konto einzurichten und mit Nextiva zu beginnen. Wählen Sie den Plan aus, der zu Ihrem Unternehmen passt, und wir unterstützen Sie bei der Auswahl der virtuellen Telefonnummern für Ihre Telefonanlage.

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2) Telefonnebenstellen zuweisen

Sie können nun Ihren Teammitgliedern Durchwahlen zuweisen.

Über Telefondurchwahlen rufen Benutzer einander an und Sie können Anrufe an sie weiterleiten. Diese virtuellen Nummern sind für die interne Verwendung gedacht, sodass Sie sich darüber keine Sorgen machen müssen.

Melden Sie sich beim Nextiva Voice Portal an. Wählen Sie im Menü „Benutzer“ die Option „Spracheinrichtung“ aus, um die Durchwahl für jeden Benutzer für den Empfang eingehender Telefonanrufe einzurichten.

Hier ist ein Video, das Sie Schritt für Schritt führt.

Sie können Ihre Einstellungen jederzeit ändern, z. B. Anrufweiterleitung, Voicemail und Anrufer-ID .

Als Nächstes richten Sie ein, wie Ihr Telefonsystem Anrufe an diese Nebenstellen weiterleitet. Ihr Team kann geschäftliche Anrufe über seinen Computer, sein Tischtelefon, sein Mobiltelefon oder jedes andere mobile Gerät entgegennehmen.

3) Nehmen Sie Ihre Telefonbegrüßung auf

Wenn jemand Ihre Geschäftsnummer anruft, hört er eine Begrüßung. Dies wird auch als automatische Telefonzentrale bezeichnet.

Wählen Sie im Nextiva-Sprachportal unter Spracheinstellungen die Option Anrufverläufe aus. Von dort aus können Sie die Anrufweiterleitung Ihres Unternehmens an einem Ort verwalten.

Nachdem Sie Ihre primäre Telefonnummer für eingehende Anrufe ausgewählt haben, können Sie benutzerdefinierte Begrüßungen für Ihr Unternehmen aufzeichnen oder hochladen.

So verwalten Sie Ihre Begrüßung über Ihren Browser

Bewegen Sie im Nextiva-Sprachportal den Mauszeiger über „Erweitertes Routing“ und wählen Sie „Automatische Weitervermittlung“ aus. Von dort aus können Sie die Anrufweiterleitung Ihres Unternehmens an einem Ort verwalten.

Nachdem Sie Ihre erste automatische Telefonzentrale erstellt haben, können Sie aufgezeichnete benutzerdefinierte Begrüßungen für Ihr Unternehmen hochladen.

Mit Nextiva ist das Einrichten eines Anrufablaufs ganz einfach. Hier ist ein Video, das Ihnen bei den Schritten hilft.

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4) Beginnen Sie mit dem Tätigen und Beantworten von Anrufen

Sie können jetzt mit der Nutzung Ihres neuen Telefonsystems beginnen. Tätigen Sie so viele Anrufe, wie Sie benötigen, und empfangen Sie eingehende Anrufe von Ihrem Geschäftsanschluss.

Genießen Sie die Freiheit, mit der kostenlosen Geschäftstelefon-App jeden mit Ihrem Computer anzurufen. Mit der mobilen NextivaONE-App können Sie sogar Anrufe mit Ihrem iOS- oder Android-Smartphone tätigen.

Wenn Sie sich zurückziehen müssen, leiten Sie Anrufe einfach an eine beliebige Nummer weiter, einschließlich Ihres persönlichen Mobiltelefons.

5) Trainieren Sie Ihr Team für einen nahtlosen Wechsel

Sobald Sie Ihr virtuelles Telefonsystem eingerichtet haben, schulen Sie Ihr Team in der Nutzung, um das Beste daraus zu machen. Ihr geschäftlicher Telefondienst sollte hilfreiche Ressourcen, Schulungsmaterialien und Support für eine einfache Nutzung und bessere Akzeptanz bereitstellen.

Mit Nextiva kümmern Sie sich nicht um Kleinigkeiten. Unser Support Center bietet ein Online-Schulungsportal zum Selbststudium mit einer Vielzahl interaktiver Kurse zur Nutzung des virtuellen Telefondienstes Nextiva für verschiedene Benutzerrollen.

Nextiva bietet außerdem regelmäßig Live-Webinare zu den ersten Schritten an, einschließlich der Einrichtung von Anrufabläufen und der Verwendung der Analysetools von Nextiva.

Wenn Sie nicht das richtige Schulungsmaterial für Ihr Team finden oder eine tiefergehende Spezialschulung benötigen, können Sie Ihre Schulungsprogramme bei Bedarf individuell anpassen.

Auswahl des besten Geschäftstelefondienstes

Anbieter von Geschäftstelefonsystemen gibt es in allen Größen und Preisklassen. Sie möchten nicht auf einer Kommunikationsplattform sitzen bleiben, die nicht Ihren Anforderungen entspricht, nicht die richtige Funktionalität bietet oder Löcher in Ihren Geldbeutel reißt.

Herkömmliche Telefonsysteme bieten zwar noch im Einsatz, bieten jedoch nicht die gleichen Anruffunktionen wie VoIP-Anbieter (Voice over Internet Protocol).

Ein zuverlässiger Geschäftstelefondienst ist nur der Anfang. Von erweiterten Videokonferenzen, Voicemail-Transkription, IVR und Anrufaufzeichnung bis hin zu Textnachrichten – Nextiva bietet Ihnen einen leistungsstarken virtuellen Telefondienst mit einer Verfügbarkeit von 99,999 % .

Wenn Ihr Unternehmen wächst, fügen Sie einfach lokale, gebührenfreie oder Faxnummern hinzu. Geben Sie Ihren Teammitgliedern zuverlässige VoIP-Tischtelefone oder bitten Sie sie, die Nextiva-App für eine bessere Funktionalität auf ihre Mobiltelefone herunterzuladen.

Wenn Sie einmal nicht weiterkommen oder eine zweite Meinung wünschen, können Sie sich jederzeit an unseren Live-Kundensupport wenden. Unser freundliches Support-Team kann praktisch jede Frage zu Ihrem geschäftlichen Telefonsystem bearbeiten, von der Fehlerbehebung und Schulung bis hin zu komplexeren Problemen.

Gerade Kleinunternehmer profitieren von einem VoIP-Dienstleister wie Nextiva, der ihnen in jeder geschäftlichen Situation zur Seite steht.

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