Wie nutzen Sie eine virtuelle Telefonnummer für Ihr Unternehmen?

Mit dem technologischen Fortschritt ändern sich die Anforderungen und Bedürfnisse der Geschäftswelt an die Optimierung ihrer Geschäftskommunikation. Als flexiblen und kostengünstigen Ansatz verlassen sie sich daher nun auf virtuelle Telefonnummern und verabschieden sich von ihren herkömmlichen Telefonleitungen.

Was sind also virtuelle Telefonnummern? Es handelt sich um cloudbasierte Telefonnummern, die nicht an einen Ort oder ein Gerät gebunden sind. Sie funktionieren über das Internet und ermöglichen es Unternehmen, Anrufe von jedem Ort und jedem Gerät aus zu tätigen und zu empfangen.

Cloudbasierte Rufnummern bringen für Unternehmen eine Reihe von Vorteilen mit sich; Es spielt keine Rolle, wie groß das Unternehmen ist oder welcher Art es ist.

Wenn Sie wissen möchten, welche Vorteile die Verwendung einer virtuellen Telefonnummer bietet und wie Sie diese für Ihr Unternehmen nutzen können, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen, lesen Sie diesen Blog weiter.

Funktionen virtueller Telefonnummern

Virtuelle Telefonnummern verfügen über zahlreiche Funktionen, die zur Optimierung der Geschäftskommunikation und -prozesse beitragen.

Zu den häufigsten Funktionen, die in virtuellen Telefonnummern verfügbar sind, gehören:

1. Interaktive Sprachantwort (IVR)

IVR ist eine Self-Service-Option für Anrufer. Es ermöglicht einem Anrufer, über Tasten auf einem Telefonpad oder Sprachbefehle mit dem automatisierten/computergestützten Telefonsystem zu interagieren und seinen Anruf an die richtige Abteilung und Person weiterzuleiten. Es ist ein großartiges Tool, um Antworten zu erhalten, ohne mit einem Live-Agenten sprechen zu müssen.

2. Anrufweiterleitung

Eine weitere coole Funktion virtueller Telefonnummern ist die Anrufweiterleitung. Es hilft, eingehende Telefonanrufe an eine andere Leitung oder ein anderes Gerät weiterzuleiten. So verpassen Sie keinen Anruf mehr. Diese Funktion stellt außerdem sicher, dass Kundenanrufe an die richtigen Hände weitergeleitet werden.

3. Einheitliche Callbox

Diese Funktion bietet eine einheitliche Ansicht des Anruf-, Nachrichten- und Voicemail-Verlaufs auf einem einzigen Dashboard und erleichtert so die Verwaltung der gesamten Kommunikation.

4. Rufen Sie Analytics auf

Diese Funktion bietet Einblicke in verschiedene Anrufaspekte wie Lautstärke, Status sowie verpasste und empfangene Anrufe. Diese Informationen helfen Unternehmen dabei, ihre Anrufmuster zu verstehen und Möglichkeiten zur Verbesserung ihrer Kommunikation zu planen.

5. Anrufverwaltung

Funktionen wie Anrufblockierung, Anrufüberwachung, Anrufweiterleitung und Anrufwarteschlange sind in den meisten virtuellen Nummern enthalten. Diese helfen Benutzern, ihre ausgehenden und eingehenden Anrufe reibungslos zu steuern.

6. Automatische Anrufverteilung (ACD)

ACD verteilt eingehende Anrufe anhand von Kriterien wie Verfügbarkeit und Fähigkeiten des Agenten an den am besten geeigneten Agenten oder die am besten geeignete Abteilung. ACD steigert die effiziente Anrufverwaltung und verbessert den Kundenservice.

7. Anrufüberwachung

Mit der Anrufüberwachung können Vorgesetzte oder Administratoren Live-Anrufe zwischen Agenten und Kunden mit oder ohne deren Wissen mithören. Dies hilft Vorgesetzten, ihren Mitarbeitern individuelle Schulungen und Feedback zu den Bereichen zu geben, die verbessert werden müssen. Diese Funktion ist besonders nützlich in Kundendienst- oder Callcenter-Umgebungen.

8. Voicemail an E-Mail

Diese Funktion wandelt Sprachnachrichten in E-Mail-Anhänge um und sendet sie direkt an bestimmte E-Mail-Adressen. Somit können Benutzer problemlos über ihre E-Mail-Postfächer auf Voicemail-Nachrichten zugreifen.

9. Integration mit anderen Business-Tools

Sie können virtuelle Telefonnummern in andere bestehende Geschäftskommunikationstools wie CRM-Systeme, E-Mail und Kollaborationsplattformen integrieren. Dies hilft Unternehmen, ihre Kommunikationsprozesse zu optimieren.

Vorteile der Nutzung der virtuellen Telefonnummer für Ihr Unternehmen

Virtuelle Telefonnummern bieten Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile:

1. Kostengünstig im Vergleich zu herkömmlichen Telefonsystemen

Cloudbasierte virtuelle Nummern sind relativ günstiger als herkömmliche Telefonsysteme. Sie arbeiten über VoIP (Voice over Internet Protocol), wodurch der Bedarf an teurer Hardware und anderer Ausrüstung reduziert wird.

Darüber hinaus ist ein Auslands- oder Ferngespräch über eine virtuelle Nummer viel günstiger als ein Anruf über herkömmliche Telefonleitungen. Außerdem ist das Abo-Paket für die virtuelle Telefonanlage erschwinglich.

2. Steigert die Professionalität durch gebührenfreie, Vanity- und lokale Nummern

Sie können eine virtuelle US-Telefonnummer von KrispCall erhalten. Darüber hinaus können Sie Vanity-, gebührenfreie und lokale virtuelle Nummern erhalten, die dazu beitragen, das professionelle Image Ihres Unternehmens zu stärken. Sie können Ihre Vanity-Nummer individuell gestalten, indem Sie Ihren Markennamen in die Nummer einfügen, z. B. 1-800-DOMINOS, damit sich die Kunden sie leichter merken können.

Wenn Sie eine gebührenfreie Nummer erhalten, können Ihre potenziellen Kunden Ihr Unternehmen kostenlos anrufen, ohne sich Gedanken über die Zahlung von Gesprächsgebühren machen zu müssen. Dadurch entsteht bei den Kunden der Eindruck, dass Sie großen Wert auf individuellen Support legen und bereit sind, auf ihre Probleme und Fragen einzugehen, wodurch ein professionelles Image entsteht.

Ebenso können Sie eine lokale Nummer mit Vorwahl erhalten, wenn Ihre Kunden geografisch verstreut sind. Kunden fühlen sich wohler, wenn sie eine lokale Nummer anrufen, weil sie glauben, es mit einem lokalen Unternehmen zu tun zu haben.

3. Verbessert die Erreichbarkeit für internationale Kunden

Virtuelle Telefonnummern spielen eine entscheidende Rolle beim Aufbau von Vertrauen, Vertrautheit und effektiver Kommunikation mit einem internationalen Kundenstamm. Eine lokale virtuelle Nummer trägt dazu bei, eine lokale Präsenz in einem bestimmten Gebiet aufzubauen und Kunden dazu zu ermutigen, mit einem Unternehmen Kontakt aufzunehmen. Mit einer gebührenfreien Nummer können Kunden Sie außerdem anrufen, ohne die Gesprächsgebühren bezahlen zu müssen.

Darüber hinaus sorgt die 24/7-Verfügbarkeit virtueller Telefonanlagen dafür, dass Kunden jederzeit mit einem Unternehmen Kontakt aufnehmen können. Virtuelle Nummern verfügen über Funktionen wie die Weiterleitung von Anrufen an einen beliebigen Standort und die Unterstützung mehrerer Sprachen. Diese tragen zu einem reibungslosen und besseren Kundenerlebnis bei.

4. Bietet rund um die Uhr Konnektivität mit Kunden

Über ein virtuelles Telefonsystem können Unternehmen rund um die Uhr mit ihren Kunden in Kontakt treten. Sobald Sie über eine Internetverbindung verfügen, können Sie von überall auf der Welt auf virtuelle Telefonnummern zugreifen. Daher spielt es keine Rolle, wo Sie sich befinden. Sie sind rund um die Uhr für Ihre Kunden da. Darüber hinaus sorgen Funktionen wie Anrufweiterleitung und Voicemail dafür, dass wichtige Anrufe oder Nachrichten auch außerhalb der Geschäftszeiten nie verpasst werden.

5. Pflegt Ihr Geschäfts- und Privatleben

Einer der Vorteile von Telefonnummern besteht darin, dass sie dabei helfen, eine klare Grenze zwischen persönlicher und geschäftlicher Kommunikation aufrechtzuerhalten. Wenn Sie eine eigene Geschäftsnummer haben, die von Ihrer Privatnummer getrennt ist, können Sie geschäftliche Anrufe unabhängig verwalten und so ein Gleichgewicht zwischen Ihrem Berufs- und Privatleben herstellen.

6. Arbeiten Sie von überall aus mit WLAN.

Virtuelle Telefonnummern ermöglichen es Mitarbeitern, von überall aus online zu arbeiten, sodass sie nicht mehr an einen bestimmten Standort gebunden sein müssen. Es stellt sicher, dass Mitarbeiter auch dann verbunden bleiben, wenn sie nicht physisch im Büro anwesend sind. Diese Flexibilität ist für Unternehmen von Vorteil, deren Mitarbeiter geografisch verteilt sind.

Wie nutzen Sie virtuelle Telefonnummern für Ihr Unternehmen?

Virtuelle Telefonnummern sind für Ihr Unternehmen von Vorteil, da sie eine Reihe von Vorteilen bieten, die von Kosteneinsparungen bis hin zur Flexibilität bei der Fernarbeit reichen. Um die Vorteile voll auszuschöpfen, müssen Unternehmen jedoch mehrere strategische Überlegungen berücksichtigen.

Hier sind einige Tipps, wie Sie virtuelle Telefonnummern für Ihr Unternehmen für verschiedene Geschäftsziele nutzen können:

1. Schaffen Sie einen professionellen Auftritt in Unternehmen

Sie sollten eine virtuelle Telefonnummer verwenden, um in verschiedenen geografischen Regionen ein professionelles Geschäftsimage aufzubauen. Dazu benötigen Sie eine lokale virtuelle Telefonnummer mit Vorwahl oder eine gebührenfreie Nummer.

Eine lokale Telefonnummer trägt dazu bei, eine lokale Präsenz für Ihr Unternehmen aufzubauen, auch wenn Ihr Unternehmen dort nicht physisch ansässig ist. Gleichzeitig präsentiert eine gebührenfreie Nummer Ihr Unternehmen als zuverlässiges und etabliertes Unternehmen.

2. Zielen Sie auf bestimmte Regionen ohne physische Präsenz

Wie bereits erwähnt, trägt eine lokale Telefonnummer dazu bei, eine lokale Präsenz Ihres Unternehmens in einer bestimmten Region aufzubauen, auch wenn Ihr Unternehmen dort keinen physischen Standort hat. Dies ist für Unternehmen von Vorteil, die internationale Märkte und Kunden ansprechen möchten.

3. Verwalten Sie ein hohes Anrufaufkommen.

Virtuelle Telefonsysteme bestehen aus Funktionen wie automatischer Anrufverteilung (ACD), interaktiver Sprachantwort (IVR), Anrufweiterleitung usw., die dabei helfen, ein hohes Volumen an Telefonanrufen effizient und ohne menschliches Eingreifen zu verwalten. Nutzen Sie diese Funktionen daher in Ihren täglichen Geschäftszeiten voll aus.

4. Sparen Sie Telefonkosten.

Virtuelle Telefonnummern sind ein hervorragendes Tool, um Telefonkosten zu sparen. Erstens funktionieren sie über eine Internetverbindung, sodass Sie nicht viel Geld für Telefonleitungen und -kabel ausgeben müssen. Zweitens ermöglichen Ihnen VoIP-Dienstanbieter, die Preispläne an Ihre Geschäftsanforderungen und Ihr Budget anzupassen. Und schließlich ist ein Auslandsgespräch mit einer virtuellen Nummer günstiger als mit herkömmlichen Festnetzanschlüssen. In den meisten Fällen ist das Tätigen eines Auslandsgesprächs mit einer virtuellen Nummer kostenlos.

5. Machen Sie die Verfolgung und Analyse von Arbeitsanrufen flexibel

Virtuelle Telefonsysteme bieten umfassende Tools zur Anrufverfolgung und -analyse, die Einblicke in das Anrufvolumen, die Kundeninteraktionen und die Teamleistung bieten. Durch die Nutzung dieser Informationen können Unternehmen ihre Anrufbearbeitungsstrategien optimieren, die Beziehungen zum Kundenservice verbessern und Wachstumsbereiche identifizieren.

6. Skalierbarkeit und Erweiterung

Wenn Ihr Unternehmen wächst, passen sich virtuelle Telefonsysteme nahtlos an Ihre sich ändernden Anforderungen an. Sie können ganz einfach Nummern entfernen, Anrufweiterleitungsregeln anpassen und Ihren Plan ändern, um neue Teammitglieder oder zusätzliche Büros aufzunehmen. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Ihr Telefonsystem für Wachstum skalierbar bleibt.

7. Integration mit CRM

Sie können Ihre virtuellen Telefonnummern in Ihre bestehende CRM-Software (Customer Relationship Management) wie HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Microsoft Dynamics usw. integrieren. Dadurch können Sie alle Kundeninteraktionen und vergangenen Historien von einem einzigen Dashboard aus verwalten und anzeigen, ohne wechseln zu müssen zwischen Apps und Systemen.

Abschluss

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass virtuelle Telefonnummern Vorteile für Unternehmen bieten. Sie tragen dazu bei, bei einem großen Kundenstamm ein professionelles Image aufzubauen, hohe Anrufvolumina effizient zu verwalten, Kosten zu senken und Mitarbeitern das Arbeiten von überall und mit jedem Gerät zu ermöglichen.

Um die Vorteile von Zahlen effektiv zu maximieren, ist es jedoch entscheidend, Schlüsselstrategien zu berücksichtigen. Beispielsweise kann die Verwendung einer lokalen Nummer eine lokale Präsenz in einem bestimmten Gebiet schaffen und Kunden von diesen Standorten aus ansprechen. Ebenso ermöglicht die Verwendung einer gebührenpflichtigen Nummer den Kunden, Sie zu kontaktieren, ohne dass Anrufgebühren anfallen.

Häufig gestellte Fragen

1. Können virtuelle Nummern getrackt werden?
   
   Ja, virtuelle Nummern können getrackt werden. Obwohl virtuelle Nummern unabhängig von bestimmten physischen Adressen und Geräten sind, können sie von einigen Personen und Technologien wie Strafverfolgungsbehörden und Open-Source Intelligence (OSINT)-Ermittlungen zurückverfolgt werden.
   
   
2. Wie bekomme ich eine virtuelle Nummer für WhatsApp?
   
   Um eine virtuelle Nummer für WhatsApp von KrispCall zu erhalten, gehen Sie folgendermaßen vor:
   
   ● Erstellen Sie ein Konto, wenn Sie neu auf der Plattform sind.
   ● Melden Sie sich mit den richtigen Anmeldeinformationen an.
   ● Wählen Sie das Land und die Telefonnummer aus der Liste aus.
   ● Wählen Sie einen Preisplan und führen Sie die Zahlung durch.
   ● Reichen Sie bei Bedarf Unterlagen ein.
   
   
3. Woher wissen Sie, ob es sich um eine virtuelle Nummer handelt?
   
   Es gibt mehrere Merkmale einer virtuellen Nummer, anhand derer Sie eine virtuelle Nummer von einer herkömmlichen Nummer unterscheiden können. Einige dieser Merkmale sind wie folgt:
   
   ● Es ist nicht erforderlich, eine SIM-Karte in Ihr Gerät einzulegen.
   ● Virtuelle Nummern funktionieren über eine Internetverbindung.
   ● Sie können es von überall aus bedienen, solange Ihr Gerät mit dem Internet verbunden ist.
   ● Sie sind unabhängig von der physischen Adresse und dem Gerät.
   
   
4. Warum eine virtuelle Nummer verwenden?
   
   Sie sollten eine virtuelle Nummer verwenden, da die Verwendung virtueller Nummern mehrere Vorteile bietet, z. B. Kosteneinsparungen, Aufbau eines professionellen Images, Ausrichtung auf bestimmte Regionen, Verbesserung des Kundendienstes, Flexibilität, von überall aus zu arbeiten, Konnektivität rund um die Uhr, Skalierbarkeit und mehr .
   
   
5. Wer nutzt virtuelle Nummern?
   
   Unternehmen jeder Größe und Art und sogar Einzelpersonen nutzen virtuelle Nummern.