So veranstalten Sie das beste virtuelle Event

Wir führen Sie durch den vollständigen Leitfaden zur Ausrichtung einer erfolgreichen virtuellen Veranstaltung und wie Software für virtuelle Veranstaltungen dabei helfen kann.

Die Planung und Ausrichtung einer Live-Veranstaltung ist schon stressig genug, aber bei virtuellen Veranstaltungen gibt es zusätzliche Stressfaktoren: Sie wissen möglicherweise nicht, welche Tools Sie verwenden sollen oder wie Sie Ihre Veranstaltung für die Teilnehmer spannend gestalten können.

In diesem Artikel gehen wir auf alles ein, was Sie über virtuelle Events wissen müssen, einschließlich:

• Vorteile virtueller Events
• Arten von virtuellen Veranstaltungen
• Die Software für virtuelle Events, die Sie brauchen
• Wie lange Ihr virtuelles Event dauern soll
• So vermarkten Sie Ihr virtuelles Event
• Wie Sie Ihre virtuelle Veranstaltung unterhaltsam und fesselnd für die Teilnehmer gestalten

Lesen Sie weiter für den vollständigen Leitfaden zur Planung Ihrer nächsten virtuellen Veranstaltung und stellen Sie sicher, dass sie ein Erfolg wird.

Welche Vorteile bieten virtuelle Events?

Einer der Vorteile bei der Planung einer virtuellen oder Online-Veranstaltung ist, dass Sie keinen physischen Raum reservieren müssen, was bedeutet, dass Sie auch Geld sparen. Auch das Aufstellen von Tischen, Stühlen und unhandlichem Präsentationsequipment (hey, altes A/V-System aus den frühen 2000er Jahren, ich schaue dich an!) entfällt, was zusätzlich Geld und Zeit spart.

Sie können auch die Vorteile zusätzlicher Daten und Publikumsverfolgung von Ihrer virtuellen Veranstaltungsplattform nutzen. Mit besseren Analysen zum Teilnehmerengagement – ​​Wie lange haben Gäste zugeschaltet, bevor sie abbrachen? Welche Session war am beliebtesten? – Sie können Ihre nächste Veranstaltung besser planen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie Ihre Reichweite auf neue Standorte ausdehnen und mit einem größeren Publikum teilen können. Beispielsweise kann Ihr erweitertes Publikum Personen umfassen, die nicht synchron teilnehmen konnten (eine synchrone Veranstaltung erfordert, dass die Personen gleichzeitig online sind und in Echtzeit interagieren), aber Ihre Inhalte asynchron ansehen möchten (Personen können daran teilnehmen). Veranstaltung nach Belieben, zu ihrer eigenen Zeit – zum Beispiel während sie sich in anderen Zeitzonen befinden).

Entscheiden Sie sich für die Art der virtuellen Veranstaltung

Genau wie Events in der realen Welt sind virtuelle Events in Bezug auf Art, Dauer und Zweck sehr unterschiedlich. Nachfolgend sind einige der wichtigsten Arten von virtuellen Veranstaltungen aufgeführt.

• Virtuelle Konferenz: Eine Veranstaltung, bei der Sie über einige Tage mehrere Redner haben können. Ein Zeitplan hat in der Regel ein- oder zweimal täglich längere Grundsatzreden und kürzere stündliche Sitzungen über den Tag verteilt. Diese Sitzungen funktionieren gut mit der Webinar-Funktionalität einer virtuellen Veranstaltungsplattform.
• Virtuelle Messe: Dazu gehören Diskussionsteilnehmer und Referenten im Webinar-Stil, aber auch Ausstellerstände. Sie sind in der Regel auf eine bestimmte Branche ausgerichtet. Mit Software für virtuelle Veranstaltungen können Sie virtuelle Stände einrichten, die interaktive Apps oder Videos enthalten, die die Teilnehmer erkunden können.
• Virtuelles Festival: Während der Pandemie verlagern viele Festivals ihre Veranstaltungen für 2020 ins Internet, wo sie Vorträge oder Musikshows live streamen. Dies kann von Buchfestivals wie dem Texas Book Festival über Kunst- und Kulturfestivals wie das New Yorker Festival bis hin zu Musikfestivals reichen.
• Virtuelles Networking-Event: Dies kann ein eigenständiges Event oder ein Teil eines anderen Events wie einer virtuellen Konferenz oder Vortragsveranstaltung sein. Die Teilnehmer chatten informell per Videokonferenz oder Messaging miteinander, oft vor oder nach einer formelleren Präsentation.
• Virtuelle Vortragsveranstaltung: Virtuelle Vortragsveranstaltungen reichen von Autorenlesungen, die von lokalen Buchhandlungen veranstaltet werden, bis hin zu Treffen zur beruflichen Weiterentwicklung. Diese werden häufig mithilfe der Live-Streaming- oder Videokonferenzfunktion von Software für virtuelle Veranstaltungen durchgeführt.
• Virtuelles internes Meeting: Was früher unternehmensweite oder abteilungsweite persönliche Meetings waren, kann jetzt in einer virtuellen Umgebung stattfinden. Diese werden auch als Townhall-Meetings bezeichnet, bei denen die Teilnehmer mit dem Redner interagieren und Fragen stellen können.

Wählen Sie das richtige Werkzeug

Die spezifische Plattform, die Sie benötigen, hängt von der Art der virtuellen Veranstaltung ab, die Sie veranstalten. Abhängig von Ihrer Veranstaltungslogistik benötigen Sie beispielsweise möglicherweise Webinar-Funktionen, Chat- oder Breakout-Session-Integration, eine virtuelle Lobby oder einen Veranstaltungsraum, um eine Messeumgebung zu simulieren, oder Live-Streaming-Funktionen.

Es ist wichtig, zuerst einen Plan für Ihre Veranstaltung zu erstellen und dann die virtuelle Veranstaltungsplattform mit den richtigen Funktionen zu finden, um die Arbeit zu erledigen.

Wie Software für virtuelle Events helfen kann

Im Allgemeinen ermöglichen Ihnen Softwaretools für virtuelle Veranstaltungen das Streamen von Online-Veranstaltungen und die Zusammenarbeit mit Teilnehmern. Ein weiteres wichtiges Merkmal ist die Möglichkeit, Informationen mit den Teilnehmern über ein Webinar auszutauschen.

Einige virtuelle Event-Software ermöglicht es Ihnen sogar, virtuelle Umgebungen mit Event-Lobbys, virtuellen Ständen und Teilnehmer-Avataren zu erstellen.

Sehen Sie sich unseren Softwarekatalog für virtuelle Veranstaltungen an, um Vergleiche beliebter Softwaretools anzuzeigen und Funktionen zu erkunden. Sie können Capterras „Empfohlene Filter“-Tool verwenden, das in jedem Softwareverzeichnis verfügbar ist, um Ihre Auswahl nach den benötigten Funktionen einzugrenzen. Sie können auch Benutzerbewertungen von anderen Geschäftsinhabern darüber lesen, wie sie jede Plattform bewerten.

Entscheiden Sie sich für die richtige Länge

Sie fragen sich vielleicht, wie lange eine virtuelle Veranstaltung dauern sollte. Auch dies hängt davon ab, welche Art von Veranstaltung Sie veranstalten. Sie können reale Ereignisse als Leitfaden verwenden, aber denken Sie daran, dass es in einer Online-Umgebung noch schwieriger sein kann, einen Teilnehmer bei der Stange zu halten. Aus diesem Grund möchten Sie vielleicht die Dinge auf der kürzeren Seite halten.

Um Ihnen eine Orientierung zu geben: Eine hochkarätige virtuelle Veranstaltung wie ein virtuelles Festival oder eine virtuelle Konferenz kann je nach Anzahl der Redner und Teilnehmer ein bis vier Tage dauern, wobei das offizielle Programm den ganzen Arbeitstag dauert. Eine einmalige virtuelle Weiterbildungsveranstaltung kann nur 45 Minuten bis zu einer Stunde dauern. Sie können den Gästen auch 15 Minuten am Ende oder Beginn der geplanten Zeit zum „Netzwerken“ per Chat oder Videokonferenz einräumen.

Vermarkten Sie Ihre Veranstaltung

Damit sich Ihre virtuelle Veranstaltung von der Masse abhebt, müssen Sie kreativ werden.

Hier sind einige Ideen, um Ihren kreativen Denkprozess in Gang zu bringen:

• Senden Sie ein lustiges animiertes GIF als Veranstaltungseinladung.
• Bieten Sie Ihren E-Mail-Abonnenten einen Rabatt für die Teilnahme an Ihrer virtuellen Veranstaltung.
• Erstellen Sie benutzerdefinierte T-Shirts, Tragetaschen oder Poster, die für Ihre Veranstaltung werben (alles natürlich über eCommerce auf Ihrer Veranstaltungswebsite verfügbar).
• Spenden Sie einen Prozentsatz des Ticketverkaufs an eine gemeinnützige Organisation im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltung.

Mach es spaßig

Sobald Sie es aus dem Park geschafft haben, Ihre Veranstaltung zu vermarkten, müssen Sie liefern.

Ihre Gäste wollen von Ihnen lernen und sich vernetzen, aber auch eine gute Zeit haben. Auch wenn die Dinge vollständig virtuell sind, können Sie Ihre Veranstaltungen mit Ihrer virtuellen Veranstaltungsplattform zum Vergnügen machen.

Veranstalten Sie eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung und sorgen Sie dafür, dass die Gäste immer wiederkommen

Auch wenn es einschüchternd sein kann, etwas Neues auszuprobieren, kann Ihr nächstes virtuelles Event genauso erfolgreich sein wie ein physisches Event.

Denken Sie daran, dass diese Art von virtuellem Erlebnis auch für Ihre Gäste neu sein kann, sodass Sie die Möglichkeit haben, sich von Ihren Mitbewerbern abzuheben, indem Sie die Dinge frisch halten und kreative Wege ausprobieren, um Ihre Gäste zu beschäftigen.

Möchten Sie Software für virtuelle Veranstaltungen erkunden? Sehen Sie sich unseren Softwarekatalog für virtuelle Veranstaltungen an.

Hinweis: Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen sind Beispiele, um eine Funktion im Kontext zu zeigen, und sind nicht als Bestätigungen oder Empfehlungen gedacht. Sie stammen aus Quellen, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung als zuverlässig erachtet wurden.