8 Möglichkeiten, wie der Online-Task-Manager von Vendasta Ihnen bei der Skalierung Ihrer Agentur hilft

Den Überblick über Kundenprojekte, Fristen und Aufgaben zu behalten, potenzielle Kunden im Auge zu behalten und die Kommunikation sowohl intern als auch extern aufrechtzuerhalten, sind alles wesentliche Aktivitäten für jede wachstumsorientierte Agentur. Unabhängig davon, wie gut Ihre Absichten sind, kann es passieren, dass wichtige Aufgaben untergehen, wenn Sie beginnen, Ihre Agentur auszubauen. Das heißt, wenn Sie nicht über eine Projektmanagement-Software verfügen, die Ihnen und Ihrem Team hilft, organisiert zu bleiben. Genau hier kann der Online-Task-Manager von Vendasta helfen.

In welche Wachstumsphase der Agentur passen Sie derzeit und erreichen Sie die richtigen Maßstäbe, um die nächste Stufe zu erreichen? Machen Sie das kurze Quiz, um es herauszufinden.

Über 60.000 Agenturinhaber vertrauen darauf, dass wir ihnen dabei helfen, ihr Wachstum voranzutreiben. Aus diesem Grund haben wir einen Online-Task-Manager speziell für die Bedürfnisse von Agenturen entwickelt. Unser Task-Manager ist ein umfassendes, funktionsreiches Dashboard. Es kann Ihre Arbeitsweise optimieren, Zeit sparen, Ihre Produktivität steigern und Ihnen letztendlich die Skalierung Ihres Unternehmens erleichtern.

1. Steigern Sie die Produktivität mit dem Online-Task-Manager von Vendasta

Unser Online-Task-Manager hilft Ihnen und Ihrem Team, jeden Tag besser zu nutzen. Sich wiederholende Aufgaben sind ein Produktivitätskiller, und mit den anpassbaren Arbeitsabläufen und Automatisierungen unseres Online-Task-Managers können Sie die Verwaltungsaufgaben, die Ihre Agentur verlangsamen, erheblich reduzieren.

Sie können beispielsweise den perfekten Workflow für einen Projekttyp einmal erstellen und ihn dann jedes Mal wiederverwenden, wenn Sie in der Zukunft ein ähnliches Projekt haben. Sie können automatisch ausgefüllte Aufgaben nutzen, sodass Sie keine Zeit damit verschwenden müssen, immer wieder dieselben Aufgaben einzugeben.

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie den perfekten Projekt- oder Aufgabenablauf gestalten sollen? Mit den speziell für Agenturen erstellten Vorlagen des Task-Managers können Sie sofort loslegen. Arbeiten Sie mit einer Vorlage im Ist-Zustand, passen Sie sie an die Anforderungen Ihres Unternehmens an oder erstellen Sie Ihre eigenen, vollständig personalisierten Vorlagen, die Sie wiederverwenden können. Es ist deine Entscheidung.

2. Verbessern Sie die Zusammenarbeit

Das Durchwühlen alter E-Mail-Threads, das Jagen von Kollegen zu Besprechungen und das Telefon-Fangen mit wichtigen Informationen über Projekte gehören der Vergangenheit an. Der Task Manager macht die Zusammenarbeit sowohl intern als auch mit jedem Kunden einfach und effizient.

Unabhängig davon, ob Sie direkt mit Ihren Kunden kommunizieren oder ein White-Label-Fulfillment-Team in Ihrem Namen arbeitet, finden Aktualisierungen und Gespräche in der App in einfach zu navigierenden einzelnen Threads statt. Aus der Sicht des Kunden sieht jede Zusammenarbeit mit Ihrem White-Label-Fulfillment-Team so aus, als käme sie direkt von Ihrer Agentur.

An gleicher Stelle können Sie auch intern kommunizieren. Sie können die Sichtbarkeit Ihrer Nachrichten ganz einfach festlegen, sodass Sie intern mit Ihrem Team über ein Projekt chatten und mit Kunden kommunizieren können – alles über dasselbe Dashboard.

Dateien können auch im Task-Manager geteilt werden. Ganz gleich, ob Sie eine Datei an einen Kunden liefern oder intern an einem Entwurf arbeiten, alles kann im Task-Manager erfolgen.

3. Erhöhen Sie die Transparenz

Kunden möchten ständig wissen, was mit ihren Projekten los ist, und unser Online-Task-Manager vereinfacht es, sie auf dem Laufenden zu halten.

Sie können die Häufigkeit von Check-in-Nachrichten und E-Mails mit einer Projektmanagement-Software vermeiden, die es Kunden ermöglicht, den Fortschritt ihrer Bestellung bequem zu verfolgen, indem sie sich einfach in das gebrandete Online-Kundenportal-Dashboard einloggen. Sie können den Umfang eines Projekts sehen, einschließlich der abgeschlossenen Schritte und einen Überblick darüber, was als Nächstes ansteht, sowie den Status der verschiedenen Aufgaben.

Transparenz im Umgang mit Kunden ist für den Aufbau von Vertrauen bei ihnen von entscheidender Bedeutung, und das Vertrauen in Ihre Agentur ist der Grund dafür, dass sie für weitere Projekte und Dienstleistungen wiederkommen. Sich jedoch die Zeit zu nehmen, individuelle Updates für jeden Kunden zu schreiben, ist eine weitere sich wiederholende Aufgabe, die der Task-Manager eliminiert. Kunden können Fortschritte und Aktualisierungen ganz einfach in Echtzeit verfolgen und wissen so, dass Ihr Team am Ball ist.

4. Beseitigen Sie Silos

In einer Digitalagentur führt die Arbeit in Silos dazu, dass sich Aufgaben wiederholen, ungenaue Informationen vorliegen, die Zusammenarbeit nicht optimal ist und letztlich zu einem schlechteren Ergebnis für Ihre Kunden führt.

Schnelle, effiziente und qualitativ hochwertige Arbeit ist möglich, wenn jedes Mitglied Ihres Teams – einschließlich White-Label-Fulfillment-Experten – bei Bedarf Zugriff auf die aktuellste Version der benötigten Informationen hat.

Wenn bei Ihrer derzeitigen Vorgehensweise Teams unterschiedliche Programme, Software oder Informationsmanagementsysteme verwenden, um sich überschneidende Daten zu speichern, fällt es Ihnen wahrscheinlich schwer und ineffizient sicherzustellen, dass in Ihren verschiedenen Silos alles auf dem neuesten Stand bleibt.

Mit dem Task-Manager können unterschiedliche Teams wie Vertrieb und Projektmanagement ganz einfach auf dieselben korrekten Informationen zugreifen. Es hilft auch jedem Teammitglied, seine Arbeit effektiver zu erledigen. Durch die Kombination von CRM und Projektmanagement mithilfe des Task Managers kann ein Vertriebsmitarbeiter beispielsweise leicht erkennen, wann ein Projekt geliefert wurde und wann die perfekte Gelegenheit zum Upselling einer zusätzlichen Dienstleistung besteht.

5. Werden Sie ein Meister der Organisation

Je größer Ihre Agentur wird, desto schwieriger wird es, organisiert zu bleiben. Die Anforderungen sind einfach größer als damals, als man nur eine kleine Kundenliste hatte. Das bedeutet, dass Sie ausgefeiltere Lösungen benötigen, um mit der Arbeitsbelastung Schritt zu halten und sicherzustellen, dass nichts untergeht.

Mit dem Task-Manager wird die Organisation zu einem automatischen Prozess. Mit dem integrierten Projekt-Tracker sehen Sie auf einen Blick genau, was bei jedem Projekt erledigt wurde und was noch aussteht. Sie können alle Ihre Projekte anzeigen, um einen Gesamtüberblick über die Arbeit Ihres Teams zu erhalten, oder auf bestimmte Kunden zoomen, um eine detailliertere Ansicht zu erhalten. Da Sie Ihre Aufgaben, die Aufgaben Ihres Teams und den Status von Projekten auf einen Blick sehen können, können Sie ganz einfach Prioritäten setzen und sicherstellen, dass nichts Wichtiges übersehen wird.

6. Halten Sie jede Frist ein

Wenn Sie in der Lage sind, Fristen einzuhalten und Ihren Verpflichtungen nachzukommen, zeigen Sie Ihren Kunden, dass Sie ein wertvoller Partner für ihren Erfolg sind. Probleme mit der Einhaltung von Fristen gehören mit dem Task-Manager der Vergangenheit an. Da Sie Vorlagen für jede Art von Projekt oder Auftrag erstellen und jeden Schritt des Arbeitsablaufs dem entsprechenden Mitglied Ihres internen oder White-Label-Marketing-Services-Teams zuweisen können, ist es einfach, den Überblick über jedes Projekt zu behalten.

Im Task-Manager können Sie Projekte organisieren nach:

• Fälligkeitsdatum
• Bevollmächtigter
• Status
• Klient

Diese Ansichten machen es einfach zu sehen, was als nächstes kommt und woran jedes Teammitglied arbeitet.

7. Beeindrucken Sie Ihre Kunden

Kunden lieben es zu sehen, dass Sie aktiv für sie arbeiten. Mit dem Task Manager können Sie Ihre wertvollen Kundenbeziehungen direkt auf der Plattform pflegen und sie zu jedem Zeitpunkt eines Projekts einbinden.

Sie werden es lieben, Projektaktualisierungen sehen und an einem Ort mit Ihnen allen kommunizieren zu können. So wie es für Ihr Team einfach ist, über eine All-in-One-Plattform für das Projektmanagement zu verfügen, heben Sie sich auch von der Konkurrenz ab, indem Sie Ihren Kunden eine robuste Plattform anbieten.

8. Passen Sie Ihr Projektmanagement an

Jeder Aspekt des Online-Task-Managers von Vendasta wurde unter Berücksichtigung der Bedürfnisse von Agenturen entwickelt. Dennoch hat jede Agentur ihre eigene Vorgehensweise. Der Task-Manager passt sich völlig flexibel an die Art und Weise an, wie Sie Ihre Arbeit organisieren möchten.

Anstatt mit einem starren Projektmanager arbeiten zu müssen, können Sie Ihren Projektmanager individuell an Ihren gewünschten Arbeitsablauf anpassen. Projekt- und Aufgabenvorlagen können so angepasst werden, wie es für Sie am besten geeignet ist. Darüber hinaus bedeuten benutzerdefinierte Tags, dass Sie das Gesuchte mit wenigen Tastendrücken finden können.

Markieren Sie Projekte mit Schlüsselwörtern, die Sie intern verwenden, sodass jedes Teammitglied nach einem Tag suchen und relevante Projekte sofort finden kann.

Letztendlich gibt Ihnen der Online-Task-Manager von Vendasta mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: das Wachstum Ihrer Agentur.