Nutzungsrate: Was ist das und wie wird sie berechnet (+ Tipps zur Verbesserung)

Leiten Sie ein professionelles Dienstleistungsunternehmen, z. B. eine Softwareentwicklungsfirma, ein Designstudio oder ein anderes projektbasiertes Unternehmen?

Wenn dies der Fall ist, müssen Sie für einen erfolgreichen Betrieb Zeit verwalten und Ressourcen effizient zuweisen.

Ineffektives Zeit- und Ressourcenmanagement kann zu schweren finanziellen Verlusten für das Unternehmen führen.

Hier kommt die Auslastung ins Spiel.

Die Untersuchung der Nutzungsrate ist eine hervorragende Möglichkeit, die Leistung Ihres Unternehmens zu verfolgen.

Wenn die Nutzungsrate neu für Sie ist und Sie mehr darüber erfahren möchten, bleiben Sie dabei, denn in diesem Blogbeitrag erhalten Sie Antworten auf die folgenden Fragen:

• Wie hoch ist die Auslastung?
• Wie berechnen Sie es?
• Was sind die Vorteile der Überwachung der Auslastungsrate?
• Was ist ein monatlicher Nutzungsbericht?
• Wie kann ein monatlicher Auslastungsbericht helfen, die Auslastung zu ermitteln?
• Was kann getan werden, um die Auslastung zu verbessern?

Wie hoch ist die Auslastung?

Die Auslastung stellt den Prozentsatz der gesamten abrechenbaren Arbeitsstunden eines Mitarbeiters dar und ist damit einer der wichtigsten Leistungsindikatoren für ein Unternehmen. Key Performance Indicators (KPIs) sind eine Art Leistungsmessung, die den Erfolg Ihres Unternehmens bewertet. Sie helfen Ihren Teammitgliedern, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren und unterstützen Ihre Strategie. Daher hilft Ihnen die Überwachung der Auslastungsrate, das Ziel zu erreichen, Ihr Unternehmen zu verbessern, indem Sie die abrechenbaren Stunden genau messen und darauf abzielen, sie zu maximieren.

Abrechenbare Stunden umfassen Aufgaben, die direkt mit einem Projekt in Verbindung stehen und die Sie in die Rechnung Ihres Kunden aufnehmen können. Einige dieser Aufgaben sind:

• Projektplanung,
• Forschung,
• Ausführung des Projekts,
• Kommunikation mit einem Kunden und
• Überarbeitung Ihrer Arbeit.

Abgesehen von abrechenbaren Stunden gibt es auch nicht abrechenbare Stunden, die Aufgaben umfassen, die einem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden können. Nicht abrechenbare Stunden umfassen Aufgaben wie interne Teambesprechungen und Anrufe.

Es ist unwahrscheinlich, dass ein regulärer Mitarbeiter aufgrund seiner nicht abrechenbaren Aufgaben 40 Stunden abrechenbarer Arbeit in einer Woche absolvieren wird. Für eine ideale Nutzungsrate ist es wichtig, das richtige Gleichgewicht zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden zu erreichen.

Wenn die Auslastung beträgt:

• Zu niedrig – Dies bedeutet normalerweise, dass Ihr Team mehr Arbeit bekommen muss, oder
• Zu hoch – Dies weist darauf hin, dass Ihr Unternehmen bei wichtigen internen Aufgaben knausert und Sie möglicherweise engagiertere Mitarbeiter benötigen.

Die Nutzungsrate wird am häufigsten in professionellen Dienstleistungen verwendet – obwohl andere Unternehmen sie verwenden können, um die aktuelle Produktivität ihrer Mitarbeiter zu bewerten.

Schließlich ist es für die Produktivität unerlässlich, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Zeit effizient verbringen.

Wie berechnet man die Auslastung?

Welche Methode zur Berechnung der Auslastung ist die effizienteste?

Die Standardformel für die Nutzungsrate ist relativ einfach:

Gesamtzahl abrechenbarer Stunden / Gesamtzahl verfügbarer Stunden = Nutzungsrate

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Teammitglied hat 30 abrechenbare Stunden in einer 40-Stunden-Woche. Hier ist die Berechnung:

30/40 = 0,75

Somit würde ihre Auslastungsrate 0,75 oder 75 % betragen.

Um einen genaueren Überblick über den Geschäftserfolg zu erhalten und die Gesamtrentabilität Ihres Unternehmens zu bestimmen, stellen Sie sicher, dass Sie die Nutzungsraten für alle Teammitglieder messen.

Die Auslastung Ihrer Mitarbeiter wirkt sich auf die Gesamtgewinnspanne aus. Eine Gewinnspanne bestimmt die Rentabilität eines Unternehmens, Produkts oder einer Dienstleistung. Je höher die Gewinnmarge, desto erfolgreicher ist ein Unternehmen. Auslastungsgrad und Gewinnspanne sind somit untrennbar miteinander verbunden.

Was sind die ideale Auslastung und Realisierungsquote?

Die ideale Auslastung ist die Auslastung, die ein Unternehmen erreichen sollte, um die gewünschte Gewinnmarge zu erzielen.

Die ideale Nutzungsrate kann berechnet werden, indem die Kosten (dh Ressourcenaufwand und Overhead) und der Nettogewinn durch die Gesamtzahl der Stunden (dh die potenzielle Kapazität) und den abrechenbaren Tarif dividiert werden.

Hier ist die Formel zur Berechnung der idealen Auslastung:

(Kosten + Gewinn) / (Potenzielle Kapazität x Abrechenbare Rate) x 100 = Ideale Auslastungsrate

Lassen Sie uns das mal ganz ehrlich sagen – es stimmt nicht unbedingt, dass es umso besser ist, je höher die Nutzungsrate ist.

Eine Auslastungsrate von fast 100 % kann auf eine überarbeitete Belegschaft am Rande des Burnouts hindeuten.

Wenn ein Unternehmen eine Auslastung von über 100 % aufweist, ist dies in der Regel ein Zeichen für unzureichende Vorbereitung oder zu viel Arbeit außerhalb des Projektrahmens.

Ein weiteres wichtiges Konzept, das wir erwähnen müssen, ist die Realisierungsrate . Es stellt das Verhältnis der abrechenbaren Stunden zum Gesamtbetrag dar, der den Kunden in Rechnung gestellt wird.

So berechnen Sie die Realisierungsquote:

(Gesamt abgerechnete Stunden) / (Gesamt abrechenbare Stunden) = Realisierungsrate

Eine signifikante Abweichung zwischen Auslastungs- und Realisierungsraten weist entweder darauf hin, dass Ihr Team zu viel Zeit mit nicht abrechenbaren Aktivitäten verbringt oder dass mehr Arbeit in der Pipeline sein muss.

Was sind die Vorteile der Überwachung der Auslastungsrate?

Durch die Überwachung Ihrer Auslastungsrate können Sie ein Projekt in Echtzeit verfolgen.

Infolgedessen ist es weitaus unwahrscheinlicher, dass Sie wichtige Informationen zu Ihren Projekten verpassen, und Sie erkennen Fehler proaktiver, bevor sie zu ernsthaften Problemen werden.

Im Folgenden sind einige der wichtigsten Vorteile der Verfolgung der Nutzungsrate aufgeführt :

• Behält die Ressourcenkosten im Auge,
• Passt die Gewinnspanne an,
• Unterstützt das Unternehmenswachstum und
• Verbessert die Projektplanung.

Vorteil Nr. 1: Behält die Ressourcenkosten im Auge

Die Berechnung der Auslastung hilft sicherzustellen, dass Sie Ressourcen weder zu wenig noch zu viel nutzen und gleichzeitig das Budget einhalten – denn Sie verfolgen, wann und wo ein bestimmter Betrag ausgegeben wurde.

Um die Ressourcenkosten besser zu verfolgen, können Sie sich folgende Fragen stellen:

• Werden zusätzliche Ressourcen verwendet, beispielsweise für nicht abrechenbare Aufgaben?
• Werden alle abrechenbaren Stunden regelmäßig nachverfolgt und erfasst?

Vorteil Nr. 2: Passt die Gewinnspanne an

Um Ihre Gewinnmarge zu steigern und mehr Geld zu verdienen, stellen korrekte Berechnungen der Auslastungsrate sicher, dass Ihr Unternehmen Kunden die angemessene Anzahl an abrechenbaren Stunden in Rechnung stellt.

Es kann vorkommen, dass Ihre Auslastung hoch ist, aber Ihre Gewinnspanne gering ist. Wenn dies der Fall ist, analysieren Sie die Mitarbeiterproduktivität, um herauszufinden, wie die Mitarbeiter ihre Zeit verbringen und woran sie gerade arbeiten. Darüber hinaus sollten Sie Opex analysieren – dh Ihre Betriebsausgaben, die für den Geschäftsbetrieb erforderlich sind.

Vorteil Nr. 3: Verbessert das Unternehmenswachstum

Nutzungsraten können auch zeigen, welche Produkte oder Dienstleistungen am profitabelsten sind. Dies könnte dem Management helfen, potenzielle Wachstumsbereiche und Orte zu bestimmen, an denen es Personal einstellen könnte.

Hohe Auslastungsraten zeigen häufig, welche Dienste einen größeren Beitrag leisten und mit der Rentabilität korrelieren.

Experten für Geschäfts- und Vertriebsentwicklung können diese Informationen als nützlich empfinden. Es könnte ihnen helfen, Zeit mit Leads zu verbringen, die sich auf Projekte beziehen, von denen erwartet wird, dass sie profitabler sind.

Vorteil Nr. 4: Verbessert die Projektplanung

Die Überwachung der Auslastungsraten kann Ihnen auch dabei helfen, die Projektplanung und Ressourcenverteilung zu optimieren.

Beispielsweise hätte ein Softwareentwicklungsprojekt mit sechs Personen eine schlechte Auslastung, wenn sie nur 50 % ihrer zugewiesenen Arbeitszeit nutzen würden. Eine solche Situation kann darauf hindeuten, dass zu viele Mitarbeiter am selben Projekt arbeiten oder dass andere Dinge ihre Aufmerksamkeit in Anspruch nehmen.

Was ist ein Nutzungsbericht?

Bei der Überwachung der Auslastungsrate gibt es eine Sache, die sich definitiv als nützlich erweisen wird – der Auslastungsbericht.

Ein Auslastungsbericht hilft dabei, genau zu bestimmen, wie viel der einem Team zugewiesenen Zeit auf Folgendes entfällt:

• Geplant,
• Verfügbar und
• Effektiv genutzt.

Ein Auslastungsbericht besteht aus mehreren verschiedenen Kriterien, die die Auslastung zeigen:

• Abrechenbare Nutzung – Der Anteil der Kapazität einer Person, der für abrechenbare Arbeitsstunden verwendet wird, und
• Nicht abrechenbare Auslastung – Der Anteil der Kapazität einer Person für nicht abrechenbare Arbeit (Teambesprechungen, Personalentwicklung/-schulung, Networking und Teilnahme an Konferenzen usw.).

Prognosefähigkeiten sind beim Erstellen von Auslastungsberichten praktisch. Um ihre Prognosefähigkeiten zu verbessern – die Ihnen helfen, sowohl die gegenwärtige als auch die zukünftige Arbeitsbelastung bei der Verteilung von Projekten an Ihre Mitarbeiter zu berücksichtigen – könnte ein Manager die Arbeitsbelastung seiner Teammitglieder für einen bestimmten Zeitraum in Tagen, Wochen oder Monaten vergleichen, um den Arbeitsaufwand zu bewerten ist geplant.

Anstatt solche Zeitpläne manuell zu erstellen, können sich Manager für eine Teamplanungs-App wie Clockify entscheiden, um die Arbeitsbelastung ihres Teams effektiver zu verteilen.

Das ist alles, was Sie wissen müssen, wenn es um die Grundlagen eines Auslastungsberichts geht.

Nun erwähnen wir die Vorteile eines monatlichen Nutzungsberichts.

Was kann ein monatlicher Nutzungsbericht für ein Unternehmen leisten?

Ein monatlicher Nutzungsbericht zeigt Echtzeit-Nutzungsraten für Ressourcen im gesamten Unternehmen an. Allerdings ist ein monatlicher Auslastungsbericht hilfreich, um Entscheidungen vor Ort zu treffen, beispielsweise während eines unerwarteten Rückschlags oder Engpasses.

Die Planung anstehender Projekte und anderer Arbeiten wird erleichtert, wenn Sie im Voraus wissen, wie viel Kapazität die Teammitglieder haben.

Eine klare Vorstellung davon, wie viel Kapazität die Teammitglieder haben, hilft Managern auch dabei, die Arbeitsbelastung innerhalb des Teams zu verteilen. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter produktiver und werden nicht mit Arbeit überfordert.

Nach der Interpretation der Ergebnisse aus Auslastungsberichten ist es an der Zeit, die Auslastung der Mitarbeiter zu verbessern.

Tipps zur Verbesserung der Mitarbeiterauslastung

Manager sollten Wege finden, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und folglich die Auslastung der Mitarbeiter zu verbessern.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie das geht, können Ihnen die folgenden Tipps helfen.

Tipp Nr. 1: Vergleichen Sie regelmäßig abrechenbare Zeit mit nicht abrechenbarer Zeit

Sie müssen wissen, wie die Zeit Ihres Teams verteilt ist, um zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit unterscheiden zu können.

Um zu wissen, ob Ihre Mitarbeiter genug Zeit mit Arbeiten verbringen, die einem Kunden in Rechnung gestellt werden können und Ihnen Gewinn bringen, ist es entscheidend, das richtige Gleichgewicht zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Arbeit herzustellen. Dies ist wichtig für die anfängliche Berechnung der Mitarbeiterauslastung.

Obwohl nur abrechenbare Stunden Gewinn bringen, sind nicht abrechenbare Stunden im Allgemeinen ebenso wichtig. Beispielsweise können Sie Ihren Kunden keine Verwaltungsaufgaben oder Mitarbeiterschulungen in Rechnung stellen, aber diese nicht abrechenbaren Aufgaben sind entscheidend, da sie die Qualität Ihres Unternehmens verbessern.

Das Verhältnis von abrechenbarer zu nicht abrechenbarer Zeit kann je nach Projekt und mit der Expansion Ihres Unternehmens und Ihres Teams erheblich variieren.

Um einen besseren Überblick über sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Stunden innerhalb des Teams zu haben, sollten Sie regelmäßige Auslastungsberichte erstellen und jeden Zeitraum untersuchen.

Tipp Nr. 2: Überwachen Sie die tatsächliche und geschätzte Zeit

Es ist einfach anzunehmen, dass Sie wissen, wie viel Zeit jemand benötigt, um eine Aufgabe zu erledigen. Aber sobald Sie anfangen, erwartete und Echtzeitdaten für alles zu vergleichen, was Ihr Team tut, werden Sie wahrscheinlich Ihre Meinung ändern.

Sie können die tatsächliche Zeit, die Ihr Team für Aufgaben aufwendet, über- oder unterschätzen, und beides ist schädlich:

• Eine Unterschätzung kann zu unentdeckten Projektproblemen und ungenauen Abrechnungen führen
• Eine Überschätzung kann zu niedriger Produktivität und schleppender Unternehmensexpansion führen.

Das Verfolgen geschätzter Daten im Vergleich zur Echtzeit kann den unnötigen Verlust von ein paar Minuten hier und da hervorheben, was zu entscheidenden Stunden bei jedem Schritt der Arbeit des Kunden und auf jeder Ebene der Teamverantwortung beiträgt.

Aufgabenschätzungen können sich als nützlich erweisen, wenn Sie feststellen möchten, ob Sie genug für Aufgaben berechnen. Schätzungen können Ihnen auch dabei helfen, Ihre Schätzungsfähigkeiten für anstehende Projekte zu verbessern.

Sie können ein Tool wie Clockify für Projektschätzungen verwenden. In Clockify können Sie messen, wie gut Ihr Team abschneidet, indem Sie:

• Schätzung der für die Fertigstellung eines Projekts erforderlichen Zeit,
• Verfolgung des Fortschritts und
• Vergleichen Sie erwartete und tatsächliche Zeit.

Tipp Nr. 3: Definieren Sie die Aufgabenbereiche klar

Es kann schwierig sein, eine optimale Auslastung zu erreichen, wenn Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, ihre Rollen (einschließlich Arbeitsziele und Verantwortlichkeiten) zu verstehen.

Um ihnen dabei zu helfen, Verwirrung zu vermeiden und sich dazu zu verpflichten, ihre Arbeit zu beenden, sollte ein Manager ausdrückliche Details zu den Aufgaben und eine unmissverständliche Erklärung der Arbeitspflichten bereitstellen.

Gut definierte Rollen und Aufgaben können Ihnen auch dabei helfen, festzustellen, ob Sie ein Auslastungsproblem haben oder ob es an der Zeit ist, ein neues Teammitglied hinzuzufügen, um eine Lücke zu schließen, wenn Ihre Arbeitsbelastung zu hoch wird.

Tipp Nr. 4: Sammeln Sie Mitarbeiter-Feedback

Auch wenn Daten von entscheidender Bedeutung sind, gibt es Zeiten, in denen keine Menge Berichte zeigen können, ob Ihre Mitarbeiter ihre Zeit produktiv nutzen.

Obwohl es den Anschein haben könnte, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben gut bewältigen und die Auslastung steigt, kann sich dies aufgrund verschiedener Umstände ändern. Beispielsweise kann eine Änderung der Aufgaben eines Teams einen Engpass für ein anderes Team verursacht haben, aber die Auswirkungen sind noch nicht in den Berichten zu sehen.

Manager könnten solche Situationen leicht vermeiden, indem sie häufige Einzelgespräche zwischen den Mitarbeitern und der Führung führen. Auf diese Weise fühlen sich die Mitarbeiter durch lockere Check-ins möglicherweise wohler und ermutigt. Es könnte ihnen auch helfen, einen konsistenten Arbeitsplan einzuhalten.

Diese Diskussionen sind auch eine ausgezeichnete Möglichkeit, Probleme zu erkennen, bevor sie beginnen, die Rentabilität eines Unternehmens zu untergraben.

Tipp Nr. 5: Fördern Sie Pausen und regelmäßige Auszeiten

Trotz allem, was widersprüchlich erscheinen mag, hat die Forschung gezeigt, dass regelmäßige Pausen die Produktivität steigern.

Mitarbeiter sollten ihre Pausen nicht mit sinnlosen Aufgaben wie dem Scrollen durch soziale Medien verbringen, sondern diese Zeit nutzen, um sich auszuruhen und ihre Batterien aufzuladen. Auf diese Weise können sie sich nach der Pause besser konzentrieren und ihre Aufgaben effizienter erledigen, sobald sie wieder an die Arbeit gehen.

Machen Mitarbeiter regelmäßig Pausen, sind sie produktiver, was wiederum zu einer höheren Auslastung führt.

Darüber hinaus macht die Nutzung von arbeitsfreier Zeit die Mitarbeiter weniger gestresst und viel effektiver bei der Arbeit, was auch die Auslastungsrate erhöht.

Tipp Nr. 6: Befreien Sie sich von den alltäglichen Aufgaben oder machen Sie sie sinnvoller

Vermeiden Sie es nach Möglichkeit, Ihrem Team kleine und banale Aufgaben zuzuweisen, wenn es versucht, sich auf ein wichtigeres Ziel zu konzentrieren. Untersuchen Sie den Tagesplan des Teams, um alle Aktivitäten zu bestimmen, die Sie eliminieren können, um die Zeit der Mitarbeiter für wichtigere Aufgaben freizugeben.

Beispielsweise sollte nicht jeder zu allen Meetings eingeladen werden. Machen Sie es sich also zur Gewohnheit, nur die notwendigen Teilnehmer zu verschiedenen Arten von Besprechungen in Ihrer Organisation einzuladen. Obwohl Ihre täglichen PR-orientierten Meetings für Ihr Entwicklungsteam interessant sein mögen, sind sie für die Arbeit der Entwickler normalerweise nicht entscheidend – daher ist es am besten, wenn sie nicht verpflichtet sind, daran teilzunehmen.

Im Allgemeinen hat jeder Job einige sich wiederholende Aufgaben, die unwichtig und unnötig erscheinen können. Einige dieser Aufgaben haben jedoch einen bestimmten Grund – ihre Erfüllung führt zum Erreichen eines übergeordneten Ziels. Manager sollten übergeordnetes Framing fördern – das in einer HBR-Studie erläuterte Konzept, das die Idee fördert, den Kontext alltäglicher Aufgaben zu klären, um sie für die Mitarbeiter sinnvoller und angenehmer zu machen.

Anstatt zu viel Zeit mit Aufgaben zu verbringen, die nur Formalitäten sind, sollten Sie sich auf Aufgaben konzentrieren, die dem Unternehmen zugute kommen.

Tipp Nr. 7: Stimmen Sie die Fähigkeiten der Mitarbeiter mit den Jobrollen ab

Das Verständnis der Fähigkeiten, der Arbeitsplatzpersönlichkeit und der Verhaltenspräferenzen Ihrer Mitarbeiter ist entscheidend, um Einblicke in die Art und Weise zu erhalten, wie sie am besten funktionieren, und als Ergebnis die Produktivität zu steigern.

Zum Beispiel ist eine extrovertierte, einfallsreiche und kreative Person definitiv eine ausgezeichnete Wahl, um Kunden Ideen zu präsentieren. Wenn solche Mitarbeiter andererseits eine regelintensivere und detailorientiertere Aufgabe erhalten, könnten sie Schwierigkeiten haben, diese auszuführen.

Von Ihren Mitarbeitern zu verlangen, dass sie sich in allen Bereichen auszeichnen, ist ineffektiv und kontraproduktiv. Betrachten Sie jede Aufgabe sorgfältig und entscheiden Sie, ob der Mitarbeiter die richtige Wahl für die Ausführung ist oder nicht. Wenn nicht, suchen Sie nach jemandem mit Eigenschaften, die besser zu den Anforderungen der Aufgabe passen.

Tipp Nr. 8: Arbeiten Sie von zu Hause aus

Es mag auf den ersten Blick ineffizient erscheinen, Ihren Mitarbeitern zu erlauben, von zu Hause aus zu arbeiten, da es keine Möglichkeit gibt, ihre kontinuierliche Produktivität zu gewährleisten, während niemand zuschaut.

Aber die Wahrheit ist genau das Gegenteil. Ob Sie es glauben oder nicht, Studien zeigen, dass Remote-Mitarbeiter produktiver sind als Büroangestellte. Daher sollten Führungskräfte – wenn es die Art der Arbeit zulässt – ihren Mitarbeitern erlauben, von zu Hause aus zu arbeiten.

Zusammenfassung: Die langfristige Rentabilität wird steigen, wenn Sie die Mitarbeiterauslastung steigern

Wenn Sie sich entscheiden, die Nutzungsrate Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen, können Sie:

• Ressourcenkosten überwachen,
• Feinabstimmung der Gewinnmarge,
• Helfen Sie Ihrem Unternehmen, zu expandieren und zu wachsen, und
• Projektplanung verbessern.

Je mehr Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter überwachen, desto einfacher wird es, Probleme, Lösungen und Aufstiegsmöglichkeiten zu finden.

Die Verfolgung der Nutzungsrate erhöht die Mitarbeiterproduktivität und verbessert die Gesamteffizienz Ihres Unternehmens.

️ Überwachen Sie Ihre Mitarbeiterauslastung? Haben Sie weitere Tipps zur Verbesserung der Auslastung? Schreiben Sie uns an [email protected], um die Chance zu haben, in diesem oder einem unserer zukünftigen Artikel erwähnt zu werden. Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, teilen Sie ihn mit jemand anderem, von dem Sie wissen, dass er nützlich sein wird.