Verwenden von Integrationen zum Erstellen eines QuickBooks-ERP-Systems

Mit über sechs Millionen Kunden ist QuickBooks die beliebteste Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen auf dem Markt und spricht mit seiner breiten Palette von Angeboten Unternehmen vom Solopreneur-Level bis hin zu Konzernen an.

Daher muss die Software flexibel genug sein, um sich zu bewegen und mit den Unternehmen zu wachsen. Es hat keinen Sinn, einen festen Kunden aufzubauen, nur um ihn zu verlieren, wenn er 50 Mitarbeiter erreicht.

Wie andere Anbieter von Buchhaltungssoftware – wie Xero und Sage – hat QuickBooks seine Flexibilität teilweise durch eine Reihe starker Integrationen erreicht.

Heute werden wir uns mit der Ausweitung von QuickBooks auf den Bereich der Unternehmensressourcenplanung (ERP) durch die Marktplatzangebote der Software befassen.

Obwohl es viele kostenlose oder Open-Source-ERP-Angebote auf dem Markt gibt, erweist sich der Umfang dieser Angebote und die Aussicht, die Vertrautheit von QuickBooks zu verlassen, oft als abschreckend genug, um Unternehmen davon abzuhalten, auf neue Technologien umzusteigen, wenn sie sollten.

Jedes wachsende Unternehmen, das die ERP-Implementierung vermeidet, kann auf Effizienz-, Planungs- und finanzielle Probleme stoßen, wenn es versucht, die beweglichen Teile eines wachsenden Unternehmens zusammenzusetzen.

Indem Sie ERP-Funktionalität auf QuickBooks packen, können Sie einen Teil dieser Effizienz zurückgewinnen, ohne ein Vermögen ausgeben oder einen massiven Technologiewechsel vornehmen zu müssen.

Was ist ERP-Software und wie hilft sie?

Bevor wir uns mit den Optionen und Wegen befassen, die kleinen Unternehmen zur Verfügung stehen, lassen Sie uns über ERPs sprechen.

Enterprise-Resource-Planning-Software ist eine Suite von Softwaremodulen, die (unter anderem) Finanz-, Planungs-, Fertigungs-, Inventar- und HR-Funktionen an einem Ort vereinen. Indem sie sich auf einen gemeinsamen Satz von Datendefinitionen und Datensätzen stützen, ermöglichen ERPs komplexen Unternehmen, einen klaren Überblick über ihre Abläufe zu erhalten.

Stellen Sie sich einen Einzelhändler vor, der nach der Eröffnung ein Spielzeugauto herstellt und verkauft. Der Verkauf und das Bargeld werden registriert, und die Welt dreht sich weiter.

Stellen Sie sich nun vor, dass der Einzelhändler ein globales Multimillionen-Dollar-Unternehmen mit einem Produktionszweig ist, der Verkäufe zählt, wenn ein Produkt erstellt wird, einem Lagerbetrieb, der Verkäufe zählt, wenn Produkte versendet werden, und einer Vertriebsabteilung, die Verkäufe zählt, wenn eine Bestellung aufgegeben wird. Die Buchhaltung des Unternehmens zählt die Verkäufe erst, nachdem der Scheck eingelöst wurde.

Für ein solches Unternehmen ist es schwierig, die Frage zu beantworten: „Wie viel Umsatz planen wir im nächsten Quartal?“ Typischerweise treibt der Finanzmotor eines Unternehmens seine ERP-Einführung (oder deren Fehlen) voran.

Aufbau eines ERP-Systems

Um ein ERP-System aufzubauen, brauchen wir ein starkes finanzielles Rückgrat und eine Datenbank.

Geben Sie die Buchhaltungssoftware ein.

Auf Ihren Finanzdatenkern können Sie beliebige ERP-Module aufschichten, die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Während herkömmliche ERP-Systeme – riesige, oft sündhaft teure Giganten – in der Regel bis zum Rand mit Modulen vollgestopft sind, sind moderne ERPs modular und flexibel.

Wenn Sie kein Fertigungsmodul benötigen, wird es auch keins geben. Der Aufbau eines ERP auf einem grundlegenden Buchhaltungssystem stellt diese Modularität wieder her, bietet jedoch mehr Anbieter für zukünftige Ergänzungen als ein klassisches ERP von einem Anbieter, alles im Streben nach der finanziellen Wahrheit Ihres Unternehmens.

ERP-Dateien.

Die QuickBooks-Verbindung

Dies bringt uns zurück zu QuickBooks (obwohl viele der erweiterbaren Buchhaltungssysteme auf dem Markt die gleiche Funktionalität bieten). Um Ihr eigenes ERP-Äquivalent aufzubauen, müssen Sie zwischen QuickBooks Online Plus und Desktop Enterprise wählen. Ersteres lässt sich vergrößern und ist überall zugänglich, es fehlen jedoch einige Inventar- und Fertigungswerkzeuge.

Fundera hat einen netten Überblick über die Unterschiede zwischen den beiden Unternehmen im Vergleich zu Unternehmen erstellt. Für die Zwecke dieses Artikels konzentrieren wir uns auf Desktop Enterprise aufgrund seiner Stärke bei der Handhabung von Inventar. Es ist auch die Geschmacksrichtung der Wahl für größere Unternehmen.

QuickBooks-App-Store

QuickBooks stellt alle seine Apps an einem Ort bereit, dem QuickBooks App Store. Sie können suchen, filtern und genau die App finden, die Sie zum Erstellen Ihres ERP benötigen.

Während es im Store einige kostenlose Optionen gibt, sind die meisten Apps Kosten, die Sie einplanen müssen. Zum Beispiel: Fishbowl ist eine der am besten bewerteten Fertigungsintegrationen für QuickBooks und beginnt bei 10.095 $. Selbst ein erfolgreiches Unternehmen wird diese Art von Bargeld nicht aus einer Laune heraus fallen lassen.

Bevor Sie mit dem Bau beginnen, lesen Sie die Angebote im App Store durch und machen Sie sich ein Bild davon, was verfügbar ist. QuickBooks sammelt Bewertungen und viele der verfügbaren Optionen wurden auch auf Capterra bewertet.

Aufbau Ihres ERP-Stacks

Sobald Sie Ihre QuickBooks-Variante ausgewählt haben, können Sie in die eigentliche ERP-Konstruktion eintauchen. Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, ärgern Sie sich nicht.

Ich werde zwei Apps behandeln – HandiFox und Method:CRM – um Sie auf Ihrem Weg zum ERP-Erfolg zu unterstützen. Beide Apps stehen in ihren QuickBooks-App-Store-Kategorien an erster Stelle – Inventar bzw. CRM.

Dadurch erhalten Sie eine Vorstellung davon, was erforderlich ist, um ein ERP-System auf einem QuickBooks-Backbone zum Laufen zu bringen.

HandiFox: Integration der Bestandsverwaltung mit QuickBooks

HandiFox gibt es in zwei Versionen: Start und Pro. Start enthält die meisten Bestandsverwaltungstools, für die die Marke bekannt ist, während Pro einige Kunden- und Abrechnungsoptionen hinzufügt. Wir behandeln Start unten.

HandiFox bringt ein besseres Frontend für QuickBooks für die Bestandsverwaltung. Während QuickBooks über einige Tracking-Funktionen verfügt, ist die Interaktion mit Ihren Daten nicht einfach. HandiFox macht die Daten optisch ansprechend und auf eine Weise zugänglich, die die täglichen Inventuraufgaben unterstützt.

HandiFox im Einsatz.

Gründe für die Verwendung:

• Mit HandiFox können Sie Barcodes mit einem Mobiltelefon scannen. Wenn Sie Inventar empfangen, versenden oder übertragen, können Sie dies alles über die mobile Benutzeroberfläche von HandiFox tun. Die Daten werden dann in QuickBooks übertragen, um Ihre Finanzunterlagen zu aktualisieren.
• Erinnern Sie sich, als ich erwähnt habe, dass es einen großen ERP-Vorteil gibt, nur eine Version der Wahrheit zu haben? Mit einer Inventarverwaltungs-App, die an die Vorderseite Ihres Systems geheftet ist, können Sie Inventar einfach verfolgen, bewerten und manipulieren, ohne mehrere Versionen dessen zu erstellen, was Sie zur Hand haben. Ihre Finanzunterlagen spiegeln dann die Aufzeichnungen Ihres Bestandsverwaltungssystems wider, was bessere Bedarfsprognosen und ein besseres Verständnis der Vermögenswerte ermöglicht.
• Bestandsverwaltungs-Apps wie HandiFox geben Ihnen Zugriff auf zusätzliche Ebenen von Bestandsdaten. Während QuickBooks Wert- und Zähldaten speichern kann, ist es nicht darauf ausgelegt, Losnummern oder Lagerplätze selbst zu verfolgen. HandiFox legt dies alles auf Ihre vorhandenen Daten, sodass Sie Inventar besser verfolgen und auswählen können, da es QuickBooks mit den relevanten Informationen aktualisiert.

Methode:CRM: Integration eines CRM mit QuickBooks

Method tut für Menschen, was HandiFox für Dinge tut. Während QuickBooks einige Kundeninformationen speichert, auf denen Sie eine Handvoll Berichte erstellen können, ist es in erster Linie eine Buchhaltungsplattform.

Mit einer CRM-Integration verleihen Sie den Kundendaten von QuickBooks ein glänzendes Gesicht, ohne einen neuen und etwas anderen Datensatz zu erstellen, wie Sie es mit einem eigenständigen CRM tun könnten.

Gründe für die Verwendung:

• Methode: CRM synchronisiert die Änderungen Ihrer Kundeninformationen mit QuickBooks und behält so die einzige Version der Wahrheit bei, nach der wir suchen.
• Wie HandiFox fügt Method auch neue Ebenen von Daten zu Kontakten, Kauf- und Interaktionshistorien sowie zur Leistung von Marketingkampagnen hinzu. Es nimmt die zugrunde liegenden Daten, die es QuickBooks ermöglichen, zu funktionieren, und fügt zusätzliche Daten hinzu, die Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen.

• Mit Method:CRM können Sie Ihrer Website ein Zahlungsportal hinzufügen, E-Mail-Marketingkampagnen mit Ihren QuickBook-Kontakten erstellen und potenzielle Kunden verfolgen, ohne Ihre Datenbank zu verschmutzen. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr durch die Seiten der von Ihnen geworbenen Kunden scrollen müssen. Stattdessen leben diese potenziellen Kunden in Method, bis sie zu tatsächlichen Kunden werden und in QuickBooks gedrängt werden.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr QuickBooks-ERP reibungslos läuft

Wenn Sie die richtigen Integrationen für Ihr Unternehmen finden, können Sie dafür sorgen, dass sich Ihr Unternehmen um eine Version der Wahrheit dreht. Kein Hin und Her mehr darüber, wie viel Sie verkauft haben, welche Produkte wo sind oder wer wie viel bezahlt hat.

Die Integrationen, die Sie am Ende auswählen, sollten weitgehend auf der Art Ihres Unternehmens basieren. Ich denke, ein CRM ist für jeden eine gute Wahl, aber Ihre Entscheidungen in den Bereichen Fertigung, Lagerhaltung und Personalwesen sind alle branchenabhängig.

Wenn es andere QuickBooks-Apps gibt, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden, lassen Sie es alle in den Kommentaren unten wissen. Wenn ein Build-your-own-System nicht gut zu Ihrem Unternehmen passt, sehen Sie sich das ERP-Verzeichnis von Capterra an, das mehr als 400 Softwareoptionen umfasst.