Verwenden von Excel für die Buchhaltung von Kleinunternehmen
Veröffentlicht: 2022-05-07Entdecken Sie, wie Excel Ihre Buchhaltung in kleinen Unternehmen transformieren kann.
Nach Taschenrechnern sind Tabellenkalkulationen der beste Freund eines Buchhalters, wenn es um die Verwaltung grundlegender Buchhaltungsaufgaben geht (denken Sie an Hauptbücher und Bilanzen). Aber wird Microsoft Excel in Zeiten innovativer Technologien wie KI und Blockchain dem Hype noch gerecht?
Ja, abhängig von Ihren Buchhaltungs- und Finanzanforderungen.
Wenn Sie Hilfe bei der Standardisierung Ihrer Prozesse und der Beschleunigung Ihrer Aufgaben benötigen, ist Excel das richtige Tool für Sie.
Excel kann bei den meisten grundlegenden Funktionen helfen (z. B. Buchhaltung, Rechnungsverwaltung), aber wenn Sie Hilfe bei erweiterten Buchhaltungsfunktionen wie Cashflow und Steuerverwaltung suchen, sollten Sie eine Buchhaltungssoftware in Betracht ziehen.
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In diesem Artikel sehen wir uns einige wichtige Nutzungstrends, Vorteile und Funktionen von Excel, kostenlose Excel-Vorlagen und wann Sie Excel für Ihre Buchhaltung in kleinen Unternehmen in Betracht ziehen sollten.
Excel-Nutzungstrends für die Buchhaltung kleiner Unternehmen
Bevor wir uns mit den Funktionen und Vorteilen von Excel befassen, ist es wichtig zu verstehen, wie sich die Verwendung von Excel für die Buchhaltung kleiner Unternehmen in den letzten Jahren verändert hat.
Excel ist nach wie vor eines der beliebtesten Buchhaltungstools, das von Finanzmanagern kleiner Unternehmen verwendet wird. Kleinere Unternehmen haben und verwenden im Vergleich zu Unternehmen tendenziell weniger Finanzdaten, und Excel ermöglicht es diesen Unternehmen, sich auf grundlegende Buchhaltungsaufgaben wie Budgetplanung und Prognosen zu konzentrieren.
Hier ist eine Aufschlüsselung der Buchhaltungstools, die von US-Unternehmen verwendet werden:
Aufschlüsselung der von US-Unternehmen verwendeten Buchhaltungstools (Quelle)
Trotz der Popularität von Excel nimmt seine Verwendung in der Buchhaltung in Unternehmen aller Größen zunehmend ab, wie die folgende Grafik zeigt.
Ein möglicher Grund für diesen Rückgang sind die sinkenden Preise für ERP-Software und Cloud-basierte Buchhaltungstools, die speziell auf grundlegende Funktionen wie das Rechnungsmanagement ausgerichtet sind.
Die Nutzung von Excel für die betriebliche Buchhaltung ist seit 2017 rückläufig(Quelle)
Vorteile der Verwendung von Excel für die Buchhaltung kleiner Unternehmen
- Vergleichen Sie Datensätze : Hilft beim Vergleich von Finanzdatensätzen, z. B. Gesamtverbindlichkeiten und Forderungen, um das Cashflow-Volumen innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu berechnen. Sie können wiederkehrende Kosten nachverfolgen, um sich ein klareres Bild davon zu machen, wohin Ihr Geld fließt, und Kunden (falls zutreffend) nach Größe, Standort oder Kauf in Gruppen einteilen, um zu sehen, welche Gruppen den größten Umsatz für Ihr Unternehmen generieren.
- Generieren Sie anpassbare Berichte: Erstellen Sie vorlagenbasierte Berichte (einschließlich Tabellen und Diagramme), die für Aufgaben wie die Rechnungsverwaltung und die Schätzung des Cashflow-Volumens wiederverwendet werden können. Diese Berichte können nach Bedarf angepasst werden, um weitere Datenpunkte hinzuzufügen (z. B. mehrere/unterschiedliche staatliche Umsatzsteuersätze), ohne dass eine neue Vorlage von Grund auf neu erstellt werden muss.
- Dateneingabe automatisieren: Excel-Makros helfen bei der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben zur Eingabe von Finanzdaten (z. B. Kopieren von Daten aus Primärquellen in eine Excel-Tabelle). Sie können beispielsweise ein Makro erstellen, um rechnungsbezogene Daten aus einer CSV-Datei zu exportieren und die entsprechende Rechnungsverwaltungsvorlage in Ihrem Excel-Blatt auszufüllen.
Wichtige Excel-Funktionen, die für die Buchhaltung kleiner Unternehmen verwendet werden können
Pivot-Tabellen: Pivot-Tabellen befinden sich im Menü „Einfügen“ von Excel und sind ein erweitertes Tabellenformat, das komplexe Datensätze basierend auf einem ausgewählten Zellbereich zusammenfasst. Von dort aus können Benutzer die ausgewählten Daten in einem separaten Fenster filtern.
Pivot-Tabellen eignen sich hervorragend, um rohe Buchhaltungsdaten zusammenzufassen und in verschiedene Kategorien zu sortieren. Angenommen, Sie müssen Reiserouten für die Kostenverwaltung sortieren. Sie können eine Pivot-Tabelle verwenden, um komplexe Datensätze zu filtern und Ausgaben nach Kategorie zusammenzufassen.
Was-wäre-wenn-Analyse: Die Was-wäre-wenn-Analyse befindet sich im Menü „Daten“ von Excel und hilft Ihnen, Ergebnisse vorherzusagen, indem Datensätze in einer Formel geändert werden. Mit anderen Worten, mit dieser Funktion können Benutzer neue Ergebnisse testen, indem sie Daten ändern, ohne den primären Datensatz zu entfernen oder zu ändern.
Diese Funktion ist ideal für das Cashflow-Management und die gesamten Budget- und Prognoseprozesse. Die Funktion ermöglicht es Benutzern, verschiedene Budgetschätzungen in einem grafischen Format (Trendlinie oder Balkendiagramm) zu testen und die Prognose für diese Schätzungen basierend auf Änderungen zu ändern, die der Benutzer an den Budgetdaten vornimmt.
Prognoseblätter: Diese Funktion befindet sich im selben Menü wie die „Was-wäre-wenn-Analyse“ und hilft Benutzern, Datentrends auf der Grundlage historischer Werte vorherzusagen. Diese Funktion sagt Trends in einem grafischen Format voraus, anstatt einfach Datenwerte in einer Zelle zu ändern.
Diese Funktion ist nur relevant, wenn Sie historische Daten haben, die sich über mehrere Jahre erstrecken. Wenn Sie beispielsweise Cashflow-Daten aus vergangenen Jahren haben, können Sie diese Daten in eine Tabelle aufnehmen und diese Funktion verwenden, um ein neues Arbeitsblatt mit einem Diagramm zu erstellen, das zukünftige Trends Ihres Cashflow-Volumens prognostiziert.
Kostenlose Excel-Buchhaltungsvorlagen
Excel enthält vorgefertigte Vorlagen für alle Arten von Buchhaltungsfunktionen wie Rechnungen, Budgetierung und mehr.
Sie können Bankabstimmungsblätter, Hauptbücher, Rechnungsvorlagen und persönliche Finanztracker direkt von Microsoft erhalten. Von dort aus gibt es eine Vielzahl von Online-Ressourcen, die Ihnen beim Einrichten Ihrer kostenlosen Excel-Buchhaltungsvorlagen helfen, z. hab es eingerichtet.
4 Empfehlungen für die Verwendung von Excel für die Buchhaltung kleiner Unternehmen
Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie Excel für die Buchhaltung in Ihrem kleinen Unternehmen verwenden (oder verwenden möchten).
- Stellen Sie sicher, dass das gewünschte Programm tatsächlich Excel ist . Wenn dieser Artikel zu viel zu lernen oder nicht ganz das ist, wonach Sie suchen, vergessen Sie nicht, dass Sie andere Optionen für Buchhaltungs- und Tabellenkalkulationssoftware erkunden können. Hier ist unsere Liste der besten kostenlosen und Open-Source-Buchhaltungssoftwareoptionen für den Einstieg.
- Machen Sie sich mit den von Microsoft angebotenen Vorlagen vertraut . Suchen Sie online nach Rechnungslegungs- und Buchhaltungsvorlagen, um festzustellen, ob das Angebot von Microsoft Ihren Anforderungen entspricht. Klicken Sie hier, um Excel-Tabellen anzuzeigen, die von Microsoft angepasst wurden. Sobald Sie sich mit einer Vorlage vertraut gemacht haben, können Sie sie basierend auf Ihren individuellen Anforderungen anpassen (z. B. monatliches vs. vierteljährliches Budget schätzen, Pivot-Tabellen einschließlich Ihres Logos hinzufügen).
- Gehen Sie mithilfe von Online-Ressourcen durch den Vorlagenerstellungsprozess . Suchen Sie nach Online-Artikeln oder Videos, die Sie von Anfang bis Ende durch die Erstellung und/oder Verwendung einer Vorlage führen. Dies wird Ihnen helfen, die Benutzeroberfläche von Excel zu verstehen, Ihnen zusätzliche Funktionen vorstellen, die Sie möglicherweise verwenden möchten, und Ihnen praktische Übungen vermitteln, bevor Sie Ihre eigenen Daten verwenden.
- Konzentrieren Sie sich auf das Lernen aus vorgefüllten Datensätzen. Übung macht den Meister. Dies gilt für die Verwendung von Excel für alle Buchhaltungsaufgaben, wie z. B. das Cashflow-Management. Sobald Sie eine Vorlage fertiggestellt haben, können Sie ihre Verwendung mit vorgefüllten Datensätzen üben, um sicherzustellen, dass Sie verstehen, wie sie verwendet wird, bevor Sie Ihre eigenen Daten eingeben.
Nächste Schritte und zusätzliche Buchhaltungsressourcen
Wenn Sie Excel bereits verwenden und für ein Upgrade bereit sind, sehen Sie sich unser Buchhaltungssoftware-Verzeichnis an, in dem Sie nach gewünschten Funktionen filtern können, um eine Auswahlliste zu erstellen.
Hier sind einige zusätzliche Capterra-Ressourcen, die Ihnen dabei helfen, die Buchhaltungsanforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen:
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