10 Zeichen, dass es an der Zeit ist, Ihr geschäftliches Telefonsystem aufzurüsten

Wenn Sie ein Upgrade Ihres Telefonsystems in Betracht ziehen, müssen Sie einige wichtige Fragen beantworten.
Ist jetzt der richtige Zeitpunkt für ein Upgrade? Macht ein Upgrade überhaupt einen Unterschied für mein Unternehmen? Wird sich der Aufwand lohnen? Verpasse ich wirklich viel, wenn ich nicht upgrade?
Dieser Leitfaden ist für Sie, wenn Sie vorhaben, Ihr altes Telefonsystem durch ein modernes zu ersetzen. Wir führen Sie durch diese 10 Zeichen, dass es an der Zeit ist, Ihr geschäftliches Telefonsystem zu aktualisieren:

1. Ihre Telefonanlage kostet zu viel
2. Ihre Telefonanlage ist veraltet
3. Ihr Telefonsystem kann nicht mit Ihrem Unternehmen wachsen
4. Ihrer Telefonanlage fehlen wichtige Funktionen
5. Ihr Telefonsystem ist anfällig für Ausfälle
6. Ihre Telefonanlage weist Sicherheitslücken auf
7. Ihre Gesprächsqualität und -zuverlässigkeit wird immer schlechter
8. Ihr Telefonsystem kann keine Remote-Mitarbeiter unterstützen
9. Ihr Unternehmen braucht Unified Communications
10. Ihre Telefonanlage ist entscheidend für Ihr Unternehmen

1. Ihre Telefonanlage kostet zu viel

Ist Ihre Telefonrechnung hoch und unberechenbar? In diesem Fall ist die Aufrüstung Ihrer Telefonanlage auf Voice over IP (VoIP) ein einfacher und kostensparender Gewinn. Die Kosten für ältere Telefonsysteme summieren sich schnell aufgrund von Ausrüstung vor Ort, Lizenzierung, Wartung, neuen Telefonleitungen, Technikern und Auslandsgesprächen.

Durch den Wechsel zu einem Cloud-Telefonsystem können Sie bis zu 60 % Ihrer Telefonrechnung einsparen. Es ermöglicht Ihnen:

• Nutzen Sie Ihre vorhandene Breitbandverbindung statt kostspieliger Hardware und Verkabelung.
• Sparen Sie Gesprächskosten dank unbegrenzter kostenloser Ortsgespräche und günstiger Auslandstarife.
• Verwalten Sie Ihr Telefonsystem über ein benutzerfreundliches Dashboard und lassen Sie Ihren VoIP-Anbieter den Rest erledigen.
• Fügen Sie zu minimalen Kosten neue Telefonleitungen sowie ganz neue Standorte hinzu.

Es ist ganz einfach, ein Festnetztelefonsystem kostet Sie jeden Monat etwa 50 US-Dollar pro Leitung und beinhaltet normalerweise nur Ortsgespräche in diesem Tarif. Abhängig von Ihren Bedürfnissen und dem von Ihnen gewählten Anbieter kostet Sie ein VoIP-Telefonsystem normalerweise weniger als 25 US-Dollar pro Leitung, und Sie wissen genau, wie hoch Ihre monatliche Rechnung sein wird.
Siehe auch: So wechseln Sie zu VoIP und sparen bis zu 60 % beim Festnetzanschluss

2. Ihr Telefonsystem veraltet

Es ist nicht nur teuer in der Wartung, sondern auch auf Technologien angewiesen, die irgendwann veraltet sein werden. Jedes Mal, wenn ein Teil Ihrer Ausrüstung ausfällt, wird es für Sie schwieriger, Ersatzteile und einen Techniker zu finden, der sich um die Reparatur kümmern kann.
Es wird auch schwieriger für Sie, neue Technologielösungen zu Ihrem Tech-Stack hinzuzufügen, wenn Ihr Telefonsystem ein Jahrzehnt oder länger im Rückstand ist. Sie werden nicht kompatibel sein und es wird Ihnen mehr Frustration als Nutzen bringen.
Möchten Sie Ihrem Setup ein CRM, neue Bürotelefone mit ausgefallenen Funktionen oder Tools für die interne Zusammenarbeit hinzufügen? Erwägen Sie gleichzeitig ein Telefonsystem-Upgrade.

3. Ihr Telefonsystem kann nicht mit Ihrem Unternehmen wachsen

Wächst Ihr Unternehmen schnell und/oder expandiert es an neue Standorte?
Ist es für Sie kompliziert und teuer, neue Telefonleitungen hinzuzufügen und/oder neue Büros zu eröffnen?
Wenn Sie eine der obigen Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, sind Sie bereit für ein neues Geschäftstelefonsystem. Es macht keinen Sinn, an einer Telefonanlage festzuhalten, die Ihr Wachstum verzögert oder ganz verhindert.
VoIP skaliert mit Ihrem Unternehmen, wenn es wächst und expandiert. Das Hinzufügen neuer Telefonleitungen und Benutzer ist mit wenigen Klicks erledigt. Sie können auch Anruffunktionen hinzufügen, um geschäftigere Jahreszeiten zu berücksichtigen. Diese Skalierbarkeit und Flexibilität erhalten Sie mit Legacy-Systemen nicht.

4. Ihrem Telefonsystem fehlen wichtige Funktionen

Möglicherweise sind Sie mit den Funktionen Ihrer aktuellen Telefonanlage vollkommen zufrieden. Schließlich geht es doch nur darum, Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen, und das funktioniert prima, oder?
Denk nochmal.
Funktionen, die mit der Cloud-Telefonie geliefert werden, können die Produktivität aller auf die nächste Stufe heben. Es geht nicht nur um die Telefonate selbst, sondern auch um alles, was um sie herum passiert.
Hier sind einige Fragen, die Sie sich zu Ihren aktuellen Geschäftskommunikationsprozessen stellen können:

• Wer beantwortet Kundenanrufe? Werden Anrufe basierend auf Kundentyp, Problem und Zweck weitergeleitet oder landen sie bei einem verfügbaren Agenten?
• Müssen Ihre Kunden lange anstehen, bevor sie mit einem Agenten sprechen?
• Können Sie Ihre Anrufqualität überwachen?
• Müssen Ihre Mitarbeiter empfangene Voicemails manuell transkribieren?

Wenn Ihnen diese Fragen gezeigt haben, dass Sie viel effizientere Arbeitsabläufe haben könnten, brauchen Sie neue Funktionen. Wenn Sie Ihr Telefonsystem aktualisieren, erhalten Sie Zugriff auf Anrufweiterleitung, automatische Weitervermittlung, Anrufaufzeichnung, Voicemail-to-Text und viele andere Funktionen, die Ihre Kommunikation verändern werden.

5. Ihr Telefonsystem ist anfällig für Ausfälle

Können Sie weiterarbeiten, wenn Ihr Telefonsystem ausfällt? Können Ihre Kunden noch problemlos bei Ihnen bekommen, was sie brauchen?
Wenn Ihre Antwort „Nein“ lautet, bedeutet dies, dass jeder Ausfall Ihrer Telefonanlage Frustration bei Ihren Kunden hervorruft und Ihre Verkäufe (und Ihren Cashflow) zum Erliegen bringt.
Naturkatastrophen wie Überschwemmungen, Wirbelstürme und Erdbeben, veraltete Infrastruktur und alternde Geräte können Ihr traditionelles Telefonsystem aus dem Spiel werfen. Ausfälle sind teuer, nicht nur physisch zu beheben, sondern auch, weil sie zu Umsatzeinbußen führen und langfristig sogar Ihren Ruf schädigen können.
Wenn Sie Ihr Telefonsystem aktualisieren, sind Sie folgendermaßen vor diesen Risiken geschützt:

• Telefonleitungen laufen über das Internet, sodass Faktoren wie schlechtes Wetter Ihren Dienst nicht stören
• Wenn der Dienst unterbrochen wird, können Ihre eingehenden Anrufe automatisch an eine andere Nummer weitergeleitet werden, z. B. an ein Mobilgerät
• Wenn ein Problem auftritt, kann Ihr Dienstanbieter es aus der Ferne beheben und beheben

VoIP bietet ein Maß an Disaster-Recovery-Funktionen, das ein herkömmliches Telefonsystem nicht erreichen kann. Und mit einem Anbieter wie Nextiva haben Sie dank unserer mehreren Rechenzentren, Backup-Generatoren und 24/7-Überwachung eine Betriebszeit von 99,999 %.

6. Ihr Telefonsystem weist Sicherheitslücken auf

Ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großes Unternehmen sind, Sicherheit ist nie trivial.
Wenn Sie ein traditionelles Telefonsystem verwenden, das auch als Plain Old Telephone System (POTS) bekannt ist, werden Ihre Anrufe über Audiosignale übertragen, die Angreifer leicht abfangen können – ein zu großes Risiko, um es einzugehen.
VoIP-Telefonsysteme hingegen bieten Unternehmen höhere Sicherheit, Zuverlässigkeit und Privatsphäre. Renommierte VoIP-Anbieter investieren mithilfe von Session Border Controllers (SBCs) in militärische Sicherheit. SBCs fungieren als Firewalls, die die Leistung und die logische Anrufweiterleitung aufrechterhalten, sodass Ihre Daten nie in die falschen Hände geraten.
Abhängig von Ihrer Branche müssen Sie möglicherweise auch bei Ihrem VoIP-Anbieter nach diesen Akkreditierungen suchen:

• HIPAA-Konformität, wenn Sie ein Gesundheitsdienstleister sind
• PCI-Konformität, wenn Sie Kreditkartenzahlungen akzeptieren
• ISO/IEC 20071 als globaler Standard zur Bewertung von Sicherheitsbedrohungen
• SOC 2-Konformität in Bezug auf Datenschutz, Sicherheit, Verfügbarkeit und Datenintegrität

Cloud-Telefonanlagen erfüllen die strengsten Sicherheitsstandards. Machen Sie die Sicherheit Ihres Telefonsystems nicht zu spät und warten Sie, bis es zu spät ist.
Verwandte Themen: Ist VoIP zuverlässig? Neun hilfreiche Tipps, die Sie kennen müssen

7. Ihre Gesprächsqualität und -zuverlässigkeit wird immer schlechter

Eine der schnellsten Möglichkeiten, vor einem Kunden unprofessionell zu wirken, ist ein Anruf, der unterbrochen oder abgehackt wird.
Eine schlechte Audioqualität zwingt Sie dazu, sich zu wiederholen oder Ihren Anrufer darum zu bitten, sich mit Hintergrundgeräuschen auseinanderzusetzen und ineffiziente Telefonkonferenzen abzuhalten.
Wenn dies Ihre aktuelle Realität ist, ist es an der Zeit, auf eine VoIP-Lösung umzusteigen.
Dank HD-Sprachcodecs, die Audio für eine schnelle Übertragung über das Internet komprimieren und dekomprimieren, sind Anrufe in hoher Qualität über VoIP möglich. Diese Technologie funktioniert reibungslos über VoIP-Telefone und Softphone-Apps.
Fortschritte bei der Sprachqualität bei VoIP geben Ihnen das Gefühl, als wären Sie im selben Raum wie Ihr Anrufer.
Der beste Teil? Sobald Sie über ein Cloud-Telefonsystem, ein kompatibles VoIP-Tischtelefon oder eine Mobiltelefon-App und ausreichend Bandbreite verfügen, müssen Sie nichts tun, um HD-Voice zu erleben. Wenden Sie sich einfach an Ihren Telefondienstanbieter, um sicherzustellen, dass HD-Voice für Ihr Konto aktiviert ist.

8. Ihr Telefonsystem kann keine entfernten Mitarbeiter unterstützen

Mehr als 38 % der Unternehmen haben heute Remote-Mitarbeiter. Gehört Ihr Unternehmen dazu? Wenn nicht, was hält dich zurück? Wahrscheinlich lautet die Antwort so: „Wir wissen einfach nicht, wie wir das mit unserem aktuellen Telefonsystem realisieren sollen.“

Wenn Ihre Mitarbeiter viele Anrufe tätigen und entgegennehmen und häufig zusammenarbeiten, ist dies eine angemessene Herausforderung. Wenn Sie eine Telefonleitung hinzufügen möchten, die nicht mit einem Bürotelefon verbunden ist, hält Sie Ihr altes Telefonsystem zurück. Wenn ein Mitarbeiter seinen Standort wechselt, kann er nicht einfach seine Telefonnummer mitnehmen.
Mit VoIP sind Ihre Mitarbeiter mobiler und flexibler.
Wenn Sie Ihr Telefonsystem in die Cloud verlagern, müssen Ihre Mitarbeiter nicht mit demselben Netzwerk physischer Telefonleitungen verbunden sein. Sie können ihre Telefonnummer und alle ihre Telefonfunktionen über ein Softphone oder ein VoIP-Tischtelefon mit nach Hause nehmen.
Dieses Upgrade sorgt dafür, dass Ihre gesamte Belegschaft in Verbindung bleibt, während Ihre gesamte Kommunikation auf einem einzigen Telefonsystem untergebracht ist, das einfach zu verwalten ist. Ihre Remote-Teams können in ihrem Arbeitstag organisiert, konzentriert und flexibel bleiben.

9. Ihr Unternehmen benötigt Unified Communications

Ein weiterer Nachteil eines herkömmlichen Telefonsystems besteht darin, dass es außerhalb Ihrer anderen geschäftlichen Kommunikationssysteme existiert. Wenn Sie etwas anderes als Telefonanrufe und Voicemail verwenden – einschließlich E-Mail, Chat, Textnachrichten und Web-, Audio- und Videokonferenzen – können Sie Ihre Telefone nicht mit den anderen integrieren.
Unified Communications führt alle Ihre Kommunikationskanäle zusammen. Es optimiert sowohl Ihre interne als auch externe Kommunikation.
Unified Communications as a Service (UCaaS) ist ein Unified Communications-Modell, mit dem Sie alle Ihre Systeme und Tools über dieselbe Softwarelösung ausführen können.
UCaaS für Ihre interne Kommunikation bedeutet, dass Sie Ihre Meetings, Anrufe, Dateifreigaben, Chats, Aufgaben und die gesamte interne Zusammenarbeit an einem Ort zusammenführen und von überall darauf zugreifen können.
Es fördert auch die Kundenbindung und -loyalität, da Ihre Kunden den Kanal wählen können, über den sie Sie kontaktieren können, damit Sie sie besser bedienen können. Wenn jemand Sie per E-Mail, Telefon oder Website-Chat kontaktiert, ermöglicht UCaaS die Verfolgung all dieser Interaktionen an einem Ort.
Das Endergebnis? Ultimative Konnektivität. Sie werden mit hyperfokussierten Teams zusammenarbeiten und Ihren Kunden einen außergewöhnlichen Kundenservice bieten, alles von einem Ort aus.
Siehe auch: Der UCaaS-Markt wird bis 2025 auf 140 Milliarden US-Dollar anwachsen [Neue Daten]

10. Ihr Telefonsystem ist entscheidend für Ihr Unternehmen

Eine abschließende Frage an Sie: Wie wichtig ist Ihre Telefonanlage auf einer Skala von 1 bis 10 für Ihren Geschäftserfolg? Wenn Sie es verwenden, um Kundenservice anzubieten, Ihre Kunden zu begeistern, mit Interessenten zu sprechen, Verkäufe abzuschließen und mit Kollegen zusammenzuarbeiten, sind Sie ziemlich nah an 10.
Mit anderen Worten, Ihr Telefonsystem entscheidet über Ihre Produktivität, Ihre Kundentreue und Ihre Chance, neue Einnahmen zu erzielen.
Wenn Sie ohne Ihre Telefonanlage nicht arbeiten können, brauchen Sie eine, auf die Sie sich in jeder Situation verlassen können. Und wenn Ihnen das, was Sie derzeit haben, das nicht bietet, ist es Zeit für ein Upgrade.

Sie verdienen ein besseres Geschäftstelefonsystem

Es ist Zeit für ein neues Telefonsystem – eines, das Ihnen die Flexibilität, Skalierbarkeit, Preise, Funktionen und Zuverlässigkeit bietet, um Ihre Anforderungen und Ihr Wachstum zu unterstützen.
Genau das bekommen Sie mit dem VoIP-System für kleine Unternehmen von Nextiva. Damit können Sie von überall aus arbeiten, Ihren Telefondienst an geschäftliche Veränderungen anpassen und mit Ihren Kunden, Mitarbeitern und Partnern in Verbindung bleiben.
Sobald Sie Ihr Telefonsystem aktualisiert haben, werden Sie nie mehr zurückblicken.