Den Order-to-Cash (O2C)-Prozess verstehen und verbessern

Der Empfang von Kundenaufträgen, deren Erfüllung und die Bezahlung sind die Grundlage für die meisten Geschäftsvorgänge.

Ihr Cashflow, Ihre internen Ressourcen und Ihr Kundenservice sind darauf angewiesen, dass die beteiligten Prozesse effizient und zuverlässig sind.

Aus diesem Grund ist es unerlässlich, den Order-to-Cash (O2C) -Prozess zu verstehen und zu optimieren.

Was ist Order-to-Cash (O2C)?

Order-to-Cash (oft als O2C oder OTC bezeichnet) ist ein Geschäftsbegriff, der verwendet wird, um den/die Prozess(e) rund um die Erfüllung von Kundenaufträgen zu beschreiben.

Es beginnt im Wesentlichen, wenn Ihre Kunden eine Bestellung aufgeben, und endet, wenn Sie die abgeschlossenen und bezahlten Bestellungen in Konten erfasst haben.

Dazwischen finden mehrere Schritte statt (siehe unten „Schritte des Order-to-Cash-Zyklus“). Und im Anschluss können Ihnen die Datenanalyse und die Implementierung von Best Practices bei der laufenden Optimierung Ihres Order-to-Cash-Prozesses helfen.

Der Order-to-Cash-Prozess liegt auch zwischen mehreren anderen Prozessen und überschneidet sich mit diesen. Zum Beispiel Marketing-to-Lead (M2L) , Procure -to-Pay (P2P) -Prozesse und andere Top-of-the-Sales-Funnel-Aktivitäten.

Wie bei O2C werden diese Begriffe von Ihren Teams intern für Berichts- und Strategiezwecke verwendet.

Warum heißt es „Order-to-Cash“-Prozess?

Der Ausdruck Order-to-Cash wird verwendet, weil er den Prozess von der Bestellung Ihres Kunden bis zum Erhalt von Bargeld in Ihrem Unternehmen kurz zusammenfasst .

Was ist der Unterschied zwischen dem Order-to-Cash-, Quote-to-Cash- (QTC) und Lead-to-Cash-Prozess?

Der Hauptunterschied zwischen den Order-to-Cash- , Quote-to-Cash- (QTC) und Lead-to-Cash- Prozessen besteht darin, dass der zweite die Erstellung von Angeboten für Kunden vor der Auftragseingabe und der dritte den Verkauf und das Marketing bis zum Punkt umfasst eines Angebots oder einer Bestellung.

Der Quote-to-Cash (QTC) -Prozess ermöglicht es Kunden, ihren Kauf besser zu verstehen, bevor sie ihn tätigen. Es ist auch nützlich, wenn ein vorher festgelegter Preis oder ein bestimmtes Bestellvolumen für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung nicht verfügbar ist.

Lead to Cash wird verwendet, um einen vollständigeren Prozess als QTC und O2C zu beschreiben. Es ist nützlich, um die Verbindung zwischen frühen Verkaufs- und Marketingprozessen und dem O2C- oder QTC-Prozess zu analysieren.

Die Unterschiede zwischen den jeweiligen Prozessen liegen hauptsächlich in der genauen Spannweite der Prozesse, auf die sie sich konzentrieren. Jeder kann eine andere Abteilung, Software, Optimierungsschritte usw. umfassen.

Warum der Order-to-Cash-Prozess wichtig ist

Der Order-to-Cash-Prozess ist für zwei Hauptbereiche Ihres Unternehmens wichtig:

• Intern: Es ist mit der Effizienz Ihres Cashflows, Ihrer internen Ressourcen, Ihres Lieferkettenmanagements und Ihrer Analytik verbunden
• Extern: Je reibungsloser es ist, desto besser ist Ihr Kundenerlebnis. Dies hilft kurz- und langfristig bei Ihren Kundenbeziehungen und der Kundenbindung

Viele Geschäftsprozesse sind miteinander verknüpft. Der O2C-Prozess ist da keine Ausnahme.

Fehler in einer der beteiligten Phasen (siehe unten, „Schritte vom Order-to-Cash-Zyklus“) können sich negativ auf die anderen Funktionen Ihres Unternehmens auswirken.

Beispielsweise können verspätete Zahlungen oder eine langsame Rechnungsbearbeitung Ihr Betriebskapital reduzieren. Dies wiederum könnte den Kauf wichtiger Materialien oder Geräte verhindern.

Wie bei vielen Geschäftsprozessen kann die Automatisierung den Order-to-Cash-Prozess beschleunigen und die Anzahl der Fehler reduzieren. Für einen wirklich optimalen Prozess sind jedoch auch menschliche Aufsicht und Beteiligung unerlässlich.

Aus welchen Gründen möchten Sie möglicherweise Ihren O2C-Prozess verbessern?

Möglicherweise möchten Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess verbessern, weil er akute (dh unmittelbare) oder chronische (dh anhaltende und langfristige) negative Auswirkungen auf Ihr Unternehmen hat.

Die Gründe für beide Problemkategorien können unterschiedlich sein oder sich sogar überschneiden.

Zum Beispiel könnten Sie einen plötzlichen Liquiditätsmangel haben.Dies könnte unmittelbar negative Folgen haben, wie z. B. die Unfähigkeit, Personal zu bezahlen oder andere wesentliche Kosten zu decken.

Oder es könnte im Laufe der Zeit einen subtileren negativen Effekt haben, indem es Ihre Geschäftsprognosen unsicherer macht , die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Sie bestimmte Projekte anvisieren oder übernehmen usw.

Die 6 Schritte des Order-to-Cash-Zyklus

Bevor der O2C-Prozess überhaupt begonnen hat, gibt es mehrere wichtige Punkte. Dazu gehören Bestandsverwaltung, POS-Systemintegration, Kunden-Onboarding und mehr.

Sobald diese vorhanden sind, werden die folgenden Schritte ausgeführt.

1. Sie erhalten die Bestellung des Kunden

Wenn Ihr Kunde eine Bestellung aufgibt, beginnt der O2C-Prozess offiziell.

Die Bestellung kann online über ein Formular oder per E-Mail, telefonisch oder sogar persönlich erfolgen.

Um diesen Schritt so effizient wie möglich zu gestalten, ist die Überwachung der Bestellwege und die zeitnahe Beantwortung – oder sogar Automatisierung – von Auftragsbestätigungen unerlässlich.

Die Liebe zum Detail trägt in dieser Phase zur Kundenzufriedenheit bei. Beispielsweise darf keine Erstbestätigung gesendet werden, wenn der Bestand nicht auf Lager ist, sondern nur eine Stornierung der Bestellung folgen.

Ein Auftragsverwaltungssystem hilft bei der Optimierung dieser und nachfolgender Phasen des O2C-Prozesses.

In vielen Branchen kann diese Phase auch Rechnungsrabatt oder Rechnungs-Factoring umfassen.

2. Sie erfüllen die Bestellung des Kunden

Die Erfüllung einer Bestellung umfasst deren Bearbeitung (einschließlich Überprüfung der Bestellspezifikationen, Bestandsprüfungen und Delegierung) und die Organisation der Lieferung oder des Versands .

Weitere Mitteilungen zu voraussichtlichen Lieferzeiten können hier hilfreich sein, insbesondere wenn eine Verzögerung wahrscheinlich ist.

Die Echtzeitdatenverfolgung des Fulfillment- Prozesses hilft sicherzustellen, dass Ihr gesamtes Team auf derselben Seite ist. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit verspäteter, verpasster oder wiederholter Bestellungen.

3. Ihr Produkt wird versandt oder der Kunde erhält eine Dienstleistung

Versand ist der Ausdruck, der verwendet wird, um Produkte zu beschreiben, die Ihr Lager verlassen und zu Ihrem Kunden reisen. Dabei muss es sich nicht um echte Schiffe handeln, bei internationalen Aufträgen aber oft schon.

Bei Dienstleistungen umfasst dieser Schritt die Erbringung einer physischen Dienstleistung oder die Gewährung des Zugangs zu einer Software oder Plattform. Wichtig ist auch, dass Services schnell und unkompliziert erbracht bzw. zur Verfügung gestellt werden.

4. Sie stellen dem Kunden eine Rechnung aus

Wenn Sie Ihren Kunden umgehend eine Rechnung ausstellen, erhöhen Sie Ihre Chance, pünktlich bezahlt zu werden.

Sie müssen sicherstellen, dass die Details Ihrer Rechnung korrekt sind. Dazu gehören Wert, Rechnungsnummer, Bestelldetails, Zahlungsbedingungen usw.

Die Integration Ihres Auftragsverwaltungssystems in ein aktualisiertes CRM hilft sicherzustellen, dass die Rechnung und nachfolgende Mahnungen an die richtige Person gesendet werden.

5. Sie ziehen die Zahlung des Kunden ein

Zahlungseingänge sind ein großer Teil des Kreditmanagements, das ein wesentlicher Bestandteil der Gesundheit jedes Unternehmens ist.

Zahlungsverzug ist in vielen Branchen üblich. 1 von 6 kleinen Unternehmen berichtet zum Beispiel, dass es zu spät bezahlt wird.

Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie pünktlich bezahlt werden, wird durch die Implementierung von Best Practices für Inkasso verbessert. Dies kann die Optimierung oder Automatisierung von Praktiken wie dem Mahnwesen oder der Einsatz spezieller Tools für das Debitorenmanagement umfassen.

6. Sie erfassen die Zahlung

Sobald eine Bestellung geliefert und bezahlt wurde, hilft Ihnen die genaue Erfassung der Zahlungen im Hauptbuch, mit der Buchhaltung und dem Datenmanagement Schritt zu halten.

Fehler bei der Berichterstattung in dieser Phase können Probleme für verschiedene Parteien in Ihrem Unternehmen verursachen, z. B. für den Vertrieb, die Debitoren- und die Buchhaltungsabteilung.

Rechnungsverwaltungssoftware kann Ihnen dabei helfen, eine vollständige und aktuelle Buchhaltung zu führen. Es hilft Ihnen auch bei der Datenverwaltung.

Die nächste Generation von Order-to-Cash-Systemen und -Technologie

Daten und Technologie sind führende Innovationen im O2C-Prozess.

Die Integration mit Technologien von Drittanbietern kann helfen, indem Underwriting- und Finanzangebote ausgelagert werden.

Beispielsweise kann der Einsatz einer Rechnungsverwaltungssoftware Ihren Rechnungsprozess verbessern. Die Integration mit Ihrem CRM hilft auch dabei, alle am O2C-Prozess beteiligten Abteilungen auf dem gleichen Stand zu halten.

Wie wir in unserem Whitepaper „The Innovating Order to Cash Playbook: Putting Manufacturers and Distributors in Control of Their Cash Flows“ erklärt haben:

[O2C-Produkte] gepaart mit CRM-Services können Herstellern die Einblicke bieten, die sie benötigen, um zusätzliche Wachstumschancen zu identifizieren und eine breitere Kundenbasis zu erreichen, was bedeutet, dass die richtigen Integrationen ihnen helfen können, sich wirklich auf ihre Expansionsbemühungen zu konzentrieren.

Abschluss

Der Order-to-Cash- Zyklus umfasst mehrere miteinander verbundene Prozesse.

Sie beginnt mit der Entgegennahme von Kundenaufträgen und endet mit dem Zahlungseinzug. Dazwischen sollte Ihr Auftragsverwaltungsprozess mehrere Schritte delegieren und aufzeichnen, einschließlich Auftragserfüllung, Versand und Rechnungsstellung.

Der erste Schritt eines O2C-Prozesses ist der Eingang einer Bestellung . Um schnell und genau auf diese Anfrage reagieren zu können, müssen die Kommunikationskanäle und das Bestandsmanagement überwacht werden.

Dieser Prozess kann auch Finanzierungsoptionen wie Rechnungsfinanzierung oder Warenkredit umfassen.

Als nächstes muss die Erfüllung der Bestellung stattfinden. Dies wird durch die Kommunikation intern und mit dem Kunden effektiver.

Sobald Sie eine Bestellung versandt , eine Dienstleistung erbracht oder auf eine Dienstleistung zugegriffen haben, müssen Sie eine Rechnung ausstellen .

Sobald eine Zahlung eingezogen wurde, müssen Sie sie im Hauptbuch erfassen .

Die Optimierung jedes Teils des O2C-Prozesses trägt dazu bei, Ihren Cashflow, die Leistung Ihrer Ressourcen und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.