Der ultimative Leitfaden für geschäftliche SMS-Etikette

Wenn Sie geschäftlich SMS schreiben, sind Sie nicht allein. Im Jahr 2004 verschickten die Amerikaner laut Statista 56 Milliarden Textnachrichten. 2012 waren es 2.109 Milliarden. Tatsächlich versenden Amerikaner durchschnittlich 460 mobile Nachrichten pro Monat – und nicht alle davon dienen der Freizeit.

Seit einigen Jahren nutzen Unternehmen SMS-Nachrichten, um ihre Kunden zu erreichen, und es ist jetzt üblicher, Ihrem Chef, Teammitgliedern, Interessenten und Kollegen eine SMS zu senden. Aber es gibt ein Problem.

Das Schreiben von SMS an Ihre Freunde ist eine lockere Angelegenheit, die von Emojis und Abkürzungen geprägt ist. Das wird in einem Geschäftsumfeld nicht funktionieren.

Wenn Sie vermeiden möchten, Ihre Kontakte zu belästigen oder Anstoß zu erregen, ist es wichtig, die Regeln der geschäftlichen SMS-Etikette zu lernen. Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei.

1. Vermeiden Sie Abkürzungen

Wenn Sie eine einzelne SMS senden, haben Sie nur 160 Zeichen, um Ihre Nachricht zu übermitteln. Das ist wahrscheinlich der Grund, warum die meisten Leute Abkürzungen verwenden. Dabei gibt es einige Probleme:

• Abkürzungen sehen lässig aus und sind nicht sachlich
• Einige Kollegen (besonders wenn sie viel älter sind) verstehen die Abkürzungen möglicherweise nicht
• Einige Abkürzungen überschreiten möglicherweise keine kulturellen Grenzen, was ein Problem darstellt, wenn Sie mit einem mehrsprachigen Team arbeiten

Zum gleichen Thema sind einige Abkürzungen ein absolutes No-Go. Wenn Sie WTF in einem Geschäftsgespräch nicht vollständig sagen würden, schreiben Sie es nicht in eine geschäftliche Textnachricht.

In den meisten Fällen ist es genauso einfach, das ganze Wort einzutippen, besonders wenn Sie eine mobile Tastatur mit einer guten Autocomplete-Funktion verwenden.

2. Vermeiden Sie Emoticons

Die zweite Regel der Business-SMS-Etikette besteht darin, Emoticons zu vermeiden, die sehr, sehr lässig sind. Sicher, sie können helfen, den Ton einer Textnachricht zu mildern (mehr dazu später), aber sie sind nicht sachlich und die Leute werden Sie nicht ernst nehmen, wenn Sie sie verwenden. Wenn Sie nicht mit einer Gruppe von Leuten arbeiten, die alle im Teenageralter sind, halten Sie sich an einfache alte Worte.

3. Achten Sie auf Ihren Ton

Das Problem mit getippten Nachrichten ist, dass es schwierig ist, den Ton zu vermitteln. Noch schwieriger ist es bei geschäftlichen SMS, wo es leicht ist, schroff zu klingen. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre Nachricht zu formulieren, damit Sie sagen, was Sie sagen müssen, ohne den Empfänger zu beleidigen.

Wenn Sie schon dabei sind, vermeiden Sie es, alle Großbuchstaben einzugeben. Wie bei E-Mail und Social Messaging wird dies als Schreien wahrgenommen und wird die Empfänger nur verärgern. So wie Sie Geschäftskontakte nicht von Angesicht zu Angesicht anschreien würden, tun Sie es nicht per SMS.

4. Überprüfen Sie Ihre Sprache

Achten Sie beim Verfassen von Textnachrichten für geschäftliche Zwecke auf Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung. Rechtschreibfehler und schlechte Zeichensetzung hinterlassen einen schlechten Eindruck.

Lesen Sie Ihre Nachricht Korrektur, um Fehler zu beseitigen, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Achten Sie besonders auf Autokorrektur- und Autovervollständigungsfehler. Achten Sie darauf, was Sie schreiben, und vergewissern Sie sich, dass jede Korrektur tatsächlich das ausdrückt, was Sie sagen wollten.

Wenn Sie eine SMS per Sprachnachricht senden, überprüfen Sie die Nachricht vor dem Senden, da es keine Garantie dafür gibt, dass sie tatsächlich korrekt ist.

Die Quintessenz? Streben Sie stets nach fehlerfreier Geschäftskommunikation, egal ob Sie einen Brief, eine E-Mail oder eine SMS schreiben.

5. Überprüfen Sie den Empfänger

Ich bin mir sicher, dass ich nicht die einzige Person bin, die versehentlich eine SMS an die falsche Person geschickt hat. Diese Autosuggest-Funktionen auf Ihrem Telefon sind großartig, können aber zu Verwirrung führen, wenn Kontakte ähnliche Namen haben. Überprüfen Sie, ob Ihre Nachricht an die richtige Person oder Personen geht, bevor Sie sie senden. Auf diese Weise verschwenden Sie keine Zeit und geben Insider-Informationen nicht versehentlich an die falsche Person weiter.

6. Signieren Sie Ihre Nachrichten

In einer geschäftlichen SMS-Situation können Sie nicht sicher sein, dass der Empfänger Ihre Kontaktdaten hat. Wenn sie nicht wissen, wer Sie sind, ignorieren sie die Nachricht möglicherweise. Fügen Sie also am Ende der Nachricht Ihren Namen oder Ihre Initialen hinzu, um den Absender zu verdeutlichen.

7. Erlaubnis einholen

Nur 4 % der Geschäftsleute bevorzugen Text gegenüber anderen Kommunikationsformen. Stellen Sie also sicher, dass es in Ordnung ist, geschäftliche Texte an Ihre Kontakte zu senden. Fragen Sie einfach um Erlaubnis und senden Sie sie nur an diejenigen, die gerne Texte für die geschäftliche Kommunikation verwenden. (Tipp: Wenn Sie Kontakten Textnachrichten senden und sie per E-Mail antworten, dann ist das ein Zeichen dafür, dass sie nicht gerne geschäftlich SMS schreiben, also hören Sie auf, ihnen zu schreiben.)

Dies gilt auch für Gruppentexte. Gruppennachrichten können schnell laut und lästig werden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie berechtigt sind, Personen zu einer Kontaktgruppe hinzuzufügen, BEVOR Sie den ersten Text senden. Dieser Leitfaden zum Gruppen-SMS auf der Huffington Post enthält einige weitere nützliche Richtlinien.

8. Senden Sie die richtigen Botschaften …

So sehr wir das Versenden von SMS lieben, es ist nicht immer der richtige Weg, Informationen zu übermitteln. Verwenden Sie insbesondere für geschäftliche Zwecke die am besten geeignete Kommunikationsmethode. Wenn ein bestimmtes Problem eine E-Mail erfordert, senden Sie eine E-Mail, die Ihnen eine dauerhafte Aufzeichnung Ihrer Interaktion gibt. Und wenn es besser ist zu telefonieren, dann ruf an.

Es gibt auch einige Arten von Nachrichten, die Sie nicht per SMS senden sollten. Du würdest nicht per SMS mit deinem Partner Schluss machen (ja, ich weiß, dass die Leute das tun, aber es ist ziemlich unhöflich), also mach das nicht im Geschäft.

Vermeiden Sie es, Texte zu verwenden, um Ihren Job zu kündigen, jemanden zu entlassen, eine Leistungsbeurteilung abzugeben oder irgendetwas Negatives. Diese Art von Feedback gibt man am besten von Angesicht zu Angesicht.

Business Insider schlägt vor, keine Textnachrichten zu verwenden, um Besprechungszeiten oder -orte zu ändern. Diese Änderungen sind leicht zu übersehen, insbesondere wenn einige Kollegen nicht oft auf ihre Telefone schauen.

Es gibt jedoch Zeiten, in denen eine Textnachricht die perfekte Form der Kommunikation ist. Wenn es einen Notfall gibt und Sie die Leute so am besten erreichen können, dann senden Sie eine SMS.

9. … zur richtigen Zeit

Haben Sie jemals eine geschäftliche E-Mail erhalten, als Sie gerade Ihren Abend oder Ihr Wochenende genossen haben? Hat es Sie aus dem Gleichgewicht gebracht? Wenn Sie mit Ja geantwortet haben, sind Sie nicht allein. Aus diesem Grund ist es wichtig, geschäftliche SMS auf die Bürozeiten zu beschränken.

Glauben Sie mir, wenn Ihre Benachrichtigungen mitten in der Nacht eintreffen, dauert es nicht lange, bis Ihr Kontakt Ihre Nummer blockiert.

Das wird Ihrer Geschäftsbeziehung nicht helfen.

10. Einmal ist genug

Wenn Sie eine SMS gesendet haben, senden Sie sie nicht immer wieder, wenn die Person nicht sofort antwortet. Es bedeutet nur, dass diese Person ihr Telefon nicht überprüft hat. Das wird passieren, und es ist ein weiterer Grund, Besprechungszeiten nicht per SMS zu ändern. Geben Sie dem Empfänger genügend Zeit, um die Nachricht abzuholen, bevor Sie sich Sorgen machen. Und wenn das regelmäßig passiert, siehe Regel 7: Vielleicht ist SMS nicht die richtige Kommunikationsmethode für diesen bestimmten Kollegen.

11. Schreiben Sie während Meetings keine SMS

Schreibe keine SMS, wenn du darauf achten solltest, was im Raum vor sich geht. Egal, ob Sie in einer Besprechung sind, geschäftliche Angelegenheiten von Angesicht zu Angesicht besprechen oder sich eine Präsentation ansehen, es ist einfach unhöflich, sich über Ihr Telefon zu beugen, um eine heimliche Textnachricht zu senden. Sie wären beleidigt, wenn andere dies während Ihrer Präsentation tun würden, also tun Sie es niemand anderem an.

12. Notfallmaßnahmen

Manchmal müssen Sie Ihre Nachrichten abrufen – das Leben passiert, oder? Lassen Sie in diesem Fall die Leute wissen, wenn es einen Notfall gibt, der es erfordert, dass Sie Ihr Telefon während eines geschäftlichen Anlasses überprüfen. Die Vorwarnung glättet normalerweise alle zerzausten Federn und verhindert, dass Menschen von der lauten Vibration Ihres Telefons überrascht werden.

Befolgen Sie diese Regeln und Sie haben einen Vorsprung bei der geschäftlichen SMS-Etikette. Was nervt Sie an geschäftlichen SMS? Welche Tipps würden Sie hinzufügen?