Schulungsbudget-Rechner: Hier ist, was Sie für Mitarbeiterschulungen ausgeben sollten

Die Budgetierungssaison ist da – wie viel haben Sie für Mitarbeiterschulungen vorgesehen?

Das ist die große Frage, nicht wahr? Als Personalleiter eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens (KMU) wissen Sie bereits, dass Mitarbeiterschulungen eine Menge finanzieller Unterstützung benötigen.

Sie wissen bereits, dass Mitarbeiter gerne mehr Schulungen von ihrem Arbeitgeber erwarten, dass Lernen und Entwicklung ein wesentlicher Bestandteil der Mitarbeitererfahrung sind und dass Unternehmen, die mehr in die Mitarbeiterschulung investieren, in der Vergangenheit in Form von höheren Umsätzen und Gewinnmargen belohnt werden .

Was Sie nicht wissen, ist, wie Sie dieses Bedürfnis in eine bestimmte Zahl umwandeln können. Das ist die Herausforderung.

Der Gedanke, alles fallen zu lassen, um einen Budgetvorschlag zu schreiben, kann entmutigend genug sein, um Sie davon zu überzeugen, die Aufgabe ganz zu vermeiden. Es ist nicht so, dass ein detailliertes Schulungsbudget zwingend erforderlich ist, um ein Unternehmen zu führen, oder?

Aber aus diesem Grund sollten Sie es trotzdem tun: KMU, die kein Einzelposten-Schulungsbudget erstellen, geben nur dann für Schulungen aus, wenn sie einen Überschuss haben, was dazu führt, dass sie im Vergleich zu dem, was erforderlich ist, um Top-Talente zu gewinnen und zu halten, zu wenig investieren.

Wenn Sie Ihr Geld sozusagen dort einsetzen, wo Sie es sagen, wird sichergestellt, dass Ihr Unternehmen sich weiterhin finanziell für die Weiterbildung und Entwicklung der Mitarbeiter engagiert, um Ihre besten Mitarbeiter zu halten und ihr Engagement und ihre Produktivität zu steigern.

In diesem Artikel behandeln wir die wichtigsten Kostenkategorien, die jedes Mitarbeiterschulungsbudget berücksichtigen sollte, und stellen zwei einfache Tools vor, mit denen Sie sofort ein Quick-and-Dirty-Schulungsbudget berechnen können . Wir schließen mit Tipps, wie Sie bei der Mitarbeiterschulung Geld sparen können.

Die 4 Hauptkostenkategorien, die jedes Schulungsbudget berücksichtigen sollte

Für KMUs geht es bei der Mitarbeiterschulung nicht mehr nur darum, Compliance-Kästchen anzukreuzen. Schulungen werden immer mehr als strategischer Hebel angesehen, an dem sie nicht nur wichtige Fähigkeiten entwickeln und Mitarbeiter in ihren Alltag einbeziehen können, sondern auch um Top-Talente anzuziehen, die sich für Organisationen mit Entwicklungsfokus interessieren.

Infolgedessen sind die Schulungskosten für Mitarbeiter im vergangenen Jahr in die Höhe geschossen:

Daten aus dem jährlichen Training Industry Report des Training Magazine. Als Kleinunternehmen gelten zwischen 100 und 1.000 Mitarbeiter (Quelle)

Wenn Sie ein kostenbewusstes KMU sind, kann diese Zahl erschreckend sein. Wofür wird all das Geld verwendet?

Diese Antwort wird von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, aber im Allgemeinen sind hier die vier Arten von Kosten, die Sie in Ihrem Mitarbeiterschulungsbudget berücksichtigen sollten:

1. Schulungspersonal (~50 % Ihres Budgets)

Unabhängig davon, ob Sie sich entscheiden, den Bedarf an Schulungspersonal auszulagern oder intern Mitarbeiter einzustellen, Sie brauchen Mitarbeiter, die den Mitarbeiterschulungsbereich Ihres Unternehmens besitzen.

Dieses Team ist verantwortlich für die Entwicklung von Schulungsmaterialien, die Bereitstellung von Kursen für Lernende (entweder persönlich oder durch Schulungstechnologie) und die Berichterstattung über die Ergebnisse an die Unternehmensleitung.

Es gibt kein festgelegtes Verhältnis zwischen Ausbildern und Mitarbeitern, das für jedes Unternehmen gilt, aber ein Unternehmensausbilder pro 50 Mitarbeiter ist ein guter Ausgangspunkt. Fügen Sie Personal für IT- oder Supportzwecke hinzu, und Ihre Personalkosten fressen schnell die Hälfte Ihres Schulungsbudgets auf.

2. Schulungstools und -technologien (~25 % Ihres Budgets)

Wie schulen Sie Ihre Mitarbeiter?

Wenn es sich um ein Klassenzimmer handelt, müssen Sie eine geeignete Einrichtung mieten oder selbst eine mit Gegenständen wie Schreibtischen, Whiteboards und einem Projektor erstellen. Wenn Sie Remote-Mitarbeiter schulen, benötigen Sie eine Art virtuelle Klassenzimmerplattform. Wenn Sie über einen Online-Kurs schulen, benötigen Sie Computer, ein Lernmanagementsystem (LMS) und ein Kurserstellungstool.

Wenn Sie zu den 42 % der kleinen Unternehmen gehören, die Blended Learning sowohl mit Präsenz- als auch mit selbstgesteuerten Schulungselementen nutzen – was sich als die effektivste Schulungsmethode erwiesen hat –, müssen Sie die Kosten für Tools berücksichtigen, die beides unterstützen .

Wenn das nächste Jahr das Jahr ist, in dem Sie endlich ein LMS kaufen oder ein dringend benötigtes Upgrade Ihres vorhandenen Systems in die Hand nehmen, gibt es viele erschwingliche Optionen, die für das Budget kleiner Unternehmen entwickelt wurden. Stellen Sie nur sicher, dass Dinge wie Support und Systemwartung berücksichtigt werden.

3. Schulungsinhalte (~20 % Ihres Budgets)

Eine Schulung ohne Schulungsinhalte ist wie ein Auto ohne Motor – so oder so kommt man nicht weiter.

Bei der Budgetierung von Schulungsinhalten müssen Sie alle Themen, die Sie im kommenden Jahr behandeln, sorgfältig prüfen. Dann müssen Sie entscheiden, ob es besser ist, die Inhalte für jedes Thema intern zu erstellen (was teurer, aber auch personalisierter ist), oder sie fertig von einer externen Quelle zu kaufen (was billiger, aber auch mehr ist generisch).

Bei Präsenzschulungen können die Schulungsinhalte aus Papiermaterialien und Bewertungen, Diashow-Präsentationen, Videos oder Vorträgen von externen Fachexperten (KMU) bestehen.

Für Online-Schulungen müssen eLearning-Kurse intern von Grund auf neu erstellt oder von einem Drittanbieter erworben werden.

Hier sollten Sie auch die Kosten für Inhalte und Bewertungen berücksichtigen, die erforderlich sind, um bei den Branchenzertifizierungen auf dem Laufenden zu bleiben.

4. Verschiedenes (~5 % Ihres Budgets)

Dieser letzte Budget-Bucket deckt Dinge ab, die im Laufe des Jahres auftauchen können, wie zum Beispiel:

• Reisekosten und Tagegelder für Workshops und Konferenzen
• Erstattung von Studiengebühren
• Beratungskosten

Wenn Sie ein multinationales Unternehmen führen, fallen möglicherweise auch Übersetzungs- oder Lokalisierungskosten an. Das ist jedoch das Schöne an einer Kategorie Sonstiges: Sie können die Werbebuchungen hier an die individuelle Situation Ihres Unternehmens anpassen.

2 Methoden zur Berechnung eines Quick-and-Dirty-Trainingsbudgets

Jetzt, da Sie die verschiedenen Kosten kennen, die Sie in Ihrem Schulungsbudget berücksichtigen müssen, ist es an der Zeit, die Zahlen zu ermitteln.

Wenn Ihr Unternehmen in der Vergangenheit Schulungsbudgets erstellt hat, haben Sie bereits eine großartige Vorlage, mit der Sie arbeiten können. Vergleichen Sie einfach die Kosten seit Jahresbeginn mit dem vorgegebenen Budget und passen Sie diese für das nächste Jahr entsprechend nach oben oder unten an.

Aber was ist, wenn Sie komplett von vorne anfangen? Mach dir keine Sorgen. Wir sehen uns zwei Methoden an, mit denen Sie jetzt ein Quick-and-Dirty-Trainingsbudget berechnen können.*

*Diese Tools sollen Basiszahlen liefern. Alle Schätzungen sollten an Ihre individuellen Umstände und Bedürfnisse angepasst werden.

Methode 1: Verwendung des Gesamtgehalts

Eine gute Faustregel lautet, dass Unternehmen zwischen 1 und 5 % ihrer gesamten Gehaltskosten für Schulungen ausgeben sollten, je nachdem, wie stark sie die Schulung in ihrer Organisation betonen möchten.

Wenn Sie also eine grobe Schätzung Ihrer Gesamtgehaltskosten im nächsten Jahr haben, können Sie Ihr Schulungsbudget nach bestem Wissen und Gewissen schätzen.

VORTEILE BEI ​​DIESER METHODE: Wenn Sie Ihr Schulungsbudget an Ihre Gehaltskosten binden, stellen Sie sicher, dass Sie im Verhältnis zur Gehaltsabrechnung nicht zu viel für Schulungen ausgeben. Diese Methode gibt Ihnen auch mehr Flexibilität, um Budgets auf Gruppen zu verteilen, die mehr Training benötigen als andere.

NACHTEILE DIESER METHODE: Wenn Ihre gesamten Gehaltskosten in die Millionen gehen, kann der Unterschied zwischen einer Investition von 1 % und 5 % in Schulungen enorm sein. In Zeiten hoher Fluktuation kann es schwierig sein, die Gesamtlohnkosten vorherzusagen.

Verwenden Sie unser Rechner-Tool, um diese Methode jetzt auszuprobieren:

Methode Nr. 2: Mit der Anzahl der Mitarbeiter

Mit dem jährlichen Training Industry Report des Training Magazine können Sie sich die durchschnittlichen Schulungskosten pro Lernendem des letzten Jahres für Ihre Unternehmensgröße ansehen und diese mit der Anzahl der Mitarbeiter multiplizieren, die Sie voraussichtlich nächstes Jahr schulen werden, um eine Gesamtbudgetzahl zu erhalten.

Im Jahr 2017 gaben kleine Unternehmen 1.886 US-Dollar pro Lernenden für Schulungen aus.

VORTEILE DIESER METHODE: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass kein Lernender zurückbleibt, bindet diese Methode effektiv einen bestimmten Dollarbetrag an jeden Mitarbeiter. Im Gegensatz zum Gesamtgehalt können Sie Ihre Mitarbeiterzahl für das nächste Jahr mit ziemlicher Sicherheit schätzen.

NACHTEILE DIESER METHODE: Bei dieser Methode wird davon ausgegangen, dass in alle Mitarbeiter gleichermaßen investiert werden sollte, was nicht der Fall ist (z. B. sollte mehr Geld für Neueinstellungen oder für diejenigen verwendet werden, die für spezielle Fähigkeiten geschult werden). Die Kosten pro Lernendem sinken auch, wenn Unternehmen wachsen, sodass diese Schätzung für größere Unternehmen höher ausfallen wird als nötig.

Verwenden Sie unser Rechner-Tool, um diese Methode jetzt auszuprobieren:

So sparen Sie Geld bei der Mitarbeiterschulung

Trotz Ihrer besten Bemühungen und Ihrer leidenschaftlichen Argumente wissen Sie bereits, was höchstwahrscheinlich als nächstes passieren wird: Ihr CFO wird einen Blick auf Ihren Vorschlag für das Schulungsbudget werfen und Ihnen sagen, dass es zu hoch ist und Sie einige Kürzungen vornehmen müssen.

Selbst wenn die C-Suite Ihr Budget auf wundersame Weise beim ersten Durchgang absegnet, ist es wichtig, Bereiche in Ihrem Budget für potenzielle Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen zu identifizieren. Dies gibt Ihnen in Zukunft Flexibilität, wenn andere Bedürfnisse oder Prioritäten auftreten.

Schauen wir uns vor diesem Hintergrund einige Möglichkeiten an, bei denen Sie möglicherweise bei der Mitarbeiterschulung sparen können:

• Nutzen Sie nutzergenerierte Inhalte (UGC). Ihre eigenen Mitarbeiter sitzen auf einem Wissensschatz, von dem Ihre gesamte Organisation profitieren kann. Die Nutzung ihres Wissens für wiederverwendbare Schulungskurse wird nicht nur Ihre besten Mitarbeiter stärken, sondern Ihnen auch Geld bei den Kosten für die Erstellung von Inhalten sparen. Erfahren Sie hier mehr.

• Starten Sie ein Mentorenprogramm. Der Aufstieg von Mentoring-Programmen in großen und kleinen Unternehmen ist nicht nur eine Wohlfühlgeschichte. Mentoring stellt ein Medium dar, um kostengünstiges informelles Training anzubieten und gleichzeitig wichtige Führungsqualitäten zu entwickeln.

• Training, jetzt auf dem iPhone. Laut Gartner werden bis 2022 mehr als 75 % der in Unternehmen verwendeten Smartphones im Besitz von Mitarbeitern sein (vollständige Studie für Gartner-Kunden verfügbar). Profitieren Sie davon, indem Sie Schulungen mit Blick auf mobile Geräte erstellen, damit die Mitarbeiter zu Hause trainieren können und Sie Geld bei den Technologiekosten sparen können.