Zeiterfassung während der Buchhaltung

Ob Sie eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder ein CFO für ein Unternehmen oder Ihr eigenes kleines Unternehmen sind, die Buchhaltung ist ein riesiges Unterfangen. Die Zeiterfassung ist nur eine der Aufgaben, und es sollte eine von denen sein, die Sie am wenigsten betonen. Mit diesen einfachen Ratschlägen kann die Zeiterfassung während der Buchhaltung zu einer Gewohnheit werden, die Sie automatisch beginnen. Gleichzeitig wird es nahtlos mit anderen Verantwortlichkeiten verschmelzen, was Ihre Arbeit viel reibungsloser und einfacher macht.

Größte Hürden für Buchhalter (und die, die es noch werden mussten)

Sie fragen sich vielleicht, was genau Sie verfolgen müssen. Oder Sie lesen dies einfach, um sicherzustellen, dass Sie alle Möglichkeiten abgedeckt haben.

Nun, die kurze Antwort ist wenig überraschend: alles.

Die etwas längere Antwort lautet, dass in der Buchhaltung und im Rechnungswesen allgemein viel Arbeit steckt. Es gibt eine Menge Papierkram, Beratungsanrufe, Meetings, in einigen Fällen sogar Pendeln. Und wenn Ihre Arbeit diese Art von Vielseitigkeit erfordert, ist es nur logisch, dass Sie Ihre Zeit im Auge behalten möchten.

Auf diese Weise wissen Sie, ob es Prozesse gibt, die verkürzt, eliminiert oder mehr Zeit in Anspruch genommen werden können. Die Zeiterfassung bietet nicht nur einen soliden Ausgangspunkt, um Ihren Arbeitsablauf zu analysieren und zu verbessern, sondern zeigt auch, wenn Sie schnell überfordert sind.

In diesem Abschnitt werfen wir einen Blick auf einige gängige Prozesse, bei denen Sie sich möglicherweise nicht sicher sind, ob Sie sie nachverfolgen sollten.

Arbeiten an mehreren Projekten/bei mehreren Kunden gleichzeitig

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder andere Unternehmen mit einer größeren Anzahl von Kunden mehr als einen Fall pro Tag bearbeiten. Parallel an verschiedenen Fällen zu arbeiten bedeutet, einen unerwarteten Anruf eines Kunden oder ein Notfalltreffen zu erhalten, ein dringendes Problem, das jetzt gelöst werden muss.

Wenn es um diese Art von Aufgaben geht, sollten Sie die Aufgaben verfolgen, einfach weil sie unschätzbare Informationen darüber liefern, wie sich Ihr Gehirn verhält, wenn Aufgaben gewechselt werden. Das Vorbereiten von Unterlagen für eine Prüfung erfordert eine Art von Fokus, und wenn diese Arbeit durch einen panischen Anruf eines Kunden unterbrochen wird, der gerade eine E-Mail vom IRS erhalten hat, müssen Sie Ihre Gedanken auf eine andere Spur lenken. Und diese Verschiebung allein kostet viel Gehirnenergie, ob Sie es glauben oder nicht. In der agilen Entwicklung auch als Kontextwechsel bekannt. Da Sie also genau wissen, wie viel Zeit Sie für die Anpassung an die neue Art von Aufgabe benötigt haben, versuchen Sie, Problemumgehungen für solche dringenden Fälle zu finden.

Sie verbringen viel Zeit mit Beratungsanrufen

Dies ist ein wichtiger Faktor für viele Buchhalter. Meistens in dem Sinne, dass ein Teil ihrer tatsächlichen Arbeitsbelastung für Beratungsgespräche mit etablierten oder gelegentlichen Kunden aufgewendet wird, die nur Beratung benötigen. Dennoch ist die Zeiterfassung eine gute Möglichkeit, diese Anrufer in Schach zu halten.

Am Ende des Monats können Sie sehen, wer Sie aus welchen Gründen am häufigsten kontaktiert hat und wie lange jeder Anruf gedauert hat. Clockify zum Beispiel kann Ihnen helfen, alle Informationen zu speichern, die Sie für zukünftige Analysen benötigen. Hier ist der Vorgang in wenigen einfachen Schritten:

1. Wenn der Kunde anruft, starten Sie den Timer auf Ihrem digitalen Tracker;
2. Fügen Sie im Abschnitt Notizen wichtige Informationen wie den Namen und den ursprünglichen Grund für den Anruf hinzu.
3. Wenn verwandte Fragen auftauchen, können Sie sie als Aufzählungspunkte hinzufügen;
4. Wenn der Anruf beendet ist, stoppen Sie einfach den Timer und Ihre Eingabe ist abgeschlossen.
5. Nach einiger Zeit können Sie Labels erstellen, um die am häufigsten gestellten Fragen für eine einfachere Archivierung zu kategorisieren.

Auf diese Weise machen digitale Zeiterfassungen wie Clockify zusätzliche Notizprogramme oder Google-Dokumente überflüssig, die Sie aus den Augen verlieren können. In einem kompakten Bereich können Sie sehen, wer angerufen hat, wie lange der Anruf gedauert hat, welche Fragen gestellt wurden und wie viel Sie für den Anruf in Rechnung stellen können.

„Kundenhüpfen“

Manche Leute arbeiten einfach besser, wenn sie den ganzen Tag über verschiedene Kunden betreuen. Und wenn sie nicht die Zeit nachverfolgen, die für die Buchhaltung jedes Kunden, Kleinunternehmens oder Unternehmens aufgewendet wird, können sie leicht an Genauigkeit verlieren, wenn es um die Abrechnung ihrer Dienstleistungen geht. Dies führt unweigerlich zu Zeitrundungen, die meist auf Vermutungen beruhen.

Wenn Sie sich für eine digitale Zeiterfassung entscheiden, haben Sie wirklich keinen großen Aufwand. Besonders eine, die sich leicht in Software integrieren lässt, die Sie möglicherweise bereits verwenden, wie Trello, Zoho, Quickbooks und sogar als Browsererweiterung. Ihre Zeiterfassung beginnt und endet mit einem Klick. Und im Gegenzug gibt es kein Raten mehr.

Der Wechsel zwischen Kunden und Projekten kann viel einfacher werden.

Ein Beispiel dafür, wie Clockify seinen Timer mit Trello-Karten integriert

Verbringen Sie Zeit mit der Lieferung von Papierkram, Beglaubigungen usw.

Während heutzutage viele Prozesse digitalisiert wurden, dürfen wir die Länder nicht aus den Augen verlieren, die ihre Papiere immer noch persönlich liefern. Die meisten Wirtschaftsprüfungsgesellschaften haben Mitarbeiter, zu deren Aufgaben es gehört, für verschiedene Vertragsarbeiten zu öffentlichen Ämtern und Notaren zu gehen.

Während also eine Person die Zeit verfolgt, während sie die Papiere für die Genehmigung oder Bearbeitung vorbereitet, muss die andere die Zeit für die Lieferung verfolgen. Dazu gehört die Zeit, die Sie mit dem Pendeln verbringen, möglicherweise in Schlangen warten und sogar im Stau stehen. Tine-Tracker mit GPS-Optionen funktionieren auch in diesen Fällen hervorragend, da sie den zusätzlichen Schritt der manuellen Eingabe von Orten und Namen eliminieren.

Buchhaltung verfolgen mit Clockify

Im zweiten Abschnitt möchten wir aufschlüsseln, wie eine Zeiterfassung Ihnen bei jedem der oben aufgeführten Aspekte helfen kann.

Behandeln Sie jede Kundenarbeit als „Projekt“

Mit einer digitalen Zeiterfassung wie Clockify haben Sie die Möglichkeit, für jeden Kunden ein Projekt einzurichten. Und da die Software auf große Unternehmen, Freiberufler und kleine Unternehmen aus verschiedenen Branchen abzielt, verfügt sie über eine breite Palette von Funktionen. Allein dies gibt Ihnen viel Freiheit und Flexibilität, wie Sie die Zeiterfassung angehen können. Zum Beispiel:

• Sie können für jeden Kunden ein neues Projekt öffnen und dann den Kunden zur Projektseite hinzufügen;
• Sie können Vorlagen für wiederholte Projekte erstellen, insbesondere für wiederkehrende Kunden;
• Jedes Projekt kann in Aufgaben mit eigenen Fristen unterteilt werden;
• Arbeitszeittabellen stellen sicher, dass der tägliche Fortschritt für alle sichtbar ist;
• Benutzerdefinierte Tags helfen bei der Kategorisierung von Aufgaben für jedes Projekt, um die spätere Berichterstellung zu vereinfachen.

Legen Sie Projektschätzungen und Fristen fest und verfolgen Sie den Projektstatus

Der zweite große Aspekt eines Qualitätszeit-Trackers ist die Fähigkeit, Schätzungen festzulegen und den Gesamtprojektfortschritt zu verfolgen.

Projektschätzungen sind eine großartige Möglichkeit, um zu sehen, wie Ihre Produktivität bei bestimmten Aufgaben abschneidet. Wenn Sie eine Zeiterfassung zur Verbesserung Ihres Arbeitsablaufs verwenden möchten, ist dies eine großartige Option. Darüber hinaus können Sie die Daten verwenden, um zu sehen, ob Sie genug für Ihre Dienste berechnen oder ob Sie zu wenig verkaufen.

Clockify kann Ihnen zeigen, wie viel Zeit Sie für ein Projekt aufgewendet haben, wie viel Sie bisher verdient haben, sowie das geschätzte Budget. Zur besseren Angebotserstellung können diese Berichte als PDF exportiert und als übersichtliche Darstellung Ihrer Zeit an Kunden weitergegeben werden.

Wenn es mehr Leute für jeden Kunden gibt

Wenn Sie eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sind, haben Sie im Wesentlichen Leute mit verschiedenen Verantwortlichkeiten unter sich. Natürlich können Sie nicht jede einzelne Aufgabe überwachen oder jeden Tagesabschlussbericht lesen, der Ihnen in den Weg kommt.

Aus diesem Grund können Stundenzettel ein verkappter Segen sein. Clockify verfügt über ein etabliertes, vertrauensbasiertes System, das die Bildschirmaktivitäten nicht überwacht, sondern die Benutzer für ihre eigenen Zeiteinträge haftbar machen lässt. Es schafft jedoch Transparenz und fördert die Verantwortung, da Projektadministratoren Stundenzettel so einstellen können, dass sie für alle Projektbeteiligten sichtbar sind.

Das bedeutet, dass Kollegen am selben Projekt die Aufgaben der anderen sehen können und wie viel Zeit sie dafür aufgewendet haben.

Indem sie sich gegenseitig in Schach halten, wird der Druck verringert, alles zu überwachen, um sicherzustellen, dass Aufgaben pünktlich erledigt werden.

Stundensätze und Abrechnung

Unterschiedliche Projekte, unterschiedliche Teams können unterschiedliche Abrechnungsarten erfordern. Clockify bietet die Möglichkeit, nicht nur Ihren Abrechnungssatz zu wählen, sondern auch, wie Sie für jeden Kunden / jedes Projekt abrechnen. Denn nicht jedes Projekt oder jede Aufgabe hat den gleichen Stundenpreis, noch arbeitet jeder Mitarbeiter für den gleichen Lohn.

Aus diesem Grund können Sie in Clockify wählen, wie Sie für jedes Projekt und jedes Teammitglied abrechnen, und sogar unterschiedliche Arbeitskostensätze festlegen.

Schließlich haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben als abrechenbar oder nicht abrechenbar umzuschalten, was bei der späteren Berichterstattung, genaueren Rechnungsstellung und Budgetierung hilft.

Um mehr zu erfahren, können Sie auf unserer Website einen Blick auf die Abschnitte Arbeitskosten und Gewinn oder Stundensätze werfen.

Berichte

Zu guter Letzt haben wir Berichte.

Eine gesunde Beziehung zu Kunden hängt weniger von der Zugänglichkeit und dem Charme einer Person ab, sondern mehr von ihrer Professionalität. Ein großer Teil davon besteht darin, sicherzustellen, dass sie saubere, detaillierte Berichte darüber erhalten, für welche Dienstleistungen sie bezahlt haben.

Berichte eignen sich auch hervorragend als Material für Besprechungen, wenn sie um eine detailliertere Aufschlüsselung der Kosten bitten oder Sie ihnen die Einzelheiten bestimmter Aufgaben zur späteren Bezugnahme mitteilen möchten. Heutzutage finden Sie nur wenige Zeiterfassungsgeräte, die diese Option nicht in ihrer Funktionsliste haben.

Mit Clockify können Sie wählen, ob Sie zusammenfassende oder detaillierte Berichte exportieren möchten.

Zusammenfassende Berichte zeigen alle Zeiteinträge und gruppieren sie nach Projekt, Benutzer oder Kunde und sogar nach bestimmten Tags. Es hängt alles davon ab, auf welchen Zeitrafferaspekt Sie sich konzentrieren möchten.

Detaillierte Berichte sind im Grunde zusammenfassende Berichte mit Zeitstempeln. Dies ist besonders nützlich für interne Analysen.

Wie Zeiterfassung bei der Buchhaltung hilft – Berichte von Profis

Abschließend haben wir uns entschieden, einige der Rückmeldungen unserer auf Buchhaltung spezialisierten Benutzer einzubeziehen. Hier ist, was sie über die Zeiterfassung zu sagen hatten und wie sie ihnen hilft.

„ Ich besitze eine kleine Nischen-Buchhaltungsfirma mit einem Angestellten drei Zeitzonen entfernt. Und während die meisten meiner Honorare fest sind, übernehmen wir oft „Projekte“, die wir stundenweise abrechnen. Mit Clockify kann ich unsere Stunden bis zu jeder „Unterebene“ nachverfolgen, die ich benötige. Es ist perfekt für mich, auch meine Verwaltungszeit zu verfolgen, damit ich weiß, wann es nahe kommt, dass ich eine zusätzliche Person einstellen muss. Es ist perfekt für das, was ich brauche. ”

– Michael A, Abstimmung von Buchhaltung und Geschäftslösungen

„ Vielen Menschen ist nicht bewusst, wie effizient (oder besser gesagt – ineffizient) sie bei der Arbeit sind; Wir verlieren so viel Zeit in unnötigen Meetings oder irrelevanten Aufgaben. Ich verwende das Tool, um zu beschreiben, mit welchen Aufgaben ich die meiste Zeit verbringe, was zu umsetzbaren Erkenntnissen geführt hat: zB „verbringen Sie weniger Zeit mit unwichtigen Arbeiten“, „wenden Sie mehr Zeit auf weniger dringende, aber äußerst wichtige Aufgaben“ usw. Es ist Ein großartiges Tool, wenn Sie sich um Ihre Produktivität kümmern und Ihren eigenen Zeitplan aggressiv kontrollieren möchten. ”

– Heather A, Pre-MBA-Praktikantin im Bereich Finanzen

„ Detaillierte Berichte einsehen zu können, die mir sagen, wer in einer bestimmten Woche wie lange an welchem ​​Kunden gearbeitet hat. Es erleichtert die Berechnung von Zahlungen an Auftragnehmer, da Personen für die von ihnen investierte Zeit bezahlt werden, wenn man dies wünscht. Es kann bestimmen, wie lange es dauert, an wiederkehrenden Aufgaben zu arbeiten – was gut ist, um abzuschätzen, wie lange Projekte dauern würden. “

– Tina H, Business in Balance-Lösungen

„ Ich habe einige Zeit als Freelancer gearbeitet. Ich habe diese Software verwendet, um meine Arbeit zu verfolgen und genaue Abrechnungen zu erstellen. Es hat mir auch sehr geholfen, zu verstehen, wo ich meine Zeit verbringe, und mich besser auf umsatzgenerierende Aktivitäten auszurichten. ”

– Arwa N, Steuerberater

„ Ich arbeite in Teilzeit für einen Kunden, der als seine Assistentin der Geschäftsführung und seine Buchhalterin arbeitet. Ich brachte mich selbst in ein Durcheinander, nur mit einem in MS Excel erstellten Stundenzettel, und als ich Clockify entdeckte, war ich überglücklich. Ich lasse Clockify im Hintergrund geöffnet und wechsle das Projekt, wenn ich mit der Arbeit beginne und wenn ich die Arbeit beende. Früher habe ich meine Zeit zu wenig in Rechnung gestellt und Einkommen verloren, aber jetzt kann ich jede Sekunde in Rechnung stellen, die ich an seinen Projekten arbeite. Außerdem hat es eine tolle Berichtsfunktion und kann entweder ausdrucken oder als PDF oder Excel speichern usw. Ich stelle also nicht nur meinem Kunden eine Rechnung, sondern habe auch genaue Daten für die Zeit, in der ich jede seiner Aufgaben erledige (Projekte) .“

– Ruth M, Assistentin der Geschäftsführung und Buchhalterin