So verfolgen Sie Projektausgaben, wenn Sie freiberuflich oder von zu Hause aus arbeiten (+Vorlagen)

Ist die Arbeit von zu Hause aus budgetfreundlich? Nun, wenn Sie sich diese Umfrage ansehen, werden Sie die finanziellen Vor- und Nachteile der Telearbeit bemerken. Diese Umfrage zeigt, dass Telearbeiter jeden Monat mehr Geld für Lebensmittel (durchschnittlich 182 US-Dollar) und 121 US-Dollar mehr für Nebenkosten ausgeben als im Büro. Auf der anderen Seite hilft ihnen die Arbeit von zu Hause aus, Geld für Kinderbetreuung (34 $) und Benzin und öffentliche Verkehrsmittel (33 $) zu sparen.

Unabhängig davon, ob Sie ein Freiberufler oder ein fest angestellter Mitarbeiter sind, der von zu Hause aus arbeitet, denken Sie daran, dass Sie damit beginnen sollten, Ihre Projektausgaben zu verfolgen, um das Budget einzuhalten (und sogar etwas Geld zu sparen). In diesem Artikel teilen wir Ihnen einige Tipps und Tricks mit, mit denen Sie Projektausgaben nachverfolgen können:

• als Freiberufler,
• als Festangestellter im Homeoffice.

Was sind Projektausgaben?

Im Allgemeinen umfassen Projektausgaben alle Kosten, die erforderlich sind, um ein Projekt oder einen Geschäftsvorgang abzuschließen. Projektausgaben umfassen Kosten von:

• Einstellung von Fachleuten für das genannte Projekt (Angestellte, Freiberufler oder Auftragnehmer),
• Ausrüstung – alle Werkzeuge, die Mitarbeiter während eines Projekts verwenden,
• Materialien – alle Materialien, die Arbeiter während eines Projekts benötigen,
• Projektmanagementaufgaben – Aufgaben, die sicherstellen, dass das Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird,
• Ingenieuraufgaben (falls zutreffend) – Aufgaben im Bereich Forschungs- und Konstruktionsarbeiten,
• Transport (falls zutreffend),
• Gemeinkosten – Büromiete, Nebenkosten, Büromaterial und -ausstattung,
• Jahresgehalt – der gewünschte Geldbetrag, den ein Unternehmen oder eine Einzelperson verdienen möchte, abgesehen von dem Betrag, der zur Deckung anderer Ausgaben benötigt wird.

Das Projektkostenmanagement hilft Ihnen, Schätzungen über das Projekt vorzunehmen und sich um die Zuweisung des Projektbudgets und die Projektkostenkontrolle zu kümmern.

Wer trägt nun die Verantwortung für diese Projektkosten, wenn die Arbeit nicht vor Ort erledigt wird?

Wenn es um die Arbeit von zu Hause aus geht, müssen an dieser Art von Einstellungen nicht nur Freiberufler beteiligt sein. Teilweise gibt es Festangestellte – also solche, die von zu Hause aus für ein Unternehmen arbeiten. In diesen Situationen stellt ein Arbeitgeber den Arbeitnehmern in der Regel Arbeitsmittel zur Verfügung. Außerdem müssen diese Mitarbeiter keine Steuern zahlen, da Steuern von ihrem Lohn abgezogen werden.

Aber wenn Sie ein Freiberufler sind, sind Sie ein selbstständiger Arbeiter. So haben Sie zu Beginn Ihrer freiberuflichen Karriere einige Anschaffungskosten, wie die Anschaffung eines PCs oder Laptops sowie der Software, die Sie für die Arbeit benötigen. Außerdem bedeutet Freiberuflichkeit auch, dass Sie Steuern und Krankenversicherung für Selbständige zahlen müssen.

Hier sind die häufigsten Ausgaben für Freiberufler:

• Arbeitskosten – Internet, mobiles Arbeiten (falls erforderlich), Büromiete (falls nicht von zu Hause aus gearbeitet wird), Arbeitsmaterialien und Transportmittel (falls erforderlich), PC- oder Laptop-Wartung und einmalige Anschaffungen.
• Persönliche Ausgaben – Miete, Nebenkosten, persönliches Handy, Abonnements und Mitgliedschaften (falls vorhanden), Lebensmittel, Lebensmittellieferung, Tiernahrung (falls erforderlich), Transport, chemische Reinigung, Kleidung, Unterhaltung.
• Zusätzliche Ausgaben – IRA-Konto, Krankenversicherung, Steuerersparnis, Ersparnis für Notsituationen (weniger Arbeit), Urlaubsbudget.

Was die festangestellten Mitarbeiter betrifft, die von zu Hause aus arbeiten, enthält die Liste der Ausgaben keine Büromiete, Transport (für Arbeitszwecke), IRA-Konto, Krankenversicherung und Steuern.

Was sind die häufigsten Ausgaben für Freiberufler und Festangestellte, die von zu Hause aus arbeiten?

Obwohl wir bereits übliche Projektausgaben aufgelistet haben, werfen wir einen Blick auf einige reale Situationen. Hier ist, was Freiberufler und Angestellte, die von zu Hause aus arbeiten, als ihre wichtigsten monatlichen Ausgaben hervorheben.“

Meine häufigsten Ausgaben sind:

• Internet,
• Elektrizität,
• Software, die mir hilft, viele meiner Prozesse zu automatisieren, wie Acuity Scheduling, Zapier usw.
• Software, die mir hilft, organisiert zu bleiben, wie Gsuite, Asana,
• Webseitenpflege,
• Anzeigen. ” – Kimberley Reyes, Inhaberin der Agentur für virtuelle Assistenten von Kimberley Reyes & Co

„ Eigentlich Strom ! Alle benötigten Lichter (insbesondere wenn sich Ihr Büro im Keller befindet) und Bildschirme, Ladegeräte usw. Addieren Sie! Bestellen Sie auch einmal pro Woche Lebensmittel bei Target. “ – Basheer Alebdy, Gründer von DaBash Deals

„ Die Lieferung von Lebensmitteln ist definitiv eine große Ausgabe für mich. Die Sache mit freiberuflicher Arbeit ist, dass es manchmal schwierig ist, Ihrer Zeit Grenzen zu setzen. Ich arbeite immer spät in der Nacht oder sehr früh am Morgen, um Fristen einzuhalten. Ohne die Zeit für die Essenszubereitung ist die Essenslieferung die einfachste Option für mich.

Ausrüstung ist auch eine andere Sache. Wenn Sie Freiberufler sind, müssen Sie über einen Laptop oder Desktop, eine Webcam und ein anständiges Headset verfügen. Die Internetverbindung ist eine weitere Ausgabe, die Sie monatlich bezahlen müssen. Ihr Dienstanbieter muss zuverlässig sein, damit Sie nicht mitten in einer Aufgabe die Verbindung verlieren. “ – Candace Helton, Betriebsleiterin bei Ringspo

„ Häufig entstehen die versteckten Kosten durch immaterielle Ausgaben, und für mich sind Softwareabonnements die größten davon . Die Kosten für die Pro-Versionen von Online-Produktivitäts- oder Erstellungstools können sich summieren. Was wie ein „günstiger“ Kauf von etwa 8 £ pro Monat aussieht, summiert sich schnell, wenn Sie mehrere Tools in Ihrem Unternehmen verwenden. Ich habe kürzlich alle meine digitalen Tools überprüft und 50 £ pro Monat gespart, indem ich diejenigen gekündigt habe, die meiner Arbeit keinen wirklichen Mehrwert gebracht haben.“ – Alison Reay-Jones, Unternehmensunterstützung

„ Als jemand, der seit Jahren selbstständig von zu Hause aus arbeitet, ist meine größte Einzelausgabe die Miete . Es ist einfach so, dass ein Heimarbeitsplatz (in den meisten Ländern) eine zulässige Geschäftsausgabe ist.

In einer 2-Zimmer-Wohnung hatte ich das Gefühl, dass 1/3 der Mietrechnung (8 Stunden pro Tag) und 1/2 der Rechnungen für Highspeed-Breitband meinen Geschäftsaktivitäten zuzurechnen waren, also zeichne ich das auf und es ist zulässig aus Steuergründen." – Kevin Murphy, Produktivitätsberater

„ Wenn ich von zu Hause aus arbeite, müssten die Dinge, für die ich am meisten ausgebe, Home Office und Möbel sein, mit hin und wieder ein bisschen Essenslieferung . Die richtige Ausrüstung zu haben und sich bei der Arbeit einfach wohl zu fühlen, sollte für alle Priorität haben. “ – Simon Elkjar, Chief Marketing Officer von avXperten

Hier bei Clockify arbeiten wir derzeit von zu Hause aus, also habe ich meine Kollegen gefragt, was ihre häufigsten Ausgaben bei der Telearbeit sind.

“ Auf jeden Fall Essenslieferung . Mindestens einmal in der Woche habe ich keine Lust zu kochen oder habe keine Zeit, eine Mahlzeit zuzubereiten.“ – Nikola Radojcin, SEO-Assistent

„Im Homeoffice habe ich weniger Ausgaben als im Büro – ich bestelle kein Mittagessen und habe keine Fahrtkosten. Was die Internetkosten zu Hause betrifft, würde ich sie auf jeden Fall bezahlen.“ – Ljubomir Simin, CTO

Auch meine Mitarbeiter Luka Dejanovic und Natalia Tawfik Dedovic waren als Freelancer tätig. Hier ist, was sie über ihre großen freiberuflichen Ausgaben zu sagen hatten.

„ Während meiner Tätigkeit als Freiberufler war meine größte Ausgabe die Internetverbindung oder das Fehlen einer Internetverbindung. Es gab Situationen, in denen ich die Verbindung verlor, während ich mit einem potenziellen Kunden telefonierte, was manchmal dazu führte, dass ich ein Geschäft verlor. Außerdem war die Bestellung von Essen auch eine große Ausgabe.“ – Natalia Tawfik Dedovic, Social- und Video-Content-Vermarkterin

„Die einzige Ausgabe, die ich hatte, war , Geld während der Überweisung zu verlieren .“ – Luka Dejanovic, Illustrator

Jetzt war ich auch neugierig, ob Freelancer und Festangestellte im Homeoffice ihre monatlichen Ausgaben nachverfolgen . Wenn ja, welche Tools sie verwenden , um alle Kosten aufzuschreiben.

„Ich sehe mir meine Bank- und Kreditkartentransaktionen an und schreibe alle Ausgaben und Einnahmen in ein physisches Jahresjournal /Planer . Nichts ist besser als der altmodische Stift und Papier!“ – Basheer Alebdy

„ Obwohl ich schon früher versucht habe, Budgetierungs-Apps zu verwenden (wie Wallet), finde ich die Methode mit Stift und Papier am effektivsten. Das Aufschreiben Ihrer Ausgaben und Rechnungen hat einfach etwas, das Ihnen ein klareres Bild davon gibt, wohin Ihr Geld fließt.“ – Candace Helton

„Ich verwende Excel , um mein Guthaben im Auge zu behalten. Als Faustregel gilt: Ich gebe nie mehr als 70 % von dem aus, was ich verdiene. So kann ich etwas Geld für Notfälle sparen.“ – Steven Zhang, Chefredakteur bei Luremefish

„Um Mehrausgaben zu vermeiden, verfolge ich meine Ausgaben, indem ich Blätter erstelle. Ich finde diese Methode sehr effizient, da ich klar sehen kann, wohin mein Geld fließt. “ – Simon Elkjar

Wie können Sie Projektausgaben nachverfolgen?

Nachdem wir nun gesehen haben, welche Ausgaben Freiberufler und Festangestellte im Homeoffice normalerweise haben, erklären wir, wie Sie Projektausgaben ganz einfach nachverfolgen können.

Als Freiberufler

Wie oben erwähnt, sind Freiberufler dafür verantwortlich, sich um ihre Steuern zu kümmern, aber auch etwas Geld für Krankenversicherung und IRA beiseite zu legen. Hier erfahren Sie, wie Sie alle Ihre freiberuflichen Kosten überwachen können.

Führen Sie ein separates Geschäfts- und Privatkonto

Dieser Schritt ist entscheidend. Wenn Sie geschäftliche Ausgaben haben, wie z. B. eine Geschäftsreise oder ein Mittagessen mit einem Kunden, sollten Sie diese Ihrem Geschäftskonto belasten. Daher wird es viel einfacher sein, Ihre Steuern zu decken und Ihre Steuerabzüge zu berechnen.

Kimberley Reyes arbeitet seit 13 Jahren remote. Wenn es um ihre freiberuflichen Ausgaben geht, geht sie folgendermaßen damit um:

„Ich habe eine Geschäftskreditkarte, mit der alle meine Geschäftsausgaben verknüpft sind, also lade ich einfach die monatliche Rechnung herunter, auf der alle meine Ausgaben verzeichnet sind. Ich arbeite auch mit einem Steuerberatungsunternehmen zusammen, das mir hilft, meine Steuern einzureichen. Ich füge alle meine Ausgaben manuell in ihre Plattform ein und sie verfolgen sie für mich zu Steuerzwecken.“

Wie Sie sehen, können Sie, wenn Sie mit der Berechnung Ihrer Steuern zu kämpfen haben, einen Fachmann wie einen Steuerberater oder ein Steuerunternehmen beauftragen.

Behalten Sie den Überblick über Ihre Arbeit, persönliche und zusätzliche Ausgaben

Denken Sie gemäß unserem vorherigen Tipp daran, alle Ihre Ausgaben sorgfältig aufzuschreiben, einschließlich arbeitsbedingter, persönlicher und zusätzlicher Kosten. Wir haben bereits erklärt, was jeder Bereich abdeckt.

Darüber hinaus weisen viele Freiberufler darauf hin, dass es unerlässlich ist, einen Teil Ihres monatlichen Einkommens für Steuern zu verwenden. Einige Freiberufler sagen sogar, dass sie 30 % aller Zahlungen, die sie für Steuern erhalten, sparen.

Um Ihnen dabei zu helfen, den Überblick über all Ihre Ausgaben als Freelancer zu behalten, haben wir eine Vorlage erstellt, die alle drei Kostenbereiche kombiniert. Alles, was Sie tun müssen, ist, alle Ausgaben zu notieren, die Sie im Laufe des Monats haben, sei es persönlich, beruflich oder zusätzlich.

→ Vorlage Projektausgaben für Freiberufler herunterladen

Wenn Sie ein Freiberufler sind, der häufig geschäftlich unterwegs ist, suchen Sie vielleicht nach einer detaillierteren Vorlage zur Erfassung von Geschäftsreisekosten oder Geschäftskilometern. In diesem Fall haben wir Sie mit unseren verschiedenen Spesenabrechnungsvorlagen abgedeckt.

Behalten Sie Ihr monatliches Einkommen im Auge

Darüber hinaus müssen Sie besser verstehen, wie viel Sie pro Monat verdienen. So wissen Sie, ob Sie Ihre Ausgaben decken können. Außerdem wissen Sie, wie viel Geld Sie haben werden, nachdem Sie alle monatlichen Ausgaben bezahlt haben.

Daher werden Sie erkennen, ob Sie einen anderen Kunden oder ein zusätzliches Projekt finden müssen, um einen höheren Gehaltsscheck zu erhalten. Und das Beste: Ein höherer Gehaltsscheck bedeutet auch, dass Sie sich ein neues Telefon oder eine Konzertkarte für Ihre Lieblingsband gönnen können.

Unsere Vorlagen für Projektausgaben für Freiberufler verfügen ebenfalls über diese Funktion. Notieren Sie sich also alle Einkommensbeträge, die Sie von verschiedenen Kunden erhalten.

Als Festangestellter im Homeoffice

Wie wir bereits besprochen haben, haben Remote-Mitarbeiter, die für ein Unternehmen arbeiten, im Gegensatz zu Freiberuflern tendenziell weniger Ausgaben. Das liegt daran, dass Festangestellte keine Kosten wie Krankenversicherung und Steuern haben, da diese Ausgaben automatisch von ihrem Gehalt abgezogen werden. In besonderen Situationen stellen Arbeitgeber den Arbeitnehmern auch Laptops und andere grundlegende Werkzeuge zur Verfügung, damit Festangestellte ihre Arbeit von zu Hause aus erledigen können. Wenn Sie ein fest angestellter Mitarbeiter sind, finden Sie hier einige wertvolle Tipps zum Nachverfolgen und Erfassen von Projektausgaben.

Führen Sie Aufzeichnungen über alle Arbeits-, Personal- und Nebenkosten

Diese Regelung gilt sowohl für Freiberufler als auch für Festangestellte. Wenn Sie nicht jede kleine Ausgabe aufschreiben, werden Sie bald keine Ahnung mehr haben, wie Sie Ihren Gehaltsscheck ausgegeben haben.

Apropos Arbeitsaufwand bei Festangestellten, der Gesamtbetrag ist geringer als bei Freiberuflern. Viele festangestellte Mitarbeiter investieren jedoch möglicherweise in ein hochwertiges Möbelstück für ihr Heimbüro, wie z. B. einen bequemen ergonomischen Stuhl für die Arbeit. Die persönlichen Ausgaben für beide Beschäftigungskategorien können in der Regel gleich sein, insbesondere wenn Freelancer eher nur von zu Hause aus arbeiten, anstatt von einem Coworking Space.

Vergleicht man die Nebenkosten von Freiberuflern und Festangestellten, fällt auf, dass letztere in der Regel Kosten wie Ersparnisse für den Urlaub und für diverse private Notfälle (Haushalt oder Autowartung) haben. Sie werden feststellen, dass unsere Vorlage für Projektausgaben für Festangestellte im Vergleich zu der Vorlage für Freiberufler weniger Kosten pro Monat enthält. Außerdem gibt es keinen Einkommensrechner, da Festangestellte feste Gehälter bekommen.

→ Vorlage Projektausgaben für Festangestellte herunterladen

Bonus-Tipp – Machen Sie Ihre Arbeitskosten geltend

Selbstständige in den USA können die Kosten für das Homeoffice steuerlich geltend machen. Die Kategorie Selbständige umfasst:

• diejenigen, die Vollzeit von zu Hause aus arbeiten,
• diejenigen, die einen freiberuflichen Nebenjob haben (auch wenn sie auch für einen Arbeitgeber arbeiten)
• die mehrere Monate selbstständig waren.

Auch Ihr Heimbüro muss sich für diese Abzüge qualifizieren. Beachten Sie jedoch, dass Arbeitnehmer, die für einen Arbeitgeber arbeiten, nicht berechtigt sind, ihre Ausgaben geltend zu machen.

Wenn Sie also zu den Steuerabzugsberechtigten gehören, können Sie Ausgaben geltend machen, z. B. den Kauf eines neuen Laptops, eines Druckers, eines Bürostuhls oder eines Schreibtischs. Wenn Sie sich für dieses Thema interessieren, finden Sie hier weitere Details zur Berechnung Ihres Homeoffice-Abzugs.

Einpacken

Beim Arbeiten im Home Office vermischen sich nicht nur Arbeit und Privatbereich, sondern auch Ihre Ausgaben. Um diese Art von finanzieller Verwirrung zu vermeiden, achten Sie darauf, Ihre beruflichen Ausgaben immer von privaten zu trennen. Darüber hinaus ist es am besten, ein monatliches Budget einzuhalten, indem Sie alle Ihre Zahlungen, einschließlich Arbeit, persönliche und zusätzliche, aufzeichnen. Außerdem hilft Ihnen ein so detaillierter monatlicher Bericht, Ihre Steuerabzüge zu erhalten, wenn Sie als Freiberufler arbeiten.