So verfolgen Sie Projekte und Aufgaben für Ihre Kunden
Veröffentlicht: 2022-05-07Jüngste Statistiken zur Zeiterfassung zeigen, dass die US-Wirtschaft allein durch nicht erfasste Arbeitsaktivitäten bis zu 7,4 Milliarden US-Dollar pro Arbeitstag verliert.
Das ist eine Menge Geld, das Sie hätten sparen können, wenn Sie Ihr Projekt von Ihrem Kunden richtig verfolgt und verwaltet hätten – insbesondere, wenn Sie freiberuflich tätig sind oder in einer Agentur arbeiten.
Aber was genau sollten Sie für Ihre Projekte und Aufgaben verfolgen? Und wie sollte man den Prozess angehen?
In diesem Blogbeitrag behandeln wir:
- Wie Sie Ihre Projekte und Aufgaben richtig einrichten, um sie einfacher verfolgen zu können.
- Wie Sie die Zeit verfolgen können, die Sie für die Arbeit an Projekten und Aufgaben aufgewendet haben.
- Wie Sie Ihren Fortschritt und Ihre Leistung bei den Aufgaben und Projekten verfolgen können.
- Wie Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Aktivitäten nachverfolgen und unterscheiden können.
- Wie Sie Kostenvoranschläge und Fristen verfolgen können.
Warum sollten Sie Projekte und Aufgaben verfolgen?
Gemäß der 3. Ausgabe des Project Management Body of Knowledge ist ein Projekt ein „vorübergehendes Unterfangen mit einem Anfang und einem Ende, das dazu verwendet werden muss, ein einzigartiges Produkt, eine einzigartige Dienstleistung oder ein einzigartiges Ergebnis zu schaffen“.
Im Projektmanagement besteht jedes Projekt aus einer Reihe von Aufgaben, die Sie in einem bestimmten Zeitraum oder vor Ablauf einer Frist erledigen müssen, um das Produkt fertigzustellen, die Dienstleistung vollständig bereitzustellen oder das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Wenn man bedenkt, dass ein Projekt ein „vorübergehendes Unterfangen“ ist, das aus Aufgaben besteht, die in einem „vorgegebenen Zeitraum“ erledigt werden müssen, sind beide per Definition leicht nachzuvollziehen.
Und das Nachverfolgen von Projekten und Aufgaben hat mehrere konkrete Vorteile:
- Es hilft sowohl Ihnen als auch dem Kunden zu verstehen, ob das Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird.
- Es hilft sowohl Ihnen als auch dem Kunden zu verstehen, ob das Projekt innerhalb des Budgets abgeschlossen wird.
- Sie erhalten eine klare Projektübersicht, die Sie später analysieren können, um zu sehen, ob ähnliche Projekte in Zukunft für Sie rentabel wären.
- Sie erhalten die Dokumentation, die Ihnen hilft zu verstehen, ob und wie Sie in Zukunft bei ähnlichen Projekten besser abschneiden könnten.
- Sie erhalten greifbare Beweise für Ihre Arbeit, die Sie an den Kunden senden können – dies erhöht die Kundenzufriedenheit zusätzlich zu Ihren Chancen, pünktlich bezahlt zu werden.
So richten Sie Projekte und Aufgaben ein und verfolgen sie
Bevor Sie mit der Verfolgung Ihrer Projekte und Aufgaben beginnen können, müssen Sie sich zunächst auf eine noch wichtigere Aufgabe begeben – sicherstellen, dass Sie die genannten Projekte und Aufgaben richtig einrichten.
Zur korrekten Einrichtung müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Erstellen einer Projektskizze
- Aufteilen des Projekts in Aufgaben
- Entscheiden Sie, welchen Abrechnungsansatz Sie verwenden
- Entscheiden Sie, wie Sie die stündliche oder pauschale Abrechnung angehen
- Entscheiden, welche Aufgaben abrechenbar oder nicht abrechenbar sind
- Definieren von Schätzungen für den Abschluss von Aufgaben und Projekten
- Definieren der endgültigen Projekt- und Aufgabenfristen
Jeder Schritt hat seine eigenen Elemente, die Sie verfolgen sollten.
1. Einrichten und Verfolgen von Projektskizzen
So erstellen Sie eine Projektskizze
Eine klare Projektskizze kann sowohl Ihnen als auch dem Kunden sagen, was Sie mit dem Projekt erreichen können und worauf Sie bei der Arbeit achten sollten.
Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass alle Projektbeteiligten verstehen, was am Ende erreicht werden muss – dh was sind die Projektziele .
Beispiel: Das Ziel des Projekts ist es, innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens und eines vom Kunden genehmigten Budgets eine Fitness-App zu erstellen und zu warten.
Als Nächstes müssen Sie nach jedem Satz verwandter Aufgaben mehrere Projektmeilensteine festlegen, um wichtige Erfolge im Projekt zu lokalisieren und zu verfolgen.
Beispiel: Einer der designbezogenen Projektmeilensteine, die Sie für die Fitness-App verfolgen können, können die verschiedenen Phasen des App-Designs sein:
- MS 1: Verschiedene Designkonzepte abgeschlossen
- MS 2: Das endgültige Designkonzept wurde genehmigt
- MS 3: genehmigtes Design umgesetzt
- MS 4: Versionsstarts
Anschließend können Sie die Key Performance Indicators (KPIs) festlegen , die Sie verwenden, um zu messen, wie gut Sie oder Ihr Team mit der Arbeit arbeiten.
Beispiel: Die KPIs für Ihre Fitness-App können sein:
- KPI 1: die Benutzerbewertung
- KPI 2: die Conversion-Rate
- KPI 3: der Umsatz pro Nutzer
Am Ende können Sie auch die Objectives and Key Results (OKRs) festlegen , die Sie verwenden, um Projektziele und deren Ergebnisse zu definieren und zu verfolgen.
Beispiel: Das Ziel für Ihre Fitness-App kann sein, KR1: Reduzierung der Anzahl der während des Entwicklungsprozesses gefundenen Fehler um 30 % So verfolgen Sie eine Projektskizze
Verfolgung von Projektzielen und Meilensteinen
Um die Projektziele im Auge zu behalten, planen und organisieren Sie zunächst die Zeit, die Sie für das Projekt aufwenden, in einem Planer.
Berücksichtigen Sie alle Ressourcen, die Sie benötigen, seien es zusätzliche Teammitglieder oder Ausrüstung oder einfach zusätzliche Zeit, damit Sie das Budget nicht überschreiten. Wenn Sie das Budget fast überschreiten, informieren Sie den Kunden über mögliche Änderungen.
Sie können Projektmeilensteine bestimmten Daten oder Aufgabengruppen zuordnen. Wenn Sie einen Projektmeilenstein erreicht haben, überprüfen Sie die bevorstehende Arbeitsbelastung. Auf diese Weise können Sie besser verstehen, ob Sie Ihren Arbeitsablauf ändern müssen, um ihn an Ihr aktuelles Tempo oder Ihre Arbeitsrichtung anzupassen.
Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Projektziele und Meilensteine am besten festlegen und verfolgen, lesen Sie unseren Blogbeitrag zum Thema Projektzeitpläne:
→ So erstellen Sie eine Projektzeitleiste (+ kostenlose Vorlagen)
Verfolgen von Key Performance Indicators
Wenn es um die von Ihnen gewählten Key Performance Indicators geht, bestimmt deren Typ, wie Sie sie verfolgen können.
Beispiel: Sie können die Benutzerbewertung für Ihre App auf Capterra oder einer ähnlichen Website verfolgen.
Auch in der Projektarbeit sollten Sie zwischen Ihren Schwachstellen (z. B. nacheilende KPIs) und Stärken (z. B. führende KPIs) unterscheiden.
Sie können dann versuchen, aus Ihren Frühindikatoren zu lernen (z. B. wie Sie am besten Apps erstellen können, die großartige Benutzerbewertungen erhalten). Sie können aber auch an der Verbesserung Ihrer Verzögerungsindikatoren arbeiten (z. B. wie Sie die Konversionsrate der von Ihnen erstellten Apps verbessern können).
Speichern Sie am Ende Zusammenfassungen Ihrer Projekt-KPIs für weitere Analysen, Vergleiche und Schlussfolgerungen.
Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Key Performance Indicators (KPIs) am besten festlegen und nachverfolgen, lesen Sie unseren Blogbeitrag zu diesem Thema:
→ Key Performance Indicators (KPI): Warum und wie man sie einstellt, plus KPIs im Excel-Tutorial
Verfolgung von Zielen und Schlüsselergebnissen
Wenn es um die von Ihnen gewählten Ziele und Schlüsselergebnisse geht, bestimmt deren Typ auch, wie Sie sie verfolgen können.
Beispiel: Sie können die Reduzierung der Anzahl von Fehlern, die Sie während des Entwicklungsprozesses finden, um 30 % mit einem Fehler- und Problemverfolgungstool wie Jira verfolgen.
Dann können Sie die Daten verbinden und Ihre tatsächlichen Ergebnisse mit Ihren erwarteten Schlüsselergebnissen vergleichen, um zu sehen, wie erfolgreich Sie sind.
Am Ende können Sie Zusammenfassungen Ihrer Projekt-OKRs erneut speichern und weiter bearbeiten.
Um mehr darüber zu erfahren, wie man Objectives and Key Results (OKRs) am besten festlegt und nachverfolgt, lesen Sie unseren Blogbeitrag zu diesem Thema:
→ Objectives and Key Results (OKR): alles, was Sie wissen müssen
2. Einrichten und Nachverfolgen von Zeit und Fortschritt bei Projekten und Aufgaben
Wie man ein Projekt in Aufgaben aufteilt
Um das Projekt leichter verfolgen zu können, müssen Sie es als Nächstes in Aufgaben aufteilen. Die Art des Projekts hilft Ihnen bei der Entscheidung, wie Sie dies am besten tun können:
- Aufgaben = verschiedene Phasen des Projekts
Beispiel: Ein Softwareentwickler kann die verschiedenen Phasen der Entwicklung (z. B. Planung, Analyse, Design, Entwicklung etc.) als Aufgaben nutzen.
- Aufgaben = verschiedene Kategorien des Projekts
Beispiel : Ein professioneller Partyplaner kann verschiedene Kategorien der Partyplanung (z. B. Catering, Dekoration, Unterhaltung usw.) als Aufgaben verwenden.
- Aufgaben = verschiedene Teile des Projekts
Beispiel : Eine Haushälterin kann verschiedene Räume in einem Haus, das sie reinigt (zB Küche, Schlafzimmer, Bad etc.), als Aufgaben nutzen.
Bei einigen Projekten wird es relativ einfach sein, zu entscheiden, ob Sie Projektphasen, Kategorien oder Teile als Aufgaben verwenden sollten. Andere Projekte werden nicht so eindeutig sein. Eine schnelle und einfache Anleitung, wie Sie den Prozess der Aufteilung eines Projekts in Aufgaben am besten anpassen können, finden Sie in unserem Blogbeitrag zu diesem Thema:
→ So zerlegen Sie ein Projekt in Aufgaben
So verfolgen Sie die Zeit für Projekte und Aufgaben
Wenn Sie sich der Zeiterfassung Ihrer Projekte und Aufgaben nähern, müssen Sie zunächst die zu verwendende Zeiterfassungsmethode auswählen. Und Sie müssen darüber nachdenken, wie Sie diese Methode am besten in Ihren Workflow implementieren.
Auswahl der Zeiterfassungsmethode
Es gibt vier verschiedene Zeiterfassungsmethoden, auf die Sie sich verlassen können, um die Zeit zu erfassen, die Sie und/oder Ihr Team mit der Arbeit verbringen:
- Die Papiermethode – Sie messen die Zeit, die Sie mit der Bearbeitung des Projekts und der Aufgaben verbringen, mit einer Stoppuhr und notieren die Ergebnisse mit einem Stift .
- Das Ehrensystem – Sie messen nicht, sondern schätzen lediglich die Zeit, die Sie mit der Arbeit an dem Projekt und den Aufgaben verbringen werden.
- Die Tabellenkalkulationsmethode – Sie messen die Zeit, die Sie mit der Arbeit an dem Projekt und den Aufgaben verbringen, indem Sie die Stunden und Minuten, die Sie dafür aufgewendet haben, manuell in eine von Ihnen erstellte Tabellenkalkulation oder eine einfache Tabellenkalkulationsvorlage eingeben.
- Methoden der Zeiterfassungssoftware – Sie messen die Zeit, die Sie mit der Arbeit an dem Projekt und den Aufgaben verbringen, indem Sie eine auf die Zeiterfassung spezialisierte App verwenden.
Die ersten 3 aufgeführten Methoden haben jedoch ihre Nachteile.
Heutzutage kann die Papiermethode als etwas unprofessionell, ineffizient und ungenau angesehen werden. In der gleichen Linie verlässt sich das Ehrensystem zu stark darauf, dass der Kunde darauf vertraut, dass Sie die Arbeit geleistet haben, die Sie angeblich geleistet haben, was möglicherweise zu viel verlangt ist – insbesondere wenn Sie neue Kunden gewinnen möchten.
Die Tabellenkalkulationsmethode hingegen kann sich für Sie und/oder Ihr Team als problematisch erweisen. Die Tatsache, dass Sie die Zeit manuell eingeben müssen, erhöht nämlich die Wahrscheinlichkeit, dass Sie letztendlich einen kostspieligen Fehler machen. Sowohl die Tabellenkalkulation als auch die Papiermethode können zeitaufwändig sein, besonders wenn Sie an mehreren Projekten arbeiten.
Am Ende erweist sich die Methode der Zeiterfassungssoftware aufgrund ihrer Aktualität, professionellen Attraktivität, Geschwindigkeit und Genauigkeit als die beste Option. Sehen wir uns also an, wie Sie eine solche Software am besten verwenden können, um die Projekt- und Aufgabenzeit zu verfolgen.
Implementierung der Zeiterfassungsmethode
Um das Konzept besser zu verstehen und umzusetzen, werfen wir einen Blick auf unsere eigene Zeiterfassungssoftware Clockify.
Zunächst können Sie in der App Ihre Projekte, Aufgaben und deren Kunden definieren.
Dann können Sie die Zeiterfassungslösung auswählen, die zu Ihnen passt – Sie können:
- Verfolgen Sie die Zeit während der Arbeit mit einem Timer
- Zeit manuell hinzufügen
- Zeit in einen Stundenzettel eintragen
Wenn Sie die Zeit mit einem Timer verfolgen möchten, müssen Sie nur den „Timer-Modus“ aufrufen, eine Beschreibung für die Aktivität schreiben, an der Sie arbeiten, und das Projekt und die Aufgabe auswählen. Starten Sie dann den Timer und lassen Sie ihn laufen, bis Sie mit der Aktivität fertig sind – wenn Sie fertig sind, stoppen Sie den Timer und das System fügt den neu erstellten Zeiteintrag zu einer Liste von Zeiteinträgen unten hinzu.
Wenn Sie Zeit manuell hinzufügen möchten, wechseln Sie einfach in den „Manuellen Modus“ und folgen Sie dem gleichen Muster „Beschreibung schreiben – Projekt spezifizieren – Aufgabe spezifizieren“. Anschließend können Sie die Dauer der Aufgabe hinzufügen, ohne sich um die Start- und Endzeiten kümmern zu müssen.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Zeit in eine Arbeitszeittabelle einzugeben , müssen Sie nur die Zeilen der Arbeitszeittabelle mit den Projekten und Aufgaben ausfüllen, an denen Sie arbeiten, und dann Ihre Zeit in die entsprechenden Zellen eingeben.
Sobald Sie mit der Zeiterfassung fertig sind, können Sie den Abschnitt „Berichte“ der App verwenden. Hier können Sie den Betrag anzeigen, den Sie für ein bestimmtes Projekt und/oder eine bestimmte Aufgabe verdient haben, indem Sie die Ergebnisse filtern.
Anschließend können Sie einen PDF- oder Excel-Bericht der Stunden und Minuten exportieren, die Sie für das Projekt und die Aufgaben erfasst haben, und ihn als Rechnung an den Kunden senden.
So verfolgen Sie den Fortschritt von Projekten und Aufgaben
Neben der Verfolgung der Zeit, die Sie mit der Arbeit am Projekt und seinen Aufgaben verbringen, profitieren Sie auch von der Implementierung eines Fortschrittsverfolgungssystems.
Fortschritte mit Apps verfolgen
Um den Fortschritt zu verfolgen, können Sie ein Kanban-basiertes System wie Trello oder Asana ausprobieren.
Beide Apps basieren auf einem ähnlichen Prinzip:
- Erstellen Sie ein Board, das Ihr Projekt repräsentiert
- Erstellen Sie mehrere Karten, die Ihre Aufgaben darstellen
- Benennen Sie die Spalten so, dass sie den Status aller darunter platzierten Aufgaben darstellen (z. B. „Backlog“; „Design“; „To do“; „Doing“; „Code Review“; „Testing“; „Done“)
- Verschieben Sie die Karten/Aufgaben über die Spalten, um ihren Fortschrittsstatus zu symbolisieren (z. B. ist die besagte Aufgabe im „Backlog“, bezieht sich auf „Design“, bereit „To Do“, derzeit „in Bearbeitung“, derzeit in „Code Review“ , unter „Testen“ oder schon „Fertig“?)
Trello bietet auch eine Option zum Hinzufügen von „Beobachtern“ zu Ihren Boards/Projekten – so können Sie Ihre Kunden zu ihren jeweiligen Boards hinzufügen, die im Gegensatz zu den Mitgliedern Ihres Teams nur Ihren Fortschritt bei einzelnen Aufgaben sehen können, herunterladen Anhänge hinzufügen, Kommentare hinzufügen und das Board exportieren.
In Clockify kann Ihr Kunde den Projektfortschritt in Bezug auf die Zeit über einen gemeinsamen Bericht verfolgen. Teilen Sie einfach einen Bericht, den Sie nach den richtigen Parametern gefiltert haben, kopieren Sie den Link und senden Sie den Link an den Kunden, der dann die Änderungen in Echtzeit anzeigen kann.
Fortschrittsverfolgung einfacher machen
Neben der Verwendung einer Kanban-basierten App zur Verfolgung des Projekt- und Aufgabenfortschritts können Sie auch verschiedene Vorlagen verwenden, um den besagten Fortschritt zu beschleunigen :
- Wenn die meisten Ihrer Projekte in Bezug auf Aufgaben der gleichen Struktur folgen (z. B. umfassen alle Projekte die Aufgaben Analyse, Design, Entwicklung, Inhalt und Verwaltung), ist es ratsam, eine Projektvorlage zu erstellen, die Ihnen hilft, dieselbe zu duplizieren eine Reihe von Aufgaben für jedes neue Projekt, das Sie übernehmen.
- Um Ihre Zeit besser zu organisieren (und damit die Projektarbeit zu beschleunigen), können Sie eine geeignete To-do-Listenvorlage verwenden, um sich daran zu erinnern, was genau Sie tun müssen.
- Um genug Zeit für vorrangige Aufgaben zu sparen (und die Zeit, die Sie verschwenden, zu minimieren), können Sie eine geeignete Zeitblockierungsplaner-Vorlage verwenden.
3. Wählen Sie einen Abrechnungsansatz und verfolgen Sie dessen Effizienz
So entscheiden Sie, welchen Abrechnungsansatz Sie verwenden
Nachdem Sie Ihre Projektskizze erstellt und Ihre projektbezogenen Aufgaben definiert haben, müssen Sie entscheiden, wie Sie das besagte Projekt und die Aufgaben abrechnen:
Wird die Arbeit nach Stunden abgerechnet?
Oder berechnen Sie eine Pauschale?
Wenn Sie nach Stunden abrechnen, basiert Ihre Rechnung ausschließlich auf der sauberen Anzahl von Stunden, die Sie in Ihre Arbeit investiert haben.
Wenn Sie eine Pauschalgebühr berechnen , basiert Ihre Rechnung auf dem von Ihnen abgeschlossenen Arbeitsumfang, unabhängig von der Anzahl der Stunden, die Sie für die Fertigstellung des Projekts benötigen.
Unabhängig davon, für welchen Abrechnungsansatz Sie sich entscheiden, benötigen Sie eine umfassende Liste mit folgenden Angaben:
- Die Aufgaben, die Sie für das Projekt ausgeführt haben.
- Die Zeit, die Sie für die einzelnen Aufgaben und das Projekt insgesamt aufgewendet haben.
- Einige Hinweise darauf, ob die Aufgaben abrechenbar sind oder nicht. Auf diese Weise erhalten Sie, falls Sie nach Stunden abrechnen, immer einen klaren Betrag, den Ihre Kunden Ihnen für Ihre Arbeit schulden.
Falls Sie andererseits eine Pauschalgebühr berechnen, liefern Sie Ihren Kunden immer noch den Nachweis, woran genau Sie gearbeitet haben (und wofür sie genau bezahlen).
Um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, wie Sie Ihre Projektarbeit am besten abrechnen können, lesen Sie unsere vorherigen Artikel:
→ Gehalt vs. Stundenlohn: Vor- und Nachteile
→ Wie wir Clockify verwenden, um Zeit zu verfolgen und Kunden Rechnungen zu stellen
→ Wie Designagenturen ihre Projekte bewerten
So verfolgen Sie die Effizienz Ihres Abrechnungsansatzes
Wenn Sie Zweifel haben, wie effizient Ihr gewählter Abrechnungsansatz ist, spielen Sie am besten mit den beiden Hauptoptionen herum, die Ihnen zur Verfügung stehen.
Versuchen Sie zuerst, einen stündlichen Ansatz oder einen Pauschalansatz zu implementieren. Vielleicht werden Sie irgendwann feststellen, dass der alternative Ansatz zu dem, den Sie ursprünglich gewählt haben, besser zu Ihrer Art von Projekten oder Arbeitsablauf passt.
Oder Sie stellen möglicherweise fest, dass eine Art Ihrer Projekte besser für einen stündlichen Ansatz geeignet ist, während eine andere Art besser für einen Pauschalansatz geeignet ist.
4. Einrichten eines Abrechnungsansatzes und Nachverfolgen seiner Genauigkeit
Wie Sie eine stundenweise Abrechnung oder eine Pauschalgebühr angehen
Nachdem Sie das für Sie ideale Abrechnungssystem ausgewählt haben, ist es an der Zeit zu entscheiden, wie Sie den Abrechnungsprozess genau angehen.
Wenn Sie einen bestimmten Stundenpreis abrechnen, gibt es vier effiziente Arten von Stundensätzen, die Sie implementieren können:
Ein Stundensatz für alle Projekte. Großartig, wenn:
- Ihr Team arbeitet normalerweise an einer Art von Projekt
- Ihr Team besteht aus einer Art von Fachleuten
- Sie arbeiten alleine
Beispiel: Ein freiberufliches Team aus zwei Designern (35 $), das sich auf Logodesign spezialisiert hat.
Spezifische Stundensätze pro Teammitglied. Großartig, wenn:
- Ihr Team arbeitet normalerweise an einer Art von Projekt
- Ihr Team besteht aus Fachleuten mit unterschiedlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und Fachkenntnissen
Beispiel: Ein freiberufliches Team aus einem Designer (40 $) und drei Entwicklern (65 $), das sich auf die Erstellung von Zielseiten für Mode-Websites spezialisiert hat.
Spezifische Stundensätze für bestimmte Projekte. Großartig, wenn:
- Ihr Team arbeitet an verschiedenen Arten von Projekten
- Ihr Team besteht aus einer Art von Fachleuten
Beispiel: Ein freiberufliches Team aus drei Entwicklern (65 $), die benutzerdefinierte Apps erstellen.
Spezifische Stundensätze für jedes Teammitglied, das an bestimmten Projekten arbeitet. Großartig, wenn:
- Ihr Team arbeitet an verschiedenen Arten von Projekten
- Ihr Team besteht aus Fachleuten, die über unterschiedliche Fähigkeiten, Erfahrungen und Fachkenntnisse verfügen
Beispiel: Ein freiberufliches Team aus zwei Künstlern (50 $), vier Entwicklern (70 $), zwei Designern (55 $), einem Audiospezialisten (45 $) und zwei Videospielproduzenten (35 $), die Strategie- und Puzzlespiele erstellen.
Alternativ, wenn Sie eine Pauschalgebühr berechnen, möchten Sie Ihre Preise wahrscheinlich auf den Umfang einzelner Projekte stützen – die sich um bestimmte Aufgaben oder Aufgabengruppen drehen können.
Beispiel : Ein freiberufliches Team aus einem Designer, zwei Entwicklern und einem Texter, der Websites erstellt, betrachtet jedes Element des Projekts als separate Aufgabe mit eigenem Honorar:
- Einrichtung: 170 $
- Entwurf und Bau 3.500 $
- Inhaltserstellung: 550 $
- Kundenschulung: 700 $
- Website-Pflege: 600 $
Weitere Einblicke, wie Sie Ihre Projekte und Aufgaben abrechnen können, finden Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema:
→ Der definitive Leitfaden zur Projektabrechnung und Rechnungsstellung
So verfolgen Sie die Genauigkeit Ihres Abrechnungsansatzes
Wenn es darum geht, die Genauigkeit Ihres Abrechnungsprozesses zu verfolgen, ist eine umfassende Rechnung mit einer sauberen Liste der erledigten Aufgaben immer entscheidend. Es wird dem Kunden helfen, den Wert (und folglich den genauen Preis) Ihrer Arbeit besser zu verstehen.
Natürlich müssen Sie auch sicherstellen, dass Ihre Preise an sich korrekt sind:
- Wenn Sie eine Pauschalgebühr berechnen, stellen Sie sicher, dass die Preise, die Sie dem Kunden anbieten, mit denen übereinstimmen, die Sie auf Ihrer Website aufgeführt oder für frühere Kunden verwendet haben.
- Wenn Sie für einen Stundensatz arbeiten, stellen Sie sicher, dass Ihre Berechnungen korrekt sind. Wenn Sie die Zeit in Clockify erfassen , werden Ihre Einnahmen pro Projekt automatisch für jede erfasste Minute berechnet, basierend auf den zuvor eingegebenen Stundensätzen.
5. Einrichten und Verfolgen von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aufgaben
So unterscheiden Sie zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aufgaben
Jetzt ist es an der Zeit zu entscheiden, welche Aufgaben Sie direkt in Rechnung stellen? Und welche Aufgaben werden Sie in der Rechnung auslassen?
Sie möchten auf jeden Fall primäre, projektspezifische Aufgaben als abrechenbar markieren und sie Ihrer Rechnung hinzufügen. Beispielsweise werden Softwareentwickler alle entwicklungsbezogenen Aufgaben in Rechnung stellen.
Softwareentwicklung ist jedoch ein komplexer Prozess, der auch bestimmte sekundäre, wiederkehrende Aufgaben erfordert. Sie müssen wahrscheinlich Team- und Kundenbesprechungen abhalten, mit dem Kunden und den Teammitgliedern per E-Mail oder Chat kommunizieren sowie regelmäßig projektbezogene Daten manipulieren.
Obwohl diese Aufgaben für das Entwicklungsprojekt von entscheidender Bedeutung sind, sollten Sie wahrscheinlich davon absehen, sie als abrechenbar zu markieren und 20 separate „Tagestreffen“-Posten in Ihre offizielle Rechnung aufzunehmen.
Stattdessen können Sie die Zeit, die Sie für Besprechungen, E-Mails und die Manipulation von Daten aufwenden, in den Stundensatz einfließen lassen, den Sie für die Entwicklungsaufgaben verwenden – dh Ihre Stundensätze erhöhen.
So verfolgen Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Aufgaben
Bei der Zeiterfassung in Clockify können Sie angeben, ob Aktivitäten (oder sogar ganze Projekte) abrechenbar oder nicht abrechenbar sind.
Wenn Sie eine Aufgabe als abrechenbar markiert haben, wird ihr Betrag zum Gesamtbetrag für dieses Projekt hinzugefügt.
Wenn Sie eine Aufgabe alternativ als nicht abrechenbar markieren, schließen Sie sie von Ihren direkten Einnahmen aus.
Der Schlüssel hier ist, die Zeit, die Sie für abrechenbare Aufgaben aufwenden, zu maximieren, um den Wert zu steigern, den Sie persönlich aus dem Projekt ziehen. Überlegen Sie also, ob Sie Zeit mit einigen Aufgaben verschwenden und diese Zeit stattdessen in Zukunft wichtigeren (und profitableren) Aufgaben zuweisen sollten.
Beispiel: Sie sind ein freiberufliches Team von 5 Personen, die feststellen, dass sie 1 Stunde für tägliche Besprechungen aufwenden, diese Zeit aber stattdessen halbieren könnten – auf diese Weise könnten Sie insgesamt 2,5 Stunden pro Tag oder 12,5 Stunden pro Woche einsparen .
Um mehr über abrechenbare und nicht abrechenbare Aufgaben zu erfahren und wie Sie die perfekte Balance zwischen beiden finden, lesen Sie unseren Blogbeitrag zu diesem Thema.
→ Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden: So finden Sie die perfekte Balance
6. Erstellen und Verfolgen von Schätzungen für Aufgaben und Projekte
So definieren Sie Schätzungen für Aufgaben und Projekte
Einige der wichtigsten Fragen, die Sie für Ihren Kunden beantworten müssen, sind die folgenden:
- Wann wird das Projekt abgeschlossen sein?
- Wie viel wird es kosten?
Wenn Sie eine Pauschalgebühr erheben, können Sie Ihren Kostenvoranschlag auf Grundlage Ihrer vorgefertigten Preisliste erstellen. Sie können Ihre Zeitschätzungen dann auf Erfahrungen mit ähnlichen Projekten stützen, die Sie in der Vergangenheit abgeschlossen haben.
Wenn Sie jedoch nach Stunden kalkulieren, erhalten Sie durch klare Zeitschätzungen klare Zahlen darüber, wie viel Ihr Kunde voraussichtlich zahlen wird.
Beispiel 1: Das freiberufliche Team aus zwei Designern (35 US-Dollar), das auf Logodesign spezialisiert ist, kann einen Kostenvoranschlag von 700 US-Dollar für einen geschätzten Zeitaufwand von 20 Stunden machen.
Beispiel 2: Das freiberufliche Team aus einem Designer (40 $) und drei Entwicklern (65 $), das auf die Erstellung von Zielseiten für Mode-Websites spezialisiert ist, kann einen Kostenvoranschlag von 4.450 $ für einen geschätzten Zeitaufwand von 80 Stunden machen (z. B. 40 $ x 30 $ + 65 x 50 $).
Beispiel 3: Das freiberufliche Team aus drei Entwicklern (65 US-Dollar), die benutzerdefinierte Apps erstellen, kann einen Kostenvoranschlag von 31.200 US-Dollar für einen geschätzten Zeitaufwand von 480 Stunden anbieten.
Beispiel 4: Das freiberufliche Team aus zwei Künstlern (50 $), vier Entwicklern (70 $), zwei Designern (55 $), einem Audiospezialisten (45 $) und zwei Videospielproduzenten (35 $), die Strategie- und Puzzlespiele entwickeln, kann 54.100 $ nennen Preisschätzung für eine 1.000-Stunden-Zeitschätzung. (z. B. 50 $ x 200 $ + 70 $ x 300 $ + 55 $ x 200 $ + 45 $ x 160 $ + 35 $ x 140 $)
So verfolgen Sie Schätzungen für Aufgaben und Projekte
Wenn Sie die Zeit in Clockify verfolgen , können Sie Zeitschätzungen für Projekte und Aufgaben erstellen und diese dann mit Ihren Echtzeitergebnissen vergleichen.
Während Sie mit dem Projekt fortfahren, sehen Sie, wie sich die Schätzungsbalken für das Projekt und die Aufgaben füllen. So können Sie erkennen, wann Sie gefährlich nahe daran sind, Ihre Zeitschätzungen und indirekt Ihr Budget zu überschreiten.
7. Einrichten und Verfolgen von Projekt- und Aufgabenfristen
So definieren Sie Projekt- und Aufgabentermine
In Bezug auf andere Projekte, an denen Sie arbeiten, die Ressourcen, die Sie für dieses Projekt verwenden werden, sowie die Anzahl der Aufgaben, die Sie haben werden, müssen Sie einige klare Projekt- und Aufgabenfristen festlegen.
Die Aufgabentermine beziehen sich direkt auf den Projekttermin, und alle beziehen sich auf die Projektschätzungen, die Sie gerade festgelegt haben.
Wenn Sie beispielsweise eine Schätzung von 480 Stunden für den Projektabschluss pro drei Entwickler definiert haben, bedeutet dies, dass Sie ungefähr einen Monat für den Abschluss benötigen (wenn Sie alle drei 40 Stunden pro Woche an dem Projekt arbeiten).
Ihr Team kann jedoch gleichzeitig an zwei Projekten arbeiten, die schätzungsweise 480 Stunden dauern, was bedeutet, dass ein Entwickler wahrscheinlich nur 20 Stunden pro Woche am ersten Projekt arbeiten kann. In einem solchen Fall kann eine Frist von zwei Monaten der erste realistische Termin sein, den Sie dem Kunden nennen können.
In diesem Beispiel haben alle drei Mitglieder des freiberuflichen Entwicklerteams gleichzeitig mit der Arbeit an dem Projekt begonnen.
Aber in Wirklichkeit ist es selten so einfach – wegen etwas, das als Aufgabenabhängigkeiten bezeichnet wird.
Aufgabenabhängigkeiten bestimmen, in welcher Reihenfolge Sie an Aufgaben arbeiten können. Und eine Aufgabe kann so von der anderen abhängen, dass Sie Folgendes tun müssen:
- Beenden Sie Aufgabe A, bevor Sie mit Aufgabe B beginnen können
- Starten Sie Task B gleichzeitig mit Task C
- Beenden Sie Aufgabe C, bevor Sie Aufgabe D beenden können
- Beginnen Sie Aufgabe D, bevor Sie Aufgabe B beenden können
Nun können die aufgeführten Aufgaben zusammen 480 Stunden Arbeit ausmachen. Aber auch die Art der Aufgabenabhängigkeit (sowie wer ihnen zugewiesen ist) beeinflusst auch das realistische Fertigstellungsdatum, das Sie Ihrem Kunden nennen können.
So verfolgen Sie die endgültigen Fristen für Projekte und Aufgaben
Wenn Sie Ihren Projekt- und Aufgabenfortschritt in Trello verfolgen, können Sie separate Fristen für jede geplante Karte/Aufgabe definieren.
Diese Fristen für einzelne Aufgaben helfen Ihnen festzustellen, ob die Projektfrist realistisch ist. Wenn Sie nun immer wieder Aufgabenfristen verpassen, ist es eine sichere Sache, dass Sie schließlich auch eine Fristverlängerung für das Projekt aushandeln sollten.
Einpacken
Projekte und Aufgaben sind scheinbar komplexe Begriffe mit verschiedenen wichtigen Elementen, die Sie berücksichtigen und verfolgen müssen.
Bei Projektskizzen ist es wichtig, dass Sie die Projektziele, Meilensteine, Key Performance Indicators, Objectives und Key Results verfolgen.
Bei Projekten im Allgemeinen ist es wichtig, dass Sie sie in Aufgaben aufteilen, deren Zeit und Fortschritt Sie leicht verfolgen können. Darüber hinaus sollten Sie Preis- und Zeitschätzungen sowie klare Fristen definieren.
Wenn es um Ihren Abrechnungsansatz geht, sollten Sie dessen Genauigkeit und Effizienz verfolgen und zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aufgaben unterscheiden.
Am Ende mag die Verfolgung der verschiedenen Aspekte von Projekten und Aufgaben wie ein komplexer Prozess erscheinen, aber es ist ziemlich einfach, sobald Sie alles definiert und organisiert haben, was Sie brauchen.