Warum Sie Arbeitszeiten im Auge behalten sollten (sowohl als Arbeitgeber als auch als Arbeitnehmer)

Jahr für Jahr erweist sich die Zeiterfassung für Unternehmen als immer wichtiger, nicht nur für die Gehaltsabrechnung. Mit der Weiterentwicklung der Jobs und der Belegschaft wächst auch die Notwendigkeit, die Arbeitszeiten zu verfolgen, da dies unserer Erfahrung nach beim Projektmanagement, beim Erstellen von Schätzungen, beim Analysieren des Fortschritts der Mitarbeiter und der Arbeitsgewohnheiten hilfreich ist.

Deshalb wollen wir in diesem Artikel beweisen, warum Zeiterfassung am modernen Arbeitsplatz unverzichtbar ist. Lesen Sie, wie sich der Bedarf an Zeiterfassung insgesamt verändert hat und welche Vorteile sie für Arbeitgeber bzw. Arbeitnehmer bringt.

Die Bedeutung der Zeiterfassung

Die Arbeit von zu Hause aus könnte für die breite Bevölkerung genauso gut zur Realität werden, wenn man bedenkt, wie die Covid-19-Pandemie Anfang 2020 die Landschaft plötzlich verändert hat. Stanford-Ökonom Nicholas Bloom sah darin ein wachsendes Problem und sagte, es werde „eine Produktivitätskatastrophe für Unternehmen schaffen “. Es klingt bedrohlich, aber einfache Lösungen wie die Zeiterfassung können den Schlag abfedern.

Es scheint, dass die Remote-Arbeitspraxis zumindest für eine Weile bestehen bleiben wird. Das bedeutet, dass die Produktivität auf die eine oder andere Weise leiden wird. Es wird mehr Überstunden geben, Überschneidungen mit Workforce Management, Zeitdiebstahl, verschwendete Stunden und vieles mehr. Um Produktivitätskatastrophen zu vermeiden, müssen sich CEOs und Mitarbeiter gemeinsam an die Zeiterfassung gewöhnen.

Hier bei Clockify haben wir eine Liste mit Gründen zusammengestellt, warum Sie speziell die Zeit verfolgen sollten, und einige Methoden, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Gründe für Zeiterfassung als Arbeitgeber

Wenn Arbeitgeber die Zeit erfassen, tun sie dies meistens aus zwei Gründen:

• Entschädigung u
• Workforce-Management

Zuerst werden wir besprechen, warum die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden wichtig ist, wenn es um die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter geht. Danach werden wir sehen, wie es bei Produktivität, Projektmanagement, Workload-Management usw. hilft.

Zeiterfassung für Gehälter und Überstunden

Der erste große Grund für die Zeiterfassung ist die faire Vergütung von Mitarbeitern mit Stundenlohn. Werfen wir einen Blick auf die Bedeutung der Zeiterfassung in diesem Fall.

Bezahlte Zeit

Unter den verschiedenen Arten der Mitarbeitervergütung (Stundenlohn, Gehalt, Provisionen und Prämien) ist der Stundenlohn derjenige, der eine Zeiterfassung für finanzielle Zwecke erfordert.

Wenn Ihre Mitarbeiter stundenweise arbeiten, insbesondere wenn Sie Überstunden und/oder Freizeit abrechnen, kann es leicht passieren, dass Sie den Überblick darüber verlieren, wer was und wie lange getan hat. Und wenn sie bezahlt werden müssen, möchten Sie sicher sein, dass jeder so viel verdient, wie er gearbeitet hat. Ganz zu schweigen davon, dass sich die durchschnittlichen Arbeitszeiten statistisch gesehen stark verschoben haben.

Ein kostenloser Arbeitszeit-Tracker wie Clockify kann hier mehrere Grundlagen abdecken:

• Damit können Sie die Stundensätze für jeden Mitarbeiter festlegen;
• Für einen klaren Tagesüberblick können die Mitarbeiter ihre Aufgaben in einen Stundenzettel eintragen;
• Verfolgen Sie die an einer Aufgabe gearbeitete Zeit mit einem Timer für eine spätere genaue Berechnung;
• Verfolgen Sie die Zeit konsequent und täglich, um zuverlässige Daten zu gewährleisten;

• Schließlich berechnet es automatisch die Vergütung in Abhängigkeit vom Zeitraum und dem von Ihnen eingegebenen Stundensatz.

Auf diese sehr einfache Weise erfassen Ihre Mitarbeiter ihre geleisteten Arbeitsstunden und Sie haben weniger Ärger mit der Gehaltsabrechnung.

Im Laufe der Zeit

In der Regel haben auch Stundenarbeiter Anspruch auf Überstundenvergütung oder Zeitausgleich.

Mit der Überstundenvergütung schreiben Ihre Landesgesetze vor, wie viel Stundenlohn pro Stunde für jede in Überstunden verbrachte Stunde erhöht wird.

Mit dem Zeitausgleich können Arbeitnehmer entscheiden, sich anstelle von Zuschlägen Freizeit für Überstunden zu nehmen.

• Überstundengesetze

Für die Überstundenvergütung müssen Sie oder Ihre Mitarbeiter die außerhalb der regulären Arbeitszeiten verbrachte Zeit nachverfolgen. Ohne eine „Papierspur“ darüber, wie viel Zeit mit Überstunden verbracht wurde, kann es rechtliche Konsequenzen geben.

Je nach Land, in dem Sie tätig sind, sollten Sie sich mit dem EU-Zeiterfassungsgesetz, dem kalifornischen Überstundengesetz oder der US-amerikanischen FLSA-Arbeitszeitverordnung befassen. Jeder skizziert:

• Arbeitsstunden pro Woche;
• Maximal zulässige Überstunden;
• Methoden zur Dokumentation von Überstunden;
• Die Anzahl der Stunden pro Schicht oder Tag, an denen Mitarbeiter Überstunden leisten können usw.

Die Zeiterfassung ist unerlässlich, um einen sauberen, legalen Überblick darüber zu behalten, wie viel Ihre Mitarbeiter pro Tag, Woche oder Monat arbeiten. Es stellt sicher, dass Sie alle Arbeitsgesetze und -vorschriften einhalten. Und da die Pandemie das Jahr 2020 erschüttert, hat das US-Arbeitsministerium seinen Leitfaden zu den Arbeitgeberpflichten in Bezug auf die Zeiterfassung aktualisiert.

Quelle: statista.com

• Überstundensätze

Ohne zu sehr vom Thema abzulenken, kurz gesagt, die Überstundensätze unterscheiden sich von Land zu Land und in Bezug auf die wöchentlich und täglich geleisteten Arbeitsstunden.

Beispielsweise verlangt das kalifornische Überstundengesetz, dass Arbeitgeber an Wochentagen und Samstagen das 1,5-fache des Stundenlohns zahlen. Je nach Vertrag mit den Mitarbeitern und wie viele Überstunden sie leisten, unterscheiden sich die Tarife.

• Ausgleichszeit

Schließlich können Sie Ihre Mitarbeiter für ihre Überstunden „bezahlen“. Dies wird als Ausgleichszeit bezeichnet, und verschiedene Faktoren können Einfluss darauf haben, ob ein Mitarbeiter anspruchsberechtigt ist oder nicht, und wie sie berechnet wird.

Aber selbst in diesem Fall benötigen Sie eine vertrauenswürdige Zeiterfassung, um zu wissen, wie viel Freizeit der Mitarbeiter aufgrund seiner Überstunden erhalten kann.

Und wenn Sie Hilfe bei der Suche nach der geeigneten Zeiterfassungs-App benötigen, haben wir eine umfangreiche Liste mit allen Vorteilen, die jede einzelne mit sich bringt.

Workforce Management und andere Gründe für die Zeiterfassung

Zeiterfassung verhindert Verstöße

Wir haben die verschiedenen Gesetze und Vorschriften erwähnt, die eingeführt wurden, um zu regeln, wie Mitarbeiter für ihre Arbeitszeit entlohnt werden. Der Grund dafür ist jedoch nicht nur, dass Sie eine ordnungsgemäße Gehaltsabrechnung sicherstellen, sondern dass die Unternehmen selbst Verstöße vermeiden können .

Arbeitgeber können unwissentlich Lohn- und Arbeitszeitverstöße begehen. Laut der Agentur Tittle und Perlmuter gehören zu den häufigsten:

1. Unbezahlter Mindestlohn
2. Nichtbezahlung der geleisteten Arbeitsstunden
3. Mitarbeiter falsch einordnen
4. Überstunden falsch berechnet

Die Strafen können von der Zahlung des versäumten Lohns bis zum Dreifachen des Betrags und von sechs Monaten bis zu einem Jahr reichen.

Die offizielle Seite des NCSL erklärt ausführlicher die Verstöße und Strafen für jeden Bundesstaat in den USA.

Sowohl Zeit- als auch Lohnüberschreitungen können einfach verhindert werden, indem die regelmäßig gearbeiteten Stunden erfasst und die Gehaltsabrechnung anhand der von Ihnen gesammelten Daten berechnet werden.

Zeiterfassung ist für Mitarbeiter erforderlich, die sich frei nehmen

Das Familien- und Krankenurlaubsgesetz ist ein Gesetz, das Arbeitnehmern eine unbezahlte (aber arbeitsplatzsichernde) Freistellung von bis zu 12 Wochen jährlich gewährt. Damit ein Mitarbeiter jedoch lesbar ist, muss er mehrere Anforderungen erfüllen. In der Liste sind in den letzten 12 Monaten 1.250 Stunden für ihren Arbeitgeber gearbeitet , was ungefähr 24 Stunden pro Woche entspricht .

Wie Sie sehen, hilft die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden auch in Fällen, in denen Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub nehmen möchten, um Angehörige zu pflegen, private Verpflichtungen, gesundheitliche Probleme usw. Es kann eine Menge Rückverfolgung und Durchsuchen von Archiven geben.

Stundenerfassung verhindert Zeitdiebstahl

Zeitdiebstahl passiert, wenn ein Mitarbeiter die Bezahlung für Arbeitsstunden akzeptiert, die er nicht geleistet hat. Dies geschieht auf verschiedene Weise:

• Nutzung von Spielräumen bei flexiblen Arbeitszeiten (insbesondere bei Remote-Arbeit);
• Ihre Kollegen ein- und ausstempeln, und nicht nur sich selbst;
• Verlängerte Pausen;
• Durchsuchen von Unterhaltung während der Arbeitszeit usw.

Zeitdiebstahl ist leicht nachvollziehbar und lösbar, nachdem Sie einige Zeit damit verbracht haben, die Stunden der Mitarbeiter zu verfolgen. Sie werden beginnen, Verhaltensmuster zu erkennen und entsprechend anzugehen.

Die Zeiterfassung hilft bei der Erstellung besserer Arbeitsschätzungen

Ein Großteil des Erfolgs eines Projekts (oder eines Produkts) hängt davon ab, wie gut das Unternehmen die Fristen eingehalten hat.

Um sicherzustellen, dass ein Projekt auf Kurs bleibt und die prognostizierten Kosten nicht überschreitet, ist viel Vorbereitung und Schätzung erforderlich. Teams setzen Meilensteine ​​und innerhalb dieser kürzere Fristen, um in einen Rahmen zu passen, der erforderlich ist, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen. Und sobald die Arbeit beginnt, wird die Zeiterfassung unerlässlich.

Während die Teams arbeiten, kann Ihnen die Software dabei helfen zu erkennen, wo diese Schätzungen falsch waren und wo sie perfekt funktionierten. Beispielsweise könnte ein Mitarbeiter einen Tag länger brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen, und unwissentlich sein gesamtes Team für die nächste Deadline humpeln.

Aber gleichzeitig zeigt das Nachverfolgen der geleisteten Arbeitsstunden innerhalb dieser Schätzungen Produktivitätseinbrüche. Und wenn Sie sie registrieren, können Sie die Teams konsultieren, um mehr über die spezifischen Probleme zu erfahren und sie zu beheben.

Die Zeiterfassung in Projektschätzungen wirkt Wunder, um Probleme frühzeitig zu erkennen und sie anzugehen, bevor die Fehler Sie zu viel Zeit, Energie und Geld kosten.

Wie sie sagen – ein Stich in der Zeit spart neun.

Ein Beispiel für die Nachverfolgung von Projektschätzungen mit Clockify

Durch die Erfassung der Mitarbeiterzeit können Sie ein besserer Manager sein

CEOs, Projektmanager, Manager insgesamt und sogar HR werden das Workforce Management besser in den Griff bekommen wollen.

Wenn Sie die geleisteten Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter verfolgen, erhalten Sie einen allgemeinen Überblick darüber, wer was in welcher Abteilung macht. Das mag überwältigend klingen, hilft Ihnen aber auch zu verstehen, wie die Arbeit im Unternehmen verteilt ist.

Wenn Aufgaben in den Arbeitszeittabellen abgehakt werden, erkennen Sie allmählich, welche Teams zu viel zu tun haben und entlastet werden müssen und welche mehr Aufgaben übernehmen können.

In diesem Fall hilft Ihnen die Zeiterfassung, die Arbeitsbelastung auszugleichen, damit niemand überarbeitet oder gelangweilt wird, während Sie gleichzeitig Meilensteine ​​​​einhalten.

Es identifiziert verschwendete Zeit

Im Gegensatz zum Zeitdiebstahl geht es bei der Zeitverschwendung mehr um den aktuellen Stand der Produktivität der Mitarbeiter und wie sich dies auf die Produktion/den Arbeitsablauf auswirkt.

Zeitverschwendung ist eine geringfügige Übertretung, bei der die Mitarbeiter beginnen, unterdurchschnittliche Leistungen zu erbringen, was zu Terminüberschreitungen und längeren Produktionszeiten führt. Verschwendete Zeit wirkt sich zwar nicht so negativ auf Ihre Finanzen aus wie Zeitdiebstahl, kann aber auf lange Sicht genauso gefährlich sein.

Mit der Zeiterfassung, um herauszufinden, wo und wie viel Zeit verschwendet wird, entschlüsselt die Arbeitszeittabelle eines Mitarbeiters alle Informationen, die Sie benötigen: die Pausen, die er macht, die Arten von Aufgaben, an denen er zu verschiedenen Tageszeiten arbeitet, wann er ein- und ausstempelt usw Es gibt Ihnen einen Überblick darüber, wo manche Menschen anfangen, die Motivation zu verlieren, zu welcher Stunde oder wie oft sie Pausen machen und wie lange sie dauern.

Es gibt mehrere Gründe, warum Menschen am Arbeitsplatz die Motivation verlieren. Und die Lösung dieser Probleme erfordert mehr als Zeiterfassung.

Aber es hilft zu erkennen, welche Personen und Teams gleichermaßen Hilfe benötigen, indem es die Daten bereitstellt, die für den Beginn der Leistungsverbesserung erforderlich sind.

Gründe für die Zeiterfassung als Mitarbeiter

Natürlich profitieren nicht nur Arbeitgeber und Unternehmen von der Zeiterfassung. Angestellte, Freiberufler und unabhängige Auftragnehmer genießen die gleichen Vorteile, die es mit sich bringt. Die folgende Liste enthält nur einige der Gründe, warum man mit der Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden beginnen sollte.

Wir haben auch eine Einstiegsseite für die 48 am häufigsten gestellten Fragen zu Arbeitszeit und Zeiterfassung erstellt.

Sie können eine bessere Work-Life-Balance erreichen, wenn Sie wissen, wo Ihre Zeit verschwendet wird

Nicholas Bloom erwähnte auch, dass nur die Hälfte der Befragten der Umfrage vom März 2020 angaben, dass sie effizient von zu Hause aus arbeiten könnten. Und es waren vor allem Arbeiter, die ihre Arbeit hauptsächlich am Computer erledigen.

Nicht jeder ist bereit, sich auf Remote-Arbeit einzustellen. Wenn es jedoch hart auf hart kommt, sollten Sie alles tun, um sich so nahtlos wie möglich anzupassen.

Die Zeiterfassung kann Ihnen helfen, lange Abende zu vermeiden, die an Ihrem Computer gefangen sind, oder mit der Arbeit zu beginnen, sobald Sie Ihre Augen öffnen, weil Sie nicht mehr ins Büro pendeln müssen. Wie oft haben andere Sie bei der Arbeit mit persönlichen Angelegenheiten unterbrochen? Ob es Kinder, die Waschmaschine, ein Anruf der Familie oder der Nachbarn waren?

Wenn Sie die geleisteten Arbeitsstunden nachverfolgen, setzen Sie eine Art Disziplin und Organisation auf. Denn während Sie einen Stundenzettel ausfüllen, merken Sie allmählich, wie viel Zeit für Ihre eigentliche Arbeit aufgewendet wird, insbesondere wenn sich die Ablenkungen im Laufe des Tages häufen. Ein Zeit-Tracker kann auf diese Weise die Grundlage für Sie schaffen, um zukünftige Tage zu planen und die dringend benötigten Grenzen festzulegen.

Zeiterfassung verbessert Ihre Notfallplanung

Wussten Sie, dass Zeiterfassung Ihnen tatsächlich dabei helfen kann, Notfallpläne zu erstellen? In manchen Fällen kann die Nachverfolgung von Arbeitszeiten Sie vor unfairer Behandlung am Arbeitsplatz schützen.

1. Für ungerechtfertigt erhöhte Arbeitsbelastung

Wenn Sie bemerken, dass Ihr Arbeitgeber begonnen hat, mehr Verpflichtungen zu übernehmen, können Sie genügend Beweise sammeln, indem Sie diese Aufgaben zeitlich verfolgen. Ein Archiv darüber, wie viele Stunden mit einfacher Arbeit verbracht wurden, ist ein legitimer Beweis dafür, dass Ihre eigentliche Arbeit für Aufgaben, die nicht in Ihrer Stellenbeschreibung stehen, in den Hintergrund getreten ist.

2. Unbezahlte Überstunden

Auch wenn Sie zu Überstunden gedrängt, aber nicht fair entlohnt wurden, ist eine Abrechnung Ihrer Überstunden von entscheidender Bedeutung, wenn Sie mit dem Arbeitgeber verhandeln oder einen Zeit- und Lohnverstoß einreichen wollen. Denken Sie nur an die Bedingungen, die Sie erfüllen müssen, um Anspruch auf Überstundenvergütung zu haben.

3. Eignung für FMLA

In Fällen, in denen Sie unbezahlten Urlaub mit garantierter Arbeitsplatzsicherheit nehmen möchten, stellt das Familien- und Krankenurlaubsgesetz sicher, dass Sie dies tun können. Eine der Voraussetzungen setzt jedoch voraus, dass Sie im vergangenen Jahr 1.250 Stunden für Ihren Arbeitgeber gearbeitet haben. Es kommt auf ungefähr 24 Stunden pro Woche an.

In einem FMLA-Gerichtsstreit wollte sich ein Schullehrer aus psychischen Gründen freinehmen. Als ihm wegen Nichterfüllung der vorgeschriebenen Arbeitszeit eine Absage erteilt wurde, zog er vor Gericht und beantragte Revision. Den Schulanwälten gelang der Nachweis, dass er selbst mit Heimarbeit wie Unterrichtsvorbereitung und Benotung keine 1.250 Stunden hätte aufbringen können. Die Berufung wurde zurückgewiesen.

Es ist wichtig zu wissen, dass Unternehmen alles tun werden, um saubere Aufzeichnungen zu führen, um sich selbst zu schützen. Ihre Mitarbeiter könnten das auch tun.

4. Sie werden fair entlohnt

Auch hier gilt: Wenn Sie mit Stundenlohn arbeiten, ist die Zeiterfassung das Lebenselixier Ihres Arbeitstages. Es ist eine Versicherung, dass Sie für die investierte Mühe und Energie angemessen bezahlt werden. Natürlich sind Unternehmen kein notwendiges Übel, das es auf Sie abgesehen hat, aber Fehler werden gemacht. Vor allem bei Fernarbeit.

Ein separates Arbeitszeitkonto kann ein gutes Sicherheitsnetz darstellen. Und wenn Sie bereits eine Zeiterfassung bei der Arbeit haben, füllen Sie diese so gewissenhaft und konkret wie möglich aus. Dein zukünftiges Ich wird es dir danken.

Das Nachverfolgen der Zeit, die Sie für Aufgaben aufwenden, kann Ihnen helfen, sich besser zu organisieren

Unnötig zu erwähnen, dass die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden einen großen Unterschied für Ihre Produktivität ausmacht.

Es gibt Ihnen diesen kleinen Schubs, um mehr Kontrolle über Ihre Zeit zu haben. Wenn Sie am Ende des Tages auf Ihre Arbeitszeittabelle schauen, ist es einfacher zu erkennen, wo Sie am produktivsten waren oder wo die Dinge besser hätten laufen können.

Gerade heute ist diese Art der Selbstreflexion der Schlüssel, um produktiver zu werden.

Wenn Sie Ihre Fehler analysieren und beim nächsten Ausfüllen des Stundenzettels verbessern, kommen Sie einem stressfreien Arbeitstag einen Schritt näher. Zumindest auf der organisatorischen Seite.

Die Verwendung einer Team-Zeiterfassungs-App lässt Ihre Kollegen wissen, dass sie Sie nicht stören sollen

Unabhängig davon, ob Sie remote arbeiten oder nicht, sind wir uns alle einig, dass E-Mails und Chat-Nachrichten von Kollegen und Vorgesetzten viel Zeit in Anspruch nehmen können. Vor allem, wenn sie uns fragen sollen, wie weit wir mit unseren Aufgaben sind oder ob wir Informationen haben, die sie benötigen usw.

Wenn Sie jetzt eine Team-Zeiterfassung verwenden, können Sie einige dieser Ablenkungen verhindern, indem Sie ihnen frühzeitig mitteilen, dass Ihre Verfügbarkeit von der auf Ihrem Stundenzettel aufgeführten Aufgabe abhängt.

Beispielsweise können Teammitglieder in Clockify die laufenden und abgeschlossenen Aufgaben der anderen sehen. Wenn also ein Kollege diese bestimmte Seite öffnet, kann er sehen, woran Sie gerade arbeiten. Durch die Verwendung bestimmter Labels können Sie einfach angeben, wie dringend eine Aufgabe ist, oder einfach eine Notiz in die Aufgabe einfügen. Zum Beispiel: „ Brauche volle Konzentration, bitte nicht stören “.

In Clockify können Sie ganz einfach Kollegen in Ihrem Arbeitsbereich suchen, um ihre Aufgaben zu sehen.

Abschließende Gedanken

Die Gründe für die Zeiterfassung sind vielfältig. Wie wir eingangs erwähnt haben, hat sich die Arbeitslandschaft so dramatisch verändert, dass wir uns auf so viele Daten wie möglich verlassen müssen. Vor allem, wenn wir zu überwiegend remote Arbeit übergehen. Die Zeiterfassung ist eine der vertrauenswürdigsten Methoden zur Aufrechterhaltung der Arbeitsstabilität. Es hilft bei der Arbeitsorganisation, identifiziert Problempunkte und liefert Informationen über die Zeit, die Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen während des Arbeitstages verbringen.

Die Zeiterfassung ist ein unverzichtbares Arbeitsinstrument, das sich bewährt hat, und es ist die vielseitigste Waffe, die wir haben, um am modernen Arbeitsplatz zu überleben.