Top 3 Verwaltungssoftware für Rechtsdokumente

Digitalisieren und verwalten Sie Papierkram mit Software zur Verwaltung von Rechtsdokumenten.

Juristen arbeiten täglich mit unzähligen Papierdokumenten – von Verträgen und Lizenzen bis hin zu E-Mails und Mitteilungen. Die manuelle Verwaltung und Nachverfolgung einer so großen Anzahl von Dokumenten kann eine Herausforderung darstellen. Aber mit Software zur Verwaltung von Rechtsdokumenten können Anwaltskanzleien diesen Prozess vereinfachen und die Dokumentenverwaltung für ihre Mitarbeiter vereinfachen.

Dokumentenverwaltungssoftware ermöglicht es Rechtsteams, papierbasierte Dokumente in digitale Kopien umzuwandeln, ihre Dokumente in einem zentralen Repository zu speichern und zu organisieren, die benötigten Dateien schnell zu suchen und abzurufen und in Echtzeit an wichtigen Unterlagen zusammenzuarbeiten.

Dieser Artikel hebt die Top-3-Dokumentenverwaltungssoftware für Rechtsberatungskanzleien in alphabetischer Reihenfolge hervor, basierend auf verifizierten Softwarebewertungen. Für jedes Produkt haben wir allgemeine Benutzerbewertungen zusammen mit den am besten bewerteten Parametern, Auszügen von Bewertungen von Branchenexperten und Produktpreisen aufgenommen. Weiterlesen.

1. Dropbox Business: Löscht vertrauliche Dateien aus der Ferne von verlorenen oder gestohlenen Geräten

Hier sind einige Bewertungsauszüge von Rechtsdienstleistern, die Dropbox Business für die Dokumentenverwaltung verwendet haben:

"Die Benutzerfreundlichkeit, die Funktion "Zum Unterschreiben senden", die Cloud-Freigabe, das Arbeiten aus der Ferne. Es ist ein All-in-One-Produkt, das absolut erstaunlich und zuverlässig ist."

„Es ist einfach zu verwenden, wenn Dokumente sicher angezeigt und geteilt werden müssen. Es bietet eine gute Gewissheit, dass eine Gruppe von Mitarbeitern Dokumente über eine sichere Option anzeigen und teilen kann.“

„Dies ist ein großartiges Paket für diejenigen, die sich ein solches leisten können. Das zusätzliche Add-in für E-Signatur hat die Dropbox vom ersten Tag an herausragend gemacht Datei in die Cloud. Die Möglichkeit, Dateien ohne vorinstallierte Software anzuzeigen, ist eine großartige Funktion im Vergleich zu anderen Tools, die die Benutzer dazu zwingen, eine Anwendung zum Öffnen oder Anzeigen von Dateien installiert zu haben. Wir können Gespräche über Dateien führen, Ideen einbringen im Kontext, im Vergleich zu einem Spurwechsel, der ebenfalls vollständig verfügbar ist. Als IT bin ich jetzt der Meinung, dass für die gleiche Gebühr der gesamte PC-Desktop und die zugehörigen Dateien mit wenig Aufwand oder Intervention gesichert werden können. Meine Benutzer lieben die Idee, ein Foto zu machen auf einem Word-Mobilgerät und haben dieses Foto auf ihrem Desktop, ohne eine E-Mail senden oder alternative Übertragungswege suchen zu müssen.“

Lesen Sie hier alle Dropbox Business-Bewertungen.

2. Google Drive: Synchronisiert Dokumente, damit Sie offline arbeiten können

Hier sind einige Bewertungsauszüge von Rechtsdienstleistern, die Google Drive für die Dokumentenverwaltung verwendet haben:

"Meiner ehrlichen Meinung nach ist es das Beste für die Cloud-Speicherung und die gemeinsame Nutzung/Verwaltung von Dokumenten. Eine der besten Funktionen ist die Live-Bearbeitung von Google-Tabellen, und Sie können dies gleichzeitig mit anderen Mitarbeitern mit Bearbeitungsgenehmigung tun. Der Kundenservice ist erstklassig, Ich habe einmal versehentlich einige Dateien gelöscht und sie werden innerhalb einer Stunde nach meiner Hilfestellung wiederhergestellt."

„Drive ist eine ausgezeichnete Speichersoftware. Vor 5 Jahren habe ich noch externe Speicher für meine Arbeitsdokumente verwendet, aber durch einen unglücklichen Vorfall (Bürodiebstahl) verlor ich meine Sicherung und ich beschloss, nach anderen Optionen wie Google Drive zu suchen, dies erlaubte mir, alle meine Arbeits- und persönlichen Dokumente zu speichern und so die Probleme der Datensicherung zu lösen. Jetzt mache ich mir keine Sorgen mehr, weil ich weiß, dass meine Informationen in der Cloud gespeichert sind und ich jederzeit darauf zugreifen kann.“

„Ich finde es toll, dass GDrive kostenlos ist (wenn Sie nicht geschäftlich tätig sind) und dass es sich in alle anderen Google-Apps integrieren lässt, die ich im Leben verwende.“

Lesen Sie hier alle Google Drive-Rezensionen.

3. Microsoft 365: Bietet personalisierte Vorschläge für die Dokumentensuche

Hier sind einige Bewertungsauszüge von Rechtsdienstleistern, die Microsoft 365 für die Dokumentenverwaltung verwendet haben:

"Microsoft 365 bietet Ihnen eine Kombination von Anwendungen, es gibt Ihnen Word, Excel, Power Point, alles für die Handhabung von Dokumenten, Organisationspräsentationen. Viel mehr gibt es über diese Apps nicht zu sagen, sie gelten als Maßstab für die Büroautomatisierung in der Welt , One Note, Outlook, One Drive und Skype sind ebenfalls enthalten. Der Familienplan kann auch für kleine Unternehmen zu einem erschwinglichen Preis verwendet werden, wird jedoch jährlich bezahlt. Darüber hinaus erleichtern Ihnen der Cloud-Speicher und seine Multiplattform-Option das Leben."

„Microsoft 365 ist insgesamt eine großartige Software und lässt sich gut in andere Produkte integrieren. Sie können Teams für Videoanrufe und Konferenzgespräche verwenden, und Sie können PowerPoint verwenden, um großartige Präsentationen mit seinen hervorragenden Funktionen zu erstellen. Sie können auch integrieren mit Outlook die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens effizienter zu gestalten."

"Die Gesamterfahrung ist großartig. Für meinen persönlichen Gebrauch würde ich höchstwahrscheinlich eine der kostenlosen Optionen verwenden, die für meine Bedürfnisse genauso gut funktionieren würde. Wenn ich jedoch Software aus geschäftlicher Sicht verwende, ist sie unschlagbar."

Lesen Sie hier alle Microsoft 365-Rezensionen.

Welche Funktionen bietet eine Software zur Verwaltung von Rechtsdokumenten?

Software zur Verwaltung von Rechtsdokumenten bietet die folgenden Kernfunktionen:

• Dokumentenerfassung : Scannen und konvertieren Sie Rechtsdokumente in digitale Dateien und verschieben Sie sie zur Speicherung oder Verarbeitung in die Software.

  

• Dokumentenspeicherung : Speichern Sie Rechtsdokumente an einem zentralen Ort für einfachen Zugriff.

• Volltextsuche : Suchen Sie nach bestimmtem Text im gesamten Dokument, nicht nur in Abschnitten.

Alle in diesem Artikel aufgeführten Produkte enthalten die oben genannten Funktionen.

Neben diesen Kernfunktionen bietet Software zur Verwaltung von Rechtsdokumenten üblicherweise auch:

• Zugriffskontrollen und Berechtigungen

• Archivierung und Aufbewahrung

• Werkzeuge zur Zusammenarbeit

• Compliance-Verfolgung

• Dokumentenklassifizierung

• Dateikonvertierung

• Datenaustausch

• Buchungskontrolle

• Optische Zeichenerkennung

• Aufzeichnungen verwalten

• Versionskontrolle

So wählen Sie die beste Dokumentenverwaltungssoftware für Ihre Anwaltskanzlei aus

Hier sind einige Überlegungen, die Sie bei der Auswahl einer Dokumentenverwaltungslösung für Ihre Anwaltskanzlei beachten sollten:

• Entscheiden Sie sich für die Such- und Abruffunktion für Dokumente .Mit dieser Funktion können Sie Schlüsselwörter wie Dokumentname, Datum, Autor und Metadaten verwenden, um das Inhaltsrepository schnell zu durchsuchen und die gewünschte Datei zu finden.

• Überprüfen Sie die Funktionen für die Zusammenarbeit.Erleichtern Sie die Echtzeit-Zusammenarbeit zwischen Ihrem Rechtsteam und Ihren Kunden, indem Sie Software in die engere Wahl ziehen, mit der mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, die vorgenommenen Änderungen verfolgen und Kommentare oder Feedback hinzufügen können.

• Bewerten Sie die Dokumentsicherheitsfunktion .Suchen Sie nach robusten Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung der Dokumentenspeicherung, Zugriffskontrollen und Multifaktor-Authentifizierung, um vertrauliche Informationen in Ihren Rechtsdokumenten zu schützen.

Häufige Fragen, die Softwareanbieter vor dem Kauf von Dokumentenverwaltungssoftware stellen sollten

Hier sind einige Fragen, die Sie Anbietern beim Kauf eines Dokumentenmanagementsystems für Ihre Anwaltskanzlei stellen sollten: