5 Tipps zur Planung des ultimativen virtuellen Meetings

2020 wird als das Jahr eingehen, in dem virtuelle Meetings im Mittelpunkt stehen. Da die Besorgnis über COVID-19 anhält, bewerten Unternehmen große Versammlungen neu und treffen sich stattdessen in der virtuellen Welt, um ihre Geschäfte zu führen.

Gut ausgeführt, können virtuelle Meetings es geografisch verteilten Teams ermöglichen, zusammenzuarbeiten, Probleme zu lösen und ihre Arbeit als Gruppe zu erledigen. Ineffiziente Besprechungen werden jedoch zu Zeitverschwendung, was zu unproduktiven und demotivierten Mitarbeitern führt.

Führungskräfte müssen die einzigartigen Herausforderungen der virtuellen Kommunikation berücksichtigen, um bei jedem Meeting das Beste aus ihren Teams herauszuholen. Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für die Planung eines erfolgreichen virtuellen Meetings.

Tipp Nr. 1: Legen Sie einen Plan fest

Dies gilt für jedes Meeting, aber noch relevanter, wenn Sie Teilnehmer haben, die von verschiedenen Standorten aus anrufen.

Für jedes virtuelle Meeting ist es wichtig, im Voraus einen Plan zu haben, damit die Teilnehmer wissen, was sie erwartet und wie sie zum Gespräch beitragen können. Hier sind einige der wichtigsten Best Practices:

• Teilen Sie Ihre Agenda im Voraus: Senden Sie die Agenda rechtzeitig vor dem Meeting an die Teilnehmer, damit sie klare Erwartungen an die Vorbereitung haben. Geben Sie in Ihrer E-Mail-Einladung Details zu wichtigen Gesprächsthemen und allen relevanten Dokumenten, Dateien oder Recherchen an, auf die Sie sich während des Meetings beziehen werden.

• Geben Sie den Teilnehmern gegebenenfalls die Möglichkeit, das Dokument anzuzeigen oder vor dem Meeting Kommentare hinzuzufügen: Geben Sie allen die gleiche Gelegenheit, zum Meeting beizutragen. Sie können dies über Dokumentenverwaltungstools wie Google Drive tun. Ob es sich um eine Diashow, ein Video oder einen Jahresbericht handelt, die Verwendung von Dateifreigabe-Tools wie Dropbox und Box stellt sicher, dass alle auf dem Laufenden sind.

• Geben Sie Erwartungen darüber an, wie der virtuelle Raum verwaltet wird: Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer auf derselben Seite sind, wie das virtuelle Meeting durchgeführt wird. Sollten Teilnehmer beispielsweise ihre Videos stumm schalten, während andere sprechen? Wird eine Diskussion erwartet oder wird das Meeting hauptsächlich vom Präsentator geleitet?

Tipp Nr. 2: Planen Sie im Voraus

Das Koordinieren von Zeiten für Teilnehmer mit unterschiedlichen Zeitplänen und Zeitzonen kann eine Herausforderung darstellen. Im Folgenden finden Sie einige Empfehlungen, um sicherzustellen, dass sich alle auf derselben Planungsseite befinden:

• Wählen Sie Zeitrahmen aus, die für alle Zeitzonen geeignet sind: Wenn Sie beispielsweise Teilnehmer in New York und London erwarten, wäre eine ideale Zeit für die Planung von Besprechungen 10:00 Uhr in New York und 13:00 Uhr in London.

• Verwenden Sie Tools, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen Zeitrahmens helfen: Herauszufinden, wer zu welchen Zeiten verfügbar ist, kann verwirrend sein. Anstatt sich von Zeitzonen überwältigen zu lassen, sollten Sie die Verwendung von Terminplanungssoftware in Betracht ziehen, um bei der automatischen Zeitzonenerkennung aller Teilnehmer zu helfen.

• Planen Sie Meetings im Voraus: Je mehr Heads-up-Teilnehmer vor Meetings haben, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sie Terminkonflikte haben. Wenn Sie ein Last-Minute-Meeting planen müssen, stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer Zeitblöcke offen haben.

Tipp Nr. 3: Etablieren Sie eine Etikette für virtuelle Meetings

Das Üben der richtigen Etikette schafft die Voraussetzungen für ein nahtloses und produktives virtuelles Meeting. Hier sind einige hilfreiche Umgangsformen, die Gastgeber und Teilnehmer vor jedem virtuellen Meeting festlegen sollten, um ein reibungsloses Meeting-Erlebnis zu gewährleisten:

• Testen Sie alle Technologien vor dem Meeting: Überprüfen Sie vorab Ihre Meeting-Verbindungen. Dazu gehören Ihre Video-, WLAN- und Bildschirmfreigabefunktionen. Stellen Sie die Verbindung nach Möglichkeit etwa zehn Minuten vor Beginn des Meetings her.

• Treffen Sie sich persönlich per Video: Stellen Sie sicher, dass sich alle Mitglieder des virtuellen Meetings gegenseitig sehen können. Laut einer Studie sind 55 % der Kommunikation Körpersprache und weitere 38 % Tonfall. Ein persönliches Treffen auf Video ist viel persönlicher als ein Treffen mit einer körperlosen Stimme am Telefon, und es hilft auch, eine bessere Beziehung aufzubauen. Es ermöglicht den Teilnehmern auch, Körpersprache und Hinweise aufzunehmen, z. B. wenn jemand zu Ende gesprochen hat oder nur eine Pause macht.

• Vermeiden Sie alle Ablenkungen: Bis zu 83 % der Teilnehmer geben an, dass sie ihre E-Mails bei einem persönlichen Meeting oder einer Präsentation überprüft haben – und das mit anderen Gästen im Raum, um sie zur Rechenschaft zu ziehen. Erinnern Sie die Teilnehmer daran, den Teilnehmern ihre volle Aufmerksamkeit zu widmen und Ablenkungen wie E-Mails und Textnachrichten während des Meetings zu reduzieren.

Tipp Nr. 4: Beteiligen Sie die Teilnehmer

Alle Terminplanung und Planung sind umsonst, wenn Ihr Publikum nicht engagiert ist. Hier sind unsere Empfehlungen, um Ihr Team für ein virtuelles Meeting präsent und engagiert zu halten:

• Geben Sie Raum für ungezwungene Gespräche: Unterlassen Sie Small Talk, der zu Beginn eines Meetings natürlich auftritt, nicht zu schnell. Es gibt Remote-Teams die Möglichkeit, sich auf persönlicher Ebene zu vernetzen, bevor sie sich ans Geschäft machen – genauso wie sie es persönlich tun würden.

• Führen Sie Methoden ein, um die Beteiligung zu fördern: Ermutigen Sie alle, sich so zu verhalten, als stünden sie in der ersten Reihe, indem Sie Gelegenheiten zur Beteiligung schaffen. Beispielsweise kann den Teilnehmern bereits vor Beginn des virtuellen Meetings die Möglichkeit gegeben werden, Fragen einzureichen. Bei Bedarf können Sie auch eine Umfrage implementieren oder per Live-Chat zu weiteren Fragen anregen.

• Stellen Sie häufig Fragen: Schauen Sie während des Meetings ständig vorbei, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich auszutauschen und sicherzustellen, dass sie folgen. Anstatt offene Fragen zu stellen, sei deutlich in dem, was du fragst. Anstelle von "Was halten Sie von diesem Tool?" Sie sollten sich stattdessen für Folgendes entscheiden: „Glauben Sie, dass dieses Tool bei der Produktivität hilft?“

Tipp Nr. 5: Nachfassen

Genau wie bei einer Besprechung im Büro kann die anschließende Diskussion am Wasserspender genauso aufschlussreich sein wie die Sitzung selbst. Folgendes können Sie tun, um sicherzustellen, dass die Kommunikation klar ist und keine Verwirrung entsteht:

• Schließen Sie mit einem Wasserkühler-Gespräch ab: Fragen Sie Ihr Team etwa fünf bis zehn Minuten vor Ende des Meetings, ob es weitere Fragen oder Bedenken hat. Dies ist der Zeitpunkt, an dem die Teilnehmer offen sind, ihre Vorbehalte oder Zweifel zu äußern. Fassen Sie zusammen und besprechen Sie dies anschließend mit Ihrem Team: Sie können dies mit einer Folge-E-Mail tun, die sowohl darüber informiert, was bei der Besprechung behandelt wurde, welche wichtigen Entscheidungen getroffen wurden, als auch welche Maßnahmen ergriffen werden von Ihrem Team verlangt.

• Fragen Sie, wie das Meeting hätte besser sein können: Machen Sie selbst eine Bestandsaufnahme. Was hat funktioniert? Was ist zu kurz gekommen? Sie müssen nicht alle oben genannten Prinzipien in diesen weniger formellen Sitzungen anwenden, aber sich die Zeit nehmen, ehrlich zuzuhören, zu bewerten und zu überarbeiten, wird die erfolgreichsten Meetings in der Zukunft sicherstellen.

Wählen Sie die richtige Software für Ihr virtuelles Meeting

Ob es sich um eine Webkonferenz-Software oder eine Projektmanagement-Software handelt, es gibt eine große Auswahl an Technologie-Tools, die Ihnen helfen können, produktive und effiziente virtuelle Meetings durchzuführen.

Entscheidend ist, welches dieser Tools für Ihr Team am besten geeignet ist. Fragen Sie sich bei der Auswahl von Werkzeugen:

• Was ist die Schlüsselfunktion, die mein virtuelles Meeting braucht, um erfolgreich zu sein? Sollen beispielsweise alle gleichzeitig an einem Dokument arbeiten? Dann ist Google Docs die wahrscheinlichste Lösung. Benötigen Sie Teammitglieder, um sich eine Demo in Echtzeit anzusehen? Dann ist die Screen-Sharing-Software genau das Richtige für Sie.

• Wie hoch ist die durchschnittliche Teilnehmerzahl Ihres virtuellen Meetings? Die Meeting-Software, die Sie für ein virtuelles One-on-One-Meeting benötigen, kann sich stark von einer Software unterscheiden, mit der Sie ein Meeting mit über 15 Mitarbeitern veranstalten können. Stellen Sie sicher, dass die Webkonferenz oder Meeting-Konferenz, die Sie in Betracht ziehen, diese Flexibilität bietet.

Was ist Ihre Strategie für virtuelle Meetings?

Erzählen Sie uns von Ihrer Strategie für virtuelle Meetings. Was sind einige Best Practices, die Sie für die Durchführung erfolgreicher virtueller Meetings teilen können? Was ist der beste Weg, um Teilnehmer in verschiedenen Räumen oder auf verschiedenen Kontinenten miteinander zu verbinden? Teilen Sie die Kommentare unten.