6 Tipps für einen reibungslosen Ablauf Ihrer BI-Implementierung

Sie wissen also, dass Sie Business-Intelligence-Software benötigen.

Sie müssen mehr Wert aus den gesammelten Daten ziehen. Sie haben also Ihre Anbieterliste überprüft, Sie haben den Proof of Concept durchlaufen und sind bei einem Produkt gelandet, das für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Der nächste Schritt kann jedoch über Erfolg oder Misserfolg entscheiden: die BI-Implementierung. Bei der Implementierung wird das Potenzial von BI verwirklicht.

Wenn die Einführung und Implementierung fehlschlagen, könnte diese Investition, an der Sie so hart gearbeitet haben, Teil der rund 70 % der BI-Käufe werden, die durchfallen.

Business-Intelligence-Softwarelizenzen liegen im Durchschnitt bei etwa 1.500 US-Dollar pro Benutzer und Jahr, sodass selbst eine Handvoll Benutzer für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen (KMU) einen Haufen Geld bedeutet. Fünf-Jahres-Lizenzen können, wenn sie nicht richtig verwendet werden, bedeuten, dass 7.500 US-Dollar im Äther verschwinden.

Sehen Sie sich diese Tipps an, was Sie für eine erfolgreiche BI-Implementierung benötigen, damit sie der Anfang von etwas Gutem ist und nicht das Ende eines schmerzhaften Prozesses.

Tipp 1: Wissen Sie, was Sie brauchen

Im Blog der letzten Woche habe ich argumentiert, dass jeder, der nach Business-Intelligence-Software sucht, dem Rat von Sokrates folgen und „sich selbst kennen“ sollte. Der gleiche Rat gilt für die Umsetzung.

Damit Ihre BI-Implementierung erfolgreich ist, müssen Sie wissen, wie „erfolgreich“ für Ihr Unternehmen aussieht.

Elena Rowell von Looker schlägt vor, dass dies früh beginnt: „Noch bevor Sie definieren, welche Key Performance Initiatives (KPIs) Sie verfolgen möchten, müssen Sie zunächst intern definieren, wie der Erfolg Ihres BI-Tools aussieht.“

„Dies wird dazu beitragen, eine Reihe gemeinsamer Erwartungen an das Produkt zu schaffen und den Implementierungsprozess zu rationalisieren. Achten Sie darauf, diese Erwartungen sowie einige der Projektergebnisse zu definieren: zum Beispiel: „Jede Abteilung wird zwei bis drei wichtige Dashboards haben, oder Benutzer werden (oder nicht) die Möglichkeit haben, Ad-hoc-Analysen durchzuführen, “, fährt Rowell fort. „Oft ist es genauso wichtig zu definieren, was ein Produkt nicht kann, wie zu definieren, was es tun wird .

Ein weiterer Schlüssel zur BI-Implementierung ist das Wissen, auf welche spezifischen Faktoren oder KPIs Sie sich konzentrieren müssen, um Ihr Geschäft zu verbessern, argumentiert JP Lessard von Miles Technologies. Das können die Abwanderungsrate, Conversions oder Ihre Gewinn- und Verlustmarge sein.

„Finden Sie heraus, welche Faktoren Sie berücksichtigen müssen, und sagen Sie, wenn ich diese Fragen beantworten kann, kann ich bessere Entscheidungen treffen“, sagt Lessard.

Die Antworten auf diese Fragen sind die KPIs, die Sie verfolgen möchten.

Bob Pepalis von Izenda bestätigt, dass KMU wissen müssen, was sie nachverfolgen möchten, bevor sie mit der BI-Implementierung beginnen. „Die schmerzlosesten Erfahrungen mit der Implementierung von Business-Intelligence-Software, die wir mit unseren Kunden geteilt haben, waren, wenn sie vorbereitet kamen.“

Ein KMU ist vorbereitet, wenn es „weiß, welche Fragen es zu beantworten versucht und warum es Analysen für seine Anwendungen benötigt“, sagt Pepalis.

Als Beispiel für diese Vorbereitung nennt Pepalis ein Unternehmen, das Analyselösungen ändern wollte. Der potenzielle Kunde benötigte ein Programm, das Echtzeitdaten liefern konnte. Sie mussten auch „Ressourcen – Menschen und Ausrüstung“ für mehrere öffentliche Sicherheitsbehörden verwalten. Schließlich brauchten sie „eine Lösung, die die Daten der verschiedenen Behörden zusammenführen kann, die ihre eigenen Anwendungen und Datenbanken haben“.

Da der Kunde wusste, dass er diese spezifischen Dinge verfolgen wollte, war die Implementierung einfach.

Pat Hennel von Silvon stimmt ebenfalls zu. „Wenn alle erforderlichen Anforderungen von den Beteiligten im Voraus vorliegen, werden später viele zusätzliche Nacharbeiten eingespart.“

Und es ist die Einbeziehung dieser Stakeholder, die auch für die BI-Implementierung von entscheidender Bedeutung ist.

Tipp 2: Holen Sie alle an Bord

Ebenso wie Sie genaue Kenntnisse über die KPIs benötigen, die Sie verfolgen möchten, benötigen Sie auch genaue Kenntnisse darüber, wer Ihre Fürsprecher sind. Wenn Sie nicht der Eigentümer des KMU sind, stellen Sie sicher, dass der Eigentümer und andere Führungskräfte sich für die Implementierung einsetzen.

Wie Ranjit Satyanath auf Computer Weekly andeutet, ist das Sponsoring von Führungskräften ein wichtiger Weg, um den Erfolg sicherzustellen.

Corey Mendelsohn von NewIntelligence empfiehlt außerdem, Ihre BI-Implementierung mit „Führungskräften auf Führungsebene als Champions zu ebnen“.

Begrüßen Sie die Zusammenarbeit so bereitwillig wie diese frechen Fotomodelle. Sie sind einfach mies in der Zusammenarbeit!

Der BI-Anbieter Matillion schlägt vor, dass Sie nach Fürsprechern unter den „Domänenexperten suchen, die die Berichtsanforderungen im Unternehmen verstehen“. In vielen Fällen sind diese Experten die Leute, die „Managementberichte mit Excel von Hand erstellt haben“.

Daher wissen diese Befürworter wahrscheinlich, über welche Daten das Unternehmen verfügt und wie sie einen Mehrwert daraus ziehen können. Diese Befürworter können als BI-Missionare beginnen und im Laufe der Implementierung anderen helfen, die neue Software zu verwenden.

Eine weitere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass neue Benutzer Benutzer bleiben, besteht darin, sicherzustellen, dass die Implementierung und Verwendung so einfach wie möglich sind.

Tipp 3: Halten Sie es einfach

Es spielt keine Rolle, wie brillant etwas ist: Wenn es nicht leicht zu verstehen ist, wird es keine öffentliche Unterstützung finden.

Ich verabrede mich mit dieser Referenz, aber das ist das „Fantasia“-Prinzip: Sie haben vielleicht ein durchdachtes, gut gestaltetes Produkt, aber wenn es so kompliziert ist, dass der Kunde nicht versteht, was vor sich geht, wird das Produkt ignoriert. Disneys „Fantasia“ ist ein fesselnder, wunderschöner Film, aber das Publikum wusste nicht, was es davon halten sollte. Das Ergebnis? Finanzieller Flopburger.

Künstlerisch einflussreich, sicher, aber beachten Sie, dass es mehrere Jahrzehnte gedauert hat, bis sie eine Fortsetzung gemacht haben.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihren BI-Implementierungsprozess zu vereinfachen.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie ein Programm kaufen, das einfach zu bedienen ist. Funktionen wie eine visuelle Drag-and-Drop-Oberfläche wie die von Alteryx oder eine Suche mit natürlicher Sprachverarbeitung wie die von AnswerRocket werden zögerliche Mitarbeiter ermutigen, das Programm zu verwenden.

Laut den Leuten von Gartner ist Benutzerfreundlichkeit das wichtigste Kriterium, nach dem größere Unternehmen beim Kauf von BI-Software suchen (Inhalte sind nur für Gartner-Kunden verfügbar, aber es lohnt sich).

Gartner-Analyst James Laurence Richardson schlägt vor, dass Sie der Benutzerfreundlichkeit Priorität einräumen, da „Probleme, die bei der Benutzerfreundlichkeit von BI&A-Plattformen (Business Intelligence und Analytics) auftreten, den erzielten Geschäftsnutzen am meisten beeinträchtigen.“

Matillion schlägt vor, dass die Wahl eines Programms mit „einem benutzerfreundlichen Frontend ohne Fachbegriffe, Tabellennamen und SQL-Syntax entscheidend für die Gewährleistung einer erfolgreichen Business-Intelligence-Implementierung ist“.

Nachdem Sie das richtige Programm ausgewählt haben, machen Sie das Erlernen der Verwendung des Programms so einfach wie möglich.

Ein Mittel zur Vereinfachung, das Matillion empfiehlt, ist die Bereitstellung eines „Glossars von Feldern, Maßen und Begriffen unter Verwendung der vertrauten Nomenklatur, die der Benutzer bereits versteht“.

Lessard unterstützt diese Idee und stellt fest, dass „viele BI-Softwareprogramme es Ihnen ermöglichen, Ihre KPIs einzurichten und sie innerhalb des Programms zu definieren“.

Mit diesem verfügbaren Glossar fühlt sich ein ansonsten fremdes Programm eher wie ein Teil des normalen Tagesablaufs an als wie etwas völlig Neues und Anderes.

Lessard schlägt auch eine grundlegende Orientierung an der Software vor: „Sie müssen keine tiefgreifenden Schulungen absolvieren, aber Sie müssen Ihre Benutzer orientieren und die Leute mit dem Programm vertraut machen und vertraut machen. Wenn sie es nicht sind, werden sie nicht damit herumspielen.“

In ähnlicher Weise schlägt Rowell andere Lösungen vor, von laufenden „Bürozeiten“, die von fortgeschritteneren Datenanalysten angeboten werden, über Online-Tutorials bis hin zu wöchentlichen Schulungssitzungen mit Analysten. „Daten können einschüchternd sein“, sagt sie, „und man möchte nicht, dass die Leute aufhören, es zu versuchen.“

Betrachten Sie das Erlernen der Verwendung von Business-Intelligence-Software als ähnlich wie das Erlernen eines Fachs in der High School: Wenn Sie mit einem schwierigen Fach zu kämpfen hatten, gingen Sie wahrscheinlich zu zusätzlicher Hilfe nach der Schule. Dieselbe Strategie hilft Ihnen bei der Implementierung Ihrer Software.

Es ist diese Bereitschaft zu spielen und zu experimentieren, die Mitarbeiter dazu bringt, die Art von Ad-hoc-Abfragen zu stellen, die das Herzstück von Self-Service-BI bilden.

Tipp 4: Beginnen Sie mit Quick Wins

Ihre BI-Implementierung sollte am Anfang nicht das gesamte Unternehmen angehen.

Führen Sie das Programm stattdessen in einer Abteilung aus und erzielen Sie einige schnelle Erfolge. Diese Gewinne sind das beste Argument, um andere Mitarbeiter dazu zu bringen, die Software zu verwenden. Das alte Klischee ist wahr: Nichts ist so erfolgreich wie der Erfolg, besonders wenn Sie versuchen, Ihr Unternehmen von den alten Wegen auf einen datengesteuerten, BI-gestützten Ansatz umzustellen.

„Anstatt zu versuchen, das gesamte Unternehmen zu einem kompletten Paradigmenwechsel auf einmal zu zwingen, erlaubt Ihnen die Einführung der BI-Anwendung in einzelnen Abteilungen, Ihre Ressourcen nach und nach zu fokussieren“, argumentiert Hennel.

Rowell fügt hinzu: „Quick Wins tragen dazu bei, dass sich BI organisch verbreitet – die Leute sehen es und sind begeistert und wollen es auch.“

Rowell merkt an, dass Looker seine Software oft so in erfolgreichen Implementierungen verbreitet sieht.

Ebenso sollte die Implementierung mit einer Abteilung beginnen, sie sollte mit einem Datensatz beginnen. „Beginnen Sie mit dem, worüber Sie die meisten Informationen haben – das ist Ihre Sandbox“, sagt JP Lessard.

Versuchen Sie, diesen großen Datenspeicher in einen schnellen Gewinn zu verwandeln, bevor Sie das Programm auf den Rest des Unternehmens ausdehnen.

KMU-Besitzer haben ein „Bauchgefühl“ dafür, welche Daten wichtig sind, und mit diesen wichtigen Daten sollten sie beginnen. „Lernen Sie, wie Sie BI mit diesen Daten verwenden, und wenn Sie zu anderen Daten übergehen, an die Sie nicht so gewöhnt sind, sind Sie besser bereit, das Tool zu verwenden“, rät Lessard.

Gartner-Analyst Neil Chandler gibt eine ähnliche Empfehlung ab (Inhalte stehen Gartner-Abonnenten zur Verfügung) und sagt, es sei eine gute Idee, während der ersten 100 Tage einer BI „mindestens eine neue BI- und Analytics-‚Quick-Win‘-Initiative durchzuführen, um Ihre Analytics-Strategie zu validieren“. Programmdurchführung.

Tipp 5: Stellen Sie sicher, dass die Daten sauber sind

Wenn die Daten, die Sie in das Programm importieren, nicht sauber sind, erhalten Sie nicht die gewünschten Ergebnisse. Und das kann Ihre Implementierung viel Mitarbeiterunterstützung kosten. „Das alte Garbage-in-Garbage-out-Prinzip ist so wichtig“, argumentiert Lessard.

Wenn die Daten, die in Ihr BI-Programm einfließen, unsauber und inkonsistent sind, liegt der Schwerpunkt der Implementierung stattdessen auf der Bereinigung dieser Daten.

Wird der „Keep Calm and“-Trend jemals enden? Wahrscheinlich nicht.

Glücklicherweise müssen Sie nicht wissen, wie man codiert, um saubere Daten sicherzustellen. Obwohl der Ausdruck technisch klingt, bedeutet saubere Daten einfach, dass Ihre Informationen so eingegeben werden, dass das BI-Programm sie verstehen kann.

Zum Beispiel? „Die Leute geben Text in ein Datumsfeld in ihrer CRM-Software ein und nicht das tatsächliche Datum. Sie schreiben ‚nächsten Dienstag' und das BI-Tool ignoriert es“, sagt Lessard.

Andere Formen von „schmutzigen“ Daten sind Dateneingabefehler (z. B. Vergessen des Punkts in einem Dollarbetrag) oder Inkonsistenzen, wie ähnliche Werte mit unterschiedlichen Namen (z. B. eine Tabelle, die Mitarbeitergehälter als „Zahlung“ kennzeichnet, während eine andere anruft es „Gehaltsscheck“ oder „Löhne“).

Und wenn das BI-Tool dies ignoriert, werden diese Daten nicht richtig hochgeladen. Saubere Daten bedeuten in vielen Fällen eine korrekte Dateneingabe. „Es ist viel einfacher sicherzustellen, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter ihr CRM konsistent verwenden, als zu versuchen, die Daten später im BI-Tool zu bereinigen“, sagt Lessard.

Hinweis 6: Die Umsetzung läuft

Softwareimplementierung ist wie Weihnachten: stressig, anspruchsvoll und zeitaufwändig, aber letztendlich lohnt es sich, wenn man die Gesichter der Menschen sieht.

Genau wie Weihnachten ist das eigentliche Ereignis technisch gesehen eine einmalige Sache, aber der Geist dahinter kann (und sollte) das ganze Jahr über anhalten. Im Fall der Weihnachtsstimmung bedeutet dies, Wege zu finden, das ganze Jahr über großzügig zu sein, z. B. jemanden im Verkehr auf Ihre Spur zu lassen oder keine kreative Handbewegung einzusetzen, wenn Sie jemand nicht auf seine Spur lässt.

Im Fall der Softwareimplementierung bedeutet dies, agil und offen für Veränderungen zu sein. Genauso wie das eigentliche Ereignis der Implementierung von Ihnen erfordert, dass Sie organisiert und bereit sind, Dinge auf eine neue, datengesteuerte Weise zu tun, kann (und sollte) derselbe Geist Ihre tägliche Arbeit beeinflussen.

Einer der Vorteile der Agilität eines KMU besteht darin, dass für die Weiterleitung einer Idee an jemanden keine Anfrageformulare in dreifacher Ausfertigung erforderlich sind. Wenn es also eine Kennzahl gibt, die Ihr Unternehmen Ihrer Meinung nach verfolgen sollte, befolgen Sie den Rat von Billy Joel und „erzählen Sie [Ihrem Vorgesetzten] davon“.

Wenn Sie keine Bürokratie überwinden müssen, um eine Antwort zu erhalten, sind Sie den Unternehmen bereits einen Schritt voraus.

Agilität ist für ein KMU besonders wichtig, sagt Elena Rowell. „Da sich die Daten eines kleinen Unternehmens ständig ändern, sind die Metriken, die Ihnen heute wichtig sind, nicht unbedingt dieselben, die Ihnen in sechs Monaten wichtig sein werden.“

Daher befinden sich die meisten KMUs in Situationen, in denen Agilität nicht nur von Vorteil, sondern sogar notwendig ist.

Letztendlich ist Business Intelligence weniger eine Reihe von Tools oder Produkten, die Sie kaufen, als vielmehr eine Denkweise und die Bereitschaft, sich kontinuierlich zu verbessern.

Was sind Ihre Tipps für eine erfolgreiche BI-Implementierung?

Ist Ihr Business-Intelligence-Softwareprogramm betriebsbereit? Wenn ja, haben Sie Tipps für potenzielle Käufer? Lass es andere Leser unten in den Kommentaren wissen!

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Der Leitfaden des toten Philosophen zum Kauf von Self-Service-Business-Intelligence-Software

Was kostet Business-Intelligence-Software?