So planen Sie Mitarbeiter effektiv ein: 3 Tipps zur Steigerung von Produktivität und Umsatz

Ständiges Jonglieren zwischen angemessener Personalausstattung und schlanken Budgets? Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihre Mitarbeiter effektiv einzuplanen.

Die Personaleinsatzplanung ist nicht nur für den Einzelhandel eine zentrale Herausforderung, sondern auch für andere Dienstleistungsbranchen wie das Gastgewerbe, die Logistik, das Gesundheitswesen und die Gastronomie. Einerseits müssen Unternehmen für eine angemessene Personalausstattung sorgen, um den Ansturm von Kunden bewältigen zu können. Auf der anderen Seite zerstören unbeständige und unvorhersehbare Zeitpläne die Work-Life-Balance der Mitarbeiter.

Oft müssen Schichtarbeiter jede Woche in wechselnden Schichten arbeiten. Sie haben selten Kontrolle über ihre Zeitpläne und erfahren ihre Zeitpläne normalerweise erst einige Tage im Voraus. Während verschiedene Unternehmen unterschiedliche Namen für solche Planungspraktiken verwenden, sind sie weithin als Just-in-Time-Planung oder kundenorientierte Planung bekannt.

Kürzlich hat Lowe's ein kundenorientiertes Planungssystem eingeführt, um sicherzustellen, dass die Schichten der Mitarbeiter den Geschäftsverkehr widerspiegeln. Während das System theoretisch gut für das Geschäft klingt, begrenzt es in Wirklichkeit die Anzahl der aufeinanderfolgenden freien Tage für die Mitarbeiter sowie die Transparenz und Flexibilität bei der Planung. Die Änderung brachte weniger Vorhersehbarkeit in das Leben der Mitarbeiter und wirkte sich negativ auf ihre Work-Life-Balance aus, was letztendlich die Arbeitsmoral der Belegschaft senkte.

Während die herkömmliche Meinung besagt, dass instabile Planungen in den heutigen schlanken Geschäftsumgebungen die Norm sind, zeigen Ausreißer wie Nando's und The Gap Inc., dass eine stabile Planung nicht nur machbar ist, sondern auch dazu beitragen kann, den Umsatz und die Produktivität zu steigern. Und wir haben drei Tipps, die Ihnen bei der Umsetzung in Ihrem Unternehmen helfen.

3 Techniken zur Mitarbeiterplanung, die Ihr Unternehmen anwenden sollte

Tipp Nr. 1: Geben Sie Ihren Mitarbeitern einen besseren Einblick in ihre Zeitpläne

Stellen Sie sich vor: Adam arbeitet an der Kasse eines Bekleidungsgeschäfts. Die Feiertage stehen bevor und er möchte freie Tage mit seiner Familie einplanen. Die Feiertage sind jedoch auch die geschäftigste Zeit des Jahres für das Geschäft, und er hat keine Ahnung, an welchen Tagen oder in welchen Schichten er nächste Woche arbeiten wird. In solchen Situationen werden Adam und Mitarbeiter wie er aufgrund der mangelnden Sichtbarkeit des Zeitplans wahrscheinlich ein wenig enttäuscht, wenn nicht sogar frustriert und/oder desinteressiert.

Drag-and-Drop-Planung in Findmyshift (Quelle)

Eine einfache Möglichkeit für Arbeitgeber, solche Situationen zu vermeiden, besteht darin, Schichten im Voraus auf Papierkalendern oder Anwesenheitslisten vorzubereiten. Noch besser ist jedoch die Verwendung einer Mitarbeiterplanungssoftware, um Arbeitspläne zu erstellen und zu teilen sowie Erinnerungen an die Mitarbeiter vor jeder Schicht zu senden.

Tipp Nr. 2: Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Flexibilität, Schichten zu tauschen

Letzten Monat hatte die Schule von Adams Tochter an einem Samstagmorgen eine Eltern-Lehrer-Konferenz. Aber Adam hatte eine Frühschicht, also rief er seinen Vorgesetzten an und bat um einen Wechsel. Der Manager verbrachte schließlich drei Stunden damit, einen anderen Mitarbeiter zu finden, der die Schicht mit Adam tauscht, und die Änderungen allen Betroffenen mitzuteilen.

Ersatzgenehmigung in CakeHR (CakeHR)

Auch diese Situation lässt sich mit Hilfe einer Software zur Mitarbeitereinsatzplanung vermeiden, die den Prozess des Schichtwechsels für die Mitarbeiter erheblich vereinfacht. In unserem Beispiel kann Adam die Ersatzschicht direkt im Softwaresystem selbst eintragen und jeder verfügbare Mitarbeiter kann sie reklamieren. Die Änderung erfolgt sofort und ist für alle Beteiligten sichtbar.

In einem Experiment bei The Gap fanden etwa 50 % der Anfragen, die ein bis drei Tage im Voraus in einer Smartphone-App zum Schichtwechsel gepostet wurden, Abnehmer, und 62 % der Teilzeitbeschäftigten, die die App nutzten, gaben an, Schichten gebucht oder abgeholt zu haben. Insgesamt stimmten 95 % der teilnehmenden Mitarbeiter zu, dass die App es einfacher macht, Arbeitszeitpläne an ihre Bedürfnisse anzupassen.

Tipp Nr. 3: Bewerten Sie den Personalbedarf und vermeiden Sie Kostenüberschreitungen

Um mit unserem Beispiel fortzufahren, nehmen wir an, dass Adam in diesem Monat montags und mittwochs Bereitschaftsdienst hat. Dies bedeutet, dass von ihm erwartet wird, dass er nach Vorankündigung eines Anrufs zur Arbeit zur Verfügung steht und dass er für diese Tage keine persönlichen Verpflichtungen einplanen kann. Wird er jedoch nicht einberufen, wird er für diesen Tag trotz Sperrung wegen Arbeitsmöglichkeit nicht bezahlt.

Analytics-Dashboard in ShopKeep (Quelle)

Die Unvorhersehbarkeit der Bereitschaftsplanung erschwert es den Mitarbeitern, sich auf eine garantierte Arbeit, ein bestimmtes Einkommensniveau oder sogar einen Nebenjob zu verlassen, um ihr Einkommen aufzubessern. Im Jahr 2016 zwangen die Aufsichtsbehörden Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters und einige andere Einzelhändler, ihre Bereitschaftsplanungspraktiken zu überprüfen und zu ändern.

Mit Tools wie Retail Management Software und Point-of-Sale-Software können Arbeitgeber ihren Personalbedarf besser einschätzen und die Bereitschaftsplanung vermeiden. Berichtsfunktionen in solchen Tools können Arbeitgebern dabei helfen, historische Daten zu analysieren und Tage/Stunden mit dem meisten Kundenverkehr zu identifizieren.

Mit diesem Wissen können Arbeitgeber bessere Planungs- und Budgetentscheidungen treffen. Sie können den Mitarbeitern die Zuverlässigkeit und Flexibilität geben, die sie benötigen, und gleichzeitig Kostenüberschreitungen durch Sonderschichten vermeiden.

Nächste Schritte – So finden Sie die richtige Software für Ihr Unternehmen

Jetzt, da Sie wissen, wie Software Ihnen helfen kann, die Personaleinsatzplanung zu optimieren und effizienter und effektiver zu gestalten, können Sie damit beginnen, die Lösungen auf dem Markt zu erkunden. Es gibt jedoch einige Überlegungen, die Sie beachten sollten:

• Denken Sie an die Größe und Art Ihres Unternehmens: Die Planungsanforderungen eines Restaurants mit 10 Mitarbeitern werden sich drastisch von denen eines Supermarkts mit 50 Mitarbeitern unterscheiden. Überlegen Sie sich zunächst genau, was die Software für Sie tun soll und wie viele Personen sie verwenden werden, und beginnen Sie dann, die Tools auf dem Markt zu erkunden.
• Planen Sie ein Budget für das Tool ein: Als Unternehmer oder Arbeitgeber steht Ihnen nur ein bestimmter Geldbetrag für ein Tool zur Verfügung. Für ein kleines Unternehmen können dies ein paar hundert Dollar pro Monat sein, während dies für ein großes Unternehmen ein paar tausend Dollar sein könnte. Legen Sie den Betrag fest, den Sie für ein Planungstool ausgeben möchten, und prüfen Sie Optionen nur innerhalb dieses Budgets.
• Überdenken Sie Ihre Anforderungen: Während Sie sich sicherlich für eine Mitarbeiterplanungssoftware entscheiden könnten, um Ihre Planungsanforderungen zu erfüllen, können Ihnen andere Tools wie Einzelhandelsverwaltungssoftware und Point-of-Sale-Software dabei helfen, viel mehr als nur Planung zu tun. Fachgeschäfte wie Salons und Convenience-Stores können auch Tools erkunden, die speziell für ihre Nische entwickelt wurden.

Hinweis: Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen sind Beispiele, um eine Funktion im Kontext zu zeigen, und sind nicht als Bestätigungen oder Empfehlungen gedacht. Sie stammen aus Quellen, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung als zuverlässig erachtet wurden.