Arbeitszeittabellen-Apps vs. Tabellenkalkulationen: Welche App passt am besten zu Ihrem Workflow?

Tabellenkalkulationen und Stundenzettel-Apps sind beides beliebte Zeiterfassungslösungen. Aber welches sollten Sie verwenden?

In diesem Artikel sprechen wir über die Vor- und Nachteile der Arbeitszeiterfassung in Stundenzettel-Apps und der Arbeitszeiterfassung in Tabellenkalkulationen und vergleichen diese beiden Lösungen in Bezug auf:

• Wie geeignet sind sie für die Arbeitszeiterfassung?
• Welche nützlichen Optionen haben sie zu bieten, um den Zeiterfassungsprozess zu vereinfachen?
• Wie schnell und genau ist die Zeiterfassung in Tabellenkalkulationen im Vergleich zu Stundenzettel-Apps?
• Wie viel Geld müssen Sie für jede der beiden Timesheet-Lösungen ausgeben?

Darüber hinaus werden wir darüber sprechen, ob Sie Arbeitszeittabellen-Apps oder Tabellenkalkulationen als Methode zur Erfassung und Berechnung der Arbeitszeit in Bezug auf die Art Ihres Unternehmens und den Arbeitsablauf Ihres Teams in Betracht ziehen sollten.

Arbeitszeittabellen-Apps vs. Tabellenkalkulationen: Eignung und Optionen ?

In diesem Abschnitt sprechen wir über die Vor- und Nachteile von Stundenzettel-Apps und Tabellenkalkulationen im Hinblick auf die Möglichkeiten, die sie bieten, und inwieweit sich diese beiden Lösungen überhaupt eignen, um die Arbeitszeit im Auge zu behalten.

PROS UND CONTRAS VON TABELLENKARTEN: Eignung und Optionen

Spreadsheet Timesheets sind eine vertraute Zeiterfassungslösung

Tabellenkalkulationen müssen den heutigen Mitarbeitern normalerweise nicht weiter vorgestellt werden, da die meisten von ihnen bereits mit den Grundlagen ihrer Verwendung vertraut sind. Wenn Sie und Ihr Team Tabellenkalkulationen für andere alltägliche Geschäftsaufgaben verwenden, ist es noch einfacher, die Zeit darin zu erfassen. Sie müssen keine zusätzliche Energie und Mühe aufwenden, um neue Zeiterfassungsprozesse zu definieren und diese dann Ihrem Team zu erklären.

Arbeitszeittabellen sind vielseitig

Ganz gleich, ob Sie Microsoft Excel, Google Sheets oder LibreOffice Calc verwenden, Tabellenkalkulationen bieten eine Reihe von Funktionen, die Sie ausprobieren und in Ihre Zeiterfassungspraktiken implementieren können. Sie haben zum Beispiel alles, was Sie brauchen, um einfache Arbeitszeittabellenvorlagen zu erstellen, und Sie können auch die integrierten Formeln verwenden, um erweiterte Arbeitszeittabellen mit Formeln zu erstellen, die sich automatisch addieren und die von Ihnen eingegebenen Daten anderweitig bearbeiten.

Spreadsheet Timesheets sind transparent, wenn es um Berechnungen geht

Wenn Sie integrierte Formeln in Ihre Arbeitszeittabellen implementiert haben, kann jeder, der Zeit eingibt, alle Formeln sehen, die für Berechnungen verwendet werden. Dies bringt Transparenz in die Art und Weise, wie die von Mitarbeitern eingegebene Zeit weiter verarbeitet wird, und verbessert wahrscheinlich das Vertrauen und die Verantwortlichkeit innerhalb Ihres Teams.

Spreadsheet Timesheets können Sie ausdrucken

Sie müssen wahrscheinlich die Größe der Arbeitszeittabellen, die Sie in Tabellenkalkulationen ausfüllen, ändern, damit sie auf Ihr Druckpapier passen – aber der Punkt ist, dass Sie sie ausdrucken können, wenn Sie möchten.

Tabellenkalkulationen bieten nur die manuelle Zeiteingabe

Die Eingabe von Zeit in eine Arbeitszeittabelle entspricht einer manuellen Zeiteingabe, basierend darauf, wie Sie die Zeit wahrnehmen, die Sie für ein Projekt oder eine Aufgabe aufwenden. Mit anderen Worten, am Ende eines Arbeitstages oder einer Arbeitswoche müssen Sie sich im Detail daran erinnern, woran Sie zuvor gearbeitet haben – was eine Herausforderung sein kann. Sie geben also eher 1 Stunde für eine Aufgabe ein, obwohl Sie 1 Stunde und 16 Minuten daran gearbeitet haben – denn 1 Stunde ist eine schöne ganze Zahl, während die zusätzlichen 16 Minuten später nicht so leicht zu merken sind .

Tabellenkalkulationen fehlen typische Arbeitszeittabellen-Optionen

Abgesehen von der fehlenden Zeiterfassung in Echtzeit bieten Tabellenkalkulationen auch nicht die Optionen, die Sie normalerweise in Stundenzettel-Apps finden würden, wie z. B.:

• Stundensätze festlegen
• Kategorisieren der Arbeitszeit nach Aufgaben, Tags und Abrechnungsstatus
• Erstellung umfassender Arbeitszeitberichte

Da Tabellenkalkulationen vielseitig sind, können Sie diese Funktionen möglicherweise bis zu einem gewissen Grad nachahmen (z. B. manuelles Hinzufügen von Spalten für Aufgaben, Tags oder Abrechnungsstatus), dies erfordert jedoch zusätzliche Zeit und Mühe.

Tabellen-Arbeitszeittabellen können für Benutzer von Tabellenkalkulationen überwältigend sein

Wenn Sie bereits zu viele Geschäftsaufgaben in Tabellenkalkulationen erledigen, kann das Hinzufügen von Zeiterfassung zur Liste weitere Verwirrung stiften. Wenn man bedenkt, dass die meisten Dateien, an denen Sie arbeiten, im Excel-, Google Sheets- oder LibreOffice Calc-Format vorliegen, kann es manchmal überwältigend sein, Ihre Zeiterfassungstabelle zu finden, wenn Sie sie brauchen, oder zwischen verschiedenen Tabellenkalkulationen zu wechseln, um verschiedene Aufgaben auszuführen.

Tabellenkalkulationen sind nicht professionell ansprechend

Angesichts der Tatsache, dass Tabellenkalkulationen für eine Vielzahl von Aufgaben verwendet werden können, sind sie möglicherweise nicht die beste Lösung, wenn Sie professionell aussehende Berichte über Ihre Arbeit erstellen und an Ihre Kunden senden möchten.

TIMESHEET APPS VOR- UND NACHTEILE: Eignung und Optionen

Stundenzettel-Apps sind für die Zeiterfassung konzipiert

Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen, die Ihnen bei vielen, sehr unterschiedlichen Aufgaben helfen sollen, sind Arbeitszeittabellen-Apps dedizierte Apps, die speziell dafür entwickelt wurden, Ihnen beim Protokollieren, Speichern und Analysieren von Arbeitszeiten zu helfen. Darüber hinaus bieten Zeiterfassungssysteme auch andere zusätzliche Vorteile, die integriert sind, um Ihnen zu helfen, Ihre Zeit noch einfacher zu verfolgen und einzugeben. Die Option, Projekte und projektbasierte Aufgaben zu definieren, für die Sie die Zeit verfolgen, Tags, mit denen Sie die Arbeitszeit kategorisieren, und Stundensätze, die das Arbeitszeittabellensystem zur Berechnung Ihrer Einnahmen verwendet, sind nur einige der Funktionen, die Sie erwarten können.

Stundenzettel-Apps ermöglichen auch die Zeiterfassung mit einem Timer

Neben der manuellen Zeiterfassung über einen Stundenzettel bieten Stundenzettel-Apps normalerweise auch Zeiterfassung in Echtzeit, während Sie arbeiten, mit einem Timer auf ihren Zeiterfassungsseiten – Sie können einen Timer starten, wenn Sie mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnen, und dann Stoppen Sie den Timer, wenn Sie fertig sind. Darüber hinaus können Sie möglicherweise auch sehen, woran Ihre Teamkollegen gerade arbeiten, indem Sie einen Blick auf ein Dashboard werfen, das zeigt, wofür sie gerade einen Timer verwenden.

Arbeitszeittabellen-Apps helfen Ihnen, Ihre Zeit zu analysieren

Mit einer Arbeitszeittabellen-App erhalten Sie nicht nur einen Ort, an dem Sie Ihre Arbeitszeiten speichern können – Sie erhalten auch einen Ort, an dem Sie Berichte basierend auf Ihrer erfassten Zeit erstellen können, um Ihre Zeitnutzung und Ihr Produktivitätsniveau zu analysieren.

Wie viel Zeit haben Sie für dieses Projekt aufgewendet?

War das Projekt rentabel, gemessen an der Zeit, die Sie dafür aufgewendet haben?

Für welche Aufgaben haben Sie die meiste Zeit aufgewendet?

Wie viel Zeit haben Sie mit sekundären oder tertiären Aufgaben verschwendet, anstatt an Ihren Prioritäten zu arbeiten?

Eine gute Stundenzettel-App hilft Ihnen dabei, all dies zu verstehen.

Mit Arbeitszeittabellen-Apps können Sie Berichte in PDF, CVS und Excel exportieren

Falls Sie Ihre Zeiterfassungszeit im Tabellenkalkulationsformat anzeigen möchten, besteht die Möglichkeit, dass Sie dies in einer Zeiterfassungs-App tun können.

Der Unterschied zwischen einer Arbeitszeittabelle, die Sie aus einer Arbeitszeittabellen-App exportiert haben, und einer von Ihnen selbst erstellten Tabellenkalkulationszeittabelle ist die Genauigkeit – durch den Export einer Arbeitszeittabelle über eine App können Sie sicher sein, dass Ihre Daten korrekt sind.

Neben dem Export von Daten als XLS-Dateien sollten Ihnen die meisten Stundenzettel-Apps auch die Möglichkeit bieten, SCV- und PDF-Dateien zu generieren.

Der Export von Daten in das PDF-Format ist eine großartige Lösung, wenn Sie Ihrem Kunden einen Nachweis über die bisherige Arbeit an seinem Projekt senden möchten.

Das Exportieren von Daten in CSV eignet sich hervorragend für die Berechnung der Gehaltsabrechnung, da Sie alle erfassten Zeiten im Dezimalformat anzeigen können.

Arbeitszeittabellen-Apps ermöglichen es Ihnen, Projektkosten und Rentabilität zu verfolgen

Einige Arbeitszeittabellen-Apps bieten auch Lohnkosten- und Gewinnberechnungen an. Sie helfen Ihnen, die Projektkosten in Zukunft zu minimieren, damit Sie die Zeit, die Sie für vorrangige Aufgaben aufwenden, maximieren und die Zeit, die Sie verschwenden, minimieren können. Der Gewinnbericht kann Ihnen auch helfen zu verstehen, ob Sie Ihre Stundensätze erhöhen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre Einnahmen höher sind als die Projektkosten.

Arbeitszeittabellen-Apps helfen Ihnen, „schönere“ Arbeitszeittabellen einfacher zu drucken

Falls Sie die Stundenzetteldaten in Papierform speichern möchten, sind sowohl Tabellenkalkulationen als auch dedizierte Apps eine geeignete Lösung. Aber während das Drucken der Stundenzettel, die Sie in einer Tabelle erstellt haben, normalerweise eine zusätzliche Größenanpassung Ihrer Stundenpläne erfordert, bieten Stundenzettel-Apps bereits druckfertige Blätter.

Zeiterfassungs-Apps können einige Zeit brauchen, um sich daran zu gewöhnen

Ja, Stundenzettel-Apps wurden entwickelt, um die Zeiterfassung zu vereinfachen. Einige Ihrer Mitarbeiter sind ihnen jedoch möglicherweise zunächst misstrauisch, insbesondere wenn sie solche Apps noch nie zuvor verwendet haben.

Wenn Sie den Zeiterfassungsprozess und die Erwartungen in Ihrem Unternehmen nicht klar und präzise formulieren, können Sie die Mitarbeiter überfordern.

Daher ist es am besten, Ihre Erwartungen in Bezug auf die Zeiteingabe in der App zu erläutern, damit sich die Mitarbeiter von Anfang an wohler fühlen.

️ EIGNUNG UND OPTIONEN URTEIL:

Wenn es um ihre Zeiterfassungseignung und die Optionen geht, die sie zu bieten haben, sind Tabellenkalkulationen ein einfacher und ansprechender Ansatz zur Protokollierung der Arbeitszeit – aber ihnen fehlen immer noch wichtige Arbeitszeittabellenfunktionen. Im Gegensatz dazu haben Zeiterfassungs-Apps den Vorteil, dass sie über dedizierte Zeiterfassungsoptionen verfügen und sich als solche als die bessere Lösung herausstellen, trotz der relativ längeren Zeit, die einige Mitarbeiter benötigen, um sich daran zu gewöhnen.

Arbeitszeittabellen-Apps vs. Tabellenkalkulationen: Geschwindigkeit und Genauigkeit?

In diesem Abschnitt sprechen wir über die Vor- und Nachteile von Stundenzettel-Apps und -Tabellen im Hinblick darauf, wie viel Zeit Mitarbeiter, Manager, Buchhalter und alle anderen am Zeiterfassungsprozess Beteiligten für die Verwaltung von Stundenzetteln benötigen. Außerdem beleuchten wir die Vor- und Nachteile dieser beiden Zeitmessungsmethoden in Bezug auf die Genauigkeit.

VOR- UND NACHTEILE VON TABELLENKALKULATIONEN: Geschwindigkeit und Genauigkeit

Das Hinzufügen von Zeit zu einer Arbeitszeittabelle kann schnell und einfach sein

Vorausgesetzt, dass die Daten, die die Mitarbeiter hinzufügen müssen, in einem kleineren Maßstab gehalten werden und der Manager, der für die Erstellung der Arbeitszeittabellen zuständig ist, die Formeln richtig definiert hat, sollten die Mitarbeiter keine großen Probleme haben, Zeit in Arbeitszeittabellen einzugeben.

Arbeitszeittabellen sind in der Regel für alle Beteiligten zeitaufwändig

Für Manager kostet es zusätzliche Zeit, Arbeitszeittabellen in einer Tabelle zu erstellen und später ausgefüllte Arbeitszeittabellen von Mitarbeitern zu genehmigen oder abzulehnen. Das Erstellen von Arbeitszeittabellen nimmt noch mehr Zeit in Anspruch, wenn der Manager sich entschieden hat, den Prozess etwas zu automatisieren, indem er integrierte Formeln zum Addieren der Arbeitszeit hinzufügt.

Für Mitarbeiter ist es zu zeitaufwändig, jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat alle Zeitangaben, die sie eingeben, zu addieren, zu berechnen und auf Richtigkeit zu überprüfen.

In Anbetracht der Tatsache, dass Tabellenkalkulationen keine automatischen Benachrichtigungen liefern, wenn jemand seine Arbeitszeittabellen vervollständigt, muss der Buchhalter alle Arbeitszeittabellen manuell öffnen, um zu überprüfen, ob jeder seine Arbeitszeit aktualisiert hat. Darüber hinaus muss der Buchhalter jeden, der seine Zeit nicht wie erwartet eingetragen hat, persönlich daran erinnern, dies zu tun. In einigen Fällen kann dies für jede Zahlungsperiode mehrmals geschehen.

Für den HR-Assistenten kostet es zusätzliche Zeit, die erforderlichen Daten zu finden, wie z. B. die Zeit, die die Mitarbeiter in Urlaub, Krankheit oder unbezahltem Urlaub verbracht haben.

Jeder neue Parameter, den Sie dem Mix hinzufügen, baut sich mit den anderen auf und nimmt Ihnen mehr Zeit weg – egal, ob Sie der Manager sind, der die Arbeitszeittabellen erstellt, der Mitarbeiter die Zeit erfasst, der Buchhalter die Gehaltsabrechnung berechnet oder der Personalassistent die bezahlte Zeit berechnet aus.

Stundenzettel sind für alle Beteiligten in der Regel fehleranfällig

Für Manager ist es einfacher, beim Erstellen von Tabellen in Tabellenkalkulationen oder beim Definieren von Formeln für automatische Arbeitszeittabellen Fehler zu machen. Wenn Sie beispielsweise bei der Definition der Tabellenkalkulationsformeln einen Fehler machen, werden alle Daten, die jemand hinzufügt, falsch berechnet – und Sie bemerken dies möglicherweise nicht einmal, bis es zu spät ist.

Für Mitarbeiter ist es einfacher, beim Hinzufügen von Daten oder beim Berechnen von Arbeitsstunden einen Fehler zu machen (wenn die Mitarbeiter für die Berechnung ihrer eigenen Zeit verantwortlich sind). Es ist einfacher, weniger Zeit einzugeben, als Sie tatsächlich gearbeitet haben, was bedeutet, dass Sie Ihren Kunden weniger in Rechnung stellen, als Sie sollten. Es wird auch komplizierter, die Berechnungen korrekt durchzuführen, wenn mehr Daten vorhanden sind, mit denen gearbeitet werden muss. Wenn Sie die falschen Zahlen in die falschen Spalten einfügen, erhalten Sie außerdem fehlerhafte Arbeitszeittabellen, selbst wenn die Formeln zunächst gut definiert sind.

Buchhalter und Personalmanager müssen wahrscheinlich die von den Mitarbeitern eingegebenen Daten in separate Tabellenkalkulationen und Apps extrahieren, was eine noch höhere Wahrscheinlichkeit weiterer Fehlkalkulationen und Datenverluste bedeutet.

Was noch schlimmer ist, jeder kann versehentlich eine Zelle, eine Zeile innerhalb einer Zelle, eine Formel oder eine ganze Tabelle löschen. Und Sie benötigen zusätzliche Zeit, um das Gelöschte wiederherzustellen – wenn Sie überhaupt bemerken, dass Sie etwas gelöscht haben.

Arbeitszeittabellen müssen manuell überprüft werden

Dies bedeutet, dass der für die Gehaltsabrechnung zuständige Buchhalter sowie jeder, der für die Erstellung von Kundenrechnungen zuständig ist, wahrscheinlich Folgendes tun muss:

• überprüfe alles nochmal
• Markieren Sie alle verdächtigen Zeiteinträge manuell
• Wenden Sie sich zur Klärung an die Personen, die sie eingegeben haben.

Dies bedeutet viel Zeit für E-Mails und Neuberechnungen – und es gibt immer noch keine Garantie dafür, dass Sie alle Fehler vermeiden.

Arbeitszeittabellen implizieren mögliche Compliance-Probleme

Es ist leicht, gedruckte Stundenzettel zu verlegen – Sie brauchen nur einen zu verlegen, um Ihr Unternehmen in Schwierigkeiten zu bringen. Fehler und fehlende Stundenzettel bringen Probleme bei der Gehaltsabrechnung, die Fehler bei der Mitarbeiterzahlung verursachen. Was wiederum zu Problemen mit der Regierung führen kann.

Spreadsheet Timesheets sind eine schlechte Lösung für ein wachsendes Unternehmen

Je mehr Leute Sie in Ihrem Team haben, desto schwieriger wird es, die Arbeitszeittabellen zu speichern, aufzubewahren und zu überprüfen, und desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie einen Fehler machen.

TIMESHEET APPS VOR- UND NACHTEILE: Geschwindigkeit und Genauigkeit

Das Hinzufügen von Zeit in einer Arbeitszeittabellen-App ist immer schnell und einfach

Sie addieren Ihre Stunden und definieren Ihre Stundensätze und sehen zu, wie die App die Berechnungen automatisch durchführt, basierend auf genau getesteten und 100% genauen Formeln. Dazu gehören die grundlegenden Arbeitszeitberechnungen, aber auch Ihre Einnahmen und die Gesamtzeit, die pro benutzerdefiniertem Zeitraum hinzugefügt wird.

Stundenzettel-Apps sorgen dafür, dass Sie weniger Fehler machen

Wenn Sie nicht selbst die falschen Stunden (oder den falschen Stundensatz) hinzufügen, müssen Sie sich keine Sorgen machen , dass Ihre Gesamtarbeitszeit oder Ihr Verdienst falsch berechnet werden, da das Stundenzettelsystem alles für Sie erledigt. Das bedeutet weniger Stress für Manager, Mitarbeiter, Buchhalter und HR-Mitarbeiter.

Arbeitszeittabellen-Apps bieten Erinnerungen und Ziele

Mit Stundenzettel-Apps ist es viel unwahrscheinlicher, dass jemand vergisst, einen Stundenzettel rechtzeitig auszufüllen, wenn man bedenkt, dass Sie tägliche und wöchentliche Ziele für das Team definieren können. Wenn jemand ein Ziel nicht erreicht, erhält er E-Mail-Erinnerungen, dass er im vorgeschriebenen Zeitraum nicht genug Zeit erfasst hat.

Arbeitszeittabellen-Apps erfordern keine zusätzlichen Tabellenkalkulationen für Gehaltsabrechnung und PTO

Mit einer Arbeitszeittabellen-App können die HR-Mitarbeiter separate Projekte für unbezahlten Urlaub, Krankenstand und Urlaub erstellen und die Mitarbeiter anweisen, diese Projekte jedes Mal zu verlängern, wenn sie unbezahlten Urlaub nehmen, krank sind oder in den Urlaub fahren. Wenn die Personalabteilung später Daten zum Krankenstand eines bestimmten Mitarbeiters benötigt, kann sie einfach das richtige Projekt und den richtigen Mitarbeiter auswählen und einen Bericht erstellen.

Buchhalter können die Gehaltsabrechnung mit wenigen Klicks berechnen, indem sie einfach den Zeitraum auswählen (z. B. Woche, Monat oder einen benutzerdefinierten Zeitraum) und die Zeit herausfiltern, die für unbezahlten Urlaub und Mittagspausen aufgewendet wird. Dann ermittelt die Software automatisch die Gesamtarbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters und berechnet, wie viel Sie ihnen zahlen müssen.

Timesheet-Apps sorgen für eine bessere Compliance

Als Ergebnis einer sicheren App zum Verfolgen und Speichern von Arbeitszeiten können Sie sicher sein, dass Ihr Unternehmen immer die Geschäftsregeln und -vorschriften einhält, wie z. B. die FLSA-Arbeitszeitverordnung.

Stundenzettel-Apps ersparen Ihnen sich wiederholende Prozesse

Bei Arbeitszeittabellen müssen Mitarbeiter ihre Namen, Berufsbezeichnungen, Manager, Projekte und Aufgaben für jede neue Arbeitszeittabelle eingeben, die sie ausfüllen.

In Arbeitszeittabellen-Apps erstellte Mitarbeiterkonten speichern jedoch ihre Namen und ermöglichen Workspace-Managern Folgendes:

• Hinzufügen von Mitarbeitern zu Gruppen basierend auf Berufsbezeichnungen (z. B. Entwickler, Marketingfachleute, Designer usw.)
• Weisen Sie Managern zu, die für die Arbeitszeit der Mitarbeiter verantwortlich sind

Mitarbeiter können dann ihre Projekte und Aufgaben bei der Zeiterfassung auswählen, und diese Stundenzettel werden automatisch mit ihren Namen, Gruppen basierend auf Berufsbezeichnungen und Managern verknüpft, die für die Genehmigung der besagten Stundenzettel zuständig sind. Und das alles mit nur wenigen Klicks.

Arbeitszeittabellen-Apps beschleunigen den Genehmigungsprozess für Arbeitszeittabellen

Arbeitszeittabellen-Apps helfen Managern, den Prozess der Genehmigung von Arbeitszeittabellen schneller und einfacher zu gestalten, da sie keine persönlichen Unterschriften auf jeder einzelnen Arbeitszeittabelle erfordern, und bieten weitere zusätzliche Vorteile.

Manager können die Arbeitszeittabellen zunächst so einstellen, dass sie nach einem bestimmten Zeitraum (z. B. am Ende jedes Monats) automatisch gesperrt werden, oder sie vor einem bestimmten Datum manuell sperren, um zu verhindern, dass Mitarbeiter rückwirkende Einträge hinzufügen.

Später können Manager Arbeitszeittabellen für Kundenabrechnungs- und Gehaltsabrechnungszwecke überprüfen und genehmigen.

Arbeitszeittabellen-Apps ermöglichen es dem gesamten Team, ihre Arbeitszeittabellen sicher an einem Ort zu speichern

Bei Tabellenkalkulationen sendet jeder Mitarbeiter seine eigenen ausgefüllten Stundenzettel und diese werden in einem Ordner gespeichert – aber wenn Sie 50 Mitarbeiter haben, bedeutet das 50 verschiedene Blätter für jeden Zahlungszeitraum. Im Gegensatz dazu ermöglichen Arbeitszeittabellen-Apps Ihren Mitarbeitern, alle ihre Arbeitszeittabellen in einem leicht zugänglichen, sicheren Arbeitsbereich auszufüllen. Sie können dann Wochen und Wochen früherer Stundenzettel durchsuchen, von dieser Woche bis zurück zu der Woche, in der Sie das Konto zum ersten Mal erstellt haben. Die meisten Stundenzettel-Apps ermöglichen es Ihnen auch, Daten auf allen Geräten anzuzeigen und hinzuzufügen.

️ GESCHWINDIGKEIT UND GENAUIGKEIT:

Wenn es um Geschwindigkeit und Genauigkeit geht, hat der Zeiterfassungsprozess zum Eingeben, Berechnen und Analysieren der in eine Tabelle eingegebenen Arbeitszeit einige große Nachteile für alle Beteiligten – es ist leicht, eine Vielzahl von Fehlern zu machen, während solche Arbeitszeittabellen verwaltet werden, und sie verbrauchen viel Zeit, die produktiver genutzt werden könnte. Im Gegensatz dazu bieten Stundenzettel-Apps in dieser Hinsicht eine bessere Lösung, wenn man bedenkt, dass ihr automatisiertes System die meisten Fehlermöglichkeiten ausschließt und es einfacher und schneller ist, die benötigten Zeitdaten zu finden und zu analysieren.

Arbeitszeittabellen-Apps vs. Tabellenkalkulationen: Preis ?

Im letzten Abschnitt dieses Vergleichs beleuchten wir die Vor- und Nachteile von Zeiterfassungs-Apps und die Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Zeiterfassung im Hinblick darauf, wie teuer diese Zeiterfassungslösungen sind.

VOR- UND NACHTEILE VON TABELLENKARTEN: Preis

Excel ist teuer

Windows-Benutzer haben sich möglicherweise so sehr an Excel gewöhnt, dass man manchmal leicht vergisst, dass dieses Programm einen stolzen Preis hat. Laut Capterra beginnt der Preis für das Excel-Programm bei 8,25 US-Dollar pro Monat und Computer. Wenn Sie also 50 Mitarbeiter haben, müssen Sie etwas weniger als 415 US-Dollar pro Monat bezahlen, nur damit jeder die Zeit in Excel-Stundenzetteln von seinen eigenen Geräten aus verfolgen kann.

Google Sheets und LibreOffice Calc sind kostenlos

Excel ist vielleicht die bekannteste Tabellenkalkulationslösung, aber es gibt kostenlose Alternativen, die Sie in Betracht ziehen können, wie die zuvor erwähnten Google Tabellen und LibreOffice Calc.

Mögliche Nachteile von Google Sheet im Vergleich zu Excel sind eine geringere Verarbeitungsgeschwindigkeit und das Fehlen einer Symbolleiste für den Schnellzugriff, aber Sie erhalten automatisches Speichern und Zusammenarbeit in Echtzeit. Zu den möglichen Nachteilen von LibreOffice Calc im Vergleich zu Excel gehören 15-mal weniger Spalten und einige entscheidende Formeleinschränkungen, aber Sie können es in anderen Systemen als Windows und macOS verwenden.

Sie geben insgesamt mehr Geld für die Verwaltung von Arbeitszeittabellen aus

Zeit ist Geld, und die Verwaltung der Mitarbeiterzeit in Tabellenkalkulationen nimmt mehr Zeit in Anspruch und kostet viel mehr, selbst wenn Sie sich für eine kostenlose Tabellenkalkulationslösung entscheiden. Darüber hinaus müssen Sie vielleicht sogar einen Assistenten für Ihren Buchhalter einstellen, nur um zusätzliche Hilfe bei der Verwaltung ausgefüllter Arbeitszeittabellen und deren Vorbereitung für die Gehaltsabrechnung zu erhalten.

TIMESHEET APPS VOR- UND NACHTEILE: Preis

Stundenzettel-Apps können kostenlos sein

Stundenzettel-Apps variieren stark, wenn es um ihre Preise geht. Wenn Sie sich jedoch für eine kostenlose Stundenzettel-App wie Clockify anmelden, können Sie alle wesentlichen Zeiterfassungsfunktionen kostenlos nutzen – dazu gehört das Hinzufügen einer unbegrenzten Anzahl von Benutzern und die Erfassung der Zeit für eine unbegrenzte Anzahl von Projekten.

Arbeitszeittabellen-Apps senken die Kosten Ihres Unternehmens insgesamt

Wir haben bereits festgestellt, dass Zeit Geld ist – und jeder kann die Zeiterfassung mit einer App mit nur wenigen Klicks erledigen. Außerdem sparen Sie nicht nur Geld durch die schnelle Zeiterfassung – Sie müssen auch kein zusätzliches Personal einstellen, um die genannten Stundenzettel für alle Ihre Projekte und Aufgaben zu erstellen, da Sie alle Daten sicher an einem Ort gespeichert haben los.

️ PREISURTEIL:

Wenn es um den Preis geht, erweisen sich Tabellenkalkulationen als teurere Lösung. Wenn Sie andererseits die richtige Stundenzettel-App auswählen, können Sie die grundlegenden Stundenzettel-Funktionen kostenlos nutzen.

Arbeitszeittabellen-Apps vs. Tabellenkalkulationen: Welche Zeiterfassungslösung soll man wählen?

Nachdem wir nun die Vor- und Nachteile von Tabellenkalkulationen und Arbeitszeittabellen-Apps in Bezug auf Eignung, Optionen, Geschwindigkeit, Genauigkeit und Preis besprochen haben, wollen wir sehen, wann Sie die jeweilige Zeiterfassungslösung in Betracht ziehen sollten.

Wofür eignen sich Arbeitszeittabellen am besten?

️ Kleine Unternehmen

Unternehmen mit weniger als 15 bis 20 Mitarbeitern können auf Tabellenkalkulationen als Zeiterfassungslösung zurückgreifen, wenn man bedenkt, dass die Verwaltungs- und Analyseanforderungen für eine so kleine Anzahl von Mitarbeitern immer noch mit Tabellenkalkulationen bewältigt werden können.

️ Kleine Teams, die an einer kleineren Anzahl von Projekten arbeiten

Wenn Ihr Team nur an einem oder zwei Projekten gleichzeitig arbeitet, ist es weniger schwierig, die für die Kundenabrechnung erforderlichen Daten einzugeben, genau zu kopieren und zu analysieren.

️ Teams, die keine zusätzlichen Funktionen benötigen

Wenn Sie nur regelmäßig Arbeitszeiten eingeben möchten, ohne Funktionen wie das Sperren von Stundenzetteln nach einem bestimmten Zeitraum oder das Nachverfolgen der Zeit in Echtzeit zu implementieren, sind Tabellenkalkulations-Stundenzettel eine geeignete Option.

Wofür eignen sich Stundenzettel-Apps am besten?

️ Jede Unternehmensgröße

Die Eingabe von Zeit in Arbeitszeittabellen, die in einer Tabelle erstellt wurden, mag für kleinere Unternehmen überschaubar sein, aber Arbeitszeittabellen-Apps eignen sich für jede Art von Unternehmen, einschließlich der kleineren. Wenn die Anzahl der Mitarbeiter zu steigen beginnt, sowie die Anzahl der Projekte, die Sie annehmen, oder die Elemente, die Sie verfolgen möchten, können Sie problemlos skalieren.

️Kleinere oder größere Teams, die an beliebig vielen Projekten arbeiten

Arbeitszeittabellen-Apps ermöglichen es Ihnen, so viele Mitarbeiter wie nötig hinzuzufügen und die Zeit für so viele Projekte wie nötig zu verfolgen.

Die meisten Stundenzettel-Apps bieten diese Annehmlichkeiten im Rahmen ihrer Zahlungspläne, aber Clockify bietet die Zeiterfassung für mehrere Benutzer und für mehrere Projekte kostenlos an.

️ Teams, die es vorziehen, die Arbeitszeit in Echtzeit zu verfolgen

Eine Stundenzettel-App mit Timer-Modus ist die beste Option, wenn Sie:

• Verfolgen Sie die Zeit, während Sie arbeiten, für eine bessere Genauigkeit
• haben Sie einen klaren Überblick über die genaue Zeit, die Sie für Kundenprojekte aufwenden
• Behalten Sie im Auge, woran Ihre Teamkollegen gerade arbeiten (dh wofür sie den Timer gerade verwenden)

️Unternehmensunternehmen

Arbeitszeittabellen-Apps eignen sich für Unternehmen, da sie in der Regel zumindest einige Unternehmensfunktionen wie Arbeitskosten und Gewinn, Genehmigung von Arbeitszeittabellen und Single Sign-On für zusätzliche Datensicherheit bieten.

️ Teams, die ihre Produktivität verfolgen und analysieren möchten

Mit den Berichtsfunktionen von Arbeitszeittabellen-Apps können Sie Zeit für mehrere Projekte eingeben, sodass Sie sogar Projekte für Pausen, E-Mails, Besprechungen, Aufschubzeiten oder alles andere erstellen können, um zu erfassen, wie produktiv Sie bei der Arbeit wirklich sind.

Fazit

Insgesamt sind Arbeitszeittabellen in Bezug auf ihre Eignung, Geschwindigkeit, Genauigkeit, ihren Preis und die Optionen für Arbeitszeittabellen, die sie bieten, unzureichend – was möglicherweise kein entscheidendes Problem darstellt, wenn Sie ein kleines Team sind, das an einem oder zwei Projekten arbeitet hat mehr Zeit für die Verwaltung von Stundenzetteln. Wenn Sie jedoch skalieren möchten, werden die Anzahl und Schwere der Probleme zusammen mit Ihrem Unternehmen wachsen – eine größere Anzahl von Projekten und Mitarbeitern bedeutet eine größere Anzahl von Arbeitszeittabellen, und eine größere Anzahl von Arbeitszeittabellen bedeutet immer a größere Wahrscheinlichkeit für Fehler und mehr Zeit und mehr Personal, das für die Verwaltung des Zeiterfassungsprozesses benötigt wird.

Auf der anderen Seite erweisen sich Arbeitszeittabellen-Apps als die bessere, geeignetere Alternative zu Arbeitszeittabellen, die in Tabellenkalkulationen erstellt wurden – für den Anfang sind sie eine schnellere und kostengünstigere Lösung zum Speichern Ihrer Arbeitszeiten. Sie bieten weitere zusätzliche, auf Arbeitszeittabellen ausgerichtete Funktionen, auf die Sie sich verlassen können, unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens und der Art Ihres Arbeitsablaufs.

Sie sind auch genauer und systematischer, da alle Ihre Daten automatisch nach getesteten Formeln berechnet und dann an einem sicheren Ort gespeichert werden.

Fazit: Obwohl mehr Zeit, Geduld und Ressourcen Tabellenkalkulationen zu einer geeigneten Zeiterfassungslösung machen können, können Sie mit einer Zeiterfassungs-App nichts falsch machen.